Первый шаг к тому, чтобы что-либо изменить, это взятие на себя ответственности за это.
В одном из своих предыдущих постов я отметил, что, по моему мнению, в наших организациях можно добиться 50%-го повышения эффективности и производительности за счет улучшения качества документов. Это огромная возможность для служб управления документами восстановить своё положение и действительно стать ценимым элементом любой организации.
Сложность заключается в том, что те вопросы, за которые мы берём на себя ответственность и на которых сосредотачиваемся, определяют то, как мы видим мир и те проблемы, которые нам нужно решать.
Если мы возьмём на себя ответственность за качество документов, которое понимается абстрактно и обобщённо, мы, вероятно, будем поддерживать документы, соответствующие местным и международным стандартам и другим абстрактным показателям, не связанным с теми конкретными результатами, которых должны достичь наши организации.
Если бы стандарты качества, согласно которым мы работаем, не имели отношения к эффективности деятельности нашей организации, то мы, вероятно, увидели бы повторяющиеся ситуации, в которой нам не предоставлялись бы возможности для создания документных систем, а в тех случаях, когда мы бы их всё же создавали - они бы не использовались; и в которых мы испытывали бы трудности с получением финансирования на кадры, системы и на все базовые вещи, которые мы пытались бы сделать.
Если бы мы взяли на себя ответственность за качество документов, но только в том, что касается эффективности организационной деятельности, то мы, вероятно, провели бы много времени вместе с людьми, чтобы разобраться, каким образом документированная информация повышает или понижает эффективность их работы - а затем вносили бы изменения в практику управления документами, которые бы повышали производительность их труда.
Вы, наверное, уже догадались, к чему я клоню. Это то, за что мы можем взять на себя ответственность.
Если Вам нужны доказательства того, как это может сработать, взгляните на любую из систем менеджмента деловых процессов в Вашей организации.
Каждая из таких систем является результатом того, что кто-то вне службы управления документами взял на себя ответственность за качество документов, которыми пользовались сотрудники, и позаботился о том, чтобы документы надлежащего качества предоставлялись нужным людям в нужное время.
И они забрали у нас эту часть работы с документами, - потому что организация хотела, чтобы кто-нибудь взял на себя ответственность за неё, а мы за это не брались, и в результате кто-то другой заполнил появившийся вакуум.
Если Вы такой/такая же, как я, то, вероятно, посмотрев на эти системы, Вы подумаете, что большинство из них плохи – и, как я думаю, Вы будете правы.
Если организация не может заставить собственных сотрудников, обладающих навыками управления документами, взять на себя ответственность за свои документные системы (системы менеджмента деловых процессов содержат документированную информацию, соответственно, они являются документными системами), - тогда организация обращается к внешним сторонам. И к кому они идёт? К консультантам, которые не знают эту организацию, её людей и культуру.
За что берут на себя ответственность консультанты?
За результаты в рамках сферы охвата консультационного проекта, - которая была определена на скорую руку на основе ограниченной информации людьми, которые не знают людей и культуру организации, и не желают брать на себя ответственность за эффективность деятельности организации; и которые, вероятно, хотели бы осуществлять менеджмент изменений, но не смогли получить на это финансирование.
Так что, конечно, на выходе получаются паршивые системы, которые на дают тех результатов, что могли бы, потому что создававшие их люди не брали на себя ответственность за эффективность деятельности организации.
Однако тут есть такое дело: использующие эти системы люди считают, что они всё же лучше, чем нечто разработанное в соответствии с набором абстрактных стандартов качества документов, потому что, по крайней мере (на какое-то время) консультанты, чтобы получить заказ, обращали внимание на нужные людям результаты.
Смысл всего сказанного в том, что, хотя плохие результаты не обязательно являются следствием плохого управления документами, результаты – это то, за что мы можем взять на себя ответственность. Организации также очень хотят, чтобы какая-либо внутренняя группа взяла на себя ответственность за них - и это должны быть мы, потому что мы является специалистами по управлению документами.
Всё, что делают эти системы, - это документируют информацию на предустановленном уровне качества, а затем передают ее тем людям, которые в ней нуждаются.
Единственный стандарт, который имеет значение для использующих эти системы людей, - это «повысила ли система мою производительность?».
Если мы хотим восстановить позиции и статус служб управления документами в организациях, то всё, что нам нужно сделать, это принять на себя ответственность за результаты деятельности организации и за ту роль, которую в этом играет документированная информация.
А это значит, что мы должны исходить из точки зрения, согласно которой нереализованная деловая отдача - это наша вина; и взять на себя ответственность за исправление ситуации.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/poor-results-are-records-fault-and
Комментариев нет:
Отправить комментарий