вторник, 28 февраля 2023 г.

Курирование - недостающий навык управления документами, в котором нуждаются организации, деятельность которых опирается на доказательства

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 12 января 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Мы знаем, что информация важна для выполнения нашей работы. Мы также знаем, что существуют пределы количества информации, которое люди способны «переварить», прежде чем принять решение. И мы знаем, что есть очень большая разница между полезной информацией и информацией «вообще».

Одна из проблем информационного века заключается в том, что это век чрезмерного изобилия информации.

Мы можем найти ответы общего характера о том, каким образом нам следует отвечать на вопросы определённого типа, однако наша способность отыскать нужную информацию для ответа на конкретный вопрос снижается.

Кто несёт ответственность за то, чтобы у сотрудника имелась информация, которая необходима ему для принятия решения?

А что происходит, когда сотруднику, которому нужно принять решение в течение двух минут, информация поступает в виде 300-страничного документа или десятка 30-страничных документов? Ответ прост: в такой ситуации люди принимают решение без информации, следуя эмпирическим правилам или просто действуя по наитию - потому что информации слишком много.

Это означает, что реальным препятствием для принятия решений, основанных на фактах и доказательствах, является не наличие доказательств вообще, а наличие правильных доказательств в нужном месте, в нужное время и на нужном уровне качества. Способом решения этой задачи является курирование контента.

Курирование – идея не новая. Государственные служащие, с которыми я общался, постоянно говорили об эмпирических правилах, таких как «одно задание на один элемент переписки», и о множестве эмпирических правил, касающихся объёма сводок, отчетов, писем – которые обеспечить, что предоставляемая информация является правильной и упорядочена в порядке ее важности.

Курирование также на протяжении столетий было частью практики архивного дела – это постоянная забота о архивной коллекции, её улучшение и слежение за тем, чтобы она выполняла своё предназначение.

Курирование также имеет своё место в концепции континуума документов – это будущее использование информации.

Курирование (для меня) – это один из недостающих навыков в управлении документами.

Любопытно, что латинский корень слова курирование (curation) - это «cura», что просто означает «заботиться».

Я думаю, что если организациям и нужно что-либо в информационный век, так это сотрудники, которые заботятся о том, чтобы доставлять правильную информацию нужным людям в нужное время и на нужном уровне качества, - а без этого всё больше людей будут принимать плохие решения.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/curation-the-missing-records-skill

Нотариальные архивы: Правила хранения нотариальных документов

Приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №395 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22 были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов», которые вступили в силу 11 января 2023 года.

Правила хранения нотариальных документов
 
Нотариальный архив организует хранение нотариальных документов путем реализации системы мероприятий, включающей рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием (п.9).

Хранение архивных документов в архиве обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты. К таким мероприятиям в том числе относятся (п.10) применение информационной архивной системы для учета архивных документов.

Мой комментарий: Фактически это означает обязательность использования такой информационной системы в нотариальном архиве.


Нотариальный архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях (п.11).

В случае выявления недостатков в оформлении номенклатурных дел, переданных в архив (отсутствие в единой информационной системе нотариата (ЕИС) электронного образа нотариального документа или включение его некачественного электронного образа), работник архива вправе самостоятельно отсканировать такой документ, разместить его в ЕИС и создать соответствующую запись в ЕИС, включающую электронный образ нотариального документа, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью работника архива, в соответствии с «Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме» (п.15).

Мой комментарий: Интересно, что на нотариальный архив возложена совершенно не свойственная таким подразделением функция по размещению в единой системе нотариата юридически значимых копий нотариальных документов. Отсутствие в ЕИС электронного образа считается «недостатком оформления номенклатурных дел.»

Полученные по акту приема-передачи номенклатурных дел документы на бумажном носителе нотариусов, прекративших полномочия, и упраздненных государственных нотариальных контор сканируются работником архива самостоятельно в соответствии с графиком, утверждаемым президентом нотариальной палаты, и направляются на хранение в ЕИС в соответствии с «Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме» (п.16).

Нотариальные документы, изъятые у нотариуса до передачи в архив, подлежат возврату судом, прокуратурой, органами следствия в архив в случае, если к моменту возврата нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в архив (п.17).

Мой комментарий: Здесь мне не совсем понятно, как суд будет определять, куда возвращать документы - самому нотариусу, у которого эти документы были изъяты, или же в нотариальный архив.

Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434512



понедельник, 27 февраля 2023 г.

Управление инструментами для коллективной работы: Проблемы нарастают по мере распространения приложений

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 16 января 2023 года на блоге компании Formtek.

В течение двухлетнего пикового периода пандемии коронавируса масштабы применения компаниями инструментов для коллективной работы резко возросли, поскольку удаленный доступ стал новой нормой. В то же время этот новый стиль работы также привнёс и новые сложности в то, как компании управляют своей информационной безопасностью и осуществляют стратегическое управление информацией.

Сотрудники всё чаще используют альтернативные электронной почте средства связи для обмена критически-важными для деловой деятельности данными. Согласно данным проведенного компанией Veritas опроса (см. https://www.veritas.com/en/aa/news-releases/2021-03-10-71-percent-of-employees-globally-admit-to-sharing-sensitive-and-business-critical-data-using-instant-messaging-and-business-collaboration-tools-according-to-new-research-from-veritas ), 68% сотрудников сообщили об использовании ими таких альтернативных средств. Инструменты мгновенного обмена сообщениями представляют собой двустороннюю дилемму: опрос показал, что примерно половина опрошенных удаляет свои мгновенные сообщения, в то время, как вторая половина сохраняет их копии. Однако отслеживание подобной переписки в целях полномасштабного управления часто не входит в круг интересов компании; а с появлением множества типов приложений для коллективной работы, позволяющих управлять такими вещами, как чаты, обмен сообщениями, потоки рабочих процессов, проведение совещаний и их запись, создание стенограмм, взаимодействие и совместное использование информации, - полномасштабное управление становится всё более сложной задачей.

С точки зрения полномасштабного управления (governance), в число нарождающихся проблем, в частности, входят следующие:

  • Применение мер и средств стратегического/полномасштабного контроля и управления к широкому спектру разнообразных приложений для коллективной работы;

  • Обеспечение единообразия исполнения политики стратегического управления во всех приложениях;

  • Отслеживание лицензирования и возможной избыточности приложений.

Главный исследователь-аналитик фирмы Gartner Кристофер Труман (Christopher Trueman,  https://www.gartner.com/analyst/75708/Christopher-Trueman ), в интервью новостному изданию по ИТ вопросам CIODive отметил, что «по мере того, как эти приложения становятся все более взаимосвязанными и интероперабельными, как минимум возникнет потребность в какой-то межфункциональной команде, которая поможет обеспечить согласованность стратегического управления и администрирования с другими направлениями деловой деятельности» ( https://www.ciodive.com/news/collaboration-tool-adoption-software-gartner/605725/ ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/collaboration-tool-governance-challenges-grow-as-apps-proliferate/

Утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов»

Приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №395 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22 были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов», которые вступили в силу 11 января 2023 года.

Для справки: Под нотариальными документами понимаются документы, предусмотренные статьей 39.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 №4462-I

Статья 39.1. Нотариальные документы, нотариальный архив

Нотариальные документы - созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, удостоверенные, засвидетельствованные, совершенные, выданные нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий в соответствии с настоящими Основами, и подлежащие хранению в силу их юридической значимости для граждан, общества и государства.

Содержание Правил следующее:

I. Общие положения

II. Правила комплектования нотариальных документов

III. Правила учета нотариальных документов

IV. Правила хранения нотариальных документов

V. Правила выдачи нотариальных документов из нотариального архива, архивных справок

VI. Правила выдачи номенклатурных дел из нотариального архива

VII. Правила уничтожения нотариальных документов, иных номенклатурных дел по истечении срока хранения

VIII. Правила передачи архивных документов при смене лица, ответственного за ведение архива

Мой комментарий: Правила регламентируют порядок организации хранения документов в нотариальных архивах; до этого документы 10 лет хранятся у нотариуса.

В нотариальный архив принимаются нотариальные документы на бумажном носителе:

  • Нотариусов, занимающихся частной практикой, созданные в результате их деятельности;

  • Государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой (архивный фонд нотариальных документов);

  • По решению нотариальной палаты иные номенклатурные дела, в том числе реестры регистрации нотариальных действий, книги и журналы (архивный фонд иных номенклатурных дел).

Для работы с копиями нотариальных документов на бумажном носителе, хранящимися в единой информационной системе нотариата (ЕИС) в виде их электронных образов (электронный образ нотариального документа), и для выдачи копий нотариальных документов в электронной форме работники нотариального архива используют усиленную квалифицированную электронную подпись (квалифицированная электронная подпись).

Мой комментарий: Усиленная квалифицированная электронная подпись работника нотариального архива законом не предусмотрена. Это будет УКЭП физического лица и, поскольку архив – структурное подразделение региональной нотариальной палаты, то её руководителю придётся на сотрудников архива оформлять доверенности, в том числе машиночитаемые.

Поскольку состав документов нотариального архива имеет свои особенности, то в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» закреплены определенные особенности проведения этих работ для нотариальных документов. О них расскажу в отдельных постах.

Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434512


ИСО: Опубликован новый стандарт ISO 12911:2023 «Концепция подготовки спецификаций по внедрению информационного моделирования зданий»

Как сообщил сайт Международной организации по стандартизации (ИСО), в феврале 2023 года был опубликован стандарт ISO 12911:2023 «Организация и перевод в электронный вид информации о зданиях и объектах гражданского строительства, включая информационное моделирование зданий (BIM) - Концепция подготовки спецификаций по внедрению BIM» (Organization and digitization of information about buildings and civil engineering works, including building information modelling (BIM) - Framework for specification of BIM implementation) объёмом 31 страница, см. https://www.iso.org/standard/79692.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:79692:en .

Документ разработан техническим подкомитетом ИСО TC59/SC13 «Организация и перевод в электронный вид информации о зданиях и объектах гражданского строительства, включая информационное моделирование зданий (BIM)». Он выпущен взамен ранее действовавших технических спецификаций ISO/TS 12911:2012.

Во вводной части документа отмечается:

«Процессы управления информацией для сектора гражданского строительства определены в нескольких международных стандартах (например, в стандартах серий ISO 19650 – о них также см. мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/09/iso-19650.html - Н.Х.; и ISO 29481). Применение этих стандартов может поддерживаться путем создания структурированных и проверяемых технических спецификаций для входных данных, мер и средств контроля и управления и для выходных данных этих процессов.

Структурированные и проверяемые технические спецификации охватывают широкий спектр ситуаций. С их помощью можно определить:

  • структуру документа по информационному планированию (например, плана выполнения информационного моделирования (BIM));

  • меру управления информацией (например, соглашение о наименовании файлов);

  • содержимое информационного контейнера (например, состав необходимой информации для конкретного типа проектной модели, чертежа или расписания).

Некоторые из этих приложений уже охвачены стандартизированными спецификациями, но эти спецификации обычно имеют форму текстовых описаний, что означает невозможность их использования основанным на правилах программным обеспечением для проверки соответствия ожидаемым результатам.

В данном документе сформулирован системный подход, с помощью которого можно создать структурированные спецификации для любого типа документа по внедрению BIM. После создания эти спецификации по внедрению BIM могут быть переданы тем, кто предоставляет и получает информацию, с тем, чтобы сделать возможной проверку передаваемых материалов - в идеале, с помощью автоматизированных процессов. Спецификации по внедрению BIM разрабатываются таким образом, чтобы их могли прочитать как человек, так и машина. Это достигается за счет чёткого определения требований, которым должны соответствовать материалы, применимых ситуаций, для которых предназначена каждая спецификация, возможные подмножества и исключения, которые необходимо указать. Этот структурированный процесс называется «RASE» (requirement, application, selection, exception - требование, применение, выбор, исключение).

… Настоящий документ предлагает концепцию подготовки спецификаций для внутреннего ввода в эксплуатацию и внедрения информационного моделирования зданий (BIM) как на этапе поставки, так и на этапе эксплуатации. Он описывает структурированный подход, способствующий ясности в ходе процессов разработки, управления и проверки, и предназначенный для использования организациями, которые разрабатывают и применяют эти спецификации.

… Документ применим к зданиям, инфраструктуре, сооружениям и управляемым ландшафтам любого размера и сложности.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Назначение и предыстория
5. Взаимосвязь с другими стандартами
6. Концепция
Приложение A: Порядок разделов
Приложение B: Примеры спецификаций по внедрению BIM
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/79692.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:79692:en

воскресенье, 26 февраля 2023 г.

Что входит в число 10 наиболее приоритетных вещей, если Вы хотите, чтобы сотрудники реально использовали Вашу систему управления документами?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 11 января 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Что входит в число 10 наиболее приоритетных вещей, если Вы хотите, чтобы сотрудники реально использовали Вашу систему управления документами? Это:

1. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

2. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

3. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

4. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

5. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

6. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

7. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

8. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

9. Удобство использования, эффективность и продуктивность;

10. Удобство использования, эффективность и продуктивность.

Если Вы сосредоточите внимание на чём-то ином, то, вероятно, сотрудники не будут использовать Вашу систему.

Это не означает, что Вы не можете выполнять функциональную классификацию документов (пусть даже это подрывает использование системы на практике).

Это не означает, что Вы не можете требовать ввода метаданных (хотя исторический опыт показал, что это также подрывает использование системы на практике).

Это просто означает, что Вы должны задать себе следующий вопрос, прежде чем что-либо внедрять в системе: Улучшает ли это нововведение удобство, эффективность и продуктивность работы пользователя (user experience)?

Важная особенность, связанная с этим вопросом, заключается в том, что Вы сами не сможете на него ответить; и сотрудник, который должен будет выполнять работу, также не сможет ответить на данный вопрос в период проектирования.

Когда людей спрашивают, хотят ли они чего-то, звучащего так, как будто им следует этого хотеть (особенно когда вопрос затрат не поднимается) – они склонны ответить «да». Впоследствии им приходится платить за это «удовольствие», а поскольку о затратах становится известно после принятия проектных решений, им приходится с этим чем-то жить.

Вот почему так много «хороших проектов» терпят неудачу при реализации. Проектные решения выбирают не те люди, которым приходится впоследствии ежедневно расплачиваться за эти решения своими усилиями.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/priorities-1-10-when-you-need-a-person

Судебная практика: Увольнение по электронному заявлению, часть 4

(Окончание, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2023/02/3.html )

Ленинский районный суд Еврейской автономной области в 20 января 2023 года повторно рассмотрел иск гражданина о его незаконном увольнении на основании электронного  заявления об увольнении и вновь оценил аргументы сторон (дело №2-33/2023).

Позиция работодателя

Несмотря на то, что в организации принят кадровый электронный документооборот (КЭДО), письменная форма подачи заявлений в кадровую службу не отменена. Для работы в КЭДО «HRLink», работнику необходимо самому подтвердить вход в личный кабинет, для чего работодателем оформляется приглашение в «HRLink». Информационная система для этого направляет работнику ссылку на сотовый телефон.

После регистрации личного кабинета в КЭДО «HRLink», работник может самостоятельно формировать заявления и подписывать их посредством СМС-кодов, которые также приходят к работнику на сотовый телефон.

Мой комментарий: Интересно, что на всех предыдущих судебных заседаниях работодатель утверждал, что при подписании заявления сотрудником использовалась неквалифицированная электронная подпись.

Сотрудник, воспользовавшись с разрешения заведующей магазина персональным компьютером, установленным в магазине, посредством КЭДО «HRLink» направил заявление об увольнении по собственному желанию, подписанное усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Приглашение сотруднику в систему КЭДО «HRLink» было направлено сотрудником АО Винлаб, по просьбе заведующей магазина, поскольку к ней обратился гражданин с желанием уволиться. На основании поступившего заявления был издан приказ о прекращении трудового договора с работником, который был им лично подписан. После поступления заявления об увольнении, у сотрудника не выяснялись причины увольнения, последствия увольнения не разъяснялись.

Позиция Ленинского районного суда Еврейской автономной области

Суд отметил, что в подпункте «а» пункта 22 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 г. №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъяснено, что расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо в случае, когда подача заявления об увольнении являлась добровольным его волеизъявлением. Если истец утверждает, что работодатель вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию, то это обстоятельство подлежит проверке и обязанность доказать его возлагается на работника.

Обстоятельствами, имеющими значение для дела при разрешении настоящего спора, являются: наличие волеизъявления работника на увольнение по собственному желанию и добровольность волеизъявления работника на увольнение по собственному желанию. Между тем, такого волеизъявления сотрудника на увольнение по собственному желанию, в судебном заседании установлено не было.

Суд отметил, что обстоятельства, установленные в судебном заседании, не позволяют суду сделать вывод о том, какое заявление было подписано лично гражданином в КЭДО «HRLink» посредством СМС-кодов, а также о том, что он действительно видел, какое заявление было сформировано в его личном кабинете, - при том, что вход в личный кабинет в системе «HRLink» возможен при обстоятельствах, изложенных истцом, и этот довод с достоверностью ответчиком не опровергнут.

Работник является слабой стороной в трудовых правоотношениях, между тем работодатель наделен более широким спектром возможностей по доказыванию.

Суд критически отнёсся к объяснению заведующей о том, что сотрудник по выходу на работу уведомил её о своем желании уволиться, попросил разрешение воспользоваться стационарным компьютером, находящимся на рабочем месте и самостоятельно сформировал заявление на увольнение через личный кабинет, отправив его в КЭДО «HRLink», поскольку она состоит с ответчиком в трудовых отношениях, что следует из ее объяснения (кроме того, об уголовной ответственности за дачу заведомо ложных показаний она не предупреждалась).

Кроме того, объяснение не согласуется с материалами дела, согласно которым заявление от имени сотрудника было подано в день выдачи средства создания подписи (УНЭП).

Суд также критически отнёсся к доводу представителя ответчика о том, что на работодателя не возложена обязанность выяснять, до издания приказа об увольнении, причины увольнения работника, а так же разъяснять ему его трудовые права и последствия при подаче заявления об увольнении по собственному желанию.

По мнению суда, работодателю надлежало выяснить причины увольнения работника, при поступлении электронного заявления об увольнении от имени сотрудника, учитывая, что КЭДО в АО Винлаб было введено за 1,5 месяца до такого заявления, само заявление об увольнении от истца было первым заявлением, поданным им и сформированным в системе КЭДО «HRLink» - на следующий день после поступления ему приглашения в систему и в день выдачи УНЭП, и, в связи с этим, могло быть сформировано ошибочно при первичном использовании системы КЭДО; а так же разъяснять работнику его трудовые права и последствия при подаче заявления об увольнении по собственному желанию, в том числе право отозвать его до согласованного сторонами срока.

Суд пришел к выводу о том, что увольнение сотрудника нельзя признать законным, и он подлежит восстановлению на работе, а приказ о прекращении трудового договора с ним подлежит отмене.

Суд признал незаконными и отменил приказ генерального директора о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) с гражданином и восстановил его на работе в должности грузчика-разнорабочего.

Суд взыскал с АО «Винлаб» средний заработок за время вынужденного прогула в размере более 143 тысяч рублей и компенсацию морального вреда в размере 30 тысяч рублей.

Мой комментарий: Это дело показывает, что электронный кадровый документооборот несет в себе новые риски как для работников, так и для работодателей; особенно неоднозначен вопрос о видах электронной подписи, которую используют стороны при оформлении кадровой документации. В данном случае, для подписания заявления об увольнении использовалась облачная усиленная электронная подпись. В трудовом Кодексе использование усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) для подписания таких документов предусмотрено, но вот насчет возможности использования облачной подписи в Кодексе ничего не сказано…

Я сильно сомневаюсь, что все работники в нашей стране готовы к грамотному и безопасному использованию электронных подписей. К сожалению, компьютерная грамотность нашего населения в области электронных подписей оставляет желать лучшего. Подозреваю, что большая часть электронных кадровых документов со стороны работников организации-ответчика оформлялась не ими самостоятельно, а кем-то ещё, кто умеет работать в новой кадровой системе, что нарушает требования законодательства в отношении того, что кадровые документы сотрудник должен писать и оформлять собственноручно.

Еще один вопрос у меня возник в отношении используемой информационной системы. Согласно ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» Трудового Кодекса, электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством «информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями настоящего Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее - информационная система работодателя)». К сожалению, законодатель конкретных функциональных требований к таким системам не определил. Вызывает сомнение правомерность использования для электронного кадрового документооборота облачного программного обеспечения - тем более, что кадровые документы хранятся именно там (т.е. под контролем третьей стороны), а не у самого работодателя.

Источник: сайт Ленинского районного суда Еврейской автономной области
https://leninsky--brb.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=doc&number=6340723&delo_id=1540005&new=&text_number=1

Искусственный интеллект и принятие решений: Людям нужно понимать, почему принимаются те или иные решения

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 3 февраля 2023 года на блоге компании Formtek.

Число приложений искусственного интеллекта (ИИ) растёт, затрагивая все области нашей жизни. Существует бесчисленное множество примеров полезного применения ИИ. Но должны ли мы доверять ИИ-алгоритмам в критически-важных для жизни вопросах? Как мы можем быть уверены, что ИИ-алгоритмы всегда будут делать оптимальный выбор, будут свободны от сбоев и принятия необъяснимо неразумных решений?

Можем ли мы доверить ИИ (см. https://venturebeat.com/2022/06/24/what-is-ai-governance-2/ ) установление расценок на такие продукты, как страхование, вынесение адекватных судебных приговоров по уголовным делам или пилотирование пассажирских самолётов в условиях плохой погоды?

В подготовленном фирмой Deloitte отчёте (см. https://www2.deloitte.com/us/en/insights/industry/financial-services/explainable-ai-in-banking.html ) объясняется, что «то, что ИИ-решения представляют собой загадочные «чёрные ящики», является одним из самых больших препятствий, мешающих организациям реализовывать свои ИИ-стратегии. Модели машинного обучения, перед которыми ставится задачи выявления закономерностей в данных, предсказания и решение сложных проблем, часто являются непрозрачными, скрывающими те механизмы, что находятся «под капотом». Развертывание таких моделей в отсутствие возможности объяснить их результаты создаёт риски».

Пока что применение ИИ в основном не регламентируется законодательством. Законодательство США (см. https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2022/06/21/preventing-harmful-ai-bias-with-fairness-through-awareness/?sh=100c79bc6c83 ), такое как Закон об алгоритмической подотчетности (Algorithmic Accountability Act, https://www.congress.gov/bill/117th-congress/house-bill/6580/text?r=1&s=1 ), стремится установить стандарты для обеспечения безопасности, этичности и прозрачности результатов применения ИИ. Но, скорее всего, такое законодательство - это только начало.

В ходе проведенного компанией Forrester исследования ( https://www.businesswire.com/news/home/20220615005210/en/New-Study-Finds-AI-Benefits-Hinge-on-Explainability-and-Automation-with-a-Human-Touch ) выяснилось, что неуверенность в ИИ-алгоритмах и возможности им доверять приводят к опасениям, которые могут заблокировать принятие и развертывание технологии. По мнению 70% опрошенных организаций, очень важно включать людей в процессы искусственного интеллекта и машинного обучения с целью снижения потенциальных рисков.

Генеральный директор и соучредитель компании Inrule Рик Чомко (Rik Chomko, https://inrule.com/leadership/rik-chomko/ ) говорит, что «Представители высшего руководства организаций постоянно оценивают ИИ как критически важную технологию для будущего своего бизнеса, однако 2/3 организаций испытывают трудности с объяснением решений, которые принимают их ИИ-системы. Встроенная, изначально заложенная в ИИ-систему объяснимость позволит высшим руководителям и учёным, не являющимся узкими специалистами по работе с данными, быстро понимать, почему было принято каждое конкретное решение, и быть уверенными в результатах интеллектуальной автоматизации» ( https://www.businesswire.com/news/home/20220615005210/en/New-Study-Finds-AI-Benefits-Hinge-on-Explainability-and-Automation-with-a-Human-Touch ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/ai-and-decision-making-humans-need-to-understand-why/  

суббота, 25 февраля 2023 г.

Финляндия: Что происходит с SÄHKE2?

Данный пост руководителя отдела управления продуктами Национальных Архивов Финляндии (Kansallisarkisto) Реко Этелявуори (Reko Etelävuori – на фото) был опубликован в социальной сети LinkedIn в конце декабря 2022 года.

Мой комментарий: О финских стандартах SÄHKE и SÄHKE2 я уже рассказывала на блоге, см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/SAHKE и http://rusrim.blogspot.com/search/label/SAHKE2 .

  • Срок действия стандарта SÄHKE2 (от Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen - «Обработка, управление и сохранение электронной документальной информации», объёмом 18 страниц, см. https://www.arkisto.fi/uploads/normit/valtionhallinto/maarayksetjaohjeet/normiteksti_suomi.pdf , стандарт вступил в силу 1 января 2009 года – первоначально на два года, согласно приказу  AL/9815/07.01.01.00/2008 – это был приказ архивной службы о требованиях и возможностях, необходимых для постоянного хранения в электронном виде документальных данных, содержащихся в различных информационных системах, и о создании интегрированного набора систем данных – Н.Х.) в соответствии с распоряжением Национальных Архивов заканчивается 31 декабря 2022 года.

  • Использование содержания и практики применения SÄHKE2 после истечения срока действия приказа поддерживается Рекомендацией Национальных Архивов по использованию модели метаданных SÄHKE2, которая будет опубликована в январе 2023 года.

  • SÄHKE2 регламентирует поддерживаемую структуру данных при передаче архивных информационных материалов на хранение в Национальные Архивы.

В заключение могу отметить (в своей роли владельца продукта SAPA - Sähköisen arkistoinnin palvelu т.е. «Сервис электронного архива»), что с совместимостью SÄHKE2 при разработке SAPA возникали некоторые трудности; однако установленная SÄHKE2 структура по-прежнему хороша в качестве структуры передачи, несмотря на определенные проблемы.

Реко Этелявуори (Reko Etelävuori)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/rekoetelavuori_s%C3%A4hke2-m%C3%A4%C3%A4r%C3%A4ys-muuttuu-suositukseksi-activity-7011755427843436546-4H1f/

Управление данными: Объединение данных из различных источников с помощью «смешивания данных»

Данная заметка Дика Вейсингера (Dick Weisinger – на фото) была опубликована 11 января 2023 года на блоге компании Formtek.

Смешивание данных (data blending) - это метод объединения данных из нескольких источников. Данные объединяются в новый набор данных, который затем можно использовать для анализа или визуального представления. Недавно многие аналитические продукты, такие как Tableau и Google Data Studio, добавили функциональные возможности для смешивания данных.

При анализе данных часто бывает важно расширить объём обрабатываемого набора данных с тем, чтобы повысить качество деловых решений и бизнес-аналитики.

Обычно при смешивании данных (см. https://en.wikipedia.org/wiki/Data_blending ) существуют первичный и вторичный источники данных, однако количество источников не обязано ограничиваться лишь двумя. Объединенные данные не обязательно должны иметь единый файловый формат или состав. Например, данные могут происходить из таблиц базы данных, текстовых файлов, файлов XML, JSON, и из иных источников структурированных и полуструктурированных данных.

Исследование компании Forrester (см. https://en.wikipedia.org/wiki/Data_blending ) показало, что более половины компаний смешивают данные, полученные из более чем 50 различных источников данных; а 12% смешивает данные из более чем 1000 источников. В будущем (см. https://hbr.org/resources/pdfs/comm/alteryx/19373_HBR_Alteryx_Report_August2015_webview.pdf ) такие технологии, как Интернет вещей (IoT), смогут генерировать данные от сотен различных типов устройств, которые необходимо будет агрегировать и консолидировать - то, что компания Ovum называет «аналитикой вещей».

Вице-президент компании DataBricks Рик Шульц (Rick Schultz, https://www.linkedin.com/in/rischultz/ ) говорит, что «решения для смешивания данных также предлагают новую скорость и удобство использования благодаря графическим интерфейсам перетаскивания (drag-and-drop), которые дают пользователю возможность видеть, как данные преобразовываются на каждом этапе процесса, и позволяют ему вникать в детали. Все это позволяет руководителям принимать обоснованные и разумные деловые решения быстро и без необходимости полагаться на помощь специалиста по данным или ИТ-специалиста» ( https://hbr.org/resources/pdfs/comm/alteryx/19373_HBR_Alteryx_Report_August2015_webview.pdf ).

Дик Вейсингер (Dick Weisinger)

Источник: блог компании Formtek
https://formtek.com/blog/data-management-merging-data-sources-with-blending/

пятница, 24 февраля 2023 г.

Почему служба управления документами, основное внимание уделяющая исполнению законодательно-нормативных требований - это политический неудачник, которого легко недофинансировать

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 10 января 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Почему служба управления документами, основное внимание уделяющая исполнению законодательно-нормативных требований - это политический неудачник, которого легко недофинансировать? Это просто вопрос приоритетов.

Что первым попадёт на первые полосы газет – основные сервисы, которые не справляются из-за того, что они не финансируются должным образом, или сервисы управления документами, которые работают неважно по тем же причинам?

Даже если бы контролирующие органы пришли и провели аудит, я живо представляю себе, что было бы написано, если бы государственные орган был бы признан несоблюдающим законодательно-нормативные требования (чем грешат все).

Легко себе представить, как во время ответов на вопросы депутатов парламента соответствующего министра спрашивают, почему деятельность по управлению документами не финансировалась должным образом, на что он отвечает: «Я не собираюсь отдавать приоритет административным мелочам по сравнению с оказанием государственных услуг гражданам и организациям». И министр продолжил бы говорить дальше о спасении детей, поддержке меньшинств, семей рабочих и т.д.

Такие люди набрали бы полные 5 баллов в опросах, потому что их электорат – это австралийцы, а австралийцы - против авторитаризма и обожают всё, что выглядит как изничтожение бюрократии (вот если бы это была Америка, то разговор шёл бы просто о сокращении бюрократических барьеров).

Дело в том, что в государственных органах очень легко отмахнуться от повестки обеспечения соответствия законодательно-нормативным требованиям, потому она не является главным вопросом, которым занимается организация (если, конечно, Вашим регулятором не является AUSTRAC – в этом случае Вы просто делаете то, что регулятор Вам говорит).

Мой комментарий: Австралийский центр отчетности и анализа транзакций (Australian Transaction Reports and Analysis Centre, AUSTRAC) - это орган финансовой разведки правительства Австралии, который отвечает за мониторинг финансовых транзакций с целью выявления случаев отмывания денег, финансирования организованной преступности, уклонения от уплаты налогов, мошенничества с социальными пособиями и финансирования терроризма. (Источник: Википедия, https://en.wikipedia.org/wiki/Australian_Transaction_Reports_and_Analysis_Centre ).

Как изменилась бы эта ситуация, если бы деятельность служб управления документами давала непосредственную деловую отдачу, а проекты в этой области несли бы ответственность за увеличение эффективности и продуктивности основных услуг и сервисов на 10% ежегодно?

Тогда, возможно, министру могли бы задать вопрос: «Почему вы чрезмерно финансируете свою службу управления документами?», и ответ был бы: «Проекты в области управления документами позволили нам ежегодно увеличивать объёмы предоставления основных услуг государственного органа на 10%, а это означает, уважаемый г-н спикер, что мы спасли на 10% больше детей, помогли на 10% большему числу представителей меньшинств и т.п. и т.д., - а если бы партия XYZ столь же хорошо управляла бы документами, пока она была у власти, то мне не пришлось бы вытаскивать нас из этой неразберихи» и т.п. и т.д…

Какой бы из приведенных возможных ответов Вы предпочли бы услышать из уст Вашего министра?

В каком случае деятельность по управлению документами получит финансирование?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-records-as-a-compliance-centre

Требования к формированию электронных документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

ФНС России приказом от 28 декабря 2022 года №ЕД-7-14/1267@ утвердил «Порядок взаимодействия с регистрирующим органом при направлении документов, необходимых для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в форме электронных документов, а также требований к формированию таких электронных документов», в котором в том числе установлены требования к формированию электронных документов, необходимых для регистрации (раздел II)

Формирование электронных документов, необходимых для регистрации, должно осуществляться с учетом следующих требований (п.9):

При направлении электронных документов, необходимых для регистрации, заявителем (в том числе в случае, когда заявителем является нотариус):

  • Необходимые для государственной регистрации заявление, уведомление, сообщение формируются в виде файла формата ods, xls (xlsx), tif, pdf, в виде файла формата xml, созданного с использованием xml-схем и обеспечивающего считывание и контроль представленных данных;

  • Иные документы формируются в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов;

  • Необходимые для регистрации решения органов управления юридического лица могут быть сформированы в том числе с использованием электронных сервисов ФНС России в форме электронного документа, подписанного УКЭП уполномоченного лица. Решения формируются в виде файла (файлов) документа в электронном виде, содержащего элементы визуализации электронной подписи (сведения о сертификате ключа проверки электронной подписи, его владельце и сроке действия), с файлами УКЭП. Если такое решение подписано УКЭП уполномоченного лица, то его личная подпись не ставится.

При направлении электронных документов, необходимых для регистрации, нотариусом в случаях, когда он не является заявителем, Минюстом России (его территориальными органами), Банком России и многофункциональным центром необходимые для государственной регистрации заявление, уведомление, сообщение и иные документы формируются в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов.

Формирование электронных документов в виде файлов с отсканированными с бумажных носителей образами документов может осуществляться в формате tif, pdf (п.10).

Документы на бумажных носителях, содержащие несколько листов, сканируются в один файл.

Формирование документов при направлении через мобильное приложение может осуществляться в формате jpeg, xls (xlsx), pdf.

Электронные документы в зависимости то от того, кто его сформировал, подписываются УКЭП (п.11):

  • Заявителя;

  • Нотариуса;

  • Банка России;

  • Минюста России (его территориальных органов);

  • Уполномоченного работника многофункционального центра.

На каждый электронный документ при его подписании УКЭП формируется файл с такой электронной подписью (п.12).
 
Направление электронных документов, необходимых для регистрации, в регистрирующий орган
 
Для направления в регистрирующий орган документы упаковываются в один архивный файл формата zip (архивный файл) (п.13).

В архивный файл помимо самих документов, должны включаться файл в формате xml с описью вложенных документов, необходимых для регистрации (опись вложения), и файл в формате xml с описанием транспортной информации.

После направления архивного файла участникам взаимодействия автоматически направляется содержащее уникальный номер сообщение о его доставке в Межрегиональную инспекцию Федеральной налоговой службы по централизованной обработке данных (МИ ФНС России по ЦОД) (п.14).

При выявлении в ходе форматно-логического контроля архивного файла его несоответствий требованиям участникам взаимодействия автоматически направляется сообщение о невозможности его обработки, содержащее информацию о выявленных несоответствиях форматно-логического контроля (п.15).

Не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрирующим органом архивного файла, участникам взаимодействия автоматически направляется архивный файл формата zip, содержащий (п.16):

  • Файл с распиской в получении документов, содержащей входящий номер и дату получения регистрирующим органом электронных документов, необходимых для регистрации, уникальный номер, перечень полученных регистрирующим органом документов, сформированный на основании описи вложения, дату готовности документов, формируемых регистрирующим органом по результатам их рассмотрения;

  • Файл с УКЭП регистрирующего органа.

По результатам рассмотрения регистрирующим органом документов, необходимых для регистрации, участникам взаимодействия (п.17) направляется архивный файл формата zip, содержащий:

  • Электронный документ или электронные документы, соответствующий (соответствующие) принятому регистрирующим органом решению;

  • Файл с УКЭП уполномоченного должностного лица регистрирующего органа на каждый электронный документ, который подписан такой электронной подписью.

 Действия, осуществляемые в МИ ФНС России по ЦОД
 
Направленный участниками взаимодействия (за исключением регистрирующего органа) архивный файл поступает в МИ ФНС России по ЦОД. При этом участникам взаимодействия (за исключением регистрирующего органа) в режиме реального времени автоматически направляется сообщение о доставке архивного файла (п.18).

Поступивший в МИ ФНС России по ЦОД архивный файл проходит форматно-логический контроль (п.19):

  • На наличие в нем файла с описанием транспортной информации и описи вложения,

  • На наличие в нем документов, необходимых для регистрации, указанных в описи вложения,

  • На отсутствие искажения таких электронных документов,

  • На соответствие УКЭП, которой подписаны документы, требованиям законодательства РФ, регулирующего отношения в области использования электронных подписей.

Мой комментарий: Интересно, что в документе почему-то не упоминаются действия по проверке действительности УКЭП, которыми подписаны полученные документы.

Архивный файл с результатами его форматно-логического контроля и уникальным номером сохраняется в соответствующей базе данных МИ ФНС России по ЦОД не менее двух лет, следующих за днем его получения МИ ФНС России по ЦОД (п.22).

Поступившие в МИ ФНС России по ЦОД из регистрирующего органа архивные файлы формата zip, содержащие электронные документы сохраняются в базе данных МИ ФНС России по ЦОД не менее двух лет, следующих за днем их получения МИ ФНС России по ЦОД (п.24).

Действия, осуществляемые в регистрирующем органе
 
При наличии направленных в регистрирующий орган архивных файлов в отношении каждого архивного файла в автоматическом режиме осуществляется:

  • Получение архивного файла и его распаковывание;

  • Регистрация включенных в него документов, необходимых для регистрации, с присвоением им входящего номера;

  • Формирование файла формата odt, doc (docx), rtf, pdf с распиской в получении документов и его подписание УКЭП регистрирующего органа;

  • Формирование для передачи в МИ ФНС России по ЦОД архивного файла, содержащего файл с распиской в получении документов и файл с УКЭП регистрирующего органа.

Мой комментарий: При регистрации в регистрирующем органе документов также не предполагается проверка действительности УКЭП.

По результатам рассмотрения регистрирующим органом электронных документов, необходимых для регистрации, осуществляется (п.26):

  • Формирование электронного документа или электронных документов, соответствующего (соответствующих) принятому регистрирующим органом решению. Они формируются в формате odt, doc (docx), rtf, tif, pdf и подписываются УКЭП территориального органа ФНС России;

  • Формирование для передачи в МИ ФНС России по ЦОД архивного файла формата zip, содержащего электронный документ (электронные документы) и файл с УКЭП уполномоченного должностного лица регистрирующего органа на каждый электронный документ, подписанный такой электронной подписью.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=439548 

четверг, 23 февраля 2023 г.

Оцифровка в пост-ковидном мире

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 16 января 2023 года на сайте компании Lucidea.

Глядя на то, как учреждения сканируют или фотографируют переплетенные материалы, рукописи, произведения искусства, карты, прозрачные материалы (такие как негативы на плёнках или стеклянных пластинках), ткани, артефакты и образцы, - потребность в цифровых материалах кажется не имеющей границ.

Цифровые коллекции развиваются благодаря вложению времени, усилий и ресурсов. Каким бы совершенным ни был охват какой-либо тематики, всегда есть возможности для улучшения: можно добавить больше изображений, повысить качество цифрового захвата и сканирования, а также использовать более подробные данные. По мере распространения интереса академических исследований на всё более специализированные области, архивные коллекции будут разрастаться в геометрической прогрессии, равно как и их оцифрованные дублёры.

Оцифровка представляет собой фундаментальный сдвиг в том, как осуществляется доступ к коллекциям и их защита; и её осуществление сводит вместе различные сектора исследовательских сообществ. Например, учёные создают или используют электронные ресурсы в интересах проведения своих исследований; модели дистанционного обучения побуждают педагогов собирать ресурсы в Интернете; а издатели интегрируют печатные издания с электронными, чтобы охватить более широкую аудиторию. Кроме того, интерактивные возможности Интернета открывают для архивов новые возможности для формирования глобальных сообществ пользователей в интересах использования своих коллекций.

Covid-19 и оцифровка

В конце 1990-х - начале 2000-х годов многие учреждения создали фундаментальные цифровые практики и активно развивающиеся программы оцифровки. Однако пандемия COVID-19 заставила ряд организаций, которые ранее не оцифровывали свои фонды, наконец-то внедрить программы оцифровки.

В своей статье об оцифровке коллекции по местной истории в публичной библиотеке города Чикаша (Chickasha Public Library) в штате Оклахоме, Мишель Скиннер (Michelle Skinner) отмечает, что пандемия коронавируса подтолкнула учреждения к устранению ряда препятствий для доступа:

«Процедуры безопасности в связи с пандемией COVID-19 увеличили для библиотек необходимость создания цифровых программ, а также обеспечения расширенного доступа к информации в большем количестве форматов. Размещение документов в онлайн-доступе - без платного доступа и/или обязательной индивидуальной подписки на веб-сайты – очень значительно увеличивает число людей, которые могут получить доступ к информации, а также поощряет самостоятельные исследования и открытия.»

Далее она говорит:

«Оцифровка первоисточников также может стать возможностью… внести свой вклад в историческое повествование, привлекая внимание к голосам и опыту маргинализированных сообществ, которые часто упускались из виду или представлялись в ложном свете -  обеспечивая, таким образом, более точную и инклюзивную историю. Материалы мимолётного характера (ephemeral documents), такие как письма, личные воспоминания или фотографии, могут дать представление о повседневной жизни обычных людей. Подобные детали могут сделать историю более живой, иллюстрируя уникальную борьбу и триумфы определенного сообщества, а также то, как эта история связана с более универсальными темами.»

Новые проекты и новая нормальность

Во время пандемии резко выросли объёмы использования онлайн-коллекций пользователями архивов, а хранилища, в свою очередь, отреагировали на это, переключившись на взаимодействие с пользователями через цифровые каналы. Кроме того, возросли темпы создания цифровых материалов, скорее всего из-за того, что пандемия вынудила хранилища переориентировать свои усилия на уже имеющиеся или начатые коллекции и проекты, а не на приобретение новых коллекций. Помимо этого, средства, которые ранее предполагалось выделить на проведение публичных мероприятий, теперь могли быть направлены на такие проекты, как проекты оцифровки.

Скорость, с которой архивные организации отреагировали на различные связанные с COVID-19 изменения, возможно, была даже выше, чем их усилия по оцифровке. Например, пандемия вынудила многие архивные учреждения рассматривать дистанционную работу как единственный жизнеспособный способ работы. При иных обстоятельствах дистанционная работа была бы невозможна, однако пандемия потребовала от учреждений быстрой реализации работоспособного решения.

Удаленный доступ

До пандемии создание более надежных онлайн-коллекций и инфраструктуры не входило в число главных деловых задач многих организаций. Отсутствие поддержки со стороны высшего руководства, боязнь сопротивления пользователей изменениям, недостаточная ИТ-инфраструктура и организационная разрозненность также препятствовали принятию на себя обязательств и практическому осуществлению необходимых изменений. Эти проблемы, вероятно, сохранятся в долгосрочной перспективе. Однако рост масштабов дистанционной работы, изменение потребностей и предпочтение пользователями возможности дистанционных исследований сделали оцифровку архивных фондов приоритетной задачей для многих организаций.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/digitization-in-a-post-pandemic-world/

Как сформулировать свой манифест об управлении документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 7 февраля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Согласно Википедии (источнику всей мудрости мира :)), манифест - это «опубликованная декларация о намерениях, мотивах и/или взглядах того, кто её выпустил».

У деклараций богатая история - от библейских десяти заповедей до коммунистического манифеста и речи президента Джона Кеннеди по случаю высадки человека на Луну.

Если Вы ещё его не видели, Вам стоит взглянуть на «Манифест гибкой разработки программного обеспечения» (Agile Manifesto, с большой буквы A – это документ, содержащий описание ценностей и принципов гибкой разработки программного обеспечения, опубликованный в феврале 2001 года, см. http://agilemanifesto.org/iso/ru/manifesto.html - Н.Х.) - именно от него пришло понятие «гибкой разработки» (Agile), каким мы его знаем сегодня. Движение Agile полностью трансформировало разработку программного обеспечения, превратив её из монолитного и преимущественно линейного процесса (ориентированного на метод «водопада» - waterfall), в рамках которого сразу всё проектировалось изначально и который сплошь и рядом не давал ожидаемых результатов - в быстро дающие деловую отдачу процессы, позволяющие людям оценить, действительно ли эти процессы дают то, что им необходимо, ещё до того, как будет истрачен весь бюджет проекта, а не после.

Я считаю, что написание манифеста является стоящим упражнением для тех, кто планирует оставаться в профессии более 5-10 лет, по той простой причине, что этот документ заставляет нас задуматься о том, где мы находимся, и куда, по нашему мнению, мы должны прийти - и внятно это сформулировать.

Когда у нас действительно есть полная ясность в этом вопросе, становится ясным целый ряд других вещей, таких, как:
  • Компетенции, знания и навыки, которые нам нужны, чтобы добиться успеха;

  • Отдача, которую мы даём (или должны давать) нашим организациям;
И если мы публикуем своё мнение об этих вещах, то другие люди могут захотеть заняться ими вместе с нами - поскольку что они знают, что мы думаем.

Я предложил группе, в состав которой я в последнее время вхожу, идею о том, что мы должны написать манифест, и сам подготовил первый его проект. Несмотря на то, что особого энтузиазма группой проявлено не было (иногда Вы оказываетесь не столько лидером, сколько чудаком, бродящим вокруг в одиночку), я получил удовольствие от этого упражнения и нашел в нём пользу. Написание этого документа заставило меня логически последовательно сформулировать, в каком направлении, с моей точки зрения, нам следует двигаться.

Текст данного манифеста приведен ниже - возможно, Вы найдете в нём что-то, что Вам понравится.

Независимо от того, заинтересует ли Вас мой документ или нет, пожалуйста, подумайте о том, чтобы написать свой собственный манифест – пусть даже только для того, чтобы привести в порядок собственные мысли (и не стесняйтесь брать и использовать написанные мною формулировки, изменять их и вообще делать с ними всё, что Вам захочется - сделайте их лучше).

Новый манифест управления документами (версия Карла Мелроуза)

Управление документами и информацией - это профессиональная управленческая дисциплина.

Организации нанимают нас для повышения эффективности и производительности своей деятельности.

Мы стремимся использовать наши компетенции, знания и навыки для повышения эффективности организации. Мы даем отдачу, обеспечивая, чтобы сотрудники получали правильную информацию, в нужное время и в нужном месте, а также нужного уровня качества, позволяющую им выполнять свою работу эффективно и продуктивно.

Это означает, что мы внедряем только те практики, которые повышают эффективность и производительность в тех условиях, в которых наша организация осуществляет свою деятельность.

Мы признаем, что то, что работает в одной организации, может не работать в другой, и что наилучшая практика является лишь рекомендацией; и мы стремимся придавать наибольший приоритет достижению повышения эффективности и продуктивности по сравнению с другими показателями внедрения практики.

Мы также признаем, что управление документами и информацией осуществляется в конкурентной среде, в которой существует множество способов достижения результатов, и в которой нашим практикам приходится конкурировать за финансирование с достигающими тех же целей практиками других дисциплин. Это означает, что для того, чтобы мы могли расти и процветать, наши практики должна обеспечивать приемлемые уровни эффективности и производительности в наших организациях, в конкуренции с другими практиками.

Поскольку мы - профессионалы, мы строго измеряем показатели эффективности и производительности для того, чтобы быть уверенными, что наша практика действительно обеспечила ожидаемые улучшения. Когда же это не так, мы не боимся признать это и стремимся разобраться с причинами неудачи, чтобы иметь возможность изменить практику, достичь целевого повышения эффективности и поделиться тем, что мы узнали, с нашими коллегами и профессиональным сообществом.

Сложная природа документированной информации означает, что единственный способ, позволяющий нам в долгосрочной перспективе эффективно защищать целостность, подотчетность и прозрачность деятельности наших организаций - это внедрение практик, соответствующих зрелости наших организаций и позволяющих их быть эффективными сегодня.

Мы признаем, что сейчас нам приходиться управлять документами и информацией в период огромных технологических изменений и существования рынка альтернативных способов повышения эффективности и производительности. Это означает, что характер нашей работы должен измениться, поскольку изменяются те проблемы, решения которых от нас ожидает рынок. Чтобы достичь этого, мы стремимся к непрерывному профессиональному и междисциплинарному обучению и к экспериментам. Выполняемая работа меняется, однако наша ключевая ценность - ценность «правильной информации» только повышается.

В виду этого мы признаём, что в прошлом мы накладывали на себя искусственные ограничения, мешавшие нам воспринять новые технологии, но теперь мы стремимся эффективно управлять любыми способами, применяемыми нашими организациями для документирования информации или доставки информации деловым процессам с использованием носителей или сред хранения/передачи информации любого вида.

Технологии как были на протяжении тысячелетий, так и ныне являются краеугольным камнем нашей профессии. В этом плане информационные технологии ничем не отличаются, и мы знаем, что для того, чтобы работать эффективно, нам необходимо разбираться во всех технологиях, которые наши организации используют для документирования информации, и нам следует расширять свои знания с тем, чтобы иметь возможность понять, как и в чём наша практика должна быть согласована с технологиями.

Мы также признаем, что неудача любого специалиста по управлению документами и информацией является неудачей всей нашей профессии, и это означает, что каждый из нас должен приложить усилия для нашего общего успеха. Единственный для нас способ по-настоящему добиться успеха, это добиться его всем вместе.

Мы намерены регулярно встречаться с коллегами по профессии, чтобы делиться практическим опытом, коллективно решать сложные проблемы и вместе достигать новых уровней успешности и эффективности. Мы знаем, что только работая вместе мы можем поднять нашу профессию на новые высоты.

Мы стремимся к повышению эффективности и производительности, добиваясь этого посредством обеспечения того, чтобы нужные сотрудники получали правильную информацию, в нужное время и в нужном месте, а также нужного уровня качества, позволяющую им выполнять свою работу эффективно и продуктивно.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/writing-your-records-manifesto

среда, 22 февраля 2023 г.

Бывший Главный архивист Новой Зеландии ставит вопрос о качестве внедрений Microsoft 365 в государственном секторе

Данная заметка Роба О'Нила (Rob O'Neill – на фото) была опубликована 16 января 2023 года на новозеландском новостном сайте New Zealand Reseller News.

«Вечнозеленый» и постоянно эволюционирующий характер SaaS-продуктов требует активного надзора и бдительности.

Органы и учреждения государственного сектора должны проявлять бдительность в отношении того, как они используют и настраивают такие системы, как Microsoft 365, предупредил бывший Главный архивист Новой Зеландии.


Бывший Главный архивист Новой Зеландии Стивен Кларк (Stephen Clarke)

Внедрение «вечнозелёных» (т.е. постоянно обновляемых – Н.Х.) программных решений для управления информацией, и чаще всего - решения Microsoft 365, приводит к ряду проблем, предупредил глава Архивов Новой Зеландии (на языке маори - Te Rua Mahara o te Kāwanatanga) в ежегодном отчёте архивного ведомства о состоянии управления документами в государственном секторе.

«При правильной настройке - это надёжные системы управления информацией, однако «вечнозеленый» и постоянно эволюционирующий характер этих продуктов требует активного надзора и бдительности для обеспечения того, что конфигурации систем остаются актуальными и эффективными для организаций-пользователей», - пишет ушедший в октябре 2022 года в отставку со своего поста Стивен Кларк.

При внедрении пакета программ Microsoft 365 следует обеспечить его тщательное конфигурирование и настройку, чтобы обеспечить соответствие государственным стандартам управления информацией и документами, а также Закону о государственных документах (Public Records Act), - пишет Кларк.

«Внедрение облачного офисного пакета программ Microsoft 365 в качестве платформы для управления информацией и управления документами трансформировало государственный сектор как здесь, так и за Тасмановым морем (т.е. в Австралии – Н.Х.): организации теперь могут получить доступ к более чем 100 приложениям по одной лицензии», — отмечает Кларк.

Однако главный вопрос, который задают государственные органы и поставщики услуг, следующий: «соответствует ли Microsoft 365 законодательно-нормативным требованиям?».

Архивы Новой Зеландии, которым самим пришлось извиняться в декабре 2022 года за утечки данных из их систем ( https://www.reseller.co.nz/article/704186/privacy-commissioner-welcomes-apology-from-archives-nz-after-breach/ ), дали ответ на этот вопрос в виде руководства по обязательствам государственного сектора в соответствии со стандартами, и по тому, как их исполнять с использованием Microsoft 365.

«Сюда входит помощь с настройкой и конфигурированием, обеспечение надлежащего уровня лицензирования управления, использование дополнений третьих сторон для поддержки функциональных возможностей для управления информацией и документами, а также расширение знаний организации об административных приложениях и инструментах, используемых для управления информацией в Microsoft 365».

Архивы Новой Зеландии также предоставили организациям рекомендации по применению программного обеспечения и исполнению их обязательств посредством использования оптимальной конфигурации, правильных лицензионных соглашений и интеграции с электронными системами управления документами и контентом (EDRMS) и/или системами управления корпоративным контентом (ECM).

В течение 2022 года Архивы Новой Зеландии также изучали вопрос о том, могут ли инструменты машинного обучения и гипермасштабируемые облачные возможности помочь с анализом информации и с решением других информационных и архивных проблем.

Архивное ведомство получило финансирование от Инновационного фонда партнерства электронного правительства (Digital Government Partnership Innovation Fund) для проведения проверки концепции.

В период с февраля по июль 2022 года активность в рамках проекта была направлена на проверку возможности использования этих инструментов для автоматической классификации информации и документов и для определения соответствующих указаний по срокам хранения и действиям по их истечении. Также изучалась возможность выявления с помощью этих инструментов важных для сообществ материалов, и, в частности, информации, представляющей интерес для народа маори.

Работая совместно с государственными органами и сотрудничая с технологическими партнерами Microsoft и Amazon Web Services, а также с экспертами по управлению информацией, Архивы Новой Зеландии пришли к выводу, что эти задачи возможно решать с высокой степенью точности.

Однако ещё один проект пошёл не так хорошо. Архивы Новой Зеландии сообщили, что они «прекрасно осведомлены» о проблемах с функционированием своей системы поиска по материалам архивных коллекций (Collections Search) с момента её запуска в феврале 2022 года.

«Цель системы поиска по коллекциям - облегчить нашим клиентам доступ к коллекциям, и мы признаем, что это не всегда удавалось», - пишет Кларк. «Мы по-прежнему намерены сотрудничать с нашим поставщиком над улучшением данной системы с тем, чтобы обеспечить её полноценное функционирования и непрерывно положительные впечатления клиентов по мере исправления системы.»

Кларк ушел с поста Главного архивиста, чтобы искать возможности, более тесно увязанные с цифровыми технологиями и трансформацией.

С октября 2022 года Кларк работает директором по цифровым исследованиям в Министерстве внутренних дел, выполняя проект изучения рынка для применения нарождающейся технологии «озера данных» (data lake), с целью получения отдачи от неструктурированных данных в облаке, а также обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований как потребительской услуги.

Начиная с 17 октября 2022 года и на срок не менее шести месяцев исполняющим обязанности Главного архивиста будет г-жа Анахера Мореху (Anahera Morehu).

Роб О'Нил (Rob O'Neill)

Источник: сайт New Zealand Reseller News
https://www.reseller.co.nz/article/704558/chief-archivist-targets-quality-public-sector-microsoft-365-rollouts/

Порядок ведения в электронной форме единого цифрового реестра граждан, имеющих право на государственную поддержку при улучшении жилищных условий

Минстрой России приказом от 30 января 2023 года №51/пр утвердил «Порядок ведения в электронной форме единого цифрового реестра граждан, которые имеют право на государственную поддержку в улучшении жилищных условий в рамках реализации государственной программы Российской Федерации «Обеспечение доступным и комфортным жильем и коммунальными услугами граждан Российской Федерации»».

Ведение единого реестра осуществляется на русском языке в электронной форме на базе Информационной системы специального назначения учета выданных и оплаченных государственных жилищных сертификатов, оператором которой является федеральное казенное учреждение «Объединенная дирекция по реализации федеральных инвестиционных программ» Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ, с использованием информационной системы ведения единого реестра (ИС «Единый реестр») (п.2).

В единый реестр подлежат включению сведения по 14 категориям граждан, которые имеют право на государственную поддержку в улучшении жилищных условий в рамках в рамках государственной программы (п.3).

Поставщиками информации в единый реестр являются (п.14):

  • Уполномоченные исполнительные органы субъектов РФ;

  • Уполномоченное подразделение Министерства внутренних дел РФ (подразделение МВД России);

  • Органы местного самоуправления закрытых административно-территориальных образований, а также органы местного самоуправления муниципальных образований, в границы которых включены территории, ранее входившие в закрытые административно-территориальные образования (органы местного самоуправления ЗАТО);

  • Администрация города Байконура.

Оператором ИС «Единый реестр» (оператор) является Учреждение (п.5).

Оператор обеспечивает (п.6):

  • Бесперебойное ежедневное и круглосуточное функционирование ИС «Единый реестр»;

  • Возможность внесения в реестр сведений граждан;

  • Защиту содержащихся в реестре сведений посредством применения организационных и технических мер защиты информации, а также осуществления контроля за эксплуатацией ИС;

  • Сохранность включенных в реестр сведений.

Основными целями создания единого реестра являются (п.7):

  • Проведение инвентаризации федеральных и муниципальных очередей граждан, перед которыми в рамках государственной программы имеются федеральные (региональные) жилищные обязательства;

  • Определение направлений долгосрочного планирования расходов федерального бюджета на жилищное обеспечение граждан в рамках государственной программы;

  • Повышение качества и прозрачности ведения учета граждан, которые имеют право на государственную поддержку в улучшении жилищных условий в рамках реализации государственной программы.

Обработка информации, подлежащей размещению в ИС, а также ее хранение осуществляются в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных» (п.9).

Согласие гражданина, сведения о котором подлежат включению в реестр, на обработку его персональных данных подтверждается заявлением о принятии его в состав участников государственной программы, поданным гражданином в исполнительный орган субъекта РФ или орган местного самоуправления (администрацию города Байконур, орган местного самоуправления ЗАТО, подразделение МВД России).

Персонификация сведений в реестре осуществляется на основании страхового номера индивидуального лицевого счета в системе индивидуального (персонифицированного) учета получателя мер социальной защиты (поддержки) (п.10).

Доступ к ИС «Единый реестр» предоставляется при соблюдении требований законодательства Российской Федерации в сфере защиты персональных данных уполномоченным должностным лицам (п.11):

  • Оператора;

  • Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ;

  • Исполнительных органов субъектов РФ;

  • Органов местного самоуправления ЗАТО;

  • Администрации города Байконур;

  • Подразделений МВД России.

Поставщики информации обеспечивают своевременное внесение в единый реестр (п.12):

  • Сведений о новых семьях граждан, ставших участниками государственной программы;

  • Информации о снятии очередников - участников государственной программы с учета нуждающихся в жилых помещениях, а также информации о других основаниях, дающих право снимать граждан с учета.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=438808

вторник, 21 февраля 2023 г.

Национальные Архивы США: Последние новости о методе Capstone

Данный пост ведущего аналитика Национальных Архивов США по вопросам политики управления электронными документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) был опубликован 12 января 2023 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Использование систем обмена электронными сообщениями теперь часто заменяет общение, которые ранее осуществлялось по электронной почте. Федеральные органы исполнительной власти давно стремились решить проблемы применения федеральных требований к управлению документами в отношении электронных сообщений. Чтобы решить эту проблему, мы (Национальные Архивы США, NARA – Н.Х.) недавно выпустили несколько руководств, позволяющих органам исполнительной власти применять один и тот же метод «верхушки пирамиды» (Capstone) как для электронной почты, так и для электронных сообщений. Хотя использование метода Capstone одновременно для электронной почты и для электронных сообщений не является обязательным, оно действительно предлагает органам исполнительной власти отработанную структуру для более эффективного управления этими важными документами.

5 января 2023 года наш офис (офис директора по управлению документами в федеральном правительстве (Office of the Chief Records Officer) – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) выпустил Бюллетень NARA 2023-02 (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02 ) «Расширение сферы применения ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения» (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages). Этот бюллетень позволяет федеральным органам исполнительной власти, как вариант, относить к документам постоянного срока хранения электронные сообщения исполнителей высокоуровневых ролей и должностей; одновременно относя электронные сообщения всех остальных сотрудников к числу документов временного срока хранения.

11 января 2023 года наш офис внёс обновления (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-18-2023 ) в типовые перечни видов документов с указанием сроков хранения, в том числе в типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта и другие электронные сообщения, управляемые по методу Capstone» (Email and Other Electronic Messages Managed Under a Capstone Approach). Мы также обновили наши ответы на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Questions, https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs06-1-faqs.html ), касающиеся бюллетеня и перечня GRS 6.1.

По вопросам о Бюллетене обращайтесь по адресу rmpolicy@nara.gov . По вопросам о типовых перечнях, пишите по адресу GRS_Team@nara.gov .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/01/12/recent-capstone-updates-from-nara/

Что следует знать каждому специалисту по управлению документами - текущий уровень эффективности процесса

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 6 февраля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

Какая часть не сумевших получить финансирование программ управления документами столкнулась с этой проблемой из-за расплывчатости своих обещаний повысить эффективность деловой деятельности организации? Я думаю, что большинство из них.

Кто будет доверять нашим обещаниям повысит эффективность и производительность, если мы не сможем на языке цифр сказать, что улучшение будет «от x до y»? А чтобы сделать это, Вам нужно знать цифры.

Единственный способ узнать цифры - пойти и собрать данные самостоятельно.

Я полагаю, что высшее руководство организаций действительно верит статистике консультационной фирмы IDC и других компаний, касающейся того, сколько человеко-часов теряется на поиск информации.

Но они просто не могут принимать на основе этих данных инвестиционные решения, - потому что средние значения в статистике не показывают им, куда и во что следует инвестировать.

Руководство ждёт, когда их подчинённые придут к ним с конкретными и измеримыми решениями. Почему бы нам не взять это на себя?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/things-every-records-manager-should

понедельник, 20 февраля 2023 г.

Коллективная самозащита и сговор вокруг фикции исполнения архивных требований в управлении документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 9 января 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами)

В данном посте представлен ещё не полностью сформировавшийся набор идей, - но иногда мне приходится писать о важных вещах именно для того, чтобы лучше сформулировать свои мысли. Я очень хотел бы знать, что Вы о них думаете. Это означает, что в этих идеях есть неувязки, и есть моменты, которые я ещё не до конца продумал - надеюсь, Вы выскажете свои замечания и предложения, и поможете мне увидеть то, что я не заметил сам. Это должно стать началом дискуссии.

В последнее время я размышлял над тем, что многие из учреждений и организаций, с которыми я сотрудничал в течение последние 5 лет, имеют политику, в которой говорится, что «XYZ является официальной системой управления документами организации».

Кроме того, у них также имеется одна или несколько деловых систем, и 90% деловой деятельности организации осуществляется в деловой системе (или системах), которые (официально) НЕ являются документными системами – так сказано в политике.

В данный момент я учусь на магистерских курсах по организационной динамике (согласно Википедии, эта дисциплина изучает человеческое поведение в контексте организации, взаимодействие между человеческим поведением и поведением организации, а также поведение самой организации – Н.Х.). Там мы такое называем коллективной самозащитой (social defense – в русскоязычной литературе, похоже, нет устоявшегося перевода данного термина; используются такие термины, как, например, «социальная защита», «организационные защитные механизмы», «организационные меры защиты» и т.п. – Н.Х.).

Проявления коллективной самозащиты - это ситуации, в которых мы сознательно или бессознательно вступаем в сговор с другими людьми с тем, чтобы избежать необходимости иметь дело с чем-то напрямую. Здесь важен аспект бессознательности - порой мы даже не осознаем, что делаем это. Мы можем просто помнить, что один раз сделали нечто, и получилось плохо, поэтому мы не собираемся делать это снова, даже если это было бы правильно.

Мой комментарий: Согласно основателю данного направления, британскому психоаналитику Изабель Мензис Лит (Isabel Menzies Lyth, 1917–2008), к коллективной самозащите относятся аспекты организации, которые

Следствием коллективной самозащиты могут быть всевозможные странные модели работы и общения, и она приводит к долгосрочному закреплению странного поведения, поскольку оно становятся частью культуры ведения деловой деятельности организации, отрасли и/или профессиональной группы.

Отличным поясняющим примером могут служить многие семейные проблемы. Подумайте о вещах, о которых Вы хотели бы спросить своих родственников на семейных «посиделках», но знаете, что если Вы это сделаете, то начнётся спор или ссора, - поэтому вся семья сговаривается не обсуждать такие вопросы.

На работе Вы, вероятно, также сталкивались с ситуациями, когда с точки зрения здравого смысла для решения проблемы следовало сделать x, но если предложить это Вашему начальнику, то он на Вас накричит - поэтому все просто делают y, потому что это приемлемо для всех, даже если на самом деле и не решает проблему.

Вы можете наблюдать это и в закономерностях передвижения людей по офису. В любом офисе всегда найдётся малоприятная личность, которую люди стараются избегать. Если нанести на схему шаблоны передвижения по офису, то можно увидеть, что куда бы этот человек ни пошёл, шаблоны передвижения меняются таким образом, чтобы люди могли его обходить.

Для меня официальные системы управления документами - один из ярких проявлений подобного коллективного сговора (social collusion).

Имея официальную систему управления документами, организация обязана обеспечить соответствие как политики, так и этой системы требованиям архивного законодательства: «Посмотрите, уважаемый орган управления по вопросам архивного дела, вот наша соответствующая требованиям система управления документами, а вот и наша надлежащим образом утверждённая официальная политика, в которой сказано, что это наша официальная система».

А затем организации идут и закупают те деловые системы, какие им захочется, - потому что Вы просто не сможете выполнять без них сколько-нибудь заметные объёмы работы.

Здесь в эпических масштабах присутствует коллективная самозащита, являющаяся по своей природе сговором, потому что люди с обеих сторон должны согласиться (часто неявно и бессознательно) не говорить о проблеме, поскольку это может привести к конфликту.

Архивные регуляторы в основном игнорируют деловые системы - «посмотрите, у них же есть официальная система управления документами, и она соответствует всем требованиям, и всё такое!»

ИТ-специалисты и деловые заинтересованные стороны берутся за дело и закупают любые деловые системы, которые им нравятся, рассматривая исполнение требований архивного законодательства (т. е. действующие законы и нормативные акты) как необязательный элемент - если они вообще о этом задумываются.

Отраслевые аналитики понапридумывали удобные названия - у Gartner, например, есть «системы документирования» (systems of record) и «системы вовлечения» (systems of engagement) – и не говорите мне, что вокруг мало таких ИТ-директоров, которые говорят себе, что «да ведь это просто система вовлечения».

Эта проблема сговора по вопросам исполнения требований архивного законодательства имеет очень серьезные последствия для управления документами.

Проблема подобного рода коллективной самозащиты заключается в том, что очень скоро модели поведения, которые она порождает, становятся нерациональными, - но под них подводится «рациональное» обоснование. Если Вы хотите больше узнать о нейробиологии этого феномена, погуглите «эксперименты с разделенным мозгом» (split brain experiments).

Почему же находятся те, кто инвестирует в нечто нерациональное?

Если нечто создает проблему, на это, как правило, реагируют тем, что открывают (где-то ещё) проект для решения проблемы, и затем постепенно отбирают финансирование у направления, которое не понимают, пока у этого направления уже не останется денег, чтобы вызывать какие-либо проблемы.

В области управления документами (для меня) такие вещи наиболее заметны в связи с деловыми системами. Идея о том, что эти системы не являются документными, просто вздорна.

Люди целый днями напролёт документируют в них информацию, - а если Вы государственный служащий, то для Вас это практически и есть определение понятия «документ».

Что мы сделали, так это потратили 50 лет на игнорирование баз данных, определяя документы как нечто иное. Когда стало очевидно, что базы данных переполнены документами, мы изобрели фикцию официальной системы управления документами, а затем приняли обязательные для исполнения стандарты, которым базы данных не могут соответствовать, - всё это время наблюдая за тем, как государственные служащие и другие сотрудники наших организаций документируют в них информацию с интенсивностью, о которой наша «официальна» документная система может лишь мечтать.

Многие наши методы проектирования также являются областями массового сговора, - но по большей части в нашей профессии мы сговариваемся сами с собой. Манера поведения, которая появилась (насколько я могу судить), когда у документных систем появились «пользователи», и нам нужно было верить в то, что профессионалы лучше справляются с управлением документами.

Методы проектирования развиваются ради решения проблем и получения результатов.

В других профессиях, когда что-то спроектированное не работает, возвращаются к чертежной доске и проектируют заново.

В управлении документами, когда мы что-то спроектированное не работает, мы возвращаемся к политике, которая говорит про «официальную систему управления документами», и обращаемся к другим профессионалам за подтверждением того, что мы сделали всё правильно, в соответствии с установленными требованиями - делаем что угодно, кроме признания того факта, что наша разработка не работает.

Мы также вступаем в сговор с пользователями «на передовой» и с руководством всякий раз, когда говорим: «Это не документная система; и как только вы завершите этот деловой процесс, Вы должны перенести документы в специализированную документную систему», на что те отвечают: «Да, да, мы, конечно, сделаем это» - при этом подмигивая и подталкивая локотком…

Меры коллективной самозащиты действительно выполняют важную функцию. Благодаря им создаются организации, в которых мы может продолжать работать, поддерживая при этом не перенасыщенные конфликтами отношения с коллегами. Однако в конечном счете формируемые ими шаблоны поведения наносят ущерб профессии управления документами, потому в результате складываются методы работы, которые противоречат здравому смыслу (и даже не совсем здравому смыслу), если оценивать их с точки зрения эффективности (а слово «эффективность» присутствует в первой строке определения ИСО понятия «управление документами»).

Существуют исторические аналоги. Компания Blockbuster закрыла свой последний магазин около года тому назад. То, что случилось с этой компании, сейчас происходит и с нами. Компания позиционировала себя как поставщика мест, куда люди могли прийти и получить сначала первые видеозаписи, а затем DVD-диски. Люди хотели иметь удобный доступ к фильмам.

Мы, в своей сфере деятельности, считаем своей задачей предоставление соответствующих требованиям услуг по управлению документами.

Чего люди хотят, так это правильной информации, с тем, чтобы выполнять свою работу с наименьшими возможными затруднениями - и они получают её, в том числе и благодаря тому, что они активно вступают с нами в сговор в части способов маргинализации наших практик, с тем, чтобы не возникал конфликт.

Я начинаю рассматривать большинство тех вещей, которые мешают нам делать то, чего ждут люди, как коллективную самозащиту, в рамках которой мы вступаем в сговор с людьми ради того, чтобы не ссориться из-за наших практик; а затем сталкиваемся с самой неприятной вещью из всех возможных – с осознанием того, что наши практики не дают хороших результатов, и нам, возможно, придётся измениться.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/social-defenses-and-colluding-on