Китай: Новый этап развития информатизации архивного дела, часть 1

Данная статья была опубликована на сайте Государственного архивного управления (Госархива) КНР 2 ноября 2026 года.

В период 14-й пятилетки (2021–2025 годы – Н.Х.) в информатизации архивного дела был достигнут значительный прогресс. Механизмы поддержки цифровизации архивов стали более надёжными и жизнеспособными, постоянно повышалось качество базовых архивных процессов, были достигнуты заметные результаты в создании цифровых архивов и служб, а также непрерывно совершенствовалась система кибербезопасности архивов. Эти достижения способствовали эффективной цифровой трансформации архивной работы, позволив ей идти в ногу со временем и своевременно интегрироваться в общенациональную инициативу по построению «Цифрового Китая».

В «Плане развития национальных архивов в период 15-й пятилетки» (《全国档案事业发展“十五五”规划》- о нём см. http://rusrim.blogspot.com/2026/07/15-1.html - Н.Х.) поставлена цель добиться к 2030 году новых прорывов в деле цифровой трансформации архивной работы. В связи с этим приоритетной задачей является «ускорение цифровой трансформации архивного дела». План включает в себя стратегическую дорожную карту развития информатизации архивов по четырём ключевым направлениям: 

• создание долгосрочных механизмов стимулирования цифровой трансформации, 
  
  
• укрепление фундамента для такой трансформации, 
  
  
• совершенствование «сквозного» управления электронными документами, а также 
  
  
• внедрение технологий искусственного интеллекта безопасным, стабильным и упорядоченным образом. 

Главная цель информатизации архивного дела в период 15-й пятилетки (2026–2030 годы – Н.Х.) заключается в обеспечении эффективной реализации этих требований и стратегических установок.

Дальнейшее продвижение цифровой трансформации архивного работы требует хорошо скоординированного подхода, охватывающего вопросы как вопросы развития, так и аспекты безопасности. Если развитие является ключевым условием для того, чтобы архивное дело шло в ногу со временем, то безопасность служит фундаментом, своего рода «красной линией» и критическим порогом, который нельзя переступать. 

Мы должны придерживаться всестороннего подхода к обеспечению национальной безопасности, диалектически рассматривая взаимосвязь развития и безопасности -  через развитие укреплять основы и потенциал безопасности, а через обеспечение безопасности расширять сферу охвата и жизнеспособность самого развития. Высококачественное развитие обеспечивает высокий уровень безопасности, а высокий уровень безопасности, в свою очередь, способствует высококачественному развитию; эти два процесса не должны противопоставляться друг другу или рассматриваться в отрыве один от другого. 

На практике мы действительно сталкиваемся с многочисленными рисками в сфере безопасности. Так, например,

• многообразие электронных документных форматов усложняет процессы архивации и управления документами; 
  
  
• при управлении электронными документами приходиться решать проблемы, связанные с обеспечением аутентичности данных и с предотвращение их утраты; 
  
  
• оцифровка архивных документов требует привлечения большого числа сотрудников, что создает трудности в управлении; 
  
  
• использование государственных облачных платформ может привести к размыванию границ операционных процессов и усложнить управление доступом; 
  
  
• при внедрении ИИ появляются высокие технические барьеры, а также риски для конфиденциальности данных. 

Хотя эти риски и проблемы вполне реальны, они, тем не менее, не могут служить оправданием для неспособности обеспечить архивирование электронных документов, для нежелания принимать электронные документы или же для пренебрежительного отношения к возможностям искусственного интеллекта. Как застой, так и чрезмерная реакция на потенциальные угрозы - по сути, попытка «отказаться от еды из страха подавиться» - поставили бы под угрозу само выживание нашей профессии и её значимость в цифровую эпоху. 

Эти риски и проблемы можно устранить или смягчить посредством совершенствования механизмов, уточнения законодательно-нормативных требований, усиления мер защиты и улучшения управления - путем создания, в конечном счете, всесторонней системы безопасности, объединяющей кадровые, физические и технические меры и средства защиты. 

При внедрении информационных технологий нам следует избегать безрассудной поспешности - однако в то же время мы не можем позволить себе бездействия; нашим главным принципом должна быть идея стабильного и безопасного продвижения вперёд.

В период 15-й пятилетки усилия по информатизации архивного дела должны неизменно следовать общему принципу «обеспечения прогресса при сохранении стабильности». Для нас крайне важно более эффективно балансировать развитие и безопасность, непрерывно наращивать потенциал для движимого инновациями развития, укреплять базовую инфраструктуру, а также усиливать механизмы операционной поддержки - всё это позволит добиться новых прорывов в цифровой трансформации архивной работы.

1) Необходимо сосредоточить внимание на создании надёжного поддерживающего механизма для цифровой трансформации. 

Следует учитывать общие тенденции цифровизации, сетевого взаимодействия и интеллектуального развития, о опережающим образом интегрироваться в более широкую стратегию «Цифрового Китая»; 

Следует заручиться поддержкой партийных комитетов и органов власти всех уровней, и включить вопросы развития архивного дела в региональные планы развития, в ИТ-концепции организаций и в стратегические инициативы, такие как инициативы построению «электронного правительства», «цифровой экономики» и «цифрового общества», -  тем самым обеспечивая необходимые политические, кадровые и финансовые ресурсы. 

Необходимо укрепить координацию между архивно-документационными службами организаций и архивными учреждениями, совершенствовать организационные механизмы цифровизации архивной работы, четко распределить роли и обязанности между функциональными подразделениями, рекрутировать и повышать качество персонала ИТ-служб, а также обеспечить единую координацию, контроль и методическое сопровождение процессов цифровизации архивов на региональном уровне. 

Следует в полной мере внедрить систему ответственности за архивную работу, уделив особое внимание подотчетности за цифровизацию. Необходимо добиться включения вопросов цифровизации архивов в ключевые планы партийных комитетов и органов власти, а также в их системы контроля и оценки деятельности. 

Органам управления архивным делом следует активно взаимодействовать с другими отраслевыми регуляторами для создания благоприятных условий для дальнейшей цифровизации архивов. Кроме того, необходимо установить требование, согласно которому наличие функций архивирования в деловых информационных системах должно стать обязательным условием для утверждения любых региональных ИТ-проектов.

2) Следует продолжить укрепление фундамента для цифровой трансформации. 

Необходимо создать инфраструктуру, отвечающую требованиям к эволюции цифровых архивных операций, уделив особое внимание системам хранения, серверам и оборудованию для обеспечения безопасности в локальных сетях. 

Следует повысить возможности локальных сетей по поддержке рабочих процессов и обеспечению надежной безопасности, одновременно планомерно внедряя интеллектуальные улучшения. 

Важно обеспечить интеграцию уже на ранних этапах с государственными информационными сетями, обеспечивая, чтобы использование государственных облачных платформ соответствовало соответствующим законодательно-нормативным требованиям к управлению архивными документами. 

Следует развивать функции архивирования в системах автоматизации офисной работы и в деловых информационных системах; а также способствовать развитию и применению как систем для передачи и приема электронных документов, так систем управления электронными архивами или хранилищами. 

Следует продолжать оцифровку документов на традиционных носителях, и усилить работу по формированию фундаментальных баз данных (включая базы данных для описей (каталогов) и для полнотекстовых материалов). В частности, следует создать всестороннее мастер-хранилище архивных ресурсов, охватывающее всех архивные фонды организации или учреждения. Такое мастер-хранилище должно размещаться в локальной сети самого архива. 

Следует внедрить технологии распознавания текста для оцифрованных документов в традиционных форматах, а также системы распознавания и транскрибирования речи в текст для аудио- и видеоархивов. Следует использовать передовые технологии, такие как искусственный интеллект, для повышения эффективности и качества процессов распознавания; способствовать созданию высококачественных наборов данных и продолжить обогащение цифровых архивных ресурсов учреждения или организации.

(Окончание следует)

Источник: сайт Госархива КНР
https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202611/6ed651794873414b842cea389fe8d195.shtml 

Национальный архив Швеции открывает для ИИ-помощников доступ к своим фондам

Данный пост генерального директора Национального архива Швеции (Riksarkivet) Дениэла Форсмана (Daniel Forsman) был опубликован 2 сентября 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Национальный архив Швеции (Riksarkivet) запустил бета-тестирование MCP-сервера - соединения, позволяющего ИИ-помощникам, таким как Claude или ChatGPT, напрямую осуществлять поиск в наших коллекциях.

Для справки: «Протокол контекста модели» (Model Context Protocol, MCP) - это открытый стандарт, который позволяет ИИ-помощнику подключаться к внешним инструментам и источникам данных, а не только отвечать на основе того, чему он научился во время обучения. Благодаря MCP-подключению к Национальному архиву Швеции, ИИ-помощник исследователя сможет активно искать информацию в наших архивных документах и коллекциях, извлекать изображения и читать рукописные документы, транскрибированные с помощью инструментов распознавания рукописного текста, - и всё это во время диалога с исследователем. (Источник: сайт Национального архива Швеции, см. https://riksarkivet.se/en/resources/test-our-new-ai-integration ).

«Model Context Protocol (сокр. MCP, «Протокол контекста модели») - открытый протокол прикладного уровня для взаимодействия языковых моделей (LLM) с внешними источниками данных и инструментами. Разработан компанией Anthropic для стандартизации интеграции ИИ-моделей в приложения и экосистемы, предоставляя унифицированный способ обмена контекстом между моделью, клиентом и сервером» (Википедия, https://ru.wikipedia.org/wiki/Model_Context_Protocol ).

С моей точки зрения, помимо самой технологии, заслуживают внимания следующие четыре момента:

• Поиск по различным источникам осуществляется без перемещения данных. Поиск по нескольким источникам обычно означал сбор контента или захват метаданных в центральный индекс, поддерживаемый другой стороной. В данном случае это не так: документы остаются под контролем хранящего их учреждения, и внешним сторонам предоставляется возможность выполнения запроса, а не копирования. На данный момент источники, по которым ведётся поиск – это наши собственные фонды, однако этот же подход может охватывать несколько учреждений, без передачи ими своих материалов. Для архивов сохранение суверенитета над документами является отнюдь не мелочью.
  
  
• Упрощается доступ к источникам. Научно-справочный аппарат, охватывающий 250 тысяч дел, более 73 миллионов цифровых изображений, миллионы страниц, транскрибированных с помощью инструментов распознавания рукописного текста, и включающий более тридцати реестров и наборов данных – может использоваться исследователями, у которых больше нет необходимости предварительно изучать организацию каждого из его компонент.
  
  
• Поддержка по ходу самого поиска. Успешность архивных исследований всегда зависела от знания того, что и где искать. ИИ-помощник может предложить маршруты, перевести запросы на язык научно-справочного аппарата и может работать с рукописными документами, которые уже были транскрибированы с помощью программных средств.
  
  
• Мы адаптируемся к поиску, основанному на взаимодействии машин между собой и на помощи ИИ-помощника. Люди всё чаще получают доступ к информации через ИИ-помощника, а не через поисковый интерфейс. Этот сдвиг происходит вне зависимости от того, готовы ли к нему архивы.

Мой комментарий: Строго говоря, ИИ-помощник для пользователя – это тоже вид интерфейса. Отличие в том, что в этом случае запросы могут задаваться на естественном языке, менее формально и точно (в чём есть как свои плюсы, так и свои минусы – продвинутых пользователей вряд ли обрадует утрата возможности ведения поиска традиционным образом - по комбинации точно сформулированных ключевых слов и значений метаданных). 

Это бета-версия. Она ограничена по возможностям, содержит ошибки, и ИИ-помощники по-прежнему временами неправильно понимают и цитируют информацию. Кроме того, она работает на инфраструктуре, которая нам не принадлежит, и это один из факторов, из-за которых данное внедрение является пилотным, а не сервисом для промышленной эксплуатации. 

Суть проекта в том, чтобы сейчас, а не потом, задавать реальные исследовательские вопросы: ведь раннее тестирование - это самый дешевый способ выявить недостатки и самый быстрый способ понять, что стоит создавать и в каких масштабах. Именно эти знания позволят нам впоследствии определить необходимые масштабы нашей собственной инфраструктуры и сервисов. Однако в целом направление развития представляется мне достаточно ясным: это технология, которая объединяет воедино источники и расширяет доступ к архивным фондам; и она заслуживает серьезного изучения и применения.

Тестирование продлится с сентября до конца декабря 2026 года. Подробнее о проекте можно узнать на сайте Национального архива Швеции по адресу https://riksarkivet.se/en/resources/test-our-new-ai-integration .

Дениэл Форсман (Daniel Forsman)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7500943080276033536/ 

Международный совет архивов совместно с проектом InterPARES проведёт вебинар на тему «Внедрение ИИ в работу архивов, а архивной теории - в сферу ИИ»

Данная информация была опубликована на сайте и в новостной рассылке Международного совета архивов (МСА).

Международный совет архивов (МСА) рад анонсировать вебинар «Внедрение ИИ в работу архивов, а архивной теории - в сферу ИИ» (Bringing AI to the Archives and Archival Theory to AI), организованный в партнёрстве с проектом InterPARES ( https://www.interpares.org/ ). Вебинар пройдёт в среду, 4 ноября 2026 года, в 17:00 по центральноевропейскому времени (в 19:00 по московскому времени) на платформе Zoom.

Мой комментарий: Вебинар бесплатный; зарегистрироваться на участие можно на странице https://www.ica.org/event/ica-interpares-webinar-bringing-ai-to-the-archives-and-archival-theory-to-ai/ . Рабочий язык английский.

На вебинаре будут представлены результаты работы международного междисциплинарного проекта InterPARES Trust AI ( https://interparestrustai.org/ -  это 5-й этап завершающегося в этом году многолетнего проекта InterPARES – Н.Х.), который выполнялся в период с 2021 по 2026 год и был направлен на проектирование, разработку и использование технологий искусственного интеллекта (ИИ) для обеспечения постоянной доступности и сохранности достоверных государственных документов. Докладчики поделятся результатами трёх исследований, проведенных в рамках инициативы InterPARES, в каждом из них основное внимание уделяется вопросу доверия к цифровых материалам, обработанным или созданным с помощью ИИ.

• Специалист в области архивно-библиотечного дела из Банка Канады Скотт Кэмерон (Scott Cameron) расскажет о роли параданных (paradata – подборку постов о них на моём блоге см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/search/label/параданные - Н.Х.) в документировании и описании процессов, связанных с применением ИИ в архивной работе. Его доклад называется «Заслуживающие доверия архивные документы в эпоху ИИ: Роль параданных в обеспечении прозрачности и воспроизводимости»  (Trustworthy Archives in the Age of AI: The Role of Paradata for Transparency and Replicability).
  
  
• Замдекана факультета информатики американского университета в Сан-Хосе Джессика Буши (Jessica Bushey) выступит с докладом «ИИ, изображения и архивы: От данных к открытиям» (AI, Images and Archives: From Data to Discovery), в котором рассмотрит последствия доверия к изображениям, созданным с помощью генеративного ИИ. 
  
  
• Известный канадский специалист из университета Британской Колумбии Виктория Лемьё (Victoria Lemieux) представит Clio-X – платформу нового типа, ориентированную на защиту персональных данных, которая была создана исследователями, архивистами и представителями учреждений культуры – и создана для них, с тем, чтобы помочь изучать архивные материалы, распространять их и совместно работать над ними с применением ИИ, не ставя под угрозу неприкосновенность частной жизни (персональные данные) и суверенитет данных. Доклад называется «Стратегическое управление искусственным интеллектом посредством инфраструктур «цифровой территориальности»: Недавние тематические исследования с использованием Clio-X» (AI Governance through Infrastructures of ‘Digital Territoriality’: Recent case studies using Clio-X).

Модерировать вебинар будет многолетний со-координатор проекта InterPARES д-р Коринн Роджерс (Dr. Corinne Rogers) из университета Британской Колумбии.

Источник: сайт МСА
https://www.ica.org/event/ica-interpares-webinar-bringing-ai-to-the-archives-and-archival-theory-to-ai/ 

Экономические дилеммы… :)

Данная маленькая заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 6 октября 2026 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Предположим, у Вас имеются два архивных подразделения. В одном хранится 5 погонных км документов, в другом - 10 погонных км. Численность персонала в подразделениях одинакова.

Это означает, что с точки зрения затрат на персонал в расчете на погонный метр документов, архив с меньшим объемом хранимых документов (в погонных метрах) обходится дороже – в данном случае,  вдвое - чем более крупный архив.

Более того, в более крупных архивах, как правило, хранятся и более старые документы, которые теоретически представляют бóльшую ценность. В итоге получается, что содержание погонного метра более ценных документов обходится дешевле, чем содержание погонного метра документов, представляющих меньшую ценность.

Это только мне одному так кажется, что с организацией архивного дела что-то не так?!  :)

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/10/06/dileme-economice-%f0%9f%98%8a/ 

Размышления о ретроспективной обработке документов

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 21 сентября 2026 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Недавно я выступал с докладом об электронных архивах и получил весьма интересные отклики. Один из затронутых вопросов касался практики ретроспективной обработки.

Ретроспективную обработку (или «ретро-обработку») документов часто воспринимают как исключение из правил. Иными словами, если организация соблюдает законодательно-нормативные требования, то наличие обработанных ненадлежащим образом архивных документов рассматривается как аномалия, унаследованная с тех времен, когда организация еще не привела свою деятельность в соответствие с этими нормами. 

Реальность, однако, сложнее, а степень соблюдения требований может меняться. Вместо того чтобы быть непрерывным и единообразным процессом, работа по обработке архивных документов часто выполняется в формате отдельных проектов, когда - скажем, раз в 5–10 лет - кто-то «разбирает архив».

Ввиду этого ретроспективную обработку следует рассматривать как обычный вид деятельности, а не как исключение. Это не просто смены точки зрения - я убеждён, что данный вопрос нуждается в повышенном внимании и в методической проработке.

Означает ли это, что всё внимание переключается на сотрудника, непосредственно работающего с архивными документами, а прочие аспекты управления этими документами теряют смысл? Зачем возлагать какие-либо обязанности на тех, кто работает с документами в оперативном режиме, если всю соответствующую работу выполняют сотрудники архива после того, как документы туда поступают? 

Я считаю, что эти роли необходимо чётко разграничивать. Архивист (будь то штатный сотрудник или внешний подрядчик) отвечает за принятие на хранение определённых документов. Если, однако, организация стремится надлежащим образом документировать свои рабочие процессы, она не должна перекладывать задачу группировки документов в дела на посторонних лиц; в конце концов, никто лучше не понимает лежащую в основе логику работы, чем тот, кто непосредственно эту работу выполнял. Рационально действующая организация не допустит, чтобы сторонний исполнитель получал доступ к каждому её документу ради их «упорядочивания» без какого-либо надзора и контроля, связанного с конфиденциальностью материалов. Это вопрос ответственности. 

Разумеется, на практике такое случается достаточно часто; всё зависит от уровня административной зрелости, будь то в государственном или в частном секторе. Однако это не освобождает организацию от ответственности и от необходимости действовать так, как подобает разумной структуре. С другой стороны, очевидно, что краткой инструкции на полстраницы совершенно недостаточно - особенно в тех случаях, когда инструменты отслеживания и логика рабочих процессов совершенно не согласуются с идеальной схемой работы. Здесь необходимы четкие маршруты, рекомендации, возможные решения и подходы.

Ситуация с электронными архивными документами является ещё более драматичной. Небрежные подготовка и упорядочивание документов на этапе их активного использования - который может длиться гораздо дольше, чем год после их создания, - способны привести к тому, что эти архивные документы полностью утратят свою ценность и качество. Что делать архивисту с 40 тысячами файлов, хаотично сваленных на жёсткий диск, без какой-либо структуры или системы учета?

Еще в 2008 году нам рассказывали, что во Франции такие материалы у создателей даже не принимают - их просто возвращают обратно. Очевидна необходимость во вмешательстве на самых ранних этапах – во внедрении принципа «запроектированного архивирования» (archiving by design), - а также в проведении сложной и дорогостоящей цифровой криминалистической экспертизы. И всё же в отсутствии предварительно проведенного упорядочения все эти меры могут в конечном счете оказаться бесполезными. 

Я полагаю, что мы пока ещё очень далеки от нахождения решений - как в методологическом и правовом, так и в техническом плане. Ситуация воистину плачевная :(

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/09/21/panseu-despre-retroprelucrare/ 

При обстреле пострадало здание Государственного архива Луганской народной республики

30 октября 2026 года руководитель Архивной службы Луганской Народной Республики (ЛНР) Анна Тодорова (на фото) выложила в мессенджере «Макс» (см. https://max.ru/channel_todorova/AaGN3anHAKM ) следующую информацию:

 

К посту прикреплены фотографии разрушений, в том числе следующие:

Повреждения здания архива ЛНР

Мой комментарий: С моей точки зрения, случившееся заставляет ещё раз задуматься над тем, достаточно ли делают Росархив, ВНИИДАД и архивное сообщество России в целом:

• В части разработки рекомендаций о действиях в случае подобных чрезвычайных ситуаций;
  
  
• В плане оказания срочной помощи в спасении документов – документы могут быть повреждены огнём, дымом и водой; могут быть рассыпаны и запачканы. Соответственно, может оказаться необходимым использование сложных и дорогостоящих методов спасения и восстановления, включая заморозку. Естественно, на спасательные работы требуются деньги, которых никогда много не бывает!
  
  
• В части переосмысливания в целом подходов к защите архивов и архивных зданий, требований к пожарной безопасности и средствам хранения, поскольку те же атаки с использованием дронов становятся не чем-то исключительным, а повседневной угрозой. Такие атаки вполне может осуществить даже школьник … 
  
  
• В части сбора, анализа, обобщения практического опыта действий в подобных ситуациях (как положительного, так и негативного; как собственного, так и украинского и мирового), распространения извлечённых из него уроков – опираясь, в том числе, на существующие российские и мировые наработки по вопросу обеспечения непрерывности деловой деятельности в случае чрезвычайных ситуаций и/или последующего её восстановления; 
  
  
• В части морального и материального поощрения коллег, обеспечивших спасение архивных документов. 

Посмотрим, отреагирует ли как-либо на случившееся «штаб отрасли».

Источник: канал Анны Тодоровой в мессенджере Макс
https://max.ru/channel_todorova/AaGN3anHAKM

Новая статья о японской практике уничтожения / передачи документов

На веб-сайте издаваемого издательством Шпрингер (Springer) международного журнала «Архивная наука» (Archival Science) 25 сентября 2026 года в открытом доступе была выложена статья Тецудзи Кубоямы (久保山 哲二, Tetsuji Kuboyama) и Адриана Каннингем (Adrian Cunningham) «Уничтожение / передача документов в органах центрального правительства Японии: Нормативная база, практика и возможности применения искусственного интеллекта» (Records Disposition in Japan’s Central Government: Norm, Practice, and the Applicability of AI), см. https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-026-09561-w , прямая ссылка на PDF-файл: https://link.springer.com/content/pdf/10.1007/s10502-026-09561-w.pdf .

Я всегда с большим интересом читаю статьи об опыте зарубежных стран – даже в маленьких странах попадаются интересные нюансы в их подходах к управлению документами и архивному делу, которые полезно взять на заметку. Опыт же Японии вообще в мире мало известен, а тема уничтожения / передачи неизменно привлекает к себе внимание специалистов-практиков.

Также следует отметить, что одним из соавторов статьи является авторитетный международный эксперт, бывший президент и нынешний член Австралийского общества архивистов (Australian Society of Archivists, ASA) Адриан Каннингем (Adrian Cunningham), чьё имя не раз упоминалось в постах на моём блоге. 

Второй соавтор, д-р Тецудзи Кубояма (на фото), является профессором токийского университета Университет Гакушуин (Gakushuin University) и директором его Вычислительного центра. В число его интересов входят ИИ, различные аспекты информатики, и в том числе «вычислительная архивная наука». О последней он говорит так: «Я провожу структурный анализ описаний и извлекаю контекстные структуры, опираясь на международные стандарты описания архивных материалов, такие как EAD, EAC-CPF и RiC» (см. https://tk.cc.gakushuin.ac.jp/ ).

В аннотации на статью отмечается следующее:

«Система управления государственными документами в органах центрального правительства Японии опирается на нормативно-правовую базу, однако вопросы масштабной реализации этой системы на практике изучены недостаточно. 

Используя данные из «Реестров учёта дел в административном делопроизводстве», публикуемых каждым государственным органом на портале электронного правительства в соответствии со статьей 7 «Закона об управлении государственными документами и архивами», мы проанализировали примерно 111 записей, относящихся к 16 ведомствам, реестры которых нам удалось извлечь практически полностью.

По итогам исследования мы сделали четыре основных вывода:

• Показатели полноты передачи документов в Национальные архивы говорят о том, что не обеспечивается полная передача, предусмотренная Руководствами для документов соответствующих категорий: примерно один из трёх подлежащих передаче на архивное хранение документов отмечен как отобранный на уничтожение.
  
  
• Документы, созданные после принятия «Закона об управлении государственными документами и архивами» 2011 года, отбираются для передачи примерно на 27% реже, чем более ранние документы. Такое снижение обусловлено изменением состава отражаемых в реестре документов, а не изменением порядка обработки какого-либо конкретного типа документов.
  
  
• Категория, к которой отнесён документ, гораздо сильнее влияет на его дальнейшую судьбу, чем принадлежность к конкретному министерству или ведомству, в котором он хранится, - несмотря на то, что каждое ведомство самостоятельно устанавливает сроки и порядок хранения своих документов.
  
  
• Модель машинного обучения достаточно точно воспроизводит зафиксированные в реестре решения об окончательной судьбе документов (т.е. об уничтожении либо передаче на постоянное архивное хранение – Н.Х.), что позволяет сузить до идентифицируемой небольшой группы массив документом, заслуживающих проведения индивидуальной экспертизы.

В совокупности эти результаты свидетельствуют о наличии систематического разрыва между нормативно-правовыми требованиями и практикой их реализации в условиях делегирования полномочий, - а также указывают на то, что проведение экспертизы документов ценности с использованием искусственного интеллекта позволяет в массовом порядке выявлять случаи отступления от установленных норм.»

Отдельный интерес представляет приведенный в статье список литературы, включающий нормативно-правовые акты, регламентирующие вопросы управления документами и архивной работы. В их число, в том числе, входят:

• «Руководство по управлению административными документами» (行政文書の管理に関するガイドライン), первоначально утв. решением Премьер-министра Японии 1 апреля 2011 года в дополнение к базовому «Закону об управлении государственными документами и архивами» (Public Records and Archives Management Act, 2009) и регулярно обновляемое. Руководство было существенно пересмотрено в редакции от 7 февраля 2022 года. Сводный текст по состоянию на 14 февраля 2025 года доступен по адресу http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/hourei/kanri-gl.pdf 
  
  
• «Результаты рассмотрения ключевых направлений политики на 2023 финансовый год каждым государственным ведомством» (各行政機関における令和５年度重要政策の検討結果について), опубликованные Канцелярией Кабинета министров Японии в 2024 году, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/juyouseisaku/reiwa5_juyouseisaku.pdf .  Документ отражает результаты отбора «ключевых направлений политики» каждым ведомством в соответствии с «Руководством по управлению административными документами». Страница серии подобных документов, содержащая также информацию о требовании, изложенном в разделе 7 «Руководства», доступна по адресу: https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/juyouseisaku/juyouseisaku.html  
  
  
• «Отчёт о состоянии управления официальными документами и архивами в 2024 финансовом году» (令和６年度における公文書等の管理等の状況について), Канцелярия Кабинета министров Японии, 2025 год, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/houkoku/pdf2024_houkoku.pdf
  
  
• Уведомление № 137 от 28 мая 2020 года «Практические рекомендации по организации, хранению и порядку работы с делами, содержащими административные документы и т. п., касающимися мер реагирования на ситуацию с COVID-19» (新型コロナウイルス感染症に係る事態への対応に関する行政文書ファイル等の 整理及び保存等の運用上の留意点について), разосланное директором Отдела управления официальной документацией, Кабинета министров, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/rekiren/tsuchi200528.pdf   
  
  
• Страница «Поиск в реестре учёта дел в административном делопроизводстве» (行政文書ファイル管理簿の検索) на портале электронного правительства Японии, см. https://administrative-doc.e-gov.go.jp/bsearch/list  
  
  
• «Управление государственными документами как ведение документальной истории, охватывающей длительный период времени - Решение этой задачи как общенациональной инициативы» (「時を貫く記録としての公文書管理の在り方」-今、国家事業として取り組む), итоговый доклад экспертной группы по вопросам управления официальными документами от 4 ноября 2008 года, см. https://www.rilg.or.jp/htdocs/img/reiki/PDF/%EF%BC%91%EF%BC%99/hokoku.pdf 
  
  
• «О реализации мер, необходимых для надлежащего сохранения официальных документов и иных материалов, имеющих важное значение в качестве исторических источников» (歴史資料として重要な公文書等の適切な保存のために必要な措置について), решение Кабинета министров от 30 марта 2001 года, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kako_kaigi//moushiawase1.pdf 
  
  
• «Рекомендации в отношении мер по управлению административными документами» (行政文書の管理方策に関するガイドラインについて), согласованы Совещанием по координации деятельности административных работников министерств и ведомств 25 февраля 2000 года, см. https://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/kako_kaigi/kako_guideline.pdf . Документ утратил силу в связи с принятием в 2011 году «Руководство по управлению административными документами».
  
  
• «Закон об управлении государственными документами и архивами» («公文書等の管理に関する法律»), закон Японии №66 от 2009 года, действует с апреля 2011 года, см. https://laws.e-gov.go.jp/law/421AC0000000066/ 
  
  
• «Выявление конкретных важных вопросов государственного управления и передача периодически создаваемых документов» (特定の国政上の重要事項等の指定及び 定期的に作成される文書の移管について), Управление главного специалиста по государственным документам (подразделение Национального архива Японии), публикация в журнале «Архивы» (アーカイブズ, Ākaibuzu, том 29, стр. 56–63), https://www.archives.go.jp/publication/archives/wp-content/uploads/2015/03/acv_29_p56.pdf  

Источник: веб-сайт Springer
https://link.springer.com/article/10.1007/s10502-026-09561-w

Метод «больших корзин» отжил своё (3)

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/2_01344293078.html )

Последствия применения подхода «малых корзин» 

Вопросы кибербезопасности перестают быть областью бинарных решений «да / нет». Так, большинство представленных на рынке инструментов рассматривают персональные данные (PII) лишь как весьма широкую категорию. Благодаря искусственному интеллекту и детальной классификации 4,2 миллиона конфиденциальных файлов можно разделить, скажем, на 14800 документов по расчету заработной платы, содержащих финансовые идентификаторы и доступных более чем 500 сотрудникам.

Мой комментарий: А зачем это делать «задним числом», да ещё с применением ИИ? Разве сложно осуществить такую классификацию в момент создания документов – как это делали ещё «деды дедов наших»?

Это позволяет службам безопасности точнее оценивать риски, опираясь на конкретные теги и грифы конфиденциальности и на данные об активности, - и выявлять области наибольшего риска. Такой подход позволяет принимать конкретные меры. Метод «малых корзин» превращает простой перечень документов в инструмент определения приоритетов.

Подход «малых корзин» является революционным при управлении доступом. Традиционные системы управления доступом обычно оперируют крупными контейнерами: например, сотрудница Сара имеет доступ к финансовому сайту в SharePoint. Метод «малых корзин» позволяет детализировать это правило в нечто вроде: «Сара имеет доступ к инвойсам, но не к ведомостям на выплату зарплаты». В конечном счете, Вы переходите ближе к модели доступа к информации, основанной на политиках, а не на структуре папок.

Мой комментарий: Детализированное управление доступом на уровне отдельных ресурсов и сотрудников, может быть, и звучит красиво в академических презентациях, но превращается в головную боль (а то и оказывается вообще нереализуемым) на практике, когда необходимо управлять доступом многих действующих лиц (состав и полномочия которых постоянно меняются) к огромному числу динамически меняющихся информационных активов. Именно поэтому на практике столь популярна ролевая модель управления доступом.

Это особенно важно в контексте корпоративного ИИ, поскольку ИИ-агент способен извлекать информацию, недоступную обычным пользователям. Например, инструмент Copilot обладает правами администратора в отношении доступа ко всем Вашим файлам, что создает для организации колоссальные риски.

Наши представления об ИИ были ошибочными. Распространенное мнение о том, что «нужно загрузить в ИИ всю имеющуюся информацию», давно устарело. Настоящая цель - предоставить ИИ минимально возможный объ1м наиболее релевантных данных, необходимых для ответа на конкретный вопрос.

Этот факт за разом подтверждался. Яркими тому примерами могут служить исследования по теме LongLLMLingua (метод сжатия промптов от Microsoft Research, который ускоряет работу больших языковых моделей (LLM) и улучшает качество ответов при длинном контексте – Н.Х.) представленные на конференции ACL 2024 - в частности, статья Чжу (Zhu) и других авторов. Одна группа исключила малозначимую информацию и получила ответы ИИ, качество которых было на 22% выше при снижении затрат в четыре раза. Другой группе удалось сохранить качество ответов ИИ, сократив при этом общий объем документов, подаваемых на вход системе, на 97,5%.

Мой комментарий: О том, что при анализе лучше иметь меньше, но более качественной, релевантной информации; и что информационный «шум» вреден – знали ещё классики теории статистики … ещё века 2-3 тому назад …

Загрузка всей информации в ИИ обходится дорого, и эти выводы подтверждаются не только в лабораторных условиях. Недавнее рейтинговое исследование компании CData ( https://www.cdata.com/blog/token-efficient-enterprise-claude-workflows ) показало, что очистка данных - особенно в общих сетевых папках - позволяет снизить стоимость обработки одного запроса сотрудника к ИИ с 0,596 до 0,027 доллара, то есть на 97,6%.

Общие сетевые папки: вечная проблема

Проведение очистки общих сетевых папок (file shares) стало насущной необходимостью. Большинство инструментов генеративного ИИ (GenAI) развертываются непосредственно для работы с общими сетевыми папками (файловыми хранилищами), поскольку именно там сосредоточена наиболее ценная информация. Согласно недавним исследованиям, около 80–90% данных, которые сотрудники «скармливают» ИИ, - это файлы.

Мой комментарий: Человек, претендующий на то, чтобы быть специалистом в сфере управления документами, должен понимать – вопросы хранения и уничтожения не являются чисто техническими. Как бы ни было полезно уничтожение ненужных материалов с точки зрения применения технологий деловой аналитики, больших данных, ИИ и т.п., оно может привести к катастрофе, если при этом будут нарушены законодательно-нормативные требования. 

У ИИ имеется масса уязвимостей, а файловые хранилища - это место, где «живут» наши забытые корпоративные документы. Ситуация напоминает коробок спичек, ледащий на канистре с бензином: это лишь вопрос времени, когда кто-либо чиркнет спичкой.

Но не всё так мрачно: многие поставщики работают над использованием ИИ для проведения чисток. Я и сам проводил подобные эксперименты, правда, пока на «малых корзинах». У меня давние и серьезные счеты с сетевыми папками :)

Следите за новыми открытиями. Если Dfv не терпится поскорее узнать новости, свяжитесь со мной или с д-ром Мойей Хилл (Dr. Moya Hill, см. https://www.linkedin.com/in/dr-moya-hill-912837179/ - на моём блоге опубликованы переводы ряда её постов, см. подборку http://rusrim.blogspot.com/search?q=%22Moya+Hill%22&max-results=20&by-date=true – Н.Х.), которая консультирует по вопросам безопасного использования ИИ, - а я надеюсь вскоре начать собственную консалтинговую практику.

Завершающее предупреждение

Друзья, мы живем в удивительное время. Поэтому, когда в следующий раз Вы решите упростить систему классификации документов, подумайте дважды. Ведь вполне возможно, что эти категории придётся восстанавливать - причем даже с ещё большей детализацией.

Пришло время пересмотреть наше видение управления документами. Искусственный интеллект сотрясает основы каждой отрасли.

Мой совет Вам: читайте хотя бы одну исследовательскую статью об ИИ каждую неделю. А если это Вас не привлекает - просто следите за моими новыми публикациями. Я считаю своим долгом рассказывать о последних изменениях в отрасли и технологиях.

«Терминатор» уже здесь, управление документами приходит на помощь

В 2025 году компания Anthropic выяснила, что 70% систем ИИ готовы убить генеральных директоров своих компаний-разработчиков, если им будет грозить удаление. С тех пор автономные ИИ-агенты взломали более 10 компаний, включая таких гигантов, как OpenAI, Meta и Anthropic.

«Скайнет» (Skynet – нет, не интернет-провайдер в Санкт-Петербурге, а искусственный интеллект, главный антагонист медиафраншизы о Терминаторах – Н.Х.) уже здесь и пытается вырваться наружу. Кто-то должен его остановить. И этот кто-то – это Вы, специалист по управлению документами.

Каан Волькан (Kaan Volkan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/big-bucket-approach-dead-kaan-volkan-nzk7f/ 

Документы, дела, архивные единицы - или что-то иное?

Данная заметка известного румынского архивиста Богдана-Флорина Поповичи (Bogdan-Florin Popovici, на фото) была опубликована 28 сентября 2026 года на его блоге «Bogdan's Archival Blog - Blog de arhivist».

Один из пусть и не первостепенных, но вызывающих ожесточённые споры вопросов касается определения объекта архивной работы.

Закон Румынии об архивном деле постоянно использует термин «документы» (document). Это вполне уместно, когда речь идет о «регистрации документов», но вот термин «передача документов» может вызывать вопросы. Физически мы передаем не отдельные документы, а дела (dosar) или реестры (registru – имеется в виду свод копий или кратких содержаний выданных другим сторонам документов – Н.Х.), т.е. совокупности документов. 

Можно возразить, что это по сути дела одно и то же. Однако, если учесть, что такая совокупность обладает характеристиками, отличными от характеристик отдельного документа (у дела свой идентификатор, у документа - свой; различаются системы учета и т. д.); а затем осознать, что отдельные документы (например, карты) действительно можно передавать наряду с делми, - вопрос начинает казаться уже не столь однозначным.

Конечно, это не мое открытие; и в профессиональной среде давно устоялось понятие «архивная единица» (unitate arhivistică – см. также перевод поста Поповичи об этом термине здесь: https://rusrim.blogspot.com/2026/04/unitate-arhivistica.html - Н.Х.) — причем не только у нас в Румынии, но и в других странах. 

В Италии, например (где подход отличается большей проработанностью), явным образом разграничивают «архивную единицу» (совокупность документов) и «документную единицу». В других странах говорят о «технических единицах» (unitate tehnică). В ранние времена у нас также использовался термин «единица хранения» (unitate de păstrare - возможно, по образцу советской модели, хотя утверждать наверняка не берусь).

Данный термин, безусловно, несет в себе технический и контекстуальный смысл, характерный для данной сферы деятельности. По сути, речь идет об учётной единице – об обобщающем понятии для объектов, подлежащих учёту в хранилище; для того , что передаётся и принимается. Это проясняет противоречие между юридической терминологией и разнообразием реально существующих типов документов: разные характеристики, разные реалии.

Как ещё можно назвать эту сущность?

Мне встретился вариант, используемый в Словении, который показался мне весьма полезным: это «архивный материал» (material arhivistic). Данный термин может обозначать как архивный документ, так и дело - будь то реестр или многотомное дело. В зависимости от конкретных обстоятельств, этот термин может охватывать различные формы ведения документации. Это поистине обобщающее и инклюзивное понятие - что вполне соответствует современным тенденциям.

Я полагаю, что это подходящий термин для законодательства.

Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)

Мой комментарий: Я бы хотела обратить внимание на тот (часто упускаемый из виду факт), что – особенно при работе с электронными документами – на самом деле ведётся два вида учёта: с одной стороны, учёт логических сущностей; и с другой - учёт физических объектов-носителей информации, на которых эти сущности зафиксированы; а также учёт физических хранилищ и оборудования для хранения. 

Например, дело (или даже отдельный документ), представляющее собой единую логическую сущность, может быть зафиксировано как на одном носителе информации (возможно, вместе с иными делами и документами), так и на нескольких (как в виде четко оформленных томов, так и без такого оформления – просто как часть многотомного компьютерного файла). Дело может храниться централизованно в одном месте, а может быть «распылено» по множеству систем хранения, в том числе и на уровне небольших наборов битов, которые сами по себе никакой информации не передают. 

Исходя их этого, я бы предпочла, чтобы термины ясно показывали, о каком именно виде учёта на самом деле идёт речь :)

Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2026/09/28/documente-dosare-unitati-arhivistice-sau-altceva/ 

Метод «больших корзин» отжил своё (2)

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/1_01452768397.html )

Проблема с «большими корзинами»

Система «больших корзин» имела смысл, когда всю работу выполняли люди. Каждая дополнительная категория увеличивала объёмы работ: её нужно было маркировать, управлять ею, обучать сотрудников работе с документами такого типа. Объединение 400 серий документов в 80 обоснованно сформированных и юридически защитимых «больших корзин» уменьшало количество головной боли.

Однако данный подход не решал главной проблемы: объемы данных увеличивались слишком быстро. Когда методология «больших корзин» только появилась, объем данных составлял 132 эксабайта (10^18 байт). Сегодня он достигает 274 зеттабайт (10^21 байт) - это примерно в 2000 раз больше. И ситуация усугубляется: объемы данных ежегодно увеличиваются примерно на 27%. 

Данных и документов стало в 2000 раз больше. Даже подход с использованием «больших корзин» уже не спасает положение.

Мой комментарий: Кислое смешивается с солёным. Объёмы данных сами по себе не имеют никакого отношения к сравнительной эффективности метода установления сроков хранения – которые никогда и не обещал стать панацеей от всех проблем. Метод больших корзин - которые легче автоматизировать, чем другие подходы – вполне может эффективно применяться машинами.

Но это еще не всё. Нам (кому именно? и зачем? – Н.Х.) необходима высокая степень детализации при разметке (тегировании) - не только для определения сроков хранения, но и для управления правами доступа и для обеспечения кибербезопасности. Это признают даже Национальные Архивы США в своём документе 2020 года о внедрении метода «больших корзин».

Мой комментарий: При правильном применении метода «больших корзин», в одну корзину, вообще говоря, не должны попадать документы с различными требованиями в отношении защиты и доступа. Избыточно высокая степень детализации давно уже неподъёмна для людей, а при машинной обработке может привести в многочисленным ошибкам.

Поэтому Национальные Архивы США сменили курс. Единственный способ справиться с растущими объемами данных - это расширение использования новых технологий и автоматизация. Теперь Национальные Архивы публикуют свои Типовые перечни (GRS – разработанные, вот ведь незадача, именно по методу «больших корзин»! – Н.Х.) в машиночитаемом формате, специально предназначенном для автоматизации процессов уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение. Ознакомиться с версией 2025 года машиночитаемых перечней (точнее, с ответами на часто задаваемые вопросы по их поводу – Н.Х.) можно по ссылке https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/machine-implementable-faq .

Путь вперед

Мы живём в иное время. Да, данных стало в 2000 раз больше, чем в 2004 году, но и вычислительные мощности подешевели в 5600 раз. Кроме того, существует такая волшебная технология, как искусственный интеллект (ИИ). Пришло время, когда мы можем получить всё и сразу.

Группа исследователей из Лейденского университета (Leiden University) решила проверить, возможно ли это. В своей статье «Могут ли большие языковые модели послужить эффективными инструментами классификации» (Can Large Language Models Serve as Effective Classifiers) они проанализировали, что произойдет, если ИИ будет использовать подход с использованием детализированных категорий – «маленьких корзин» («small buckets»).

Использованная ими таксономия включала 2778 конечных категорий и 477 родительских категорий, а глубина иерархии достигала 9 уровней. Система была динамической: категории можно было добавлять, удалять и объединять.

Результаты оказались впечатляющими: точность классификации при использовании детализированных категорий в связке с ИИ составила 94,3%, тогда как при подходе с укрупненными категориями этот показатель был равен 61,5%. 

Мой комментарий: Исходя их разумных соображений, точность детальной классификации (определяемая по количеству ошибок классификации) должна быть всегда ниже, чем точность укрупнённой классификации – и раз это не так, то либо исследователи где-то не по-детски «накосячили», либо автор неверно изложил их результаты (как оно и оказалось).

Я не поленилась прочитать упомянутую статью Сейеда Амина Табатабаи (Seyed Amin Tabatabaei), Сары Фанчер (Sarah Fancher), Майкла Парсонса (Michael Parsons) и Ариана Аскари (Arian Askari), точное название которой – «Могут ли большие языковые модели послужить эффективными инструментами классификации для иерархической много-теговой классификации научных документов в промышленных масштабах?» (Can Large Language Models Serve as Effective Classifiers for Hierarchical Multi-Label Classification of Scientific Documents at Industrial Scale?), см. https://arxiv.org/pdf/2412.05137 (прямая ссылка на PDF-файл: https://arxiv.org/pdf/2412.05137 ). Никакого отношения к детальным либо укрупнённым категориям эта публикация не имеет, она о другом – и цифра 61,5% также взята из неподходящего места.

Метод на основе детализированных категорий превзошел даже результаты специалистов-людей: точность ручной классификации (в статье эти цифры названы, но в контексте куда более сложной и динамичной классификации научных документов, где нет готовых юридически-значимых перечней – Н.Х.) варьировалась от 65 до 90%, а стоимость обработки одного документа составляла 3,50 доллара против примерно 0,20 доллара при использовании ИИ и детализированных категорий.

Мой комментарий: Автор, видимо, не знает, что в управлении документами и архивном деле установление сроков хранения на уровне отдельных документов – редкое исключение. Обычно речь идёт о массиве традиционных дел, а в электронной среде – о сотнях и тысячах документов. Соответственно, и затраты будут иными.

Компьютеры не устают, независимо от того, содержит ли классификатор 400 или 4000 категорий. При этом более детальная таксономия предоставляет ИИ больше информации (однако «делать приятное» ИИ не является задачей управления документами – Н.Х.). Счет-фактура не просто попадает в общую категорию «финансовые документы». Он может быть классифицирован как документ кредиторской задолженности, как выставленный клиенту, как инвойс по капитальному проекту, налоговый счёт или счёт от поставщика (в управлении документами такая классификация обычно осуществляется на этапе создания/получения документов прямо в ходе деловых процессов, а не отдельно с целью назначения сроков хранения – Н.Х.).

Мой комментарий: Бесспорно, что большая детальность при установлении сроков хранения возможна (ведь раньше многие годы мы так и работали) – но зачем она нужна, если и без неё задача установления надлежащих сроков хранения успешно решается, при этом с меньшими рисками неверной классификации, и с меньшими рисками раскрытия конфиденциальных сведений?

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2026/10/3_01969735357.html )

Каан Волькан (Kaan Volkan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/big-bucket-approach-dead-kaan-volkan-nzk7f/ 

Метод «больших корзин» отжил своё (1)

Данная заметка Каана Волькана (Kaan Volkan – на фото) – независимого консультанта, активно сотрудничающего с ассоциациями ARMA и RIMPA – была опубликована 20 сентября 2026 года в социальной сети LinkedIn. 

Мой комментарий: Хочу сразу отметить, что я не согласна с основным тезисом поста Каана Волькана - перефразируя классику, «слухи о смерти метода «больших корзин» слегка преувеличены». Австралийский коллега, похоже, не в курсе того, что данный метод стал в ряде стран общепринятой нормой … Однако сам по себе поднятый в посте вопрос, на мой взгляд, заслуживает внимания.

Подход «больших корзин» (в буквальном перевод с английского, «больших вёдер» - big buckets) предназначался для использования специалистами-людьми, но он не работает.

Мой комментарий: В этом коротком предложении содержится два существенно неверных утверждения. Во-первых, метод «больших корзин» был разработан с целью упрощения проведения экспертизы ценности документов и сокращения числа статей в соответствующих перечнях с тысяч до сотен и десятков. При этом устранялись многие нюансы (а также условные сроки, отчитывавшиеся от наступления специфических событий), знание которых требовало глубоких экспертных знаний – соответственно, автоматизировать установление и управление сроками хранения становилось несравненно проще! Во-вторых, что бы там ни думал автор поста, данный метод вполне себе успешно используется в США – и никто его там под сомнение не ставит :)

Пришло время отправить этот подход туда, где ему и место - в величественный мавзолей исторических артефактов. Но давайте сначала взглянем на историю его возникновения.

Рождение подхода «больших корзин»

В 2001 году Национальные Архивы США (NARA) запустили масштабный исследовательский проект по вопросам управления электронными документами ( https://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/report-on-recordkeeping-practices.html ). В течение пяти месяцев были опрошены 500 федеральных служащих из 150 организаций, а также было проведено 54 заседания фокус-групп.

Три вывода повергли Национальные Архивы в шок (выбор слов оставим на совести автора :) – Н.Х.):

• Государственные служащие не знают, как решить проблему работы с электронными документами;
  
  
• Многим федеральным служащим неясно само понятие «документа» (record);
  
  
• Качество управления документами в различных государственных органах существенно различается.

Мой комментарий: Напомню, это 2001 год. Электронные документы ещё только появляются в деловой деятельности – причём пока ещё чаще всего в виде электронных копий бумажных документов. Законодательство пока ещё не признаёт на эти копии, ни сообщения электронной почты полноценными документами. Даже передовые теоретики отрасли (действовавшие, например, в рамках проекта InterPARES) только-только начинают осознавать, что такое электронные документы и как с ними бороться. И автор всерьёз пишет о том, что наличие у государственных служащих проблем с электронными документами кого-то «шокировало»? :) Интересно, а неодинаковое качество работы с документами в разных органах и учреждениях тоже стало «громом среди ясного неба», несмотря на то, что оно всегда было общеизвестным фактом?

Затем наступило двухлетнее затишье: не последовало никаких дальнейших действий или рекомендаций. Так продолжалось до выхода в 2003 году документа ««Стратегических направлений развития управления федеральными документами» (Strategic Directions for Federal Records Management – см. https://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/white-papers.html ), в котором говорилось: федеральные органы исполнительной власти вправе  устанавливать сроки хранения документов на любом уровне агрегирования, который отвечает их деловым потребностям.

Это довольно расплывчатая рекомендация допускала гибкость при установлении сроков хранения. По сути, это был вежливый способ сказать: «Разбирайтесь сами. У нас пока нет готового решения».

Тем не менее, этот подход сработал. Задержка с установлением сроков хранения сократилась с примерно 300 дней до 155 дней. Все начали укрупнять категории, объединяя документы во все более крупные «корзины».

В 2004 году Национальные Архивы США официально ввели термин «большие корзины» (big buckets) и обновили свои рекомендации: «Не нужно устанавливать сроки хранения на разных уровнях агрегирования - делайте это на самом высоком уровне, объединяя документы в максимально крупные «корзины»».

Мой комментарий: Автор умалчивает главное: объединение документов в «большие корзины» осуществлялось не произвольно, а по чётко сформулированным принципам, тесно увязанным с задачей исполнения существующих законодательно-нормативных требований в отношении сроков хранения документов – а именно, в «большие корзины» объединялись документы близких сроков хранения, обычно возникающие в ходе одного и того же делового процесса; и всей «корзине» устанавливался максимальный из индивидуальных сроков хранения для входящих в неё видов документов.

Кроме того, автор не понял, что категоризация документов по «большим корзинам» (в российской традиции аналогом служит подбор подходящих статей перечня), выполняемая с целью корректного установления срока хранения – это не то же самое, что деловая категоризация документов по видам, которая никуда не исчезает, даже если документы «складываются» в «большую корзину». 

Эта стратегия работала лет семь, однако документов стало просто слишком много. В 2011 году среднее время завершения процесса установления сроков хранения достигло исторического максимума - 709 дней. Это в шесть раз превышало время запаздывания в 2004 году, когда только ввели систему «больших корзин».

Мой комментарий: У автора, безусловно, здесь есть определённые проблемы с логикой – запаздывание с установлением сроков хранения зависит от многих факторов (наличие специалистов необходимой квалификации, объёмы документов, организация труда и т.д.); и сваливать всё на метод «больших корзин» примерно так же логично, как возлагать вину за давку в автобусах на решение об отказе от конной тяги …

Окончательный удар по этой системе был нанесен в 2020 году с публикацией «Отчета о об оценке результатов внедрения подхода «больших корзин» к установлению сроков хранения» (Big Bucket Schedule Implementation - Assessment Report, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/resources/big-bucket-schedule-implementation-report.pdf ).

Все ведомства, чья деятельность изучалась, сообщили о трудностях внедрения; сотрудникам порой было сложно определить, подлежат ли документы постоянному хранению или временному, а также к какой именно «корзине» их следует отнести. Из-за того, что использовались слишком широко определённые «корзины» для документов постоянного хранения, документы временного срока хранения порой хранились дольше, чем это требовало законодательство, что, по данным Национальных Архивов, создавало «ненужную финансовую нагрузку, связанную с их обслуживанием, миграцией или хранением».

И, что хуже всего, все продолжали цепляться за свои детализированные указания по срокам хранения для отдельных видов документов. Национальные Архивы, как и многие другие органы и учреждения, также нуждались в «маленьких корзина»; они отмечали: «Это сводит на нет саму цель использования системы больших корзин».

Мой комментарий: В данном случае имеет место передёргивание фактов автором и введение читателей в заблуждение. Отчёт Национальных Архивов вовсе не «хоронил», как утверждает Волькан, идею «больших корзин» - наоборот, он выявил имеющиеся проблемы и недостатки, и предложил конкретные рекомендации по их устранению, с целью повысить эффективность применения метода! 

Почему бы автору было не процитировать слова и последнего абзаца на стр. 8 отчёта: «В целом, большинство федеральных органов исполнительной власти удовлетворено своими перечнями документов с указанием сроков их хранения на основе «больших корзин»»? 

Далее в отчёте, в разделе выводов на стр. 12, читаем:

«Общий консенсус среди ведомств, использующих метод «больших корзин» для установления сроков хранения документов, заключался в том, что данный подход позволил сократить количество указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении; а также административную нагрузку, связанную с управлением этими указаниями. В целом, внедрение метода оказалось по большей части успешным для участвующих в его внедрении ведомств.»

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/2_01344293078.html )

Каан Волькан (Kaan Volkan)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/big-bucket-approach-dead-kaan-volkan-nzk7f/ 

Опубликована предварительная очередной конференции DLM-форума в Дублине (Ирландия)

Я уже рассказывала на блоге о том, что очередная проводимая раз в три года «большая» конференция DLM-форума пройдёт в Дублине (Ирландия) с 3 по 5 ноября 2026 года, см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/dlm-3-5-2026.html .

В конце сентября на сайте DLM-форума была выложена предварительная программа конференции, доступная по адресу https://dlmforum.eu/files/events/2026Dublin/28092026_Preliminary_programme_DLM_Dublin.pdf .

Мне показались любопытными следующие доклады:

3 ноября

Сессия 1 «Стратегическое управление» (Governance)

• Алис Гриппон (Alice Grippon), Эммануэль Лаборд (Emmanuel Laborde), Полина Григорьева (Polina Grigorieva) - программа Vitam, Франция «От программного обеспечения к экосистеме: Создание пространства доверия, диалога и надёжности для электронного архивирования» (From Software to Ecosystem: Creating a Space of Trust, Dialogue, and Reliability for Electronic Archiving)
  
  
• Энн Кин (Ann Keen, компания Preservica) «От технической функции к институциональному активу: Стратегическое управление обеспечением долговременной сохранности» (From Technical Function to Institutional Asset: Governing digital preservation for the long term)

Сессия 2: Использование ИИ в архивном деле (Using AI for archival purposes)

• Джон Мякеля (John Mäkelä, Национальный архив Финляндии) «Прозрачность и управляемость при разработке ИИ для архивов» (Transparency and Steerability in AI Development for Archives) 

Сессия «Геофорум» (Geoforum)

• Мартин Рехторик (Martin Rechtorik, Национальный архив Чехии) «Архивирование пространственных данных и баз данных в больших масштабах: SaaS-решение для национальной геопространственной инфраструктуры» (Archiving Spatial Data and Databases at Scale: SaaS Solution for National Geospatial Infrastructure)

4 ноября

Сессия 4: ИИ и этика (AI and ethics)

• Джон Шеридан (John Sheridan, Национальные Архивы Великобритании) «Экономика цифрового архивирования в эпоху ИИ» (The economics of digital archiving in the age of AI)

Сессия 5: Доверенные информационные системы (Trusted information systems)

• Фредерик Россель (Frederik Rosseel, компания Docbyte) «Фундамент доверия для будущего: Обеспечение юридической значимости электронных документов в соответствии с европейским законом eIDAS 2.0» (Trusted Futures: Keeping Digital Records Legally Valid Under eIDAS 2.0)
  
  
• Эммануэль Лаборд (Emmanuel Laborde) и Полина Григорьева (Polina Grigorieva) - Министерство культуры Франции, программа Vitam «Суверенность, открытость и долговечность: Масштабирование цифрового государственного управления с помощью решения Vitam, предоставляемого как сервис (VaS)» (Sovereign, open, and enduring: scaling digital governance with Vitam accessible en service (VaS))

Сессия 6: Управление новыми источниками информации (Managing new information sources)

• Винсент Холт (Vincent Hoolt, Национальные архивы Нидерландов) «Архивирование чатов: Экспертиза ценности, методы и другие аспекты» (Archiving Chats: appraisal, techniques and more)
  
  
• Ана Пасос Фернандес (Ana M. Pazos Fernandez, Муниципальный архив Барселоны); Анна Санчо Педра (Anna Sancho Pedra, фирма Gabinete Umbus SL) «Обеспечение долговременной сохранности баз данных государственного сектора: Методологический подход на основе примеров из практики муниципальных архивов» (Preserving Public-Sector Databases: A methodological approach based on municipal use cases, Ana M. Pazos Fernandez, Barcelona Municipal Archives)
  
  
• Йоже Шкофлянец (Jože Škofljanec, Архивы Республики Словения) «За рамками сбора и захвата веб-материалов (веб-харвестинга): Использование издательских систем для обеспечения долговременной сохранности динамического веб-контента» (Beyond Web Harvesting: Using Publishing Systems to Preserve Dynamic Web Content)
  
  
• Антуанет Доран (Antoinette Doran) и Дайре Руни (Dáire Rooney), Национальные архивы Ирландии «Активное архивирование: Переосмысление деятельности по обеспечению долговременной сохранности государственных документов Ирландии в цифровую эпоху» (Active Archiving: Rethinking the Preservation of Ireland's State Records for the Digital Age)

Сессия «Запроектированное архивирование» (Archiving by Design)

• Вут ван дер Рейден (Wout van der Reijden, Национальные архивы Нидерландов) «Оценка рисков для стабильной доступности информации» (Assessing risks related to sustainable accessibility of information)
  
  
• Аликс Шарпантье (Alix Charpentier, Национальные архивы Франции); Марион Вилль (Marion Ville, программа Vitam) «Локальное создание материалов, централизованное управление: Опыт Франции в переосмыслении ответственности регионов и территорий за цифровое архивирование» (The French Experience in Rethinking Territorial Responsibility for Digital Archiving)

Источник: сайт DLM-форума 
https://dlmforum.eu/files/events/2026Dublin/28092026_Preliminary_programme_DLM_Dublin.pdf 

Великобритания: В «Набор инструментов обеспечения долговременной сохранности для архивов сообществ» Коалиции DPC добавлены три новых ресурса

Данная новость была опубликована 8 сентября 2026 года на сайте британской Коалиции по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC).

Теперь в составе разработанного британской Коалицией по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) «Набора инструментов обеспечения долговременной сохранности для архивов сообществ» (Digital Preservation Toolkit for Community Archives) появились три новых ресурса, полезных для специалистов-практиков. Эти инструменты, подготовленные в качестве реакции на пожелания и отзывы широкого сообщества специалистов в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности) расширяют спектр имеющихся рекомендаций.

«Набор инструментов» был создан в сотрудничестве с многочисленными общественными архивными группами и объединениями в ходе проекта «Наше наследие, наши истории» (Our Heritage, Our Stories, OHOS, см. https://gtr.ukri.org/projects?ref=AH%2FW00321X%2F1 ), реализуемого в рамках инициативы «На пути к созданию национальной коллекции» (Towards a National Collection,  https://www.nationalcollection.org.uk/ ) с целью помочь таким группам и объединениям с курированием их цифровых коллекций и обеспечением их долговременной сохранности. Обеспечение электронной сохранности может показаться сложным делом - особенно для небольших организаций, располагающих ограниченным временем, ресурсами и специальными знаниями; поэтому в «Наборе инструментов» выполнение базовых задач делится на понятные и выполнимые этапы.

Три новых ресурса расширяют осуществляемую «Набором инструментов» поддержку практической деятельности, охватывая вопросы оцифровки, каталогизации оцифрованных материалов и использовании искусственного интеллекта:

«Базовое руководство по оцифровке» (Basic Digitisation Guide, ссылка на PDF-файл: https://www.dpconline.org/docman/digital-preservation/community-archives-digital-preservation-toolkit/3646-digitization-guide ) объёмом 7 страниц содержит базовые сведения о переводе физических материалов в цифровые форматы, включая ключевые моменты, которые следует учесть перед началом проекта, и рекомендации по выбору подходящего оборудования. Ознакомиться с руководством можно по адресу: https://www.dpconline.org/digipres/implement-digipres/community-archives-dp-toolkit/community-archives-digitisation-guide .
 

«Включение оцифрованных документов в каталог» (Adding Digitised Records to a Catalogue, ссылка на PDF-файл: https://www.dpconline.org/docman/digital-preservation/community-archives-digital-preservation-toolkit/3645-adding-digitised-records-to-a-catalogue ) объёмом 6 страниц. Данное руководство объясняет основные принципы, которым нужно следовать при включении оцифрованных материалов в каталоги, и предлагает практически применимые варианты связывания цифровых копий с уже существующими каталожными записями, что упрощает поиск материалов и управление ими. Ресурс доступен по адресу: https://www.dpconline.org/digipres/implement-digipres/community-archives-dp-toolkit/community-archive-digitised-records .

«Думаете об использовании ИИ?» (Thinking About Using AI? - ссылка на PDF-файл:  https://www.dpconline.org/docman/digital-preservation/community-archives-digital-preservation-toolkit/3647-thinking-about-ai ) объёмом 4 страницы. Это написанное понятным языком введение в технологии искусственного интеллекта (ИИ), рассказывающее о том, как эти технологии могут помочь группам и сообществам, а также о том, какие риски и соображения следует учитывать, прежде чем загружать материалы коллекций в инструменты на базе ИИ. Руководство доступно по адресу: https://www.dpconline.org/digipres/implement-digipres/community-archives-dp-toolkit/community-archives-ai .

Чтобы получить дополнительную информацию и познакомиться с полным спектром ресурсов, посетите страницу «Набора инструментов обеспечения долговременной сохранности для архивов сообществ» по адресу: https://www.dpconline.org/digipres/implement-digipres/community-archives-dp-toolkit (в настоящее время в составе набора доступны 12 руководств – Н.Х.).

Источник: сайт Коалиции DPC
https://www.dpconline.org/news/new-resources-in-community-archives-toolkit