Провинция Квебек, Канада: Усилия архивно-библиотечной службы провинции BanQ по модернизации закона об архивах, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2024/07/banq-1.html )

Принципы работы по модернизации Закона об архивах и связанных с ним документов

Работа BAnQ проводится в соответствии со следующими руководящими принципами:

• Укрепление правовой базы для управления информацией;
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности информационного наследия Квебека на благо сегодняшних граждан и будущих поколений;
  
  
• Получение отдачи от информационного наследия, хранящегося в Национальных Архивах провинции;
  
  
• Обеспечение способности ответственных работников адаптироваться к изменениям в стандартах и практике;
  
  
• Поддержка государственного аппарата в достижении его целей управления информацией.

Ожидается, что эти руководящие принципы будут меняться по ходу консультаций. Последняя версия этих принципов и их подробные описания можно найти в следующем документе: «Закон об архивах: Необходимая модернизация!» (Loi sur les archives: une modernisation qui s’impose!),  https://www.banq.qc.ca/sites/default/files/2023-01/LoiSurLesArchives_Orientations_version%2Bcompl%C3%A8te%2B20200516.pdf

В основе модернизированного закона лежат положения архивной теории и практика архивного дела

Модернизация Закона об архивах дает возможность получить отдачу от специфических особенностей архивно-документационной деятельности, которая основана на экспертизе ценности, а также обеспечении долговременной сохранности и доступности информации, имеющей административную и культурно-историческую ценность.

Хронология процесса модернизации Закона об архивах

Ниже перечислены основные этапы проекта модернизации Закона об архивах:

• Январь 2024 г.: Завершение консультаций с партнерами.
  
  
• С июня 2023 года были проведены встречи с представителями 20 министерств, общественных организаций, ассоциаций и групп. По нашим оценкам, в них приняли участие около 175 руководителей и специалистов в области управления документами и архивного дела.
  
  
• Октябрь 2023 г.: Онлайн-публикация нового информационного бюллетеня BAnQ для архивного сообщества.
  
  
• Июнь 2023 г.: Начало консультаций с привилегированными партнерами из государственного сектора.
  
  
• Май 2023 г.: На конгрессе Ассоциации архивистов Квебека (Association des archivistes du Québec, AAQ), проходившем с 17 по 19 мая 2-23 года в г.Квебек (Québec), министр культуры и коммуникаций Матье Лакомб  (Mathieu Lacombe) объявил о том, что модернизация Закона об архивах станет приоритетом его министерства. Ожидается, что законопроект будет представлен Национальному собранию провинции к концу срока его полномочий.
  
  
• Февраль 2023 г.: Создание совместной рабочей группы MCC/BAnQ, ответственной за координацию разработки будущего законопроекта.
  
  
• Май 2022 г.: Доклад на конгрессе AAQ о ходе работы и консультациях с архивно-документационным профессиональным сообществом Квебека.
  
  
• Апрель 2022 г.: Привлечение маркетинговой фирмы для поддержки усилий BAnQ по мобилизации профессионального сообщества.
  
  
• Февраль 2022 г.: Создание консультативного комитета по модернизации Закона об архивах и связанных с ним документов.

Дополнительную информацию можно найти здесь: https://www.banq.qc.ca/sites/default/files/2023-09/Document%20annexe%20%C3%A0%20la%20page%20sur%20la%20Loi_Chronologie_NR_2023-09-21.docx

База для размышлений

В течение последних несколько месяцев архивно-документационная служба BAnQ работала над рядом вопросов. Соответствующие рекомендации лягут в основу предлагаемых изменений в Законе об архивах:

• Анализ канадского и международного законодательства (апрель 2023 г.) https://www.banq.qc.ca/sites/default/files/2023-04/Fiche_Legislation_synthese_2023-04-18.pdf
  
  
• Архивные принципы, практика и терминология
  
  
• Стратегическое и оперативное управление информацией в государственных органах
  
  
• Категоризация государственных органов, подпадающих под действие Закона об архивах
  
  
• Сроки хранения и действия по их истечении (calendrier de conservation)
  
  
• Срок ограничения доступа
  
  
• Доступ к информации и защита персональных данных
  
  
• Анонимизация
  
  
• Государственные документы и авторское право
  
  
• Служба архивного консультирования в BanQ
  
  
• Частные архивы

Источник: сайт LinkedIn / сайт BAnQ
https://www.linkedin.com/posts/activity-7203740492755255296-E9vP
https://www.banq.qc.ca/notre-institution/archives-nationales/nouvelle-loi-sur-les-archives-pour-le-citoyen-et-pour-letat/

Провинция Квебек, Канада: Усилия архивно-библиотечной службы провинции BanQ по модернизации закона об архивах, часть 1

Данная заметка франко-канадского специалиста из провинции Квебек Мишеля Робержа (Michel Roberge – на фото) была опубликована 4 июня 2024 года в социальной сети LinkedIn.

Мой комментарий: О законе об архивах провинции Квебек я уже рассказывала в 2017 году (см. https://rusrim.blogspot.com/2017/10/blog-post_18.html , отметив, в частности, следующее:

«Принятый в 1983 году Закон об архивах распространяется на примерно 2500 государственных органов и направлен на обеспечение сбора и сохранения архивного наследия провинции Квебек. Существует распространенное заблуждение о том, что этот закон призван обеспечивать сохранность лишь «старых документов», которые более не нужны для повседневной деятельности создавших их государственных органов. Однако в число задач Закона об архивах входит поощрение хорошей практики управления документами (как активно используемыми, так и «законченными делопроизводством» - полуактивными) в государственных органах и учреждениях провинции, как в центральных (министерства и ведомства), так и в децентрализованных (муниципалитеты, школьные советы и т.д.).

Закон, по сути, обязывает государственные органы управлять своими документами от момента их создания до уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение, согласно указаниям по порядку и срокам хранения и действиям по их истечении (calendrier de conservation). Данный инструмент позволяет установить срок хранения документа на разных этапах его жизненного цикла (активный и полуактивный) и определить его окончательную судьбу (постоянное архивное хранение, проведение экспертизы ценности, или уничтожение). Только на основании утвержденных архивно-библиотечной службой провинции (Национальная Библиотека и Архивы Квебека - Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ) указаний по срокам хранения и действиям по их истечении государственные органы могут законно уничтожать документы, созданные или полученные ими в ходе своей деятельности.»

Похоже, что Закон об архивах, принятый в 1983 году, будет, наконец, модернизирован – соответствующий законопроект будет представлен осенью 2024 года.

Видение архивной деятельности в модернизированном законе

Мне как человеку, посвятившему 40 лет своей профессиональной жизни продвижению эффективного управления документами в многочисленных государственных и частных организациях, не терпится познакомиться с новой редакцией закона!

Мишель Роберж (Michel Roberge)

Мой комментарий: На сайте архивно-библиотечной службы канадской провинции Квебек (Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ) о работе по пересмотру закона об архивах рассказано более подробно, см. https://www.banq.qc.ca/notre-institution/archives-nationales/nouvelle-loi-sur-les-archives-pour-le-citoyen-et-pour-letat/ . Там сказано следующее:

Новый закон об архивах для гражданина и для государства

Принятый в 1983 году в бумажную эпоху, Закон об архивах (Loi sur les archives) по необходимости должен эволюционировать. Архивно-библиотечная служба BAnQ работает над модернизацией этого закона совместно с Министерством культуры и коммуникаций (Ministère de la Culture et des Communications, MCC). Ниже Вы узнаете о процессе и о проделанной работе.

Подход, соответствующий современной ситуации

В рамках модернизации принятого в 1983 году закона необходимо отразить:

• текущие и будущие проблемы сохранения и распространения документального наследия;
  
  
• расширяющееся использование информационных технологий и цифровую трансформацию государства.

Кроме того, посредством обеспечения прозрачности деятельности государственных органов и оптимизации работы с информацией, модернизация действующего Закона об архивах позволит государству предоставлять более качественные услуги гражданам и повысить эффективность своей деятельности. Таким образом, принятие нового закона должно:

• Предотвратить утрату важной информации;
  
  
• Способствовать распространению государственных данных и получению отдачи от них;
  
  
• Обеспечить сохранность институциональной памяти для нынешнего и будущих поколений.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2024/07/banq-2.html )

Источник: сайт LinkedIn / сайт BAnQ
https://www.linkedin.com/posts/activity-7203740492755255296-E9vP
https://www.banq.qc.ca/notre-institution/archives-nationales/nouvelle-loi-sur-les-archives-pour-le-citoyen-et-pour-letat/

Провинция Квебек, Канада: Опубликовано руководство по форматам, рекомендованным архивно-библиотечной службой провинции BAnQ

Данная заметка архивистов Александры Бютьё (Alexandra Buthiaux) и Соньи Лашанс (Sonia Lachance) была опубликована 28 мая 2020 года на сайте Национальной Библиотеки и Архивов Квебека (Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ).

Технологии развиваются настолько быстро, что ни один формат не является вечным, - однако некоторыми форматами, благодаря их особенностям, легче управлять в долгосрочной перспективе. С учетом этого было разработано «Руководство по форматам, рекомендованным Национальной Библиотекой и Архивами Квебека (Guide concernant les formats recommandés par BAnQ, объёмом 10 страниц, опубликовано в марте 2020 года, см. https://www.banq.qc.ca/documents/archives/archivistique_gestion/publications_proposees/Guide-formats-BAnQ_Final.pdf  ), с целью перечислить распространенные файловые форматы, которые архивно-библиотечная служба провинции считает более надежными и подходящими для обеспечения долговременной сохранности.

Мой комментарий: В список включены, с соответствующей пометкой, как предпочтительные, так и допустимые файловые форматы.

Данное руководство адресовано всем создателям изначально-электронных или оцифрованных документов, которые хотят записывать информацию в форматах с наименьшими рисками стать нечитаемыми в долгосрочной перспективе. Документ может использоваться в качестве справочного поддерживающими собственные архивы общественными организациями, частными организациями, донорами частных архивов, а также отдельными лицами.

В руководстве описаны критерии выбора, на которые архивно-библиотечная служба BAnQ опиралась при формировании списка предпочтительных и допустимых форматов для долговременного хранения. Этот список был подготовлен по категориям и подкатегориям, соответствующим различным типам документов. Создатели подлежащих длительному или постоянному хранению документов могут использовать данные рекомендации для обеспечения читаемости и пригодности для использования будущими поколениями создаваемых ими электронных документов.

Предлагаемый список не является исчерпывающим и может эволюционировать со временем. Национальная Библиотека и Архивы Квебека будут отслеживать ситуацию и обновлять это перечень с тем, чтобы он наилучшим образом соответствовал требованиям к обеспечению сохранности архивных документов (их аутентичности, надежности, целостности).

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам и ставить нас в известность об иных файловых форматах, включение которых в перечень может улучшить этот инструмент.

Александра Бютьё (Alexandra Buthiaux) и Сонья Лашанс (Sonia Lachance)
Email: alexandra.buthiaux@banq.qc.ca

Мой комментарий: Содержание документа, отражающее состав категорий, следующее:

Введение
1. Текстовые документы
2. Презентации
3. Сообщения электронной почты
4. Статические графические образы
5. Аудиодокументы
6. Видеодокументы
7. Геопространственные данные
8. Документы в системах автоматизированного проектирования
9. Наборы данных
10. Материалы веб-сайтов

Как водится, по составу категорий нетрудно оценить, насколько передовой является соответствующая архивная служба :)

Для меня остаётся загадкой - что именно мешает отечественным архивистам составить (или списать – благо, есть откуда) собственный список такого рода? Может быть, то, что на его подготовку не требуется нескольких лет работы и финансирование в несколько миллионов рублей? :)

Источник: сайт Национальной Библиотеки и Архивов Квебека (Bibliothèque et Archives nationales du Québec, BAnQ)
http://blogues.banq.qc.ca/interactions/2020/05/28/guide-concernant-les-formats-recommandes-par-banq/