Задам «для затравки» несколько вопросов:
- Сколько времени потребуется Вашей организации для того, чтобы понять, что она делала вчера?
- Сколько времени потребуется Вашей организации для того, чтобы понять текущее состояние всей той работы, которую ей необходимо завершить сегодня?
- Какие подразделения и службы Вашей организации способны как следует ответить на эти вопросы, а какие - нет?
- Если бы Вы могли повседневно собирать эту информацию, то какую бы ценность она имела для понимания положения дел с ресурсами в Вашей организации, и для планирования и управления этими ресурсами в будущем?
- Кому действительно нужна эта информация?
Ответ на последний вопрос, это, конечно же, руководители среднего и высшего звена, которые принимают решения о том, куда направить финансирование.
Благодаря этому упражнению Вы обнаружите, что преуспевают те подразделения и службы Вашей организации, у которых имеется какой-либо инструмент управления деловыми процессами. Они будут знать свои процессы и их состояние, потому что система разработана таким образом, чтобы сообщать об этом.
То, что эти результаты скажут Вам о состоянии управления документами в Вашей организации, целиком зависит от сферы охвата деятельности службы управления документами.
Есть три дополнительных вопроса, которые я считаю важными, и ответ на которые может многое сказать нам о практической зрелости управления документами - и как дисциплины, и в конкретных рамках наших организаций.
- Кто является владельцем этих систем?
- Относятся ли эти системы к документным системам в соответствии с Вашей политикой управления документами?
- Могут ли крупные структурные подразделения организации всё Вам рассказать о деятельности организации на основе документов, но не прикасаясь при этом к «документным системам»?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/important-questions-about-the-practical
Комментариев нет:
Отправить комментарий