В данном посте представлен ещё не полностью сформировавшийся набор идей, - но иногда мне приходится писать о важных вещах именно для того, чтобы лучше сформулировать свои мысли. Я очень хотел бы знать, что Вы о них думаете. Это означает, что в этих идеях есть неувязки, и есть моменты, которые я ещё не до конца продумал - надеюсь, Вы выскажете свои замечания и предложения, и поможете мне увидеть то, что я не заметил сам. Это должно стать началом дискуссии.
В последнее время я размышлял над тем, что многие из учреждений и организаций, с которыми я сотрудничал в течение последние 5 лет, имеют политику, в которой говорится, что «XYZ является официальной системой управления документами организации».
Кроме того, у них также имеется одна или несколько деловых систем, и 90% деловой деятельности организации осуществляется в деловой системе (или системах), которые (официально) НЕ являются документными системами – так сказано в политике.
В данный момент я учусь на магистерских курсах по организационной динамике (согласно Википедии, эта дисциплина изучает человеческое поведение в контексте организации, взаимодействие между человеческим поведением и поведением организации, а также поведение самой организации – Н.Х.). Там мы такое называем коллективной самозащитой (social defense – в русскоязычной литературе, похоже, нет устоявшегося перевода данного термина; используются такие термины, как, например, «социальная защита», «организационные защитные механизмы», «организационные меры защиты» и т.п. – Н.Х.).
Проявления коллективной самозащиты - это ситуации, в которых мы сознательно или бессознательно вступаем в сговор с другими людьми с тем, чтобы избежать необходимости иметь дело с чем-то напрямую. Здесь важен аспект бессознательности - порой мы даже не осознаем, что делаем это. Мы можем просто помнить, что один раз сделали нечто, и получилось плохо, поэтому мы не собираемся делать это снова, даже если это было бы правильно.
Мой комментарий: Согласно основателю данного направления, британскому психоаналитику Изабель Мензис Лит (Isabel Menzies Lyth, 1917–2008), к коллективной самозащите относятся аспекты организации, которые
- существуют независимо от их членов, - такие, как структуры и политики; и
- служат цели укрепления защиты людей от примитивных чувств тревожности, стресса и паники, провоцируемых на рабочих местах. (Источник: https://www.researchgate.net/publication/230121122_Social_defences_and_twenty-first_century_organizations )
Следствием коллективной самозащиты могут быть всевозможные странные модели работы и общения, и она приводит к долгосрочному закреплению странного поведения, поскольку оно становятся частью культуры ведения деловой деятельности организации, отрасли и/или профессиональной группы.
Отличным поясняющим примером могут служить многие семейные проблемы. Подумайте о вещах, о которых Вы хотели бы спросить своих родственников на семейных «посиделках», но знаете, что если Вы это сделаете, то начнётся спор или ссора, - поэтому вся семья сговаривается не обсуждать такие вопросы.
На работе Вы, вероятно, также сталкивались с ситуациями, когда с точки зрения здравого смысла для решения проблемы следовало сделать x, но если предложить это Вашему начальнику, то он на Вас накричит - поэтому все просто делают y, потому что это приемлемо для всех, даже если на самом деле и не решает проблему.
Вы можете наблюдать это и в закономерностях передвижения людей по офису. В любом офисе всегда найдётся малоприятная личность, которую люди стараются избегать. Если нанести на схему шаблоны передвижения по офису, то можно увидеть, что куда бы этот человек ни пошёл, шаблоны передвижения меняются таким образом, чтобы люди могли его обходить.
Для меня официальные системы управления документами - один из ярких проявлений подобного коллективного сговора (social collusion).
Имея официальную систему управления документами, организация обязана обеспечить соответствие как политики, так и этой системы требованиям архивного законодательства: «Посмотрите, уважаемый орган управления по вопросам архивного дела, вот наша соответствующая требованиям система управления документами, а вот и наша надлежащим образом утверждённая официальная политика, в которой сказано, что это наша официальная система».
А затем организации идут и закупают те деловые системы, какие им захочется, - потому что Вы просто не сможете выполнять без них сколько-нибудь заметные объёмы работы.
Здесь в эпических масштабах присутствует коллективная самозащита, являющаяся по своей природе сговором, потому что люди с обеих сторон должны согласиться (часто неявно и бессознательно) не говорить о проблеме, поскольку это может привести к конфликту.
Архивные регуляторы в основном игнорируют деловые системы - «посмотрите, у них же есть официальная система управления документами, и она соответствует всем требованиям, и всё такое!»
ИТ-специалисты и деловые заинтересованные стороны берутся за дело и закупают любые деловые системы, которые им нравятся, рассматривая исполнение требований архивного законодательства (т. е. действующие законы и нормативные акты) как необязательный элемент - если они вообще о этом задумываются.
Отраслевые аналитики понапридумывали удобные названия - у Gartner, например, есть «системы документирования» (systems of record) и «системы вовлечения» (systems of engagement) – и не говорите мне, что вокруг мало таких ИТ-директоров, которые говорят себе, что «да ведь это просто система вовлечения».
Эта проблема сговора по вопросам исполнения требований архивного законодательства имеет очень серьезные последствия для управления документами.
Проблема подобного рода коллективной самозащиты заключается в том, что очень скоро модели поведения, которые она порождает, становятся нерациональными, - но под них подводится «рациональное» обоснование. Если Вы хотите больше узнать о нейробиологии этого феномена, погуглите «эксперименты с разделенным мозгом» (split brain experiments).
Почему же находятся те, кто инвестирует в нечто нерациональное?
Если нечто создает проблему, на это, как правило, реагируют тем, что открывают (где-то ещё) проект для решения проблемы, и затем постепенно отбирают финансирование у направления, которое не понимают, пока у этого направления уже не останется денег, чтобы вызывать какие-либо проблемы.
В области управления документами (для меня) такие вещи наиболее заметны в связи с деловыми системами. Идея о том, что эти системы не являются документными, просто вздорна.
Люди целый днями напролёт документируют в них информацию, - а если Вы государственный служащий, то для Вас это практически и есть определение понятия «документ».
Что мы сделали, так это потратили 50 лет на игнорирование баз данных, определяя документы как нечто иное. Когда стало очевидно, что базы данных переполнены документами, мы изобрели фикцию официальной системы управления документами, а затем приняли обязательные для исполнения стандарты, которым базы данных не могут соответствовать, - всё это время наблюдая за тем, как государственные служащие и другие сотрудники наших организаций документируют в них информацию с интенсивностью, о которой наша «официальна» документная система может лишь мечтать.
Многие наши методы проектирования также являются областями массового сговора, - но по большей части в нашей профессии мы сговариваемся сами с собой. Манера поведения, которая появилась (насколько я могу судить), когда у документных систем появились «пользователи», и нам нужно было верить в то, что профессионалы лучше справляются с управлением документами.
Методы проектирования развиваются ради решения проблем и получения результатов.
В других профессиях, когда что-то спроектированное не работает, возвращаются к чертежной доске и проектируют заново.
В управлении документами, когда мы что-то спроектированное не работает, мы возвращаемся к политике, которая говорит про «официальную систему управления документами», и обращаемся к другим профессионалам за подтверждением того, что мы сделали всё правильно, в соответствии с установленными требованиями - делаем что угодно, кроме признания того факта, что наша разработка не работает.
Мы также вступаем в сговор с пользователями «на передовой» и с руководством всякий раз, когда говорим: «Это не документная система; и как только вы завершите этот деловой процесс, Вы должны перенести документы в специализированную документную систему», на что те отвечают: «Да, да, мы, конечно, сделаем это» - при этом подмигивая и подталкивая локотком…
Меры коллективной самозащиты действительно выполняют важную функцию. Благодаря им создаются организации, в которых мы может продолжать работать, поддерживая при этом не перенасыщенные конфликтами отношения с коллегами. Однако в конечном счете формируемые ими шаблоны поведения наносят ущерб профессии управления документами, потому в результате складываются методы работы, которые противоречат здравому смыслу (и даже не совсем здравому смыслу), если оценивать их с точки зрения эффективности (а слово «эффективность» присутствует в первой строке определения ИСО понятия «управление документами»).
Существуют исторические аналоги. Компания Blockbuster закрыла свой последний магазин около года тому назад. То, что случилось с этой компании, сейчас происходит и с нами. Компания позиционировала себя как поставщика мест, куда люди могли прийти и получить сначала первые видеозаписи, а затем DVD-диски. Люди хотели иметь удобный доступ к фильмам.
Мы, в своей сфере деятельности, считаем своей задачей предоставление соответствующих требованиям услуг по управлению документами.
Чего люди хотят, так это правильной информации, с тем, чтобы выполнять свою работу с наименьшими возможными затруднениями - и они получают её, в том числе и благодаря тому, что они активно вступают с нами в сговор в части способов маргинализации наших практик, с тем, чтобы не возникал конфликт.
Я начинаю рассматривать большинство тех вещей, которые мешают нам делать то, чего ждут люди, как коллективную самозащиту, в рамках которой мы вступаем в сговор с людьми ради того, чтобы не ссориться из-за наших практик; а затем сталкиваемся с самой неприятной вещью из всех возможных – с осознанием того, что наши практики не дают хороших результатов, и нам, возможно, придётся измениться.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/social-defenses-and-colluding-on
Комментариев нет:
Отправить комментарий