Что является датой документа?

30 апреля 2025 года в Телеграм-канале «ЧАТ Управление документами» ( https://t.me/chat_pro_documenty ) был поднят вопрос «Что является датой документа?».

Мой мнение следующее: Даже с самым простеньким документом системы организационно-распорядительной документации (ОРД) может быть связано несколько дат, имеющих самостоятельное правовое и деловое значение (кстати, дата регистрации может в их число и не попадать – всё зависит от вида документа, сектора и т.д.). С документами иных систем всё может быть ещё сложнее.

Так что, строго говоря, нет даты документа «вообще» - имеет смысл говорить нескольких датах, например, о

• дате подписания сторонами (как указанной в самом документе, так и содержащейся в УЭП);
  
  
• дате формирования документа в окончательном виде, пригодном для использования (для чего может потребоваться внешнее согласование, регистрация в госоргане, нотариальное удостоверение и т.п.);
  
  
• дате вступления документа в силу (либо указанной явно в документе, либо определяемой как-либо иначе, на основании законодательства, договорных обязательств или обычаев делового оборота);
  
  
• дате рассылки/получения (в т.ч. устанавливаемой операторами ЭДО);
  
  
• и так далее!

В комментариях к моему посту прозвучала мысль: «Нравится «дата формирования документа». Надо такой реквизит ввести.».

Отмечу, что это пожелание коллег Федеральная налоговая служба России исполнила ещё 20 лет назад, см. Приказ ФНС России от 18.01.2005 № САЭ-3-13/5@ (ред. от 20.04.2022) «О внесении изменений в формат представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (версия 3.00)» ( https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?BASENODE=1-1&req=doc&cacheid=58247CBC354833403BBE3464256F7E91&base=LAW&n=415627 ). В информационной части сообщения среди общих сведений предусмотрен реквизит «Дата формирования документа», и дано уточнение - «Указывается дата формирования электронного документа».

В настоящее время в законах и нормативно-правовых актах регламентируются и иные требования к датам, которые нужно проставлять на документах или фиксировать в информационных системах. Вот несколько примеров:

Пример 1. Указанием Банка России от 27 июня 2024 г.№ 6777-У «О формах заявления о внесении в свою кредитную историю сведений о запрете на заключение договоров потребительского займа (кредита) и заявления о внесении в свою кредитную историю сведений о снятии запрета на заключение договоров потребительского займа (кредита), подаваемых субъектом кредитной истории - физическим лицом во все квалифицированные бюро кредитных историй через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, и правилах заполнения таких заявлений» (см.: http://rusrim.blogspot.com/2024/11/blog-post_28.html  ) установлены  требования к дате подачи заявлений (как о запрете на заключение договоров потребительского займа, так и о снятии запрета). Сначала «указывается дата подачи заявления в формате дд.мм.гггг», а затем указывается время подачи заявления в формате чч:мм (две цифры, указывающие часы; двоеточие; две цифры, указывающие минуты) с указанием часовой зоны («МСКЧ», где Ч - разница (с учетом знака) в часах между местным и московским временем в соответствии со статьей 5 федерального закона от 3 июня 2011 года №107-ФЗ «Об исчислении времени»).

Пример 2. Федеральный закон от 13 февраля 2025 года №9-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», которым предусмотрено создание механизмов противодействия заключению договоров потребительского кредита (займа) и операциям по внесению наличных денежных средств на банковские счета с применением токенизированных (цифровых) платёжных карт без добровольного согласия клиента или с его согласия, полученного под влиянием обмана или при злоупотреблении доверием. Закон внёс изменения в федеральный закон «О банках и банковской деятельности», которыми, в том числе, установлены обязанности кредитной организации фиксировать факты, связанные с заключением договоров потребительского кредита (займа) (см.: http://rusrim.blogspot.com/2025/04/blog-post_21.html ). Причем фиксация факта (см. ст. 24-2) осуществляется незамедлительно, но не позднее 10 минут с момента возникновения соответствующего факта. Так, что Для исполнения требований законодательства банкам потребуется, чтобы их информационные системы могли фиксировать до минут, дату получения документов и информации по вопросам заключения договоров.

Так что вопрос о датах давно уже перестал быть тривиальным и требует соответствующего регулирования.

Как мне кажется, при пересмотре стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который приказом Росстандарта №2596 от 31 октября 2024 года включен в «Программу национальной стандартизации на 2025 год (ПНС-2025)» (см. https://rst.gov.ru:8443/file-service/file/load/1730380855478 ), имеет смысл подумать о включении и таких вариантов написания даты в российских документах.

Отсутствие в полученном от поставщика счете-фактуре графы 14 «стоимость товара…» не может служить отказом в принятии вычета у покупателя

В профессиональной среде специалистов в области управления документами регулярно возникают споры о том, как отсутствие в документе обязательного для него реквизита влияет на его юридическую силу и значимость.

Федеральная налоговая служба (ФНС) в письме от 30 сентября 2024 г. №ЕА-4-26/11135@ направила информацию, касающуюся применения постановления Правительства Российской Федерации от 16.08.2024 №1096 «О внесении изменений в постановление правительства Российской Федерации от 26.12.2011 №1137 и признании утратившим силу абзаца двадцать шестого подпункта "б" пункта 2 изменений, которые вносятся в постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 №1137, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 02.04.2021 №534» (далее - Постановление) и приказа ФНС России от 12.10.2020 №ЕД-7-26/736@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме».

Согласно Постановлению, форма корректировочного счёта-фактуры была дополнена графой «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях».

В соответствии с пунктом 3 Постановления, изменения вступили в силу с 1 октября 2024 года.

ФНС в письме отметила, что показатель графы «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях» не влияет на расчёт налоговой базы по НДС, и его отсутствие в полученной от поставщика счёт-фактуре не может служить отказом в принятии вычета у покупателя.

ФНС также дала рекомендации о том, где при использовании текущего формата документа, утверждённого приказом ФНС России от 12.10.2020 №ЕД-7-26/736@ , можно отражать сведения о стоимости товаров, подлежащих прослеживаемости.

Мой комментарий: Федеральная налоговая служба в очередной раз демонстрирует практичный подход к оформлению документов. Если обязательный реквизит документа не влияет на расчет налоговой базы по НДС, ничего страшного в его отсутствии нет, тем более, что в данном случае речь идет о документе, формат которого разрабатывает и утверждает сама ФНС. И именно ФНС не успела обновить формат и добавить в него новое поле ... :)

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=487357

Мнение Росреестра о дате договора, заключённого в электронном виде

Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) в своём письме от 13 февраля 2023 года №14-1142-ТГ/23 разъяснила свою позицию по вопросе о дате договора, заключенного в электронном виде и являющегося снованием для осуществления регистрационных действий.

Росреестр отметил, что исходя из положений статей 425, 432, 433 Гражданского кодекса РФ, регулирующих порядок заключения договора, датой заключения «электронного» договора (если такой договор в силу закона не считается заключенным с момента его государственной регистрации в Едином государственном реестре недвижимости - ЕГРН) является дата, когда он был фактически подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) участника договора, подписавшего его последним (согласно метке доверенного времени).

Датой заключения договора, подлежащего в силу закона государственной регистрации в ЕГРН (например, договора участия в долевом строительстве, аренды), является дата такой регистрации.

В соответствии с Порядком ведения ЕГРН:

• В Реестре прав, ограничений прав и обременений недвижимого имущества Единого государственного реестра недвижимости в отношении документов-оснований указываются основные сведения, позволяющие его идентифицировать: вид (наименование) документа, его серия и номер (при наличии), дата выдачи (подписания), наименование органа (организации), выдавшего (выдавшей) документ (пункты 55, 74);
  
  
• В записи о государственной регистрации Договор участия в долевом строительстве указываются в том числе реквизиты такого ДДУ (пункт 153).

Порядок ведения ЕГРН не предусматривает внесение в запись реестра прав именно сведений о дате заключения договора, являющегося основанием для осуществления регистрационных действий. Как следствие, в федеральной государственной информационной системе ведения Единого государственного реестра недвижимости (ФГИС ЕГРН) отсутствует соответствующее поле и не предусмотрено автоматическое внесение в него сведений из договора, заключенного в электронном виде, о дате его заключения (т.е. о той дате, когда «электронный» договор фактически был подписан (согласно метке доверенного времени) УКЭП последнего из его участников).

Учитывая это, и принимая также во внимание определение термина «дата документа», закрепленное в пункте 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и пункте 63 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

• В записи Реестра прав в отношении документа-основания указывается дата «электронного» договора, расположенная на первой его странице, т.е. в реквизите документа;
  
  
• Если такой реквизит документа в «электронном» договоре отсутствует, в записи Реестра прав в отношении документа-основания указывается дата заключения «электронного» договора (то есть дата, когда он был фактически подписан УКЭП участника договора, подписавшего его последним (согласно метке доверенного времени).

Росреестр обратил внимание на то, что при проведении государственным регистратором прав правовой экспертизы «электронного» договора имеет значение дата заключения «электронного» договора (не реквизит документа).

Мой комментарий: Данное письмо Росреестра показывает, что у нас и в «классических» вопросах делопроизводства до сих пор нет ясности. В договоре, если к нему внимательно присмотреться, может быть в ряде мест указано несколько различных дат, и вопрос о том, какую из них считать датой заключения договора, для данного вида документов важен.

Разъяснение Росреестра показывает, что при разработке Единого государственного реестра недвижимости по каким-то причинам не предусмотрели при регистрации договора в системе внесение информации о дате его заключения в соответствующее поле, - вот и приходится выкручиваться.

Источник: справочно-правовая система Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=439815

Финляндия: Начат очередной пересмотр стандарта SFS 2487 «Оформление документов и их идентификационные данные»

В Финляндии с 1994 года существует стандарт SFS 2487 «Оформление документов и их идентификационные данные» (Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot, самоназвание на английском языке: Layout of documents and identification of data), утверждённый финским национальным органом по стандартизации – «Финской ассоциацией по стандартизации» (Suomen Standardisoimisliitto SFS ry).

22 августа 2022 года Финская ассоциация по стандартизации сообщила о начале работы по подготовке новой редакции стандарта (либо поправок к нему).  

В настоящее время действует редакция SFS 2487:2007 объёмом 8 страниц на финском языке, см. https://sales.sfs.fi/en/index/tuotteet/SFS/SFS/ID2/2/850.html.stx

Стандарт регламентирует оформление офисных документов, в т.ч. состав и размещение реквизитов. Он широко используется в Финляндии и поддерживается шаблонами, подготовленными для ряда популярных программ подготовки документов.

Во вводной части этого документа, в частности, отмечается:

Область применения и задачи

Стандарт содержит указания в отношении идентификационной информации документа и стандартного расположения текста. Положения стандарта применяются как к бумажным, так и к электронным документам, преимущественно формата А4.

К таким документам относятся, например, письма, контракты, заказы, заявки на участие в торгах, оферты, заявления, служебные записки и отчёты, составленные организациями или отдельными лицами. Соблюдение стандарта упрощает и ускоряет подготовку, чтение и обработку документов. Ключевыми элементами стандарта являются положения, относящиеся к идентификационным данным документа, которые рассматриваются описательная информация документа.

Целью стандарта является сформирование и поддержание единых практик, которые, следуя стандарту, позволяют быстро и легко находить необходимую информацию в соответствии со стандартной структурой документа. Цель также заключается в создании моделей документов, с использованием, например, стандартизированных шаблонов документов, готова к использованию создателями контента.

Источник: сайт SFS
https://sales.sfs.fi/en/index/tuotteet/SFS/SFS/ID2/2/850.html.stx
https://peda.net/p/antti.vahalummukka/turva16/asiakirjastandardi/tehtava/malli:file/download/62397a3c2960efd34468b3b1ea94e0faf9bbe093/malli.pdf
http://kafi.tutka.net/ka_paatokset/kokous/20161797-4-2.PDF

Федеральная налоговая служба об обязательных реквизитах кассового чека и последствиях их отсутствия

Федеральная налоговая служба (ФНС) в своем письме от 25 августа 2021 года №АБ-4-20 прокомментировала вопрос об обязательных реквизитах кассового чека.

ФНС напомнила,  что в соответствии с частями 2 и 3 ст.1.2 федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», пользователь обязан выдать кассовый чек на бумажном носителе и / или, в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты, направить кассовый чек или сведения, его  идентифицирующие, в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии соответствующей технической возможности).

Обязательными реквизитами кассового чека являются, в том числе, абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека в электронной форме или его идентифицирующие признаки и информация об адресе информационного ресурса в сети «Интернет», на котором он может быть получен (согласно абзацу 17 части 1 статьи 4.7 федерального закона №54-ФЗ).

ФНС подчеркнула, что отсутствие в кассовом чеке абонентского номера либо адреса электронной почты покупателя (клиента) является нарушением порядка применения контрольно-кассовой техники, что может послужить основанием для привлечения к административной ответственности по части 4 статьи 14.5 КоАП РФ.

Для справки: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 14.5. Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники

4. Применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение контрольно-кассовой техники с нарушением установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка и условий ее применения –

- влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от полутора тысяч до трех тысяч рублей; на юридических лиц - предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

Мой комментарий: Коллеги мне регулярно задают вопросы о том, какие наказания у нас предусмотрены за отсутствие обязательных реквизитов в документах. Требования к реквизитам чека закреплены в законодательстве РФ, но даже в этом случае наказывать налоговая служба будет по более серьезной статье – за нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники.

Источник: «Консультант Плюс»
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_394674/