Появление нового карьерного пути, выводящего за узкие рамки управления документами

Данная заметка Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) из австралийской компании Synercon была выложена на сайте LinkedIn 12 мая 2026 года.

Если Вы работаете в сфере управления документами, то вот Вам мой непрошеный совет на сегодня: не сводите все свои достоинства и возможности к роли «специалиста по работе с документами».

Причиной тому является изменение ландшафта деловой деятельности - пусть даже многие организации этого ещё не осознали.

Организации тонут в контенте. SharePoint - это обычно «чёрная дыра», Microsoft 365 переполнен электронным мусором, никто ничего не может найти, метаданных нет, - и все вдруг хотят, чтобы ИИ волшебным образом всё исправил.

Многие навыки, необходимые для решения этих проблем, изначально возникли в сфере управления документами и архивного дела: таксономия, классификация, управление сроками хранения, структурирование информации, стратегическое управление, архивирование, методология проектирования информационных систем и систем управления документами DIRKS.

Мой комментарий: Упоминание DIRKS однозначно говорит о том, что Ваш собеседник – австралиец :) Первоначально аббревиатура DIRKS расшифровывалась как «Проектирование информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems). Методология DIRKS была описана в приложении А известного австралийского стандарта AS 4390.3-1996, и легла в основу ныне отменённой второй части международного стандарта ISO 15489 – технического отчёта ISO/TR 15489-2:2001 «Информация и документация - Управление документами - Часть 2: Руководство» (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines), где аббревиатура была изменена на DIRS (Design and Implementation of Records Systems – «проектирование и внедрение документных систем»).

Но где-то по дороге значительная часть этих знаний исчезла из практики управления документами, и при этом была переименована в новые дисциплины с более привлекательными названиями. Теперь всё та же деятельность рекламируется как:

• Информационная архитектура,
  
  
• Стратегическое управление цифровым рабочим пространством,
  
  
• Архитектура знаний,
  
  
• Специалист по поиску,
  
  
• Специалист по управлению качеством данных.

И все чаще эти роли выполняют люди с глубоко техническим образованием и подготовкой - часто весьма слабо знакомые с основами управления документами, принципами работы по уничтожению документов либо передаче на архивное хранение, с принципами классификации и с управлением жизненным циклом информации.

Мой комментарий: Я бы сформулировала это различие между ИТ-специалистами и специалистами по управлению документами, несколько иначе: ИТ-специалисты умеют эффективно решать вопросы оперативной деятельности; в то время, как сила специалистов по управлению документами – в понимании правовых аспектов и в умении видеть проблемы управление документами и информацией в долгосрочной перспективе.

В то же время подобные мне специалисты, работающие над проектами по автоматической классификации, метаданным и стратегическому управлению информацией, испытывают трудности с поиском необходимых специалистов для работы с документами.

Нам нужны люди, которые понимают язык, контекст, смысл, таксономические структуры, логику классификации, метаданные, процессы уничтожения/передачи, стратегическое управление, а также то, как информация фактически циркулирует в деловой деятельности.

Сейчас действительно трудно найти специалистов с подобными знаниями и навыками.

Вот почему я считаю, что специалистам, работающим в сфере управления документами, необходимо расширить набор своих компетенций и несколько переориентироваться.

Изучите проектирование таксономий, изучите метаданные и информационную архитектуру. Изучите внутреннюю структуру управления в Microsoft 365. Узнайте, как ИИ на самом деле взаимодействует с корпоративным контентом.

Ведь если Вы будете подавать себя исключительно как администратора документов, то другие сотрудники будут видеть только Ваши навыки оперативной работы и навыки соблюдения законодательно-нормативных требований - и полностью забудут о Вас, когда речь пойдёт о проектирования и внедрения систем.

И, честно говоря, именно в этом направлении движутся более интересные карьерные возможности.

Дело не в том, что управление документами исчезает, - такого пока не происходит. Однако хорошее управление документами на самом деле является побочным продуктом хорошего выполнения всех остальных задач, связанных с таксономиями, стратегическим управлением, метаданными, информационной архитектурой, управлением жизненным циклом и с проектированием контента.

Будущее, особенно в области ИИ, принадлежит тем специалистам, кто сможет придать информации достаточно структуры и смысла, с тем, чтобы и люди, и ИИ могли эффективно её использовать.

Конни Кристенсен (Conni Christensen)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/new-career-path-emerging-from-records-management-conni-christensen-0lyzc/ 

Япония: Определены контуры системы сертификации архивистов

Данная заметка была опубликована 25 декабря 2019 года на сайте Nippon.com со ссылкой на новостное агентство Jiji Press.

Национальные Архивы Японии (国立公文書館 , http://www.archives.go.jp/ ) сформировали «Базовую концепцию государственной системы сертификации архивистов» (アーキビスト認証制度に関する基本的考え方, www.archives.go.jp/about/report/pdf/ninsyou_kihon.pdf ) - экспертов, управляющих государственными документами в архивах центральных и местных органов власти.

Мой комментарий: Концепция опирается на «Стандарт профессиональной деятельности архивиста» (アーキビストの職務基準書, http://www.archives.go.jp/about/report/pdf/syokumukijunsyo.pdf ) объёмом 28 страниц.

Концепция, представленная 24 декабря 2019 года, предусматривает, что желающие получить сертификацию архивисты должны обладать научными навыками на уровне магистра, иметь профессиональный опыт не менее трёх лет, а также необходимые знания и навыки. Система сертификации должна начать действовать в 2020 финансовом году - с апреля 2020 года.

Сертификация, которая будет выдаваться президентом Национальных Архивов после проверки представленных заявителем документов, подлежит обновлению каждые пять лет. В настоящее время будет две категории сертификатов - «сертифицированный архивист» для экспертов высокого уровня; и «помощник архивиста» для тех, кто обладает базовыми знаниями и навыками.

Концепция была представлена 24 декабря 2019 года на заседании состоящей из экспертов государственной комиссии по управлению государственными документами и архивами. «В будущем мы надеемся повысить статус сертификации до национальной квалификации», - сообщил президент Национальных Архивов Такео Като (Takeo Kato).

Национальные Архивы ставят своей целью обеспечить сертификацию около 400 сертифицированных архивистов и около 600 помощников архивистов к моменту завершению строительства нового здания Национальных Архивов в 2026 финансовом году.

Источник: сайт Nippon.com
https://www.nippon.com/en/news/yjj2019122500195/outline-set-for-japan's-archivist-certification-system.html

Приёма на целевое обучение специальность «Документоведение и архивоведение» не удостоилась

Распоряжением Правительства от 11 февраля 2019 г. № 186-р утвержден перечень специальностей, направлений подготовки, по которым будет проводиться прием на целевое обучение по образовательным программам высшего образования в пределах установленной квоты.

В перечень специальностей для целевого приёма в вузы включено 131 направление бакалавриата, 107 направлений магистратуры, 89 специальностей специалитета, 30 направлений подготовки в аспирантуре.

Д.А.Медведев подчеркнул на совещании, что с принятием списка «мы не только обеспечиваем конкурентные условия отбора подготовленных абитуриентов, которые будут поступать на конкурсных условиях, но и будем готовить профессионалов, которые по окончании высшего учебного заведения пойдут работать по специальности в тот регион, где на них есть спрос. А если выпускник не устроится на работу, то он сам или компания, которая с ним подпишет договор, должны будут компенсировать бюджетные средства».

Такой перечень специальностей подготовлен впервые. Премьер отметил, что «он может меняться в зависимости от того, насколько мы будем рассматривать ту или иную специальность в качестве важной для экономики или социальной сферы в нашей стране. В том числе после того, как мы утвердим квоты на бюджетные места в вузах по этому списку специальностей и этот механизм полностью заработает, чтобы можно было понять, что из представленного работает лучше, а что – хуже. Но в любом случае список очень внушительный, я его приводить не буду, он затрагивает все ключевые специальности, которые есть в стране».

Татьяна Голикова на совещании отметила, что «если раньше квоты целевого приёма устанавливались учредителями вузов, то теперь, с 1 января 2019 года, Правительство будет их устанавливать в пределах тех контрольных цифр, которые мы же и установим. Важно, что такими же полномочиями наделены субъекты Федерации и даже муниципальные образования, в ведении которых есть высшие учебные заведения». Она сообщила, что квоты на бюджетные места в вузах по списку специальностей для целевого обучения в бакалавриате, магистратуре и аспирантуре будут тоже утверждены в ближайшее время.

Мой комментарий: А теперь о главном. Наша специальность ОКСО 7.46.03.02 — Документоведение и архивоведение, к сожалению, «в списках не значится». Из этого можно сделать неутешительный вывод о том, что наша профессия не рассматривается государством как важная и востребованная… При этом, однако, в списке присутствуют другие, достаточно близкие «информационные» профессии, такие, как информатика в разных видах, информационные системы и технологии, информационная безопасность, управление качеством, а также музейное дело и библиотечно-информационная деятельность!

Удивляет ли меня такое отношение? Честно говоря, нет: руководство архивно-документационной отрасли и подчиненная ему отраслевая наука до сих пор живут в последней четверти ушедшего века, и, соответственно, не в состоянии донести до руководства страны, чем отрасль может быть полезна в новых условиях электронного государства и цифровой экономики. Вузы же продолжают тысячами выпускать ориентированных на работу с бумажной организационно-распорядительной документацией делопроизводителей, которым всё реже находится место хоть в сколько-нибудь важных программах и проектах…

Для полноты картины отмечу, что даже в странах, где специалисты в области управления документами и архивного дела сумели воспользоваться благоприятными возможностями и существенно поднять свой статус, им сейчас постоянно приходится переучиваться, вновь и вновь доказывать нужность своих знаний и навыков, искать возможности для сотрудничества с представителями других профессий. Намёк, думаю, понятен …

Источник: Консультант Плюс / сайт Правительства Российской Федерации
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=317830
http://government.ru/news/35689/
http://government.ru/docs/35693/

Ассоциация ARMA International начинает проводить профессиональную сертификацию специалистов по полномасштабному управлению информацией

Данное сообщение было опубликовано на сайте международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International (  http://www.arma.org ) 13 марта 2013 года.

В условиях нынешней динамичной информационной среды у организаций как никогда велика потребность в специалистах по полномасштабному управлению информацией (information governance, IG. Ни в коем случае не путать с «обыкновенным» управлением информацией – information management. Хотя IG, вообще говоря, то же самое, но звучит моднее и «круче»! :) – Н.Х.), которые могли бы стать их лидерами в деле создания, организации, управления, защиты, использования и уничтожения информации таким образом, чтобы снизить имеющиеся у организаций риски и помочь им в достижении своих ключевых целей. Выявление профессионалов, обладающих необходимой для этого уникальной квалификацией, вот-вот станет намного проще!

Будучи лидером в области полномасштабного управления информацией (хорошо, что это не слышат, например, коллеги из ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM :) – Н.Х.), ARMA International рада представить новую профессиональную сертификацию «Профессионал управления информацией» (Information Governance Professional, IGP). Для получения этой сертификации соискателю необходимо будет продемонстрировать свою компетентность и умение тесно взаимодействовать, в интересах внедрения эффективной программы полномасштабного управления информацией, с руководителями, отвечающими в организации за юридические вопросы, исполнение законодательно-нормативных требований, информационные технологии и основные направления деловой деятельности.

Экзамен на получение статуса IGP

Для получения статуса «Профессионала управления информацией» соискатели должны отвечать требованиям к образованию и опыту работы (4 года обучения в вузе и три года на руководящих должностях в одной из таких областей, как управление документами, архивное дело, юриспруденция, комплайенс, аудит, ИТ, защита персональных данных, информационная безопасность; в отсутствие высшего образования – 6 лет опыта руководящей работы) и сдать ограниченный по времени экзамен, в ходе которого ответить на 140 вопросов с несколькими вариантами ответа. Экзамен, подготовленный экспертами предметной области под руководством специалистов по психометрии (т.е. экспертов по разработке оценок и тестов), позволит  оценить степень владения знаниями, умениями и навыками, необходимыми для компетентного выполнения функций профессионала управления информацией.

Соискатели могут познакомиться с тематикой экзамена ( http://www.arma.org/IGP/blueprint.cfm ) и образцами экзаменационных вопросов (  http://www.arma.org/IGP/sample.cfm ), с тем, чтобы оценить свои знания в шести областях компетенции:

• Управление связанными с информацией рисками и исполнением законодательно-нормативных требований;


• Разработка стратегического плана полномасштабного управления информацией;


• Разработка концепции полномасштабного управления информацией;


• Создание программы полномасштабного управления информацией;


• Интеграция управления информацией с деловой деятельностью, организация надзора и контроля;


• Согласование технологий с концепцией полномасштабного управления информацией.

В организационном плане сертификации проводится независимым органом, в целях поддержания автономии всей сертификационной деятельности и принимаемых решений и независимости от продуктов и услуг ассоциации ARMA International. Решение о присвоении статуса IGP принимается исключительно исходя из способности человека выполнить требования к сертификации.

Стоимость подачи заявки и экзамена

При подаче заявки уплачивается сбор в размере 599 долларов США. Тем, кого экзаменационная комиссия признает несоответствующими требованиям к образованию и опыту, вернут 499 долларов. Первые 125 соискателей смогут пройти тестирование по льготной цене в 250 долларов.

Мой комментарий: Время покажет, насколько успешной окажется эта идея, и не будет ли новая профессиональная сертификация конкурировать с уже завоевавшей авторитет сертификацией CRM (сертифицированный специалист по управлению документами). Обращает на себя внимание то, что пока не предлагается (в отличие от программы CRM) какого-либо систематического обучения.

Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org/policy/infopro/13-03-13/ARMA_International_Introduces_Information_Governance_Professional_Certification.aspx

Подготовка специализированных архивистов: интервью Лючианы Дюранти

В ходе своего доклада на конференции CITRA-2009, называвшегося «Подготовка специализированных архивистов: Возможно ли это?» (Educating the Extreme Archivist: Is it Possible?), известный международный эксперт Лючиана Дюранти (Luciana Duranti) говорила о проблемах, связанных с разработкой программы обучения, которая отвечала бы требованиям, предъявляемым к «специализированным архивистам» (extreme archivist) - архивистам 21-го века.

Эти новые требования включают присутствие архивиста в самом начале жизненного цикла информации; оценку аутентичности информации и контроль над аутентичностью во времени; выделение документов, подлежащих длительному и постоянному хранению; разработку стандартов по обеспечению долговременной сохранности; понимание вопросов, связанных с правами интеллектуальной собственности, и разработку соответствующей политики - в дополнение к выполнению функций по архивному описанию, организации доступа и распространению информации. Лючиана также подчеркнула важную роль подразделений организации, занимающихся научными исследованиями и проектированием.

Большинство выпускников программ архивного обучения в североамериканских вузах сегодня не в состоянии найти работу в качестве классического архивиста, объяснила профессор Дюранти. Все больше и больше работодателей ищут квалифицированных специалистов, подготовленных для работы в специализированных областях, таких, как управление медицинскими и финансовыми документами, обеспечение долговременной сохранности электронных документов и информации, и т.д. Специализированный архивист, следовательно, должен иметь солидную основу в виде архивных принципов, но также должен получить возможность специализироваться, с тем, чтобы удовлетворять этому растущему спросу

После доклада я побеседовала с профессором Дюранти, попросив её подробнее объяснить свои идеи об специализированных архивистах,  которые сейчас пополняют ряды профессионалов.

Есть ли  спрос на специализированных архивистов?

Существует огромный спрос, в это просто трудно поверить! Читая публикуемые сейчас вакансии, поражает, насколько специфические требования они содержат. Например, в одной из вакансий Всемирного банка от претендента требуется пройти обучение по управлению финансовыми документами, - поэтому мы добавили такую тему в нашу программу обучения.

Как программа обучения может  одновременно удовлетворить потребности  в специализации и обеспечить гибкость, учитывая, что нынешние специалисты за время своей карьеры, вероятно, сменят более десятка мест работы?

Гибкость и специализация не являются несовместимыми. Модель, используемая университетом Британской Колумбии (UBC), позволяет добиться такого совмещения, объединяя базовое обучение, курсы по выбору и специализации. У студентов также есть возможность получить две степени.

Вы говорили о важности общения с представителями иных областей, помимо архивного дела, и упомянули, что архивисты должны повышать осведомленность о своей профессии, публикуясь в журналах по другим дисциплинам. А есть ли для этого какие-то другие способы?

Очень важно привлекать студентов к участию в научных исследованиях, к посещению и выступлению с докладами на конференциях, и проводить междисциплинарные коллоквиумы, как это делает студенческое отделение Ассоциации канадских архивистов при университете UBC. Ключом являются междисциплинарные исследования.

Автор: Энн Бест (Anne Bast), «летучий репортер» МСА на конференции CITRA-2009

Источник:  блог «ICA Flying Reporters @ Malta 2009»
http://flyingreporters.ica.org/malta2009/2009/11/20/educating-the-extreme-archivist-an-interview-with-luciana-duranti/

Архивная школа в Триесте - 2009

После конференции в Триесте, о которой я уже писала, в течение нескольких дней (с 11 по 15 ноября) те же специалисты проводили обучение аспирантов в рамках осенней архивной школы. Приятно, что среди учащихся (и преподавателей тоже) были и представители России (см. http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=78&L=1 ).

Сейчас в Интернете доступны некоторые материалы этой школы – за это большое спасибо румынскому архивисту Богдану-Флорину Поповичи (Bogdan-Florin Popovici).

Презентацию лекции лауреата премии Лихи этого года Марии Герсио (Maria Guercio)  «Архивисты 20-го века: профессиональные аспекты» можно скачать по адресу http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/guercioiiasschool2009.pdf

Это большая лекция (41 слайд), в которой не столько обсуждается прошлое, сколько будущее – какими должны быть архивисты электронной эпохи, что они должны уметь, как их обучать и т.д.

Сформулированы следующие базовые требования к электронным архивистам. Это:

• Люди, обладающие знаниями в нескольких областях,
• Специалисты, глубоко знающие предметную область и имеющие большой опыт (в основном, в области архивного дела),
• Люди, способные работать в междисциплинарных группах,
• Люди, способные быстро учиться и адаптироваться к частым изменениям,
• Люди, способные к сотрудничеству с научно-исследовательской средой информационных технологий.

Доступна также красочная презентация Мирослава Новака (региональный архив Марибора, Словения): http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/novak_2009-compatibility-mode.pdf . Видимого названия у неё нет, а посвящена она тем основным проблемам, с которыми сегодня сталкиваются архивисты (большая часть материала посвящена традиционным документам). Для её понимания знания языка не требуется.

Огромна презентация Иозефа Хануса (Jozef Hanus), Словакия, «Сохранение и защита архивов» - целых 143 слайда, 16 Мб, http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/hanus-compatibility-mode.pdf . Тоже богато иллюстрированная, и тоже с упором на традиционный носитель – бумагу, и традиционные неблагоприятные воздействия. Особенно подчёркивается проблема обеспечения сохранности огромных объёмов документов и книг на кислотной бумаге, - в то время, как полностью удовлетворяющих архивистов способов массовой обработки документов пока ещё не предложено. Показаны используемые сейчас технологии такой обработки, в т.ч. опыт Швейцарских архивов.

Д-р Иоахим Кемпер (Joachim Kemper), генеральный директор земельного архива Баварии, Мюнхен, Германия, рассказывал об электронной архивации старинных манускриптов, см. http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/kemper.pdf . Тоже всё достаточно понятно и без слов.

Жавьер Агуадо (Javier Aguado), Испания, доклад «Архивы газет», http://bogdanpopovici2008.files.wordpress.com/2009/11/aguado-school.pdf . Нет, речь шла не об огромны подшивках бумажных изданий – рассматривались проблемы архивации мультимедийного контента, которым отличается современная новостийная продукция.

Источник: Bogdan’s Archival Blog
http://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2009/11/17/trieste-archival-school/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+ArchivesBlogs+%28ArchivesBlogs%29

Франция: Исследование профессии архивиста

Ассоциация AAF (Французская ассоциация архивистов) опубликовала описание архивных знаний и навыков, озаглавленное "Архивная профессия, или виды архивных работ" (La profession d’archiviste ou les métiers des archives).

Эта работа стала кульминацией длительных усилий. Исследования, начатые в 2001 году под руководством Мишеля Котена (Michel Cottin) в архиве экономики и деловой деятельности, были направлены на то, чтобы добиться признания  роли архивов во всех ее проявлениях, - как в государственных, так и в частных организациях, от уровня материально-технического обеспечения и до компоненты стратегического значения при управлении информацией.
   
После первоначального представления проекта на Международном конгрессе архивов в 2004 году, все секции ассоциации делегировали своих членов в рабочую группу, которая за два года до того была создана по инициативе Кристины Мартинес (Christine Martinez), и отвечала также за учебный центр. Очень важно было обеспечить, чтобы центр, занимающийся широким распространением теории и  практики архивного дела, мог предложить учебные программы, соответствующие ожиданиями нанимающих архивистов работодателей. В итоге цели исследования были существенно расширены.

В качестве одной из основных целей можно назвать необходимость, ради улучшения межпрофессионального сотрудничества, ясно позиционировать свою профессию среди родственных дисциплин - библиотечного дела, управления документами и других видов управления информацией, которые не имеют дела с архивными документами.

Специалисты архивного дела зачастую считаются "взаимозаменяемыми" с библиотекарями, а специалистам по управлению документацией часто ставятся задачи и возлагаются обязанности, относящиеся к сфере деятельности архивистов ... иногда это связано с нехваткой средств, но чаще всего происходит из непонимания того, какие знания и навыки необходимы архивистам.

Это исследование пытается, таким образом, уточнить место архивистов среди представителей родственных профессий, давая одновременно возможность архивистам осознать границы своей профессии. Данный документ также адресован и специалистам-практикам, которые хотят продвинуться в своей карьере и взять на себя новые обязанности.

Отчет (на французском языке) доступен по адресу: www.archivistes.org/IMG/pdf/Referentiel_metiers.pdf

Фабрис Молинаро (Fabrice MOLINARO)

Источник: Les-Infostrateges.com
http://www.les-infostrateges.com/actu/0809553/une-etude-sur-la-profession-d-archivistes

Ассоциация французских архивистов опубликовала справочник профессиональных квалификаций

Ассоциация французских архивистов (Association des archivistes français, AAF) опубликовала справочник профессиональных квалификаций. Документ под названием «Профессия архивиста, или архивные квалификации» можно скачать с сайта ассоциации по адресу: http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=498 .

В документе объемом 25 страниц, разделенном по 5 основным функциям (сбор, классификации, обеспечение сохранности, общение/экспертиза ценности, и управления архивами), описаны соответствующие виды деятельности, знания и навыки. В конце документа приведен глоссарий терминов.

Данный документ может быть полезен высшему руководству организации и руководителям служб: при подборе кадров, он является инструментом, помогающим разработать должностные требования. Сотрудникам документ даст возможность подготовить более качественное резюме, помогая перечислить свои знания и навыки, а также понять свое место в структуре архивного дела. Не стесняйтесь использовать и распространять его!

В конце июля эта работа была представлена на конгрессе Международного совета архивов в Куала-Лумпуре, где она была встречена с интересом (соответствующий доклад будет в ближайшее время опубликован).

Прямая ссылка на документ (на французском языке): http://www.archivistes.org/IMG/pdf/Referentiel_metiers.pdf

Алис Грипон (Alice Grippon)

Источники: рассылка AAF / сайт AAF
http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=49

Италия: Международный институт архивного дела Триеста и Марибора готовится провести вторые осенние курсы

Занятия Архивной Школы будет проходить с 17 по 19 ноября.

Международный институт архивного дела Триеста и Марибора (International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor, IIAS) с 17 по 19 ноября во второй раз организует осенние курсы для аспирантов - Архивную Школу.

В первой Школе, прошедшей в октябре 2007 года, приняли участие 25 слушателей из 10 стран (Албании, Боснии, Болгарии, Хорватии, Венгрии, Италии, Македонии, Черногории, Румынии и Сербии). Обсуждались вопросы архивного дела, использования в архивах информационных технологий, архивной этики, электронных документов и соответствующего европейского и международного законодательства.

В занятиях, которые будут проводить преподаватели из университетов и государственных учреждений, примут участие молодые архивисты из стран Центральной и Юго-Восточной Европы. Особое внимание будет уделено тем же вопросам, которые  будут обсуждаться во время 18го Международного Архивного Дня, т.е. экспертизе ценности, охране труда и безопасности в архивах.

Школа, совместно финансируемая Центральноевропейской Инициативой (Central European Initiative) и итальянским министерством культуры, снова будет проходить в Международном центре теоретической физики в Мирамаре (Триест).

Источник: IIAS
http://www.iias-trieste-maribor.eu/index.php?id=27&L=1&tx_ttnews[pS]=1219752189&tx_ttnews[tt_news]=7&tx_ttnews[backPid]=23&cHash=b7b8917f5a

Круглый стол Программного комитета Международного Совета Архивов помогает определиться с профессиональными программами

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

В пятницу утром 25 июля новый Программный комитет Международного Совета Архивов (PCOM) провел круглый стол по обсуждению профессиональных программ МСА на 2008-2010 годы.

Программный комитет представил наметки профессиональной программы МСА. Программа в настоящее время разрабатываются, и, как отметил председатель комитета Лью Беллардо (Lew Bellardo - на фото), «сейчас самое время предлагать идеи новых проектов и / или замечания по профессиональной программе МСА». Лью Беллардо предложил участникам выдвигать  идеи проектов и подавать их в PCOM.

Представленные в PCOM предложения будут внимательно проанализированы, и будет рассмотрена возможность дополнить ими набор уже существующих проектов, таких, как проект AtoM (открытое ПО для подготовки архивных описаний – Ред.) и недавно законченный стандарт функциональных требований к управлению документами в электронной офисной среде.

За докладом PCOM последовало оживленная дискуссия с участниками сессии, которая, похоже, предвещает,  что программному комитету предстоит проделать большую работу.

Сесиль Фабри (Cécile Fabris) и Инеке Deсерно (Ineke  Deserno)

Источник: сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/pcom-round-table-helps-define-upcoming-professional-programme

Руководство для подготовки педагогов: его содержание и варианты использования при подготовке педагогов в области управления документами и архивного дела

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Кто бы мог подумать, что педагогам самим требуется обучение? На первый взгляд, это утверждение кажется несколько противоречивым, … но такова жизнь. В области архивного дела и управления документами, педагог-инструктор должен уметь передавать свои знания разнородной аудитории, в различных условиях, которые могут меняться от раза к разу.

Специалистам нашей профессии непросто найти формализованные методы приобретения навыков и знаний, необходимых для педагогической деятельности. «Профессиональных» инструкторов в нашей области мало, - большинство педагогов продолжает работать по своей основной профессии, а преподаёт лишь время от времени. И даже если они в своей области деятельности достигают блестящих результатов, нет уверенности в том, что они смогут эффективно передать свои знания, - поэтому и им всегда есть чему поучиться…

В этой связи секция Международного Совета Архивов по вопросам обучения в области архивного дела разработала учебное пособие по подготовке педагогов. Есть несколько вариантов использования этого пособия.

• Проходящий обучение специалист, поставив себе точные цели, и концентрируясь на совершенствовании тех используемых им педагогических приемах, которые могут быть улучшены, может использовать руководство как обычный учебник, читая его от начала до конца.
  
  
• Руководство также может быть использовано в качестве основы для разработки программы подготовки инструкторов. Пользователи в этом случае следуют данным в руководстве советам по оптимальной организации процесса обучения.

Я рекомендую каждому специалисту прочитать это руководство, выложенное на веб-сайте МСА (http://www.ica.org/en/node/30647 ) , - как только у него созреет желание передавать свои знания. В этом случае  он самого начала будет располагать адекватными средствами для оценки того, нужно ли ему улучшить свои педагогические навыки. Руководство поможет выявить возможные скрытые затраты, составить профиль слушателей,  позволит продумать различные методы изложения материала, вопросы использования вспомогательных учебных материалов, и, наконец, поможет провести оценку знаний и практических навыков слушателей.

Мари Вийман (Marie Villemin)

Авторы руководства Маргарет Крокет и Джанет Фостер

Библиографическая ссылка: Маргарет Крокет (Margaret Crockett) и Джанет Фостер (Janet Foster)  «Набор материалов для подготовки педагогов» (Training the Trainer Resource Pack),  Международный Совет Архивов, март 2008 года, 
http://www.ica.org/sites/default/files/SAE,%20Training%20the%20Trainer%20Pack%20Eng.pdf

Источник: сайт конгресса Международного Совета Архивов
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/utiliser-l-offre-de-ressources-en-mati-re-de-formation-des-formateurs-introduction

Подготовка педагогов в области управления электронными документами

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

В своём выступлении Питер Хорсман (Peter Horsman) рассказал о разработке новой учебной методики под названием «Подготовка педагогов в области управления электронными документами» (Train the Trainers in Records Management, TTRM). Г-н Хорсман подчеркнул, что данная методология, которая основана на стратегиях решения проблем, может быть полезна вне зависимости от особенностей местных условий. В трёхуровневую модель TTRM входят:

• Уровень 1 – Концепция обучения педагогов
  
  
• Уровень 2 – Курс обучения педагогов
  
  
• Уровень 3 – Курс обучения по вопросам управления документами

В число поддерживаемых концепцией видов деятельности входят создание среды обучения, разработки курса, чтение курса и анализ его эффективности.

Питер Хорсман отметил,  что данная методология будет содействовать накоплению знаний и опыта на местном уровне, и что также существует возможность создания профессиональной сети на базе данного проекта.

Сити Камалия Мадил (Siti Kamaliah Madil)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/train-trainers-records-management

Образование и практическая подготовка в области управления электронными документами и архивами: Новые проблемы и пути их решения

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Ларри Эйринг (Larry Eiring), председатель секции по вопросам  архивного образования и подготовки кадров (Section for Archival Education and Training, SAE), представил анализ проблем, встающих  в современном информационном обществе в области  управления электронными документами, и также в сфере образования и практической подготовки, которых требует эта область деятельности. Г-н Эйринг подчеркнул, что наибольшую проблему  представляет культурный разрыв между поколениями – эта проблема более серьёзная, чем технические вопросы (например, различные стандарты), или культурные проблемы, связанные с обеспечением  доступа к публичной электронной информации, её надежности и сохранности.

Для профессиональной подготовки и обучения старших поколений нужно использовать иные  подходы, чем те, что  применяются  при обучении их молодых коллег. Каждая возрастная группа сталкивается с собственными проблемами: старшие поколения труднее воспринимают новые технологии, и не так умело пользуются электронными средствами, - в то время, как  молодое поколение чересчур полагается на электронные системы и уделяет мало внимания надлежащему управлению электронной информацией. Соответственно, потребности в плане обучении также различаются (обучение на рабочем месте либо в онлайн-режиме; обучение по заранее спланированной программой либо «в своём темпе», и т.д.).

Для того, чтобы программа обучения или практической подготовки в области управления электронными документами была успешной, педагог должен хорошо понимать потребности его подопечных в плане содержания курса, а также метода преподавания. Нужные для этого навыки и знания трудно найти в одном человеке:  это и знание основ архивного дела и управления документами, и понимание информационно-коммуникационных технологий; способность объяснить сложные технические концепции понятным словами, опыт управлении физическими и электронными коллекциями, знание методики преподавания, и т.д. .

Чтобы решить эту проблему, предлагается интересный новый подход - создание педагогических групп («партнерств»), когда в одну «команду» подбираются педагоги,  чьи знания и навыки взаимно дополняют друг друга..

Сесиль Фабри (Cécile Fabris)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/electronic-records-and-archives-management-education-and-training-new-challenges-a

Сравнение систем образования в области архивного дела в Китае и в Северной Америке

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов в Куала-Лумпуре

Профессор кафедры управления информационными ресурсами Народного университета Китая Хуан Сяоюи (Xiaoyu Huang) представила сравнительное исследование архивного образования в китайских и американских университетах. Имея опыт преподавания в университете штата Мичиган и в университете Британской Колумбии, профессор Хуан постаралась выяснить различия и сходные черты систем обучения в области архивного дела. Её методика заключается в сравнении четырех элементов: специализации, уровня преподавания, построения программы обучения и уровня занятости выпускников.

Проведенное профессором Хуан исследование привело к интересным выводам. Очевидно, что система подготовки специалистов архивного дела в Народном университете отличается таким построением программы и подходом к преподаванию, которые охватывают многие теоретические аспекты архивной профессии. На начальном этапе, учащиеся объясняются принципы и понятия, которые обогащают имеющиеся у них практические знания и навыки. Несмотря на то, что архивное образование должно охватывать современные аспекты управления информацией, традиционные знания в области архивного дела по-прежнему рассматриваются в качестве основы каждого из уровней учебной программы.

Что касается Северной Америки, то и кафедра информации университета штата Мичиган, и кафедра библиотечных, архивных и информационных исследований университета Британской Колумбии принимают студентов с более высоким первоначальным уровнем знакомства с архивами. Кроме того, в учебной программе подчеркивается важность практики и технических навыков. Также можно отметить широкий спектр областей специализации в университете штата Мичиган.

Ряд факторов может объяснить различия в китайском и североамериканском подходах к образованию в области архивного дела. Разные национальные условия накладывают отпечаток на представления об архивной профессии и о том, какое образование необходимо для того, чтобы подготовить учащихся к их будущей работе. Необходимо учитывать исторические и культурные традиции каждой страны, а также уровень внедрения современных технологий в архивных учреждениях.

Меня особенно заинтересовало то, как китайская и североамериканская образовательные системы сказываются на возможностях трудоустройства выпускников. Ищут ли работодатели обладателей основательных теоретических знаний, или они более склонны набирать тех, у кого есть опытом решения конкретных проблем? Должно ли теоретическое обучение дополняться профессиональной подготовкой? Профессор Хуан подчеркнула, что в Народном университете Китая по-прежнему доминирует теоретическое обучение. По её словам, студенты,  для того, чтобы стать настоящими профессионалами, должны в первую очередь глубоко понимать вопросы архивного дела. Тем не менее, Народный университет начал сейчас уделять существенно больше внимания и практической подготовке.

Дэниэл Оливейра (Daniel Oliveira)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/comparing-archival-education-china-and-north-america

Навыки и знания в области архивного дела и управления документацией: Меняющиеся требования 21 века

Репортаж с конгресса Международного Совета Архивов

Одним из ключевых вопросов, стоящих сегодня перед сообществом специалистов, работающих в области архивного дела и управления документами, является определение требований к квалификации специалистов 21 века. Быстрое развитие технологий, сложные юридические вопросы и преобразования в культурной области приводят к тому, что к архивистам и специалистам ДОУ предъявляются всё большие требования, и от них ждут владения все более разносторонним набором знаний и навыков. Исходя из этого, Алан Белл (Alan Bell), Кэролайн Браун (Caroline Brown) и Патрисия Вотли (Patricia Whatley) из университета г.Данди, Великобритания (Dundee University, UK), подготовили откровенную сессию-диалог, призванную стимулировать обсуждение и обмен опытом между участниками.

Алан Белл основное внимание уделил изменениям в требованиях, включаемых в объявления о вакансиях, опубликованных с 1996 по 2008 год. Десять лет назад, работодатели искали специалистов, владеющих базовыми знаниями и навыками. Среди наиболее часто упоминаемых качеств были способность к общению, совместной работе, и навыки в области управления. Сегодня, напротив, все больше внимания обращается на конкретные, специальные навыки. «Тенденция ли это, или видимость? Являемся ли мы сегодня более профессиональными специалистами?», - Алан Белл обсуждал вопрос о том, повысился ли уровень сегодняшних выпускников, стремящихся поступить в аспирантуру; и могут ли изменения в технологической, правовой и культурной сферах объяснить наблюдаемые различия.

Каролин Браун говорила о меняющейся роли архивиста. Чтобы быть настоящим профессионалом, архивист должен получить как общенаучную подготовку, так и владеть специальными навыками. Однако вследствие происходящих в профессии перемен, набор необходимых знаний и навыков меняется. В этой связи необходимо создание стандартов профессиональной компетентности, с целью снижения неопределенности,  распространения передового опыта и повышения эффективности. Кроме того, подобные стандарты являются хорошим подспорьем для работодателей, позволяя им лучше оценить степень компетентности потенциальных работников.

Наконец, Патриция Вотли обрисовала последние изменения в сфере архивной профессиональной подготовки, образования и практики. «Отражают ли образовательные программы эти меняющиеся потребности?», - такой вопрос она поставила перед аудиторией. На данный момент, в ряде стран начали разрабатываться стандарты для аккредитации обучающих курсов. Вместе с тем, еще только предстоит определить, каким может быть соответствующий международный стандарт.

В ходе последовавшей дискуссии, участники сессии назвали ряд ключевых вопросов, знание  которых следует учитывать при определении профессиональной компетентности. Компетентность в области обеспечения сохранности электронных материалов и электронного документооборота были расценена как критически-важная, и ожидается, что ответствующие курсы войдут в «ядро» университетских программ. Было высказано интересное замечание о необходимости укреплять сотрудничество и взаимодействие с представителями других информационных профессий (в том числе с ИТ-специалистами, специалистами библиотечного и музейного дела). Также поднимался вопрос о необходимости обучения архивистов и специалистов ДОУ основам менеджмента и управления.

Давид Оливейра (Daniel Oliveira)

Источник: Сайт конгресса МСА
http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/reporters/news/skills-and-competencies-archives-and-records-management-changing-requirements-21st

В Японии впервые начата подготовка специалистов с высшим образованием по архивному делу

В текущем учебном году в токийском университете Gakushuin с апреля впервые в Японии началась подготовка специалистов с высшим образованием в области архивного дела. Ставится задача готовить экспертов, способных обеспечивать сохранность для будущих поколений как исторических, так и современных документов.

В первой группе – 12 студентов (восемь из них – кандидаты на степень мастера, и четверо – аспиранты). На них возлагаются большие надежды: они должны внести свой вклад в развитие архивной системы Японии, которая, как считается, сейчас отстает от международного уровня.

Руководитель кафедры архивного дела Масахито Андо (Masahito Ando) отметил, что «миссия архивистов – способствовать созданию подлинно демократического общества, посредством защиты документов, отражающих социальную, экономическую и культурную деятельность, и сохранения их для будущего. Я надеюсь, нам удастся подготовить специалистов, которые возьмут на себя выполнение этой важной роли».

Андо, который, до того, как стать профессором в Gakushuin, был профессором на кафедре архивного дела в Национальном институте японской литературы, поясняет, что в послевоенной Японии обеспечение сохранности документов понималось как «отправка старых документов на склад». Однако где-то с 1980-х годов стали звучать все более настойчивые призывы создать профессию «архивист».

Ожидается, что архивисты будут совместно с государственными официальными лицами принимать решения о том, какие документы должны быть сохранены, и как их следует организовать для удобства публичного доступа.

Роль архивистов возрастает в такие времена, как сейчас – когда внимание общественности сфокусировано на случаях бестолкового управления большим числом пенсионных документов.

Обращаясь к прошлому, можно увидеть примеры того, как неспособность охранить государственные документы до и во время второй мировой войны повлияла на судьбы людей. Многим японцам пришлось остаться в Китае, поскольку они не могли быть признаны японскими гражданами ввиду отсутствия документов о рождении.

Учитывая обстоятельства, в ноябре прошлого года группа законодателей подготовила «совместные предложения», в которых государству предлагается укрепить систему управления государственными документами «с целью повышения прозрачности правительства, и обеспечения его подотчетности». Группа, которая ставит своей целью принятие в конечном итоге всеобъемлющего закона о государственных документах, также призвала к созданию во всех префектурах и крупных городах архивных учреждений, и к подготовке для них профессиональных архивистов.

Среди тех проблем, которые придется решать настоящим и будущим архивистам, есть и сбор документов о колониальной политике Японии в прошлом, и обмен ими с другими азиатскими странами – поскольку в истории военного времени остается много белых пятен. По словам Андо, «неотложной задачей является организация, совместно с другими азиатскими странами, взаимного доступа к архивным источникам. Это позволит преодолеть барьеры в историческом восприятии, существующие между Японией и её соседями».

Кейдзи Хирано (Keiji Hirano)

Источник: Japan Today
http://www.japantoday.com/category/lifestyle/view/japans-1st-graduate-course-for-archival-science-launched

Навыки архивиста

На форум Общества американских архивистов 29 апреля 2008 года пришло следующее письмо:

«Здравствуйте! Меня зовут Кэролайн Кётис (Caroline Curtis), я учусь на последнем курсе университета UWM по специализации «архивное дело». Я хотела бы задать несколько вопросов профессионалам в этой области, и заранее благодарю их за высказанные мнения.»

Мне кажется, что заданные этой студенткой вопросы и полученные ею ответы могут быть интересны и для российских специалистов в области архивного дела. Вопросов было всего два:

• Какой набор навыков является оптимальным для современного процветающего архивиста? Из-за того, что сейчас постоянно делается упор на технологии, электронные документы и оцифровке, у меня складывается впечатление, что именно в этих областях начинающий архивист должен приобрести навыки и накопить максимальный опыт. Что Вы об этом думаете?
  
  
• Как, с Вашей точки зрения, лучше решать вопросы, связанные с электронными документами – например, как справляться со стремительным ростом чисто электронных документов, одновременно принимая на хранение и обеспечивая сохранность традиционных документов?

Ниже приведены фрагменты из некоторых ответов:

Марья Крастен (Maarja Krusten), известный историк и архивист, много лет проработавшая в Национальных Архивах США:

После того, как она зафиксирована – будь то на бумаге, или в электронном виде – информация в конечном итоге уничтожается, если она не имеет долговременной ценности, а в противном случае обеспечивается её сохранность. В этой концепции нет ничего нового, - относительно новой является роль информационных технологий. Но как и раньше, если посмотреть на деятельность создателей документов, ИТ-специалистов, специалистов в области управления документами или конечных пользователей, то везде есть действия, совершаемые людьми. Именно здесь возможны проблемы, поскольку люди не всегда осознают, что создает корпоративную культуру, а что приводит к иным видам поведения на рабочем месте (как плохим, так и хорошим).

В одних случаях архивисты работают в тесном контакте с создателями документов, в то время как в других – получают ценные документы как сотрудники хранилища, не связанного с создавшими их подразделениями.

Также следует помнить, что корпоративные культуры (как в государственных органах, так и в организациях частного сектора) очень сильно различаются – а ведь они влияют на то, кто принимает решения, кто влияет на то, что и как происходит с документами, насколько сотрудники будут готовы слушать и учиться друг у друга, и т.д. Где-то складывается атмосфера сотрудничества, а где-то преобладают иерархические отношения. Всё это очень непросто.

Вы без труда найдете немало рекомендаций по техническим аспектам работы с электронными документами. Я бы к этому добавила следующее: обращайте внимание не только на документы (электронные или какие-то еще), но и на характер деловых взаимоотношений в создающей документы организации.

Как пишет в своей работе д-р Манн (Mann) (см. jite.org/documents/Vol1/v1n4p253-267.pdf ), «при первой встрече двух «технарей» нередко происходит быстротечное соревнование по части использования специфического жаргона – в качестве мерила технической компетентности («я знаю о компьютерах больше тебя»). Если такое поведение широко распространено в организации, то приходится принимать во внимание следующее:

• Ваш статус зависит от умения пользоваться техническим жаргоном лучше коллег,
• Нужно постоянно изучать новые элементы жаргона, чтобы не потерять лицо,
• Нельзя сознаваться в том, что Вы чего-то не знаете,
• Важнее казаться знающим, чем быть на самом деле компетентным специалистом,
• Важно уметь быстро оценивать ситуацию и принимать решения.»

«С другой стороны, такой стиль взаимоотношений прямо противоположен тому, что нужно делать для того, чтобы конечные пользователи чувствовали себя комфортно.»

«Зная, что первоначальный уровень технических знаний у конечных пользователей обычно ниже, ИТ-аналитики воспринимают их как лиц с более низким статусом, хотя на самом деле они являются экспертами в своей области деятельности и порой занимают и более высокое служебное положение. Для ИТ-специалистов также характерна тенденция считать, что они лучше знают, что нужно пользователям»

Эта статья полезна тем, что показывает, как подобное поведение может помешать специалисту найти те решения, которые бы работали для всей группы в целом.

Кристина Ди-Белла (Christine Di Bella), архивист Исторического общества Пенсильвании:

Я согласна с тем, что технологические знания и навыки всё более важны для архивистов, и что нам нужно использовать все возможности для углубления своих знаний в этой области.

В то же время следует помнить, что куда бы Вас ни привела архивная карьера, для того, чтобы быть полноценным архивистом необходимо владеть основами теории и истории профессии. Знание теории и истории архивного дела помогает решать встающие перед нами новые проблемы, и находить решения, которые опираются не на одни лишь предпочтения и предрассудки отдельно взятого специалиста или организации. При подготовке архивистов нужен правильный баланс между теоретической подготовкой и практическим опытом. (С моей точки зрения, многие программы обучения перекошены в сторону приобретения практических навыков, и это тормозит профессиональный рост).

Ещё один специфический вопрос: принимая во внимание возрастающее значение стандартов в архивном деле, процветающий американский архивист обязательно должен разбираться в стандартах архивного и библиотечного описания (MARC, EAD, DACS), иметь представление о стандартах метаданных «Дублинское ядро», MODS, METS. Полезно знать основных национальных и мировых разработчиков стандартов, и последние тенденции в области стандартизации (EAC, EAG, ISDF и т.д.)

Что касается второго вопроса, то важно, как мне кажется, не ограничиваться сохранением свидетельств деловых транзакций или же документов, созданных организацией-работодателем. При таком подходе «за бортом» оказывается целая вселенная личных бумаг, организации-коллекционеры (например, хранилища манускриптов). Основные методы и этапы работы здесь те же, есть лишь отличия в принятии решений о том, что и как собирать и сохранять; и эта часть работы очень важная с точки зрения сохранения нашего культурного наследия.

Кароль Приетто (Carole Prietto), архивист благотворительной организации:

Технические навыки необходимы, и нет никаких сомнений, что мы живем в мире, который становится все более электронно-цифровым. Однако этим необходимые навыки не ограничиваются. Чрезвычайно важно умение наладить взаимопонимание с теми людьми, с кем Вы работаете бок о бок, и понимание системы взаимоотношений между сотрудниками в организации в целом.

Ещё я бы порекомендовала изучить проблемы и приемы работы с различными видами материалов, такими, как манускрипты, печатные издания, фотографии (аналоговые и цифровые), аналоговые звукозаписи, музейные экспонаты, предметы искусства, карты, фотоальбомы и т.д. Рано или поздно Вы столкнетесь со всеми из них, и, как архивист, Вы должны уметь обеспечивать их сохранность. Необязательно по каждому вопросу становиться экспертом, но чем больше знаний Вы накопите, тем более уверенно будете себя чувствовать в своей работе.

Клэр Флеминг (Clare Flemming), президент «Круглого стола архивистов г. Нью-Йорк»:

Общество американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) свой взгляд на этот вопрос отразило в публикации «Новые навыки в цифровую эпоху» (New Skills for a Digital Era, http://archivists.org/publications/epubs/NewSkillsForADigitalEra.pdf , 143 стр.): «Каковы те навыки, которые необходимы имеющему дело с информацией специалисту, чтобы работать с электронными книгами, электронными документами и другими электронными материалами? Ответы на эти вопросы можно найти в трудах коллоквиума «Новые навыки в цифровую эпоху», прошедшего в мае 2006 года в Вашингтоне, который собрал вместе специалистов по работе с информацией, педагогов, менеджеров и специалистов в области технологий.»