Нотариальные архивы: Правила хранения нотариальных документов

Приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №395 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22 были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов», которые вступили в силу 11 января 2023 года.

Правила хранения нотариальных документов
 
Нотариальный архив организует хранение нотариальных документов путем реализации системы мероприятий, включающей рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием (п.9).

Хранение архивных документов в архиве обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты. К таким мероприятиям в том числе относятся (п.10) применение информационной архивной системы для учета архивных документов.

Мой комментарий: Фактически это означает обязательность использования такой информационной системы в нотариальном архиве.

Нотариальный архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях (п.11).

В случае выявления недостатков в оформлении номенклатурных дел, переданных в архив (отсутствие в единой информационной системе нотариата (ЕИС) электронного образа нотариального документа или включение его некачественного электронного образа), работник архива вправе самостоятельно отсканировать такой документ, разместить его в ЕИС и создать соответствующую запись в ЕИС, включающую электронный образ нотариального документа, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью работника архива, в соответствии с «Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме» (п.15).

Мой комментарий: Интересно, что на нотариальный архив возложена совершенно не свойственная таким подразделением функция по размещению в единой системе нотариата юридически значимых копий нотариальных документов. Отсутствие в ЕИС электронного образа считается «недостатком оформления номенклатурных дел.»

Полученные по акту приема-передачи номенклатурных дел документы на бумажном носителе нотариусов, прекративших полномочия, и упраздненных государственных нотариальных контор сканируются работником архива самостоятельно в соответствии с графиком, утверждаемым президентом нотариальной палаты, и направляются на хранение в ЕИС в соответствии с «Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме» (п.16).

Нотариальные документы, изъятые у нотариуса до передачи в архив, подлежат возврату судом, прокуратурой, органами следствия в архив в случае, если к моменту возврата нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в архив (п.17).

Мой комментарий: Здесь мне не совсем понятно, как суд будет определять, куда возвращать документы - самому нотариусу, у которого эти документы были изъяты, или же в нотариальный архив.

Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434512