Хотя инициативы по оцифровке являются сложными, при успешном управлении ими получаемая от них отдача перевешивает расходы, в том числе связанные с приобретением необходимых навыков, и затраты времени.
Электронные файлы превосходят использовавшиеся в прошлом формы замещения оригиналов (суррогаты), такие как микрофильмы, потому что они доставляются по сети, предлагая расширенный доступ многочисленным одновременно работающим пользователям по всему миру. Архивисты могут индексировать оцифрованные образы с целью обеспечения точной идентификации и мгновенного поиска и извлечения. В отличие от аналоговых коллекций, не требуется физическое нахождение пользователя поблизости от цифровых коллекций.
Более удобный доступ
Оцифровка очень сильно повышает доступность, снижая «входной порог» для ведения поиска и изучения коллекций. В прошлом только у узкого круга людей имелись время и ресурсы для поездок с целью посмотреть находящуюся в учреждении коллекцию. Теперь же любой, у кого есть выход в интернет, может получить доступ к цифровой коллекции. Онлайн-коллекции повышают доступность, особенно к тем материалам, которые пользуются повышенным спросом и содержат ключевой исторический или интеллектуальный контент. Кроме того, благодаря онлайн-коллекциям может вырасти интерес к материалам, которые ранее игнорировались. При просмотре коллекции появляется возможность использовать новые варианты исследования, что позволяет применять различные методы интеллектуального доступа к информации.
Исследования всё чаще начинаются и заканчиваются чисто электронным поиском. В ситуации, когда адекватно сформулированный поисковый запрос может выдать огромное количество релевантных оцифрованных материалов, трудно оправдать более дорогостоящий поиск в физических архивах, как с точки зрения затрат времени, так и с точки зрения расходов.
К сожалению, по мере того, как архивные фонды по всему миру оцифровываются, эта тенденция, скорее всего, продолжится, отодвинув в тень неоцифрованные коллекции. Предпочтительное отношение к цифровым материалам является близоруким подходом; однако многие пользователи, особенно те, у кого мало опыта работы с физическими архивными материалами, предпочитают цифровые суррогаты и могут воспринимать архивы только как существующие онлайн.
Расширенные функциональные возможности
Цифровые коллекции могут вернуть в оборот материалы, которые были изъяты архивистами из соображений обеспечения сохранности или безопасности. Кроме того, использование электронных файлов позволяет расширить и дополнить традиционные функциональные возможности для работы с коллекциями, например, позволяя проводить анализ поврежденных материалов. Цифровые графические образы также могут дополнять существующие цифровые коллекции, хранящиеся локально или удаленно.
Другие преимущества, в числе которых можно назвать развитие технической инфраструктуры и навыков и компетенций персонала, новые возможности для сотрудничества и поиска финансирования, делают оцифровку полезной для учреждений, приступающих к реализации собственных проектов.
Цифровые коллекции обеспечивают расширенный интеллектуальный контроль и множество точек доступа. Хранилища размещают на веб-сайтах мини-образы, а различные учреждения могут демонстрировать документы совместно, чтобы поведать более достоверную историю. Всё более сложные взаимосвязанные сети объединяют тексты, изображения, метаданные и аннотации.
Какие бы процедуры архивисты ни реализовывали, физическая работа с документами всегда приводит к ухудшению их состояния. Если архивисты оцифровывают материалы с качеством, достаточным для целей обеспечения долговременной сохранности документов, то можно будет исключить на будущее физическую обработку для многих видов материалов и значительно сократить её для других.
Электронные файлы обеспечивают исключительную детализацию. Высокое разрешение и простота увеличения в программе просмотра цифровых изображений позволяют легко проводить всестороннее исследование объекта, от просмотра крупного объекта целиком до изучения мелких деталей. Обычно это приводит к тому, что эффективность и удобство цифрового просмотра превосходят эффективность и удобство личного осмотра материалов.
Самопродвижение
Доступность цифровых графических образов позволяет удовлетворить исследовательские потребности большинства пользователей. В то же время благодаря Интернету распространяются знания о существовании оригиналов, что приводит к увеличению числа исследовательских запросов на просмотр оригиналов. Оцифровка может стать способом самопродвижения, потому что чем проще использовать документ, тем больше исследователей будут его использовать, и тем выше будет спрос на аналогичные документы. В случае, когда обеспечение сохранности физических материалов является проблемой, файлы с высоким разрешением обеспечивают адекватный доступ. Кроме того, по мере того, как коллекции становятся более уязвимыми к повреждениям, а их денежная стоимость и риск краж увеличиваются, доступ [к физическим материалам – Н.Х.] может стать более ограниченным.
Электронные файлы способствуют обеспечению долговременной сохранности и доступности, позволяя убрать из оборота исходные материалы с ограничениями на доступ, тем самым продлевая их жизнь для будущих поколений. Электронные файлы могут быть единственным способом просмотра ряда документов, имеющих непреходящую ценность. Предоставление доступа к материалам посредством использования цифровых суррогатов облегчает доступ к ним пользователей и способствует формированию более точной исторической картины.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/the-benefits-of-digitization/
Комментариев нет:
Отправить комментарий