Штат Виктория, Австралия: Управление государственных документов PROV опубликовало новую политику использования технологий резервного копирования при управлении документами

Данную новость Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), о деятельности которого я регулярно рассказываю (см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV ), выложило на своём веб-сайте 19 января 2024 года.

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало новую «Политику использования технологий резервного копирования при управлении документами» (Backup Technologies and Records Management Policy - Backup Technologies Policy, см. https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/Back_Up_and_Recordkeeping_Policy_2024.pdf ) объёмом 5 страниц, содержащую указания, касающиеся:

• Резервных копий, используемых только для восстановления информации, и
  
  
• Резервных копий, используемые для хранения документов / данных, которые не хранятся ни в какой иной системе.

Государственные органы и учреждения штата Виктория обязаны применять положения этой политики в соответствии с концепцией стандартизации управления документами PROV (PROV Recordkeeping Standards, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-framework ) и «Политикой по вопросам отдачи и рисков» (Value and Risk Policy, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/value-risk-policy ).

Мой комментарий: Как обычно, PROV выпускает краткие документы, не содержащие какой-либо «воды». Собственно политика сформулирована на двух страницах, и её перевод приводится ниже:

2. Политика

Позиция Управления государственных документов штата Виктория (PROV) заключается в том, что:

1. Государственные органы и учреждения штата не должны удалять документы/данные из деловых информационных систем до тех пор, пока не будет проведено уничтожение либо передача на архивное хранение документов/данных в соответствии с соответствующими действующими перечнями видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Retention and Disposal Authority, RDA).

2. Государственные органы и учреждения штата должны обеспечить, чтобы сбои и отказы информационных технологий (ИТ), злонамеренная деятельность, стихийные бедствия и ошибки операторов не приводили к утрате документов/данных. Если для достижения данной цели используется резервное копирование, то применяются следующие положения:

a. Резервные копии должны создаваться в рамках регулярной осуществляемой программы обеспечения непрерывности деловой деятельности и/или восстановления после катастроф, и управляться на протяжении всего их жизненного цикла.

b. Управление должно осуществляться в соответствии с:

i. ценностью документов/данных, хранящихся в деловой системе, для которой выполняется резервное копирование;

ii. воздействием, которое утрата хранящихся документов/данных окажет на деловую деятельность, заинтересованные стороны и более широкую общественность.

c. Управляющая режимом резервного копирования деловая система должна быть защищена от угроз (например, от злонамеренной деятельности). Это включает в себя защиту учетных записей администраторов, используемых для управления резервными копиями, с тем, чтобы минимизировать последствия злонамеренной деятельности, такой как атака с использованием программ-вымогателей, шифрующих или удаляющих документы/данные, хранящиеся в деловой системе, для которой осуществляется резервное копирование.

d. Резервные копии должны регулярно проверяться с целью обеспечить, что содержащиеся в них документы/данные могут быть восстановлены таким образом, чтобы сохранилась их пригодность к использованию.

e. Технологии резервного копирования должны использоваться в первую очередь для кратковременного хранения документов/данных, обеспечивая возможность их восстановление в случае утраты или порчи вследствие:

i. аппаратного или программного сбоя,

ii. ошибки пользователя или администратора,

iii. вредоносной деятельности,

iv. катастрофических событий.

3. Резервные копии, используемые для восстановления и других чисто оперативных целей, должны храниться до завершения их оперативного использования, после чего они могут быть уничтожены в рамках оперативных деловых процессов в соответствии с принципом обычной административной практики (normal administrative practice, NAP).

а. Любые документы/данные, хранящиеся в резервных копиях такого рода, считаются копиями деловых документов, которые могут быть уничтожены в соответствии с принципом обычной административной практики, - при этом официальные деловые документы/данные хранятся в ином месте в управляемой системе.

4. В тех случаях, когда содержащие документы/данные официальные деловые системы должны быть заменены, переведены в автономный режим, законсервированы или выведены из эксплуатации, следует связаться с Управлением государственных документов (PROV), чтобы обсудить соответствующие решения для обеспечения долговременной сохранности документов/данных.

5. Если резервные копии используются для обеспечения постоянного доступа к документам/данным, которые были удалены из деловых систем, должны применяться следующие положения:

а. Любые сохраненные документы/данные считаются официальными деловыми документами и должны управляться в соответствии со стандартами управления документами PROV.

b. Документы/данные, хранящиеся в системе резервного копирования, должны уничтожаться либо передаваться на архивное хранение в соответствии с соответствующими действующими перечнями видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении.

i. Документы/данные должны сохраняться в течение всего срока их хранения.

ii. Документы/данные не должны удаляться из систем резервного копирования или из программного обеспечения до тех пор, пока не появится возможность провести их уничтожение / передачу соответствии с соответствующими действующими перечнями видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении.

iii. Удаление документов/данных без надлежащей авторизации является правонарушением согласно Закону о государственных документах 1973 года (Public Records Act 1973).

iv. Документы/данные должны оставаться пригодными для использования, читаемыми и доступными в течение срока их хранения независимо от того, в какой системе они хранятся (включая системы резервного копирования).

c. Долговременный доступ к документам/данным, хранящимся только в системах резервного копирования, должен обеспечиваться там, где это необходимо, и таким образом, чтобы:

i. Обеспечить сохранение идентифицируемости документов/данных, возможности отыскания и извлечения, и пригодности к использованию уполномоченными лицами вплоть до истечения установленного минимального срока их хранения.

ii. Обеспечить постоянную жизнеспособность хранящихся в резервной копии документов/данных на протяжении сроков их хранения, в качестве одного из компонентов постоянной действующей программы обеспечения долговременной сохранности электронных документов/данных (электронной сохранности).

iii. Собирать и хранить достаточную информацию / метаданные о документах/данных для того, чтобы при необходимости можно было предпринять эффективные и действенные меры по их восстановлению. Высокоценные документы/данные требует значительных объёмов информации / метаданных для обеспечения возможности идентификации и извлечения, по мере необходимости, конкретных документов/данных в пригодном для использования состоянии.

d. Системы, программное обеспечение и другие взаимосвязанные технологии, используемые для обеспечения долговременного доступа к документам или данным, которые более не хранятся в активных деловых системах, также должны быть сохранены (вместе с документами/данными), чтобы обеспечить их постоянную доступность и читаемость.

i. Это включает в себя хранение и/или постоянный доступ к прикладному программному обеспечению, необходимому для интерпретации сохраненных документов/данных, а также к программному обеспечению/системе резервного копирования, используемому для создания резервных копий.

ii. Технологии/программное обеспечение нельзя уничтожать или утилизировать иным образом до истечения срока хранения всех документов и данных, которые в них нуждаются.

6. Отделяемые носители информации, такие как ленты или другие физические объекты, используемые для хранения резервных копий, должны использоваться только в том случае, если количество данных делает иные способы хранения экономически неоправданными. Они должны использоваться в соответствии с режимом управления, который обеспечивает:

а. предотвращение потери носителей информации,

b. отслеживание состояния носителей информации,

c. копирование (миграцию – Н.Х.) данных, информации и/или документов с носителя до того, как носитель придет в негодность или технология морально устареет,

d. использование для хранения записанных на носителе информации документов/данных соответствующих форматов, подходящих для долговременного хранения.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/backup-technologies-policy-backup-technologies-and
https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/Back_Up_and_Recordkeeping_Policy_2024.pdf

Китай: Народно-освободительная армия Китая занимается созданием системы резервирования своих архивных документов

В сборнике трудов 17 Международной конференции по «системному проектированию комплексов человек-машина-окружающая среда» (International Conference on Man-Machine-Environment System Engineering, MMESE 2017), изданном в августе 2017 года издательством Springer (сама конференция пройдёт 21-23 октября 2017 года в г. Дзиннганшань - Jinggangshan, Китай), я с интересом обнаружила статьи по архивному делу, в том числе статью китайских авторов Чен Шишен (Shisheng Cheng), Джан Юнчин (Yongqing Zhang), У Чьенчьен (Qianqian Wu) и Лиу Жун (Rong Liu) под названием «Создание системы резервирования и механизмов её функционирования в военных архивах» (Construction of Backup System and Operating Mechanism for Military Archives).

Доступ к полному тексту статьи, к сожалению, платный. В выложенном на сайте кратком содержании сказано следующее:

«Военные архивы являются ценным культурным достоянием страны, армии и Коммунистической партии Китая, а также представляют собой важные информационные ресурсы. В случае повреждения архивных документов будет нанесен непоправимый урон. В этой связи создание системы безопасности военных архивов является фундаментальной основой работы военных архивов.

Информационная безопасность - это одновременно первая задача администратора архивов, а также «спасательный круг» и конечный результат архивной работы. Основываясь на реальных потребностях и тенденциях развития военных архивов, мы должны использовать инновационные средства и технологии, и сосредоточить внимание на системе резервного копирования военных архивов и соответствующих оперативных механизмах.

Единственная цель настоящей статьи - научное обоснование резервной системы и гибкого и надежного оперативного механизма архивной работы с учетом особенностей архивов Народно-освободительной армии Китая (НОАК), способствуя выполнению армией поставленных перед нею задач.»

В самой статье отмечается, что в связи с широким внедрением электронных технологий в управление документами, НОАК начала изучать варианты разнородного внеофисного хранения архивных документов – хотя и с определенным отставанием от других государственных ведомств. Сохраняется потребность в систематическом, углубленном научном изучении архивной системы резервирования, поскольку на данный момент сложно обеспечить безопасность архивных данных. Так, до сих пор многие архивные подразделения не имеют актуальных планов действий на случай чрезвычайных ситуации. В отношении электронных документов задача обеспечения безопасности архивных данных является ещё более важной виду более широкого спектра угроз.

Называются следующие основные направления решения поставленных задач:

• Работа с архивной информацией на всех видах носителей в соответствии с установленными НОАК едиными требованиями;


• Изучение и развитие новых технологий хранения, включая усовершенствованные носители большой ёмкости и использование внеофисного хранения, с акцентом на использование облачных технологий хранения и технологий «больших данных», включая, в том числе, анализ рисков;


• Изучение удаленного неоднородного резервирования архивных данных (remoter heterogeneous backup);


• Изучение известных технологий резервного копирования данных;


• Изучение технологий восстановления деятельности архивов после катастроф, включая проектирование системы восстановления архивных данных;


• Внедрение системы резервирования архивных данных;


• Развитие соответствующей законодательно-нормативной базы.

Подчёркивается, что проблема резервирования архивных документов должна решаться не на уровне отдельных архивных учреждений и подразделений, а на уровне НОАК в целом.

Мой комментарий: Следует отметить, что в последние годы в Китае очень большое значение придается обеспечению сохранности архивных документов в случае чрезвычайных ситуаций и катастроф, и в том числе работе по созданию страховых фондов, взаимному резервированию архивами документов друг друга и т.п.

Библиографическая ссылка на сборник: Shengzhao Long, Balbir S. Dhillon (Eds.) "Man–Machine–Environment System Engineering: Proceedings of the 17th International Conference on MMESE", Lecture Notes in Electrical Engineering book series (LNEE, volume 456), Springer, 2018.

Источник: сайт издательства Springer
https://www.springer.com/gp/book/9789811062315
https://link.springer.com/chapter/10.1007%2F978-981-10-6232-2_92
https://reader.paperc.com/books/manmachineenvironment-system-engineering/862461/A441447_1_En_BookFrontmatter_OnlinePDF
https://books.google.co.uk/books?id=WDUyDwAAQBAJ

США: История о том, как атака вируса-вымогателя была ликвидирована слишком быстро

Данная заметка Скотта Грина (Scott Greene) была опубликована в июне 2017 года на сайте компании Evidence Solutions, Inc. (ESI).

Мой комментарий: Это поучительная история о том, как недостаточное внимание к управлению документами и правовым вопросам способно подпортить итоги блестящей работы, проделанной ИТ-специалистами и специалистами по информационной безопасности.

В июне 2017 года семейный центр здоровья «Салина» (Salina Family Healthcare Center – на фото) в Канзасе, США, подвергся атаке вируса-вымогателя. К счастью, у Салины была внедрена отлаженная система создания и хранения резервных копий их информационной системы. Поскольку компания добросовестно выполняла процедуры резервного копирования, ей удалось быстро восстановить работоспособность своих компьютеров и серверов, а также возобновить уход за пациентами и повседневную деловую деятельность. Однако в ходе восстановления стало очевидным слабое звено этого процесса. Специалисты по электронной судебной экспертизе не смогли изучить пострадавшую систему с тем, чтобы определить масштабы утечки и установить, имела ли место кража данных, поскольку система была перезаписана с резервных лент.

Процедуры «Салины» предусматривают проведение резервного копирования данных каждую ночь, серверы резервируются один раз в неделю, а полная резервная копия системы создается раз в месяц. Кроме того, все резервные копии шифруются и хранятся в удаленном месте. Электронные доказательства происшедшего оказались недоступными, поскольку все серверы были очищены от данных и восстановлены с резервных лент. «Если бы остался хотя бы один неочищенный сервер, он помог бы получить больше доказательств в ходе судебной экспертизы», - говорит один из специалистов. «У нас были очищены и перестроены 33 терминала конечных пользователей, и нам следовало бы сохранить один или два жестких диска для следователей». Сотрудники «Салины» не нашли времени для того, чтобы сохранить какие-нибудь жесткие диски для экспертизы.

Поскольку электронная судебная экспертиза осталась незаконченной, компания не смогла определить, какие данные пациентов не были скомпрометированы. В качестве меры предосторожности, письма-уведомления об утечке были разосланы 70 тысячам пациентов. В письмах содержалось предложение одного года бесплатного кредитного мониторинга и услуги по защите личности от компании AllClear ID.

Данные пациентов, к которым могли получить доступ хакеры, включали имена пациентов, их адреса, номера социального страхования, даты рождения, информацию о медицинском страховании и о лечении. «На сегодняшний день у нас нет сведений о случаях злоупотребления чьей-либо информацией в результате этого инцидента», - говорится в письме организации пациентам.

Найти время на то, чтобы сохранить электронные доказательства, крайне важно для определения того, чтобы установить, как произошёл инцидент и какие данные могли быть были похищены киберпреступниками.

Скотт Грин (Scott Greene)

Источник: сайт компании Evidence Solutions, Inc. (ESI)
https://www.evidencesolutions.com/web/index.php/Digital-Evidence-Expert-Witness-Images/digital-forensics-expert-ransomware-crisis-averted-too-fast.html

Риски при архивировании данных на магнитных лентах

Данная заметка Стюарта Барроуза (Stuart Burrows) была опубликована 6 ноября 2015 года на блоге DataBlog фирмы Kroll Ontrack.

На протяжении многих лет одним из наиболее распространенных методов резервного копирования, применяемых коммерческими организациями, было использование архивов на картриджах с магнитной лентой. Это проверенное практикой решение для хранения данных по-прежнему широко используется многими фирмами, даже несмотря на то, что оно выглядит несколько устаревшим по сравнению с более современными альтернативами, такими, как хранение резервных копий в облачной среде.

Существует ряд причин, почему деловой мир продолжает придерживаться этого метода хранения. Использование магнитных лент - недорогой способ для хранения больших объемов данных, которое теоретически можно обеспечить на протяжении многих лет.

Существует, однако, тенденция полагать, что о документах, - после того, как они были записаны на носители и оправлены на хранение в собственное или внеофисное хранилище, - уже можно забыть до тех пор, пока они снова не понадобятся. На деле же существует ряд рисков, связанных с хранением данных на магнитных лентах, о которых организациям следует знать, и которые могут заставить их задуматься о том, всегда ли такой метод является наиболее подходящим решением для долгосрочного хранения данных.

Деградация данных

Хотя в теории документы могут безопасно храниться на лентах в течение десятилетий, на практике существует ряд факторов, способствующих деградации, которая может сделать информацию нечитаемой. Воздействие тепла, влаги, пыли, ручная обработка, воздействие электромагнитных полей и нормальный износ - всё это может способствовать потере качества носителей и в конечном итоге привести к тому, что все попытки восстановления данных с них окажутся неудачными и потребуется профессиональное вмешательство (см. http://www.krollontrack.co.uk/information-management/bespoke-tape-services/tape-recovery/ ).

Физические угрозы

Системы ленточного хранения, как и любое другое технологическое оборудование, уязвимы к таким угрозам, как стихийные бедствия. Неблагоприятные природные явления типа наводнений могут вывести эти системы из строя. Ещё одной опасностью является огонь – этот риск всегда присутствует, если информация хранится в одном месте, и нет никаких других резервных копий, сохраняемых в территориально-удаленных хранилищах.

Хранение ненужных данных

Распространенной проблемой, связанной с использованием систем ленточного хранения, является то, что многие организации в своём отношении к данным исходят из принципа «с глаз долой, из сердца вон». Это означает, что как только данные записаны на ленту и переданы на внеофисное хранение, о них сразу же забывают – и не вспоминают даже тогда, когда их срок хранения истек и их следовало бы уничтожить.

Если, например, Вы создали на лентах резервные копии базы данных о клиентах, то у Вас могут до сих пор сохраняться сведения о лицах, с которыми Вы уже давно перестали поддерживать деловые отношения, - несмотря на то, что законодательство может требовать от Вас уничтожения этой информации. Сохранение таких данных способно  создать большие проблемы для компании в случае, если произойдёт утечка информации, поэтому организациям нужно найти способы, обеспечивающие своевременное и необратимое уничтожение этой информации  (см. http://www.krollontrack.com/information-management/data-erasure-solutions/ ).

Уничтожение нужных данных

С другой стороны, не меньшей проблемой является преждевременное уничтожение данных, которые организации по-прежнему должны сохранять в соответствии с законодательно-нормативными требованиями. В прошлом было немало случаев, когда от организаций требовалось представить исторические данные для целей аудита или расследования, а они были не в состоянии это сделать, поскольку данные были стерты - намеренно либо случайно. Это может привести к крупным штрафам, поэтому организации должны иметь чёткое представление о том, что они по закону обязаны сохранять и в течение каких сроков.

Наилучшие практики

Имеется ряд позволяющих минимизировать связанные с хранением данных на лентах риски безопасности распространенных хороших практик, которым организациям желательно следовать.

В первую очередь, важно иметь альтернативные системы резервного хранения для критически-важных данных. Это предотвращает ситуации, в которых организации полагаются на системы, являющиеся «единой точкой отказа», когда любая потеря данных может привести к тому, что компания окажется не в состоянии функционировать.

Когда дело касается защиты от деградации и повреждений, организациям следует  внимательно присмотреться к своим зданиям. Им нужно выбрать место, где обеспечиваются постоянная температура и низкая влажность.

Отраслевые стандарты традиционно рекомендуют режим хранения при температуре в диапазоне18-21 градусов по Цельсию и относительной влажности 40-50 процентов. Они, однако, исходят из условий, которые считались оптимальными для хранения кинопленки, и соответствующие комитеты по стандартизации начинают сейчас осознавать, что магнитные ленты лучше хранятся при более низкой температуре и влажности.

Организациям также следует подумать о шифровании данных, передаваемых на внеофисное хранение, одновременно следуя четкой политике уничтожения информации, которая более не нужна для деловой деятельности. Нужно обязательно регулярно проводить аудит архивов на магнитных лентах с целью выявления такой информации  (см. http://www.krollontrack.com/information-management/custom-tape-services/tape-archive-audit/ ).

Им также следует убедиться в наличии у них плана действий по восстановлению, в случае необходимости, данных из ленточного архива ( http://www.krollontrack.com/information-management/custom-tape-services/tape-data-recovery/ ), - например, если основные сервера пострадают вследствие аппаратных сбоев или стихийных бедствий. В рамках этого, следует продумать действия в ситуации, если произойдёт порча данных на самих лентах.

Если организации начнут думать о том, что делать в подобных случаях, лишь тогда, когда столкнутся с проблемами, то уже может быть слишком поздно, и они рискуют потерять большие суммы денег, пока будут спешно разрабатывать стратегию реагирования.

Стюарт Барроуз (Stuart Burrows)

Источник: блог DataBlog фирмы Kroll Ontrack
http://blog.krollontrack.co.uk/concepts-explained/archiving-risk-security-risks-associated-with-tape-storage/ 

США: Уничтожение должно быть защитимым, даже если им занимается налоговая служба

Статья Джима Макганна (Jim McGann - на фото) была опубликована 29 октября 2015 года в социальной сети LinkedIn.

Болезненный урок можно получить, если проигнорировать резервные ленты и не включить их в свои политики защитимого уничтожения и полномасштабного управления данными.

Электронная переписка Луи Лернер (Lois Lerner, женщина – бывший директор отдела не подлежащих налогообложению организаций в налоговой службе США, обвинялась в политической предвзятости при принятии решений о предоставлении организациям льготного статуса. – Н.Х.) утрачена. Мы знаем это, но помимо имевших место проблем с сервером и поломки жесткого диска, также были уничтожены резервные магнитные ленты, на которых, среди прочего, хранились полные неискаженные копии этих электронных писем.

Теперь это может стоить директору налоговой службы (Internal Revenue Service, IRS)
Джону Коскинену (John Koskinen) его места. 18 американских конгрессменов потребовали отстранения Коскинена от должности за то, что он «не удосужился проверить сотовый телефон Лернера и ленты с резервными копиями, которые содержали недостающие электронные письма, связанные со скандалом» (см. http://www.al.com/news/index.ssf/2015/10/palmer_seeks_impeachment_of_ir.html ).

Согласно статье, опубликованной в «Уолл-стрит джорнал» (Wall Street Journal, http://www.wsj.com/articles/impeaching-the-irs-director-1445975237 ), Коскинена обвиняют по ряду пунктов, и все их можно было бы избежать при наличии надлежащей политики полномасштабного управления данными и её документирования.

«В феврале 2014 года Конгресс США потребовал от Коскинена представить все сообщения электронной почты, связанные с Лернер ... Через несколько недель после запроса на выемку, сотрудники налоговой службы в штате Западная Вирджиния стерли информацию с 422 лент с резервными копиями, уничтожив порядка 24 тысяч электронных писем Лернер».

Резервные ленты должны быть охвачены политиками управления. Если бы эти ленты были частью политики защитимого уничтожения или политики полномасштабного управления информацией, то, вероятно, управление ими осуществлялось должным образом – они либо рассматривались бы как документы, либо было бы произведено их уничтожение в рамках закона, как часть обычного регулярного ИТ-процесса.

«Второе обвинение ссылается на «систематическое введение в заблуждение»  и на три «ложных по существу» заявления, которые Коскинен сделал в Конгрессе под присягой, включая его заверения, что никаких писем Лернер утрачено не было. На самом деле жесткий диск Лернер вышел из строя, а сотрудники IRS стерли содержимое резервных лент».

В случае восстановления после чрезвычайной ситуации, ленты могут стать де-факто архивом. После того, как резервная лента более не нужна для целей восстановления в случае катастроф, она представляет собой не более, чем «снимок» данных. Несмотря на любые претензии и заявления об обратном, эти ленты не служат никакой иной цели, кроме как служить де-факто архивом, и к ним следует именно так и относиться. Аргументы о финансовой обременительности извлечения данных с лент и их труднодоступности в этом случае становятся недействительными (см., например, http://www.cloudninediscovery.com/ediscoverydaily/defendant-compelled-to-restore-and-produce-emails-from-backup-tapes-ediscovery-case-law/ ).

«Последнее из обвинений винит Коскинена в некомпетентности, отмечая, что несмотря на его уверения в предпринятых его ведомством «далеко идущих усилий» по восстановлению утраченной переписки Лернер, налоговики так и не провели поиск на резервных лентах, а также на принадлежащих Лернер смартфоне BlackBerry и ноутбуке и на сервере электронной почты. Когда руководитель службы внутреннего аудита Казначейство провёл свой поиск, он за две недели отыскал 1000 новых почтовых сообщений Лернер».

Данные – в том числе сообщения электронной почте - никогда не умирают (легко). При создании политики, важно понимать, куда попадают данные: в настольный компьютер, на дополнительный жесткий диск, на сервер, на резервные ленты и диски, в архив. Создавая с пониманием всего этого (и проводя её аудит) политику, очерчивающую круг мобильных устройств, PST-файлов и прочих мест, куда могут попасть данные, организация может более эффективно формировать реализуемую на практике политику и управлять рисками и материальной ответственностью.

Данные, - включая те что архивируются на резервных лентах, - должны надлежащим образом контролироваться и управляться. Если данные удаляются без понимания того, «почему, как и когда», то неизбежно возникают проблемы, особенно если эти данные играют заметную роль в громких расследованиях и судебных разбирательствах. Все данные – и особенно данные на резервных лентах - должны быть охвачены соответствующей политикой управления, с тем, чтобы сделать действия с данными оправданными и защитимыми, и избежать тех «граблей», на которые наступила налоговая служба США.

Джим Макганн (Jim McGann)

Мой комментарий: По мере того, как в нашей стране всё чаще встречается хранение и уничтожение по истечении сроков хранения юридически значимых электронных документов в информационных системах, приходит пора и нашим специалистам всерьёз задуматься над тем, что, например, электронные документы в таких системах можно считать окончательно уничтоженными только после того, как будут уничтожены или очищены все содержавшие их резервные копии.

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/deletion-has-defensible-even-irs-jim-mcgann

Штат Виктория, Австралия: Опубликована политика использования технологий резервного копирования для целей архивации

27 июня 2013 года Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало на своем сайте окончательную редакцию «Политики использования технологий резервного копирования для целей архивации» (Recordkeeping Policy - Use of Back Up Technology to Archive).

Документ объёмом 4 страницы доступен по адресу http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2013/06/Back_Up_Policy.pdf . В настоящее время готовится к публикации сопровождающее данную политику руководство.

В документе отмечается, что архивация - это процесс сохранения доступности данных для использования в будущем, даже тогда, когда их повседневное использования прекратилась. Технологии резервного копирования/восстановления используется для восстановления данных в краткосрочной перспективе, в случае их порчи или уничтожения в результате аппаратного или программного сбоя, ошибки оператора или злонамеренных действий.

Резервное копирование является эффективным для целей восстановления данных в краткосрочной перспективе восстановление, однако архивация решает задачи обеспечения долгосрочного доступа. Этот конфликт временных рамок означает, что в случае использования технологий резервного копирования для целей архивации существует значительный риск того, что данные не удастся восстановить. Данный риск связан с тем, что для извлечения осмысленной информации из резервных копий необходимо иметь как программное обеспечения для резервного копирования, так и оригинальное программное приложение (здесь можно было бы также вспомнить и об известной проблеме с (не)читаемостью значительной части резервных копий – Н.Х.).

Государственным органам рекомендуется не применять технологии резервного копирования в качестве средства архивации данных, поскольку при таком использовании этих технологий есть риск нечитаемости / неизвлекаемости данных в тот момент, когда в них возникнет потребность, и, следовательно, не будет выполняться требования стандартов Управления государственных документов штата Виктория (обязательные для государственных органов штата – Н.Х.).

Использование отдельных носителей информации как средства архивации данных должно быть сведено к минимуму и использоваться только в рамках повседневной технической поддержки.

Источник: Сайт Управления государственных документов штата Виктория
http://prov.vic.gov.au/blog-news/policy-on-the-use-of-back-up-technology-to-archive
http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/policies/archiving-and-back-up

Штат Виктория, Австралия: Опубликована для обсуждения позиция архивной службы в отношении использования технологий резервного копирования для архивации данных

Данная заметка был опубликована на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (PROV) 22 ноября 2012 года.

Управление государственных документов штата Виктория с удовольствием сообщает о выпуске своей новой дискуссионной публикации, посвященной вопросам: использования технологий резервного копирования для архивации данных (Use of Back-up Technology to Archive - Issues Paper).

Документ объёмом 15 страниц доступен по адресу http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2012/11/Issues-Paper-ArchivingAndBackup-Final.pdf .

В дискуссионной публикации проводится различие между архивацией и резервным копированием, и обсуждаются вопросы, связанные с использованием отдельных разделов носителей информации для архивации данных. В данной публикации также предпринимается попытка ответить на некоторые часто задаваемые вопросы относительно того, почему данные должны быть сохранены и сколько времени их следует хранить:

• Технологии резервного копирования используются для восстановления данных в краткосрочной перспективе, в случае их порчи или уничтожения вследствие сбоя оборудования, программного обеспечения, из-за ошибки оператора или злонамеренных действий.


• Архивация (архивирование) - это процесс обеспечения доступности данных для   использования в будущем, даже если прекратилось их повседневное использование.


• Резервное копирование является эффективным средством восстановления данных в краткосрочной перспективе, в то время, как архивация решает задачи обеспечения долговременной доступности. Этот различие во временных рамках означает, что при использовании технологий резервного копирования для целей архивации имеется значительный риск того, что данные не удастся восстановить.


• Данный риск обусловлен необходимостью иметь для извлечения из резервных копий осмысленных данных как программное обеспечения для резервного копирования, так и оригинальное программное приложение. Поэтому предлагается считать, что использование технологий резервного копирования для архивации данных не будет соответствовать стандартам PROV.


• Съёмные носители должны использоваться лишь тогда, когда вследствие больших объёмов данных использование других способов хранения оказывается экономически неоправданным.


• Если съёмные носители все-таки используются для архивации данных, то в органе государственной власти должен быть налажен режим управления ими, предотвращающий утрату носителей информации, обеспечивающий мониторинг их состояния и своевременное копирование информации на новые носители - до того, как носитель информации откажет или соответствующая технология морально устареет.

Все заинтересованные стороны могут подавать свои замечания и предложения по данной публикации. Их следует посылать по адресу standards@prov.vic.gov.au  до 31 декабря 2012 года.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/blog-news/use-of-back-up-technology-to-archive-issues-paper-out-now

Итоги опроса компании Symantec: Неопределенно долгое хранение данных приводит к дорогостоящим ошибкам в управлении информацией

Корпорация Symantec 4 августа 2010 года обнародовала результаты своего опроса «Анализ состояния управления информацией 2010» (2010 Information Management Health Check Survey), которые показали, что, когда дело доходит до управления информацией, большинство предприятий не следуют собственным же советам.

Официально утвержденные сроки хранения информации считают полезными 87%  респондентов, но только 46% их имеют. Результаты опроса также показали, что слишком многие предприятий хранят информацию неопределенно долго, вместо внедрения  политики, позволяющей им уверенно уничтожать ставшие ненужными данные и документы, - и, как следствие, страдают от стремительного роста объёмов хранимой информации, растущих затрат времени на резервное копирование и восстановление, повышенных судебных рисков, и от дорогостоящих и неэффективных процессов раскрытия электронной информации в случае судебных разбирательств или расследований.

«Неограниченно долгое хранение информации ведет к неограниченным потерям. Предприятия уже понимают ценность основательного плана управления информацией, но слишком многие по-прежнему следуют устаревшей практике постоянного хранения всего подряд», сказал Брайан Дай (Brian Dye), вице-президент по управлению продуктами группы по управлению информацией компании Symantec. «Объемы данных экспоненциально увеличиваются, поэтому попытка сохранять всё приводит к расходованию больших объёмом пространства хранения, и требует слишком много ИТ-ресурсов. В результате коммерческие организации растрачивают гораздо больше времени и денег из-за негативных последствий плохого управления информацией и плохой практики раскрытия информации, чем они потратили бы на их изменение».

Основные результаты опроса:

• Разрыв между целями и практикой корпоративного управления информацией. Большинство предприятий (87 процентов) считают, что правильная стратегия сохранения информации должна позволить им уничтожать ненужную информацию. Однако, менее половины предприятий (46 процентов) на деле имеет утвержденные сроки хранения информации и документов.
  
  
• Предприятия сохраняют слишком много информации. 75% резервных копий или имеют постоянный срок хранения, или находятся под запретом на уничтожение в связи с идущими или возможными судебными исками или расследованиями. Респонденты также отметили, что 25% данных резервного копирования не нужны для деловой деятельности и/или не должны были присутствовать в резервных копиях.
  
  
• Предприятия неправильно используют практику резервного копирования, восстановления и архивирования. 70% предприятий используют своё программное обеспечения для резервного копирования с целью исполнения судебных требований по сохранению определенной информации, а 25% хранят постоянно весь комплект резервных копий. Респонденты сообщили, что 45% объёма хранимых резервных копий – результат одних только запретов на уничтожение определенной информации. Кроме того, по мнению опрошенных, в среднем, 40% информации, сохраняемой вследствие подобных запретов, не имеет прямого отношения к соответствующим судебным процессам и расследованиям.
          Если же архивное хранение и резервное копирование использовать совместно, то можно обеспечить мгновенный доступ к информации, в наибольшей степени имеющей отношение к определенному вопросу, одновременно давая возможность предприятиям сохранять меньше информации.
  
  
• Почти половина опрошенных предприятий неверно используют своё программное обеспечения для резервное копирования и восстановления,  пытаясь с его помощью решать проблемы архивного хранения. Кроме того, хотя 51% предприятий запрещает своим сотрудникам создавать собственные «архивы» на локальных компьютерах и дисках общего пользования, - 65% признаёт, что их сотрудники всё равно регулярно это делают.
  
  
• Респонденты из ИТ и юридических подразделений назвали разные основные причины отсутствия плана сохранения информации. 41% ИТ-администраторов не видит необходимости в таком плане, 30% процентов указали, что не были назначены ответственные за его создание, и 29% сослались на расходы. Юристы в качестве основных причин назвали расходы на разработку (58%), отсутствие опыта создания подобных планов (48%), и отсутствие ответственных за эту работу (40%).

Опрос был проведен в июне 2010 года, и основан на ответах, полученных от 1680 высокопоставленных руководителей юридических и ИТ-служб из 26 стран. Текст отчета доступен по адресу http://www.symantec.com/content/en/us/about/media/pdfs/symantec_2010_information_management_health_check_report_global.pdf

Источник: пресс-релиз компании Symantec
http://www.symantec.com/about/news/release/article.jsp?prid=20100804_01