Национальные Архивы США (NARA) находятся в самом центре преобразований взаимоотношений американской общественности с органами государственной власти, и они осуществляют эти преобразования посредством модернизации цифровых инструментов и платформ, позволяющей улучшить возможности для поиска, анализа и хранения по мере перехода федеральных органов исполнительной власти от бумажных к электронным документам.
«Национальные Архивы принимают на хранение и обеспечивают сохранность этих документов постоянного срока хранения как части истории нашей страны. Миссия Национальных Архивов включает обеспечение доступности этих документов для общественности. Одно из важнейших положений Стратегического плана Национальных Архивов, касающихся нашей миссии, резюмирует эту идею следующим образом - «сделать доступность реальностью» (make access happen). От коллективного использования данных до э-раскрытия (в американском праве, обязательное раскрытие всей относящейся к делу электронной информации в ходе расследований и судебных споров; в контексте деятельности государственных архивов э-раскрытие также может включать раскрытие документов и информации в ответ на запросы на основе закона о свободе доступа к государственной информации – Н.Х.) и оцифровки документов - все эти стратегии так или иначе используются как средства выполнения миссии Национальных Архивов», - отметил директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer) в интервью изданию GovernmentCIO Media & Research.
Опубликованный в 2019 году Меморандум M-19-21 «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/m-19-21-transition-to-federal-records.pdf , см. также статью https://governmentciomedia.com/federal-agencies-transitioning-electronic-records-what-expect-2022 ), адресованный руководителям федеральных министерств и органов исполнительной власти, требует от федеральных органов начать переход к « безбумажному правительству». По мере того, как все больше органов исполнительной власти передаёт в Национальные Архивы на архивное хранение электронные документы, архивное ведомство стремится увеличить ёмкость хранилищ за счет перехода от внеофисного хранения (в собственных центрах хранения Национальных Архивов – Н.Х.) к облачному.
Национальные Архивы приняли подход «в первую очередь облако» (cloud first) ввиду того, что ИТ-системы ведомства играют критически важную роль в поддержке его миссии, сообщила Вашему корреспонденту Шина Баррелл (Sheena Burrell), заместитель директора по информационным технологиям Национальных Архивов. Чтобы удовлетворить потребности в обработке и хранении ожидаемого потока поступающих документов, политика инвестиций Национальных Архивов использует возможности облачных ресурсов в плане эффективности, хранения и масштабирования.
«Одна из ключевых ролей Национальных Архивов – служить авторитетным центральным хранилищем данных для других органов исполнительной власти и государственных структур. Для выполнения данной роли требуется интерперабельность между этими органами, что Национальные Архивы приняли во внимание при оценке конкурентоспособности и зрелости рынка облачных услуг», - отметила Баррелл.
В настоящее время Национальные Архивы создают мультиоблачную стратегию, которая предусматривает использование имеющихся на рынке различных облачных сервисов. Эта стратегия поможет Национальным Архива перейти из текущей стадии разработки в непрерывную эволюционирующую мультиоблачную среду, которая является гибкой, безопасной, динамичной и экономически эффективной, способной быстро реагировать на меняющиеся потребности деловой деятельности.
«Переход на мультиоблачный подход дает Национальным Архивам возможность переключаться от одного поставщика облачных услуг (CSP) к другому, а также возможность распределять услуги между двумя или более поставщиками для обеспечения резервирования, целостности, качества услуг и пропускной способности», - говорит Баррелл. «Национальные Архивы смогут получить доступ и использовать лучшие имеющиеся продукты и услуги из тех, что может предложить каждый из поставщиков, способствуя тем самым инновациям и снижая свои операционные расходы».
После проведения оцифровки документов Национальные Архивы используют инновационные процессы поиска, такие как э-раскрытие (см. https://governmentciomedia.com/what-e-discovery-future-federal-litigation-tech ) с целью ускорения процессов поиска. Брюер сообщил, что Национальные Архивы недавно приобрели инструмент для э-раскрытия, который должен помочь с поиском, экспертизой и представлением архивных документов с ограниченным доступом.
«Мы рассчитываем, что расширенные возможности этого инструмента в плане поиска и машинного обучения улучшат нашу способность своевременно исполнять специальные запросы на предоставление доступа, и мы надеемся расширить использование подобных инструментов в отношении запросов других типов по мере накопления опыта работы с ними, - сказал Брюер.
По мере того, как Национальные Архивы модернизирует свои системы и переходят к «безбумажному правительству», архивное ведомство уделяет приоритетное внимание вопросам доступа и справедливости. Национальные Архивы подчеркивают, что вопросы справедливости являются важнейшим элементом стратегического плана ведомства на последующие четыре года (см. https://governmentciomedia.com/nara-previews-next-few-years-records-digitization ).
«Сюда входит построение взаимоотношений с недопредставленными сообществами и обеспечение максимально равноправного и справедливого доступа к фондам благодаря расширенной архивной обработке и восстанавливающего историческую справедливость (reparative) архивного описания. Национальные Архивы стремятся к тому, чтобы при расширении доступа к оцифрованному контенту в центре внимания были не только объемы, но и полезная отдача (meaningful experiences) для максимально широкого круга пользователей», - отметил Брюер.
В дальнейшем Национальные Архивы планируют развивать инструменты автоматизации, которые помогут ведомству снизить нагрузку на персонал. Баррелл сообщила, что одним из таких инструментов «на горизонте» является интеллектуальное решение для автоматизации обработки данных, типа роботехнической автоматизация технологических процессов (robotic process automation, RPA. Подход RPA поможет Национальным Архивам упростить операции и ускорить обработку при проведении поиска и анализа электронных документов.
«Хотя федеральным органам исполнительной власти по-прежнему необходимо сосредоточить внимание на фундаментальной работе по модернизации процессов управления документами, включая инвентаризацию документов и установление им сроков хранения, проведение обучения и оценку программ, - наше видение заключается в том, чтобы управление документами осуществлялось прозрачно для пользователей, способами, которые могут быть более последовательно и эффективно реализованы с использованием искусственного интеллекта и других когнитивных технологий», - подчеркнул Брюер.
Сара Сайберт (Sarah Sybert)
Источник: сайт GovernmentCIO Media & Research
https://governmentciomedia.com/naras-path-paperless-government-puts-cloud-first
Комментариев нет:
Отправить комментарий