Служба управления документами лучше всего работает тогда, когда даёт организации ощутимую деловую отдачу, потому что в этом случае возникают позитивные замкнутые циклы (virtuous cycle – о циклах см. пост Мелроуза здесь: http://rusrim.blogspot.com/2022/03/1_01074951229.html - Н.Х.) - циклы, в рамках которых предпринимаемые действия приводит к появлению возможностей для дальнейших действий.
Позитивный цикл противостоит порочному кругу (vicious cycle), когда каждое действие приводит к сокращению количества возможностей.
Один из способов поразмышлять об этом – это подумать о том, как бы Вы хотели, чтобы люди думали о Вас и Вашей команде.
Когда они видят, что Вы к ним идёте, - хотите ли Вы, чтобы их реакция была типа «о нет, снова к нам пришли из службы управления документами», с последующим «букетом» обещаний работать с документами лучше, которые никто не собирается выполнять на деле (потому что у них есть свои дела, и их непосредственное руководство оценивает их деятельность по этим делам)?
Или же Вы предпочли бы, чтобы они сами звонили вам время от времени, чтобы напомнить о себе и поинтересоваться о том, когда же Ваша команда собирается внедрить следующие меры, помогающие им повысить производительность труда?
По большому счёту, служба управления документами лучше всего работает тогда, когда даёт деловую отдачу, потому что людям нравятся те, кто им помогает.
И все мы предпочли бы нравиться другим сотрудникам и подразделением, потому что таким образом возникает позитивный цикл: чем больше мы нравимся людям, тем больше они хотят с нами общаться и тем лучше мы их понимаем.
В качестве альтернативы, мы можем стать центром обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований - и тогда никто не захочет с нами разговаривать, в результате чего возникнет порочный круг.
Очевидно, что всё это не так просто.
Проблемы, с которыми сталкивается современное управление документами, простыми не назовёшь – как минимум, встречаются осложнения, и нередко проблемы эти являются по-настоящему сложными.
Особенностью решения сложных и комплексных проблем является то, что если мы попытаемся решать их, не имея реального понимания среды реализации, то в итоге получим решения, которые окажутся неподходящими и не будут использоваться – что несколько напоминает ту ситуацию, в которой сейчас находится большинство EDRMS-систем для управления документами и контентом.
Служба управления документами лучше всего работает тогда, когда даёт деловую отдачу, потому что, когда мы даём людям нечто, что действительно помогает им выполнять свою работу, они хотят общаться с нами.
Чем больше они говорят с нами о том, что они делают, тем лучше мы понимаем целевую среду.
Чем лучше мы понимаем целевую среду, тем больше вероятность того, что мы разработаем решение, которое даст конечным пользователям и руководителям то, чего они хотят, - повышение производительности.
Это позитивный цикл.
И пока мы разрабатываем полезные для них вещи, мы можем заложить в проект и меры, способствующие исполнению законодательно-нормативных требований, и они никогда не узнают об этом.
На уровне высшего руководства ситуация также становится лучше. Представители высшего руководства не собираются вдаваться в подробности, однако они будут очень тщательно продумывать, куда вкладывать средства.
Когда деятельность службы управления документами даёт ощутимую отдачу, это похоже на банковский счет с высокой процентной ставкой. Он приносит большой доход, поэтому Вам хочется вложить в него как можно больше денег, потому что чем больше денег вы вкладываете, тем больше получаете.
Это ещё один позитивный цикл.
А вот когда служба управления документами основной упор в своей деятельности делает на обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований, тогда высшее руководство, естественно, стремятся минимизировать затраты; и если после сокращения финансирования ничего не происходит, то почему бы им не сократить его снова в следующий раз, когда им представится такая возможность?
Вот это - порочный круг.
Порочные круги приводят к тому, что у нас остаётся все меньше и меньше возможностей показать людям, насколько ценным является управление документами как профессия, и в какой мере мы способны им помочь.
Я думаю, что все мы предпочли бы «застрять» в позитивном цикле, когда худшее, что нам приходится делать - это просить больше ресурсов с тем, чтобы мы могли больше помогать.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-records-works-best-as-a-value
Комментариев нет:
Отправить комментарий