Если Вы когда-либо оценивали качество документов, поступивших из проекта, в котором есть ответственный за делопроизводство (document controller), оно должно было Вас впечатлить – во всяком случае, оно часто впечатляло меня: полные, отлично оформленные и упорядоченные, с прекрасными заголовками.
Такие документы действительно способны «рассказать историю», спасти нашу шкуру и помочь нам заметить любого рода некорректности.
Очевидно, так получается потому, что есть один конкретный человек, который отвечает за качество документов/контента.
Это заставляет меня задуматься. Кто в Вашей организации отвечает за документы в рамках конкретного процесса, от его начала и до конца? Если Ваша организация похожа на большинство тех организаций, с которыми я работаю, то за документы отвечают все…
Я полагаю, что есть два фактора, препятствующих достижению целей управления документами.
Во-первых, это обычное размывание ответственности (diffusion of responsibility) - явление, которое имеет место тогда, когда группы людей становятся свидетелями чего-либо. Из общих соображений Вы могли бы подумать, что в присутствии большого числа людей, имеющих задание на выполнение работы, эта работа будет выполнена с большей вероятностью – однако на самом деле вероятность этого снижается. Причиной является то, что каждый предполагает, что эту работу сделает кто-то другой.
Во-вторых, это характерная для бюрократических организаций тенденция к социализации процесса принятия решений (т.е. принятию решений коллегиальными органами – Н.Х.) как способа социализации (разделения – Н.Х.) подотчетности и ответственности. Это, конечно, означает, что ответственность за управление документами также социализируется, - но в отличие от принятия решений, без которых не могут быть осуществлены действия, то, что происходит в работе с документами, скорее всего, никому не помешает двигаться вперёд.
Мой комментарий: Говоря о «бюрократических организация», Мелроуз в первую очередь имеет в виду государственные органы и учреждения :)
Это заставляет меня задаться вопросом о том, сколько же проблем, с которыми мы сталкиваемся, являются результатом того, что явная ответственность за полное документирование каждого вида деятельности не была возложена на одно конкретное лицо.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/dealing-with-the-responsibility-problem
Комментариев нет:
Отправить комментарий