Иерархия видов полезности управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 2 января 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

В порядке возрастания важности, иерархия видов полезности управления документами, с моей точки зрения, выглядит следующим образом:

• Обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований;
  
  
• Отыскание материалов, когда они Вам понадобятся;
  
  
• Обеспечение наличия правильной информации в нужном месте, в нужное время и на нужном уровне качества;
  
  
• Совершенствование того, как Ваша организация организует свою деятельность и управляет ею.

Вы также можете рассматривать эту иерархию как ступени повышения зрелости — и это так и есть.

Однако аспекты зрелости всё-таки немного отличаются.

Когда я смотрю на уровни зрелости (maturity indexes), в большей части случаев я не могу понять, почему вдруг организация захочет инвестировать в них.

Уровни зрелости идут от чего-то вроде «отсутствующий» на уровне 1 до «оптимизируемый» на уровне 5 - и есть целая куча вещей, обязательство выполнять которые организация должна принять на себя, не имея при этом общего представления о том, какую отдачу она от всего этого получит.

В этой иерархии уровней очевиден акцент на аспекте полезности, связанном с уровнем. Между 2 и 3 уровнями также наблюдается очевидный переход от реагирования на уже наступившие события к опережающим, профилактическим мерам, а между уровнями 3 и 4 резко меняется масштаб изменений, вносимых в способы выполнения людьми их работы.

Полагаю, что также стоит упомянуть относительные уровни доверия, которых необходимо добиться, прежде чем Ваша организация позволит Вам заниматься всеми этими вещами в масштабах всей организации.

Ниже перечислены названия ролей, которые, как я полагаю, Вам нужно будет получить, прежде чем Вы действительно сможете стать «владельцем» соответствующих аспектов для всей Вашей организации:

• Обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований – специалист по управлению документами (records manager),
  
  
• Отыскание материалов, когда они Вам понадобятся – специалист по управлению информацией (information manager - с моей точки зрения, это по-прежнему работа с документами, просто в отрасли принято называть её таким образом),
  
  
• Обеспечение наличия правильной информации в нужном месте, в нужное время и на нужном уровне качества - ИТ-директор (CIO),
  
  
• Совершенствование того, как Ваша организация организует свою деятельность и управляет ею - директор по оперативной деятельности (Chief Operating Officer, COO).

На каждом уровне ставки становятся всё выше и выше. Это означает, что Вашей организации придётся больше доверять Вам.

Это не традиционный путь зрелости для управления документами, но чем глубже я понимаю управление документами и ту стратегическую силу, которую оно может и должно иметь, тем больше я вижу, что такой подход возможен и даже вероятен. Если бы только мы могли заставить людей поверить в то, что мы искренне заботимся об ИХ интересах…

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-hierarchy-of-records-value