Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму документов Росреестра об оптимизации хранения архивных документов

«Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму документов в сфере государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», утвержденная приказом Росреестра от 4 августа 2021 года №П/0342, предполагает проведение оптимизации хранения архивных документов (п.4.2).

В целях оптимизации планируется осуществлять временное (10 лет) хранение новых реестровых дел, новых томов накопленных реестровых дел с помещенными в них документами, по которым принято решение об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета и/или государственной регистрации прав.

В целях оптимизации хранения бумажных архивных документов:

• Документы, исключенные из состава накопленных, закрытых дел в рамках работ по перекомплектованию, проводившихся в соответствии с ранее действовавшими требованиями (в том числе приказа №П/426), уничтожаются в порядке, установленном в соответствии с законодательством об архивном деле;
  
  
• Новые реестровые, накопленные и закрытые дела, в отношении которых (помещенных в них бумажных документов) проведены работы по сканированию в соответствии со Cтратегией, исключаются из состава ЕГРН, и их дальнейшее ведение осуществляется в соответствии с актом Правительства РФ.

В Стратегии также проработан вопрос о переводе в электронную форму бумажных архивных документов (п.4.3).

Полномочия по переводу документов на бумажных носителях, содержащихся в реестровых делах, в форму электронных образов будет осуществлять ФГБУ «ФКП Росреестра».

Перевод бумажных документов, помещенных в накопленные и закрытые дела, в электронную форму, будет осуществляться путем сканирования с последующей загрузкой в ИС «Архив» без перекомплектования таких дел.

Расшивка томов накопленных и закрытых дел осуществляется в случае, если без этого не может быть обеспечено качественное сканирование хранящихся в них документов.

Перевод в электронную форму осуществляется посредством:

• Планомерного проведения работ по переводу в электронную форму помещенных в дела бумажных документов (плановый перевод);
  
  
• Перевода в электронную форму бумажных документов при обращении (запросе) к делу, находящемуся в архиве, в целях оказания государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета, в том числе по экстерриториальному принципу, а также предоставления сведений, содержащихся в ЕГРН, в виде копии документа (в том числе правоустанавливающего документа), не переведенного в форму электронного документа и/или электронного образа документа (перевод по запросам).

Созданный в результате сканирования электронный документ (электронный образ документа) заверяется УКЭП уполномоченного работника органа регистрации прав (ФГБУ «ФКП Росреестра», его филиала).

Созданные в ходе планового перевода и перевода по запросам электронные документы сохраняются и хранятся в составе реестровых дел в ИС «Архив» с одновременным внесением в каталог архива сведений о реквизитах документа (метаданные), наличии и месте хранения тома на бумажном носителе, содержащего документ.

Работы по переводу выполняются в специально оборудованных помещениях органа регистрации прав, филиала ФГБУ «ФКП Росреестра».

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=393333