Правила нотариального делопроизводства: Оформление дел на бумажном носителе

«Правила нотариального делопроизводства», утверждённые приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №394 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22, установили порядок оформления дел на бумажном носителе и составление описей дел нотариусами (раздел IX «Правил»).

Нотариусом составляется опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также акт о выделении к уничтожению документов.

Отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. Отбор документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Типовой номенклатуры дел, производится (п.72):

• В соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел;
  
  
• В соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел в случаях, если сроки, установленные «Примерной номенклатурой дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой», утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.12.2013 №229, превышают сроки, указанные в номенклатуре дел, или если сроки хранения не были установлены Примерной номенклатурой дел;
  
  
• По истечении 5 лет после года формирования номенклатурных дел, для которых срок хранения не был предусмотрен Примерной номенклатурой дел, Типовой номенклатурой дел и номенклатурой дел.

Мой комментарий: Третий пункт очень интересен - фактически нотариусам дается «добро» на уничтожение через пять лет тех дел и документов, сроки хранения для которых не установлены номенклатурами. Такой подход чреват рисками в случае неправильной классификации документов. Существуют иные подходы – например, в США документы государственных органов, которым не установлены сроки хранения, по умолчанию считаются документами постоянного срока хранения, и если государственный орган хочет их уничтожить, то он должен сначала согласовать срок хранения документов данного вида с Национальными Архивами США.

По истечении 10 лет хранения подлежат переформированию номенклатурные дела постоянного или свыше 10 лет срока хранения раздела 1 номенклатуры дел, за исключением наследственных дел и номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находящихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой (п.73).

Мой комментарий: Переформатирование перед передачей на длительное хранение дел, в состав которых входят документы с разными «индивидуальными» сроками хранения, встречается нечасто – в первую очередь потому, что это трудоёмкая, чреватая ошибками и нередко не дающая никакой заметной деловой отдачи работа. Как правило, в делопроизводстве дела стараются формировать таким образом, чтобы избежать их переформирования в будущем, для надлежащего проведения которого – и это я знаю по собственному практическому опыту - требуется очень хорошо разбираться в содержании документов и в их роли в системе управления.

При этом нотариусов обязали одновременно проводить сканирование нотариальных документов, подлежащих передаче в архив, и полученные электронные образы передавать на хранение в Единую информационную систему нотариата.

Переформирование производится в следующем порядке:

• Номенклатурное дело расшивается;
  
  
• Документы с истекшим сроком хранения в номенклатурном деле уничтожаются;
  
  
• Каждый нотариальный документ, подлежащий передаче в нотариальный архив, содержащийся в номенклатурном деле на бумажном носителе, подлежит сканированию в отдельный файл в виде его электронного образа;
  
  
• Созданный файл электронного образа нотариального документа передается на хранение в ЕИС, и для обеспечения дальнейшего поиска электронного образа архивного нотариального документа на него заполняется индивидуальная карточка в ЕИС;
  
  
• Нотариальные документы на бумажном носителе для передачи их на хранение в нотариальный архив формируются в номенклатурные дела соответствующего индекса Типовой номенклатуры дел нотариуса, а документы к ним уничтожаются. В разделе «Примечания» описи дел указывается о переформировании соответствующего дела (тома дела). Переформирование номенклатурного дела не производится, если документов, подлежащих уничтожению, в составе такого дела не имеется.

Учет всех оконченных производством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, за исключением наследственных дел, осуществляется посредством внесения информации о каждой единице хранения в опись оконченных производством дел нотариуса, ведущуюся в электронной форме в ЕИС (п.74).

В течение трех месяцев после окончания календарного года в соответствующий годовой раздел описи вносятся сведения на оконченные производством дела постоянного хранения за соответствующий календарный год, оконченные производством дела временного хранения (свыше 10 лет), за соответствующий календарный год, за исключением наследственных дел.

Годовой раздел описи оконченных производством дел подписывается УКЭП нотариуса, а в случае прекращения полномочий нотариуса в связи со смертью или по решению суда - УКЭП председателя комиссии (п.76).

Мой комментарий: Правилами предусмотрено, что годовые разделы описей ведутся нотариусами в электронном виде в ЕИС нотариата и подписываются УКЭП.

Уполномоченный работник нотариальной палаты имеет доступ к просмотру записей описи дел нотариусов, являющихся членами соответствующей нотариальной палаты.

В случае необходимости внесения дополнений или изменений в опись оконченных производством дел указанные дополнения или изменения подписываются УКЭП нотариуса (п.77).

Номенклатурные дела, которым присвоены резервные индексы в связи с введенными законодательством Российской Федерации нотариальными действиями, и неоконченные производством до утверждения Типовой номенклатуры дел, подлежат переиндексации в соответствии с Типовой номенклатурой дел с указанием сроков хранения, установленными в ней (п.78).

В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора и прочее) производятся переформирование и переоформление дела (п.79).

Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются (п.81):

• Лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор и прочее);
  
  
• Работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела (п.83).

В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело «Документы, на основании которых производилось изъятие документов». Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются (п.84).

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434494