Штат Виктория, Австралия: Опубликовано новое онлайн-руководство по ответственному управлению документами, содержащими персональные данные

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата. Данный пост подготовлен на основе новостной рассылки PROV и материалов, размещённых на веб-сайте Управления 13 декабря 2022 года.

Ответственное управление персональными данными

Персональная информация подвергается риску в тех случаях, когда органы исполнительной власти штата не имеют эффективной программы уничтожения и продолжают хранить государственные документы штата дольше установленного законодательством минимального срока хранения.

Управление государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) недавно опубликовало руководство ( https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/privacy-and-recordkeeping-obligations ) по обязанностям в отношении защиты неприкосновенности частной жизни и управления документами, а также новый типовой перечень видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Records Disposal Authority, RDA) PROS 22/07 для документов, выполняющих функцию установления личности (Records of the Identity Verification Function, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2207-identity-verification-function ), чтобы помочь государственным органам штата обеспечивать ответственное и законное управление персональными данными.

К государственным документам штата относятся любые документы, созданные или полученные государственным служащим в ходе исполнения им своих обязанностей; и они могут быть представлены в любом формате, включая текстовые материалы, базы данных, записи в базах данных, электронные письма, сообщения, изображения и аудиовидеозаписи. Государственные органы и учреждения должны собирать и хранить персональные данные только тогда, когда это необходимо для выполнения ими их функций или осуществления деятельности.
 
Уничтожение государственных документов штата должно осуществляться в соответствии со стандартами, включая перечни RDA, изданными Хранителем государственных документов штата (Keeper of Public Records – должность руководителя архивно-документационной службы штата PROV – Н.Х.). Государственным органам и учреждениям штата рекомендуется уничтожать документы, представленные для подтверждения личности, как только исчезает в них потребность, с тем, чтобы снизить риск утечки персональных данных.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/privacy-and-recordkeeping-obligations
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2207-identity-verification-function