История права опирается на первоисточники, связанные с судебными разбирательствами. Обладающие большой научной ценностью документы по судебным спорам делятся на три категории: открытые публичные документы; дела с рабочими материалами, подпадающие под действие предусмотренной процессуальным правом защиты от раскрытия, и переписка с клиентами, которая раскрытию не подлежит.
Адвокатская тайна (attorney-client privilege)
Помимо этого, многие документы в судебных делах защищены адвокатской тайной. Тайна общения между адвокатом и его клиентом защищает документы, устные советы и объекты, созданные клиентом или адвокатом и предоставленные адвокату в процессе юридических консультаций.
Адвокатов всегда волнуют вопросы конфиденциальности и раскрытия документов и информации. Этические обязательства, однако, заставляют адвокатов сохранять свидетельства взаимоотношений между адвокатом и клиентом и обеспечивать конфиденциальность их общения. Этот принцип способствует полному и откровенному обсуждению между адвокатом и клиентом в интересах отправления правосудия.
Защита конфиденциальности рабочих материалов (work product privilege)
Похожая проблема возникает в связи с доктриной «рабочих материалов», защищающей подготовленные адвокатом для судебного разбирательства материалы от обязательного раскрытия; предотвращающей необоснованные запросы на доступ к документам и мысленным впечатлениям адвоката; и признает необходимость конфиденциальности при планировании стратегии борьбы в рамках судебного дела. Эта доктрина защищает проведенные адвокатом исследования, анализ, правовые позиции, заметки и меморандумы, подготовленные в ожидании подачи судебного иска или судебного процесса.
Не следует заставлять адвокатов, ссылаясь на интересы истории, нарушать конфиденциальность сведений, полученных ими в ходе их работы. Безусловно, документы гражданских и уголовных дел дают представление об исторически важных решениях, а также об обработке и подготовке определенных типов действий. Более того, такие дела позволяют лучше оценить квалификацию адвокатов; это особенно верно в отношении адвокатов, которые вели - и выиграли - значимые юридические битвы.
Защита этих тайн и конфиденциальности распространяется и на архивы. Передача юридических документов на депозитарное хранение в архивах не отменяет адвокатскую тайну и не делает документы доступными для широкой публики без значительных подготовительных усилий. Только сами клиенты могут отказаться от предоставляемой адвокатской тайной защиты и открыть свои документы. Архивные хранилища должны принимать меры для предотвращения разглашения конфиденциальных документов.
Условия доступа
Некоторые архивные хранилища «закрывают» конфиденциальные документы на определенный период (например, 30 лет с даты принятия на хранение; или 50 лет после смерти донора), - а затем открывают к ним доступ по истечении этого срока. Организации могут использовать грифы ограничения доступа: «открытые документы», «документы, защищаемые как рабочие материалы адвокатов», «адвокатская тайна» и «постоянно закрытые документы». Открытые документы становятся доступными сразу после принятие на архивное хранение. Документы, защищаемые как рабочие материалы адвокатов, могут быть раскрыты через двадцать, тридцать или сорок лет после закрытия дела. Документы, относящие к адвокатской тайне, могут оставаться закрытыми в течение 75 лет с момента закрытия дела (и в течение100 лет, если дело касалось несовершеннолетних).
К постоянно закрытым документам относятся секретные документы; документы, опечатанные судом (under seal); условия конфиденциального урегулирования или соглашения; определенные медицинские документы (на усмотрение адвоката); и документы, раскрывающие личности клиентов, использовавших псевдонимы. Такие документы раскрываются только тогда, когда, соответственно, документы рассекречены, снято судебное опечатывание или отменён защитный судебный приказ об их защите; и/или когда клиент или его законный представитель в письменной форме отказывается от предоставляемой законом защиты конфиденциальности / тайны.
Анализ материалов
Однако для некоторых видов юридических документов, и особенно в условиях, когда корпоративная культура ориентирована на максимальное исключение рисков, периоды закрытия могут быть сочтены организациями недостаточными. Один из вариантов действий (который может подойти некоторым организациям) может заключаться в найме юриста для проведения анализа дел и документов на предмет наличия в них конфиденциальных, персональных или высокочувствительных материалов. После анализа дел адвокат сообщает архивной службе обо всех материалах, конфиденциальность которых следует сохранить. Организация может также в рамках пересмотра степени конфиденциальности связаться с первоначальными адвокатами, которые могут помнить о деликатных аспектах соответствующих судебных дел. В будущем, если это будет оправдано, экспертная комиссия может дать оценку проблем, поднятых по итогам анализа материалов.
Организации могут также обратиться к клиентам и их потомкам по поводу документов, раскрываемых для широкой общественности. Обращение к клиентам и членам их семей также может быть скоординировано с проектом сбора устной истории, давая возможность упомянутым в судебных делах людям высказать свою точку зрения по поводу архивных документов и заполнить в своих рассказах пробелы в описании ситуаций, которые лишь частично задокументированы в архивных материалах.
Сохранение истории права
История права и ценная информация, которую хранят архивы юридических и судебных документов, имеют ключевое значение для научных исследований и педагогической деятельности. В то же время обеспечение доступности этих материалов требует значительных затрат времени и труда. Архивисты, сотрудничая со своими коллегами-юристами, могут помочь в этих усилиях по сохранению истории права.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/legal-records-in-archives/
Комментариев нет:
Отправить комментарий