Утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов»

Приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №395 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22 были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов», которые вступили в силу 11 января 2023 года.

Для справки: Под нотариальными документами понимаются документы, предусмотренные статьей 39.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 №4462-I

Статья 39.1. Нотариальные документы, нотариальный архив

Нотариальные документы - созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, удостоверенные, засвидетельствованные, совершенные, выданные нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий в соответствии с настоящими Основами, и подлежащие хранению в силу их юридической значимости для граждан, общества и государства.

Содержание Правил следующее:

I. Общие положения

II. Правила комплектования нотариальных документов

III. Правила учета нотариальных документов

IV. Правила хранения нотариальных документов

V. Правила выдачи нотариальных документов из нотариального архива, архивных справок

VI. Правила выдачи номенклатурных дел из нотариального архива

VII. Правила уничтожения нотариальных документов, иных номенклатурных дел по истечении срока хранения

VIII. Правила передачи архивных документов при смене лица, ответственного за ведение архива

Мой комментарий: Правила регламентируют порядок организации хранения документов в нотариальных архивах; до этого документы 10 лет хранятся у нотариуса.

В нотариальный архив принимаются нотариальные документы на бумажном носителе:

• Нотариусов, занимающихся частной практикой, созданные в результате их деятельности;
  
  
• Государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой (архивный фонд нотариальных документов);
  
  
• По решению нотариальной палаты иные номенклатурные дела, в том числе реестры регистрации нотариальных действий, книги и журналы (архивный фонд иных номенклатурных дел).

Для работы с копиями нотариальных документов на бумажном носителе, хранящимися в единой информационной системе нотариата (ЕИС) в виде их электронных образов (электронный образ нотариального документа), и для выдачи копий нотариальных документов в электронной форме работники нотариального архива используют усиленную квалифицированную электронную подпись (квалифицированная электронная подпись).

Мой комментарий: Усиленная квалифицированная электронная подпись работника нотариального архива законом не предусмотрена. Это будет УКЭП физического лица и, поскольку архив – структурное подразделение региональной нотариальной палаты, то её руководителю придётся на сотрудников архива оформлять доверенности, в том числе машиночитаемые.

Поскольку состав документов нотариального архива имеет свои особенности, то в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» закреплены определенные особенности проведения этих работ для нотариальных документов. О них расскажу в отдельных постах.

Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434512