Нам всегда нравится говорить о случающихся катастрофах, но то, что происходит в случае плохого управления документами - дело более тонкое и имеющие гораздо большие последствия.
Мы смотрим на отчёты Королевских комиссий (в странах Британского содружества назначаются для проведения высокопрофильных расследований – Н.Х.) и говорим: вот где доказательство того, что происходит, когда документы ведутся и управляются плохо.
Однако данная точка зрения упускает из виду то, что на самом деле причиной большинства катастроф в государственных органах является нехватка ресурсов.
Я считаю, что если бы у нас в организациях было правильно поставленное управление документами, то мы могли бы повысить производительность и эффективность большинства процессов на 50%.
Задумайтесь об этом на мгновение, речь идёт о возможности сократить на 50% количество ресурсов, необходимых для выполнения работы. Наполовину! (На самом деле, количество потребных ресурсов при таком раскладе удалось бы сократить на 33% :) – Н.Х.)
Это означает, что можно было бы выполнить в два раза больше работы (точнее, в 1,5 раза больше работы при тех же затратах ресурсов – Н.Х.). Даже если бы рост производительности труда составлял 10% - можно было бы сделать на 10% больше работы. Какая организация не хотела бы иметь возможность выполнять на 10% больше работы?
Сколько Королевских комиссий было бы у нас, если бы ресурсов для решения проблем было на 10% больше?
Как улучшился бы уход за престарелыми, если ресурсов было бы на 10 % больше? Как улучшились бы профилактика и уход за людьми с психическими проблемами?
И вот тут мы подходим к вопросу исполнения законодательно-нормативных требований.
Что важнее - ведение и управление документами в соответствии с существующими стандартами, или же предоставление людям правильной информации в нужное время, в нужном месте и с нужным уровнем качества?
Иначе говоря, если бы Вам пришлось выбирать, то что бы Вы выбрали?
Как Вы считаете, как мы можем предотвратить появление очередных Королевских комиссий – имея документы, соответствующее законодательно-нормативным требования; или же имея правильные документы в руках тех людей, которым они нужны?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Я понимаю мотивы Карла Мелроуза, однако, с моей точки зрения, противопоставлять без каких-либо серьёзных оговорок документационную поддержку основной деловой деятельности исполнению установленных требований – это часто то же самое, что противопоставлять здоровье богатству, заставляя выбрать что-то одно.
Даже с точки зрения получения поддержки со стороны высшего руководства и деловых подразделений, выбивания необходимого финансирования, штатов и ресурсов, - в зависимости от особенностей конкретной ситуации, где-то лучше сработает акцент на поддержку основной деловой деятельности, а где-то - на соблюдение установленных требований. Специалисты по управлению документами, с моей точки зрения, должны уметь гибко использовать все имеющиеся в их арсенале аргументы.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-real-consequences-of-poor-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий