Национальные Архивы США: Последние новости о методе Capstone

Данный пост ведущего аналитика Национальных Архивов США по вопросам политики управления электронными документами Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) был опубликован 12 января 2023 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Использование систем обмена электронными сообщениями теперь часто заменяет общение, которые ранее осуществлялось по электронной почте. Федеральные органы исполнительной власти давно стремились решить проблемы применения федеральных требований к управлению документами в отношении электронных сообщений. Чтобы решить эту проблему, мы (Национальные Архивы США, NARA – Н.Х.) недавно выпустили несколько руководств, позволяющих органам исполнительной власти применять один и тот же метод «верхушки пирамиды» (Capstone) как для электронной почты, так и для электронных сообщений. Хотя использование метода Capstone одновременно для электронной почты и для электронных сообщений не является обязательным, оно действительно предлагает органам исполнительной власти отработанную структуру для более эффективного управления этими важными документами.

5 января 2023 года наш офис (офис директора по управлению документами в федеральном правительстве (Office of the Chief Records Officer) – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов США – Н.Х.) выпустил Бюллетень NARA 2023-02 (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2023/2023-02 ) «Расширение сферы применения ролевого подхода (метода Capstone) на электронные сообщения» (Expanding the Use of a Role-Based Approach (Capstone) for Electronic Messages). Этот бюллетень позволяет федеральным органам исполнительной власти, как вариант, относить к документам постоянного срока хранения электронные сообщения исполнителей высокоуровневых ролей и должностей; одновременно относя электронные сообщения всех остальных сотрудников к числу документов временного срока хранения.

11 января 2023 года наш офис внёс обновления (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac-18-2023 ) в типовые перечни видов документов с указанием сроков хранения, в том числе в типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта и другие электронные сообщения, управляемые по методу Capstone» (Email and Other Electronic Messages Managed Under a Capstone Approach). Мы также обновили наши ответы на часто задаваемые вопросы (Frequently Asked Questions, https://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs06-1-faqs.html ), касающиеся бюллетеня и перечня GRS 6.1.

По вопросам о Бюллетене обращайтесь по адресу rmpolicy@nara.gov . По вопросам о типовых перечнях, пишите по адресу GRS_Team@nara.gov .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2023/01/12/recent-capstone-updates-from-nara/