Почему службы управления документами оказываются в роли каната, который перетягивают являющими для них регулятором архивные службы и обслуживаемые ими коммерческие организации?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 19 марта 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Службы управления организаций застряли в интересном месте.

С одной стороны, организации обязаны делать нечто такое, что, возможно, потребует дополнительных затрат и чего они делать не хотят – а именно, соответствовать требованиям стандарта [в контексте Австралии – обязательного для государственных и муниципальных органов – Н.Х.], который не имеет никакого отношения к их способности эффективно удовлетворять потребности своих клиентов и обслуживаемых сообществ.

Это означает, что они не знают, как им финансировать службы управления документами, и смотрят на это примерно так же, как на финансирование бетонных стелек для своих кроссовок - то есть они будут делать это только в том случае, если их заставят.

С другой стороны, органы управления архивным делом написали нормативные документы, под которые подпадает каждый бит информации, созданной государственным служащим - хотя на самом деле их интересует лишь очень небольшая её часть, подлежащая постоянному хранению.

Итак, у Вас имеется организация, которая не хочет заниматься обеспечением соответствия стандарту, но вынуждена финансировать направленную на соблюдение стандарта деятельность.

Одновременно имеется регулятор, который с проверкой не придёт и не принудит к исполнению, потому что ему глубоко наплевать на 99,9% того, что он регулирует.

И в каком же положении в результате оказываются службы управления документами? Им приходится выдерживать давление с двух сторон.

• С одной стороны, они пытаются заставить свои организации исполнять нормативные требования – но в этом случае нет экономического обоснования, которое бы показывало, что соблюдение стандарта улучшает деятельность организации;
  
  
• С другой стороны, они пытаются заставить орган управления архивным делом показаться и приложить усилия по принуждению к исполнению требований – однако эти органы ежедневно демонстрируют, что на самом деле их волнует не соблюдение требований, а лишь судьба контента постоянного срока хранения, который однажды попадёт в архивы.

Каково решение в такой ситуации? Просто хорошо делать работу по управлению документами.

Что это означает? Выполняйте проекты, в рамках которых основные знания и навыки по управлению документами применяются для совершенствования деловой деятельности организации. Игнорируйте обязательные стандарты - всё, что те сумели добиться, так это помешать нам охватить своей деятельностью деловые системы.

Каким-то образом главным в управлении документами стало исполнение законодательно-нормативных требований. Но это направление деятельности играет заметную роль лишь на протяжении последних 50 лет. В течение же тысячелетий люди и организации занимались управлением документами потому, что их жизни и их организации без документов стали неуправляемыми.

Сегодня, как никогда ранее, является важным постоянное совершенствование посредством фокусирования внимания на документах и документированной информации. Каждая организация знает, как финансировать эти усилия - и если небольшая часть этого финансирования в конечном итоге приведёт к исполнению законодательно-нормативных требований, никто, вероятно, не обратит на это внимание - потому что деловую отдачу легко увидеть, и деловая деятельность становится лучше.

Альтернатива здесь - продолжить выполнять роли каната в «перетягивании каната», наблюдая за тем, как деятельность по управлению документами постепенно разрывается на части и заменяются чем-то другим – тем, что понимает, что не получающая финансирования часть организации просто не существует.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-records-rope-in-the-tug-of-war

Учёт компетентности регуляторов в деятельности службы управления документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 20 марта 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Почти каждая программа управления рисками опирается на базовые понятия величины и частоты риска для принятия решений о том, насколько серьёзно организация должна относиться к подобным событиям, и насколько серьёзно она должна в них инвестировать.

Что получилось бы, если бы Вы использовали такой же подход применительно к своему регулятору в сфере управления документами?

Когда я смотрю на большинство программ управления документами, то риски, связанные с несоблюдением нормативных требований, отсутствуют, а вероятность того, что регулирующий орган когда-либо явится с проверкой, приблизительно равна нулю.

Несмотря на это, все из кожи вон лезут, опасаясь регулирующих органов, которым явно всё равно, соблюдается ли введённый ими обязательный стандарт [в Австралии опубликованные архивной службой стандарты обязательны для государственных органов и публичных учреждений – Н.Х] или нет.

Почему так происходит?

Как правило, обязательные стандарты устанавливает планку, которая настолько высока, что никто никогда её не достигает, и навязывают организациям (прилагающим все усилия к тому, чтобы быть прагматичными) перфекционистский подход к выбору систем.

Так почему бы в подобной ситуации не проигнорировать регулирующий орган, и не поработать вместо этого над качеством документов организаций и над тем, как качество документов влияет на достигаемые организацией результаты?

В таком случае Ваша организация знала бы, как Вас финансировать. Она поняла бы, что управление документами нацелено на результаты. И в итоге Вы получили бы документы более высокого качества в целом, - что вроде бы должно быть целью обязательных стандартов.

Так почему бы нам с самого начала не учитывать компетентность наших регулирующих органов в наших программах?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/factoring-regulator-competence-into

Арбитражная практика: Уведомление о проведении проверки и электронная почта

Одним из действенных способов признать результаты проведенной контролирующим органом проверки недействительными – поймать его на формальном нарушении требований законодательства о порядке ее проведения.

Арбитражный суд Вологодской области в январе 2017 года рассмотрел дело №А13-15275/2016, в котором Северо-Западное территориальное управление Федерального агентства по рыболовству направило уведомление о проведении проверки в АО «ПК «Вологодский»» тремя разными каналами: по факсу, электронной почте и почтовым отправлением - но каждом случае допустило нарушение установленных правил.

Суть спора

Северо-Западным территориальным управлением Федерального агентства по рыболовству в октябре 2016 года была проведена плановая выездная проверка соблюдения обществом АО «ПК «Вологодский»» обязательных требований в области охраны водных биологических ресурсов и среды их обитания.

По результатам проверки был составлен акт, в котором был зафиксирован факт сброса обществом неочищенных сточных вод с превышением предельно допустимых концентраций в водный объект рыбохозяйственного значения - реку Содима. Обществу было выдано предписание устранить нарушения законодательства, обеспечить проведение комплекса мероприятий, направленных на недопущение сброса неочищенных сточных вод.
Общество, считая предписание незаконным, обратилось в арбитражный суд. Оно сослалось на ненадлежащее уведомление о проведении проверки:

• В полученном 14.10.2016 посредством факсимильной связи уведомлении о проведении проверки отсутствовали сведения о приказе, на основании которого проводилась проверка;


• Копия приказа о проведении проверки и оригинал уведомления о проведении проверки получены обществом почтовым отправлением лишь 20.10.2016;


• Электронное сообщение отдела Росрыболовства от 14.10.2016, направленное по адресу электронной почты pk_vologda@mail.ru, обществу не поступило и не получено;


• Электронное сообщение отдела Росрыболовства от 17.10.2016, направленное по адресу электронной почты pk_vologda@vologda.ru, поступило обществу за пределами рабочего времени и было прочитано только 18.10.2016.

Позиция Арбитражного суда Вологодской области

Суд подробно изучил факты: что и когда орган государственной власти направлял обществу, и что и когда общество получило.

Представитель общества в судебном заседании пояснил, что сообщение от 14.10.2016, направленное по адресу электронной почты pk_vologda@mail.ru , обществу не поступило и не получено. В подтверждение он сослался на скриншот сообщений за период с 05.10.2016 по 25.10.2016. Он также сообщил, что адрес pk_vologda@mail.ru обществом не используется (не просматривается), поскольку вся адресованная обществу корреспонденция поступает по его адресу электронной почты pk_vologda@vologda.ru .

В соответствии с правилами внутреннего распорядка рабочий день в обществе оканчивается в 17 час. 00 мин., в связи с чем электронное сообщение (включая вложенные уведомление о проведении проверки и приказ о проведении проверки), поступившее обществу 17.10.2016 в 17 час. 36 мин. на официальный адрес электронной почты pk_vologda@vologda.ru, не могло быть получено обществом 17.10.2016, а фактически данное сообщение было получено уже 18.10.2016.

Мой комментарий: Ради интереса я посмотрела в интернете график работы Северо-Западного территориального управления Федерального агентства по рыболовству: оно работает с 9 утра до 18 вечера.

Представитель Отдела государственного контроля, надзора и рыбоохраны пояснил, что общество уведомлялось о проведении проверки 14.10.2016 в 15 час. 00 мин. по факсимильной связи, при этом обществу было направлено только уведомление о проведении проверки, приказ о проведении проверки по факсимильной связи не направлялся.

Также в адрес общества 14.10.2016 в 12 час. 43 мин. на адрес электронной почты pk_vologda@mail.ru были направлены уведомление и приказ о проведении проверки. Данный адрес электронной почты был использован в связи с тем, что на сайте города Сокола в сети Интернет ( www.gorodsokol.ru ) он был  указан как адрес общества.

Ещё раз общество уведомлялось о проведении проверки 17.10.2016 в 14 час. 38 мин., именно в это время на адрес электронной почты pk_vologda@vologda.ru также были направлены уведомление и приказ о проведении проверки.

Суд отметил, что основой для возникновения спора послужили действия Отдела по уведомлению общества о проведении рассматриваемой плановой выездной проверки. Отдел в данном случае не руководствовался положениями законодательства и при рассмотрении спора не представил суду достаточную совокупность надлежащих доказательств, свидетельствующих об уведомлении общества о проведении рассматриваемой плановой выездной проверки по правилам, установленным законом.

Судом было установлено и представителями сторон в судебном заседании не оспаривалось, что в штампе от 14.10.2016, расположенном в правом нижнем углу уведомления, Отделом зафиксирован исходящий номер документа (1501/11-17), данный штамп не принадлежит обществу и не указывает на дату получения им уведомления.

Суд подчеркнул, что уведомление не может подменять собой распоряжение о проведении проверки и отметил, что аналогичная правовая позиция изложена в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.06.2014 по делу №А56-43939/2013, в постановлениях Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2015 по делу № А44-4798/2015, от 09.10.2015 по делу № А44-4799/2015.

Отделом не были опровергнуты доводы общества о том, что электронное сообщение от 14.10.2016, направленное по адресу электронной почты pk_vologda@mail.ru , обществу не поступило и не получено. При этом доказательства, позволяющие бесспорно установить недостоверность представленного заявителем скриншота сообщений по адресу электронной почты pk_vologda@mail.ru за период с 05.10.2016 по 25.10.2016, в материалах дела отсутствуют.

Суд также принял во внимание, что адрес электронной почты pk_vologda@mail.ru не содержится в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц в отношении общества и Отделом не было подтверждено, что данный адрес был представлен заявителем в орган государственного контроля (надзора). Кроме того, суд учел письменные объяснения общества от 24.01.2017, в соответствии с которыми этот адрес электронной почты обществом не используется, поскольку вся адресованная обществу корреспонденция поступает по другому принадлежащему обществу адресу электронной почты pk_vologda@vologda.ru .

Отделом также не были опровергнуты доводы общества о том, что в соответствии с правилами внутреннего распорядка АО «ПК «Вологодский», рабочий день в обществе оканчивается ежедневно в 17 час. 00 мин., в связи с чем, электронное сообщение Отдела (включая вложенные уведомление о проведении проверки и приказ о проведении проверки), поступившее 17.10.2016 в 17 час. 36 мин. На официальный адрес электронной почты pk_vologda@vologda.ru , не могло быть получено обществом 17.10.2016, а фактически данное сообщение было получено обществом уже 18.10.2016.

Суд сделал вывод о том, что Отделом нарушены законодательные требования в части срока уведомления общества о проведении проверки, что относится к грубым нарушениям требований Закона № 294-ФЗ.

Арбитражный суд Вологодской области признал предписание Отдела государственного контроля, надзора и рыбоохраны по Вологодской области Северо-Западного территориального управления Федерального агентства по рыболовству недействительным как не соответствующее законодательству и обязало Отдел устранить нарушение прав и законных интересов общества.

Позиция Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд в апреле 2017 год согласился с судом первой инстанции в части оценки уведомлений, направленных по адресам электронной почты и почтовым отправлением с уведомлением о вручении, как ненадлежащих извещений. Он, однако, признал ошибочным выводы суда в отношении уведомления, полученного общество по факсимильной связи 14.10.2016.

Суд отметил, что общество не отрицает факт получения факсимильного уведомления о предстоящей проверке, но считает его ненадлежащим, поскольку отсутствовал приказ, на основании которого проводилась проверка.

По мнению апелляционного суда, отсутствие копии приказа в данном случае не повлекло нарушения порядка извещения проверяемого лица, поскольку текст уведомления содержал полную информацию относительно вида и оснований проведения проверки, целей, сроков, места ее проведения, полномочий контролирующего органа, проверяемых документов; указание на плановый характер проверки позволяло обществу проверить действительность данного сообщения, сопоставив его с размещенным на сайте Росрыболовства планом проверок хозяйствующих субъектов на 2016 год.

Кроме того, к грубым нарушениям, аннулирующим результаты проверки, согласно пункту 1 части 2 статьи 20 Закона № 294-ФЗ, относится нарушение срока уведомления о проведении проверки, а не формы такого уведомления.

По мнению суда, общество было извещено о предстоящей проверке своевременно. Не соблюдение формы извещения, а именно, направление уведомления, а не копии приказа, не повлекло нарушения права общества.

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд отменил решение Арбитражного суда Вологодской области и отказал в удовлетворении требований АО «Пищевой комбинат «Вологодский» о признании недействительным предписания Отдела государственного контроля, надзора и рыбоохраны по Вологодской области Северо-Западного территориального управления Федерального агентства по рыболовству.

Арбитражный суд Северо-Западного округа в августе 2017 года оставил без изменения постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу АО «Пищевой комбинат «Вологодский» - без удовлетворения.

Определением Верховного Суда РФ в ноябре 2017 года в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ было отказано, поскольку суд пришел к правильному выводу о том, что отсутствие копии приказа не повлекло нарушение порядка извещения проверяемого лица, так как текст уведомления содержал полную информацию относительно вида и оснований проведения проверки, целей, сроков, места ее проведения, полномочий контролирующего органа, проверяемых документов.

Мой комментарий: Хочу отдельно остановиться на вопросе использования электронной почты для уведомления. Государственный орган столкнулся с несколькими проблемами:

• Проблема 1. Как доказать факт получения электронного письма в том случае, если контрагент его отрицает? При этом необходимо учитывать, что электронная почта находится под полным контролем получателя и он может в любой момент внести в нее изменения (а проще говоря – удалить нежелательное письмо, причем даже не открывая его);


• Проблема 2. Несмотря на то, что электронная почта работает достаточно оперативно, между временем отправки и получения письма может пройти определенное время. У меня были случаи, когда электронное письмо шло «по Москве» больше 12 часов. Соответственно, суды не признали время отправки сообщения как время извещения организации о проверке.


• Проблема 3. Какой адрес электронной почты считать официальным? В данном случае, суды учли информацию из Единого государственного реестра юридических лиц, но при этом отметили, что ведомство не получало от общества информации о том по какому электронному адресу с ним можно вести официальную переписку.

И еще один момент: если, по мнению судебных органов, достаточно того, чтобы в уведомлении содержалась вся информация относительно вида и оснований проведения проверки, целей, сроков, места ее проведения, полномочий контролирующего органа, проверяемых документов, то, возможно, стоит подумать о том, чтобы отменить требование о направлении копии приказа, тем более что информация о проверке должна оперативно размещаться на портале проверок?

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации / Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/ 

Арбитражная практика: Пенсионный Фонд не доказал наличия у общества истребованных документов

Истребование документов у организаций при поведении проверок предусмотрено законодательством, при этом организации регулярно оспаривают требования контролирующих органов.

Арбитражный суд Забайкальского края рассмотрел в сентябре 2015 года дело №А78-8267/2015, при дальнейшем рассмотрении которого суды согласились с позицией общества ООО «Огонек» о том, что документов, которые запросило Управление Пенсионного фонда РФ в г. Чите Забайкальского края, у него не было и нет.

Суть спора

В январе 2015 года в обществе ООО «Огонек» Управлением Пенсионного фонда РФ была проведена выездная проверка правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование в ФФОМС за 2012 - январь 2014 года, и было выставлено требование о представлении документов.

По итогам проведения проверки в апреле 2014 года общество было привлечено к ответственности по статье 48 федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» в виде штрафа в размере 8 тысяч руб. Одновременно обществу было предложено внести необходимые исправления в документы бухгалтерского учета, заключить трудовой договор с гражданкой, исчислить и уплатить страховые взносы, уплатить штрафы.

Общество, считая что решение Управления ПФ нарушает его права и законные интересы, обратилось в арбитражный суд с требованиями о признании его незаконным.

Позиция Арбитражного суда Забайкальского края

Суд отметил, что из материалов дела видно, что общество не представило в десятидневный срок по требованию Управления документы, в том числе договора гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы; трудовые договора; журналы кассиров-операционистов, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов за 2012-2014 годы.

Суд не принял во внимание довод общества о нецелесообразности представления указанных в требовании документов, а также на невозможность их представления по неизвестной причине, так как, по его мнению, общество не доказало, что их невозможно было представить в срок, установленный настоящим законодательством.

Суд также отметил, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Из материалов дела было установлено, что требовалось представить следующие документы:

• Журналы кассира-операциониста в количестве 36 шт. (по 12 шт. за каждый год);


• Трудовой договор - 1 шт.;


• Индивидуальные карточки учета страховых взносов за 2012-2014 года – 3 шт.

Всего было истребовано 40 документов, соответственно размер штрафа был установлен в сумме 8 тысяч руб., по 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Суд отметил, что общество не представило истребуемые документы не только не в установленный законом срок, но и за пределами периода проведения проверки.

При этом суд изложил свою позицию в отношении журналов кассиров-операционистов, отметив, что действующим законодательством РФ не предусмотрено, какое количество журналов необходимо вести в течении календарного года. Поэтому суд своим решением определил количественный показатель не представленных обществом документов - журналов в количестве 3 шт. Данный вывод суд сделал исходя из расчета за 1 (один) год - 1 (один) журнал.

Суд удовлетворил частично требования ООО «Огонек», признал недействительным решение Управления Пенсионного фонда в части привлечения общества к ответственности в виде штрафа в сумме, превышающей 1400 рублей.

В удовлетворении остальной части заявленных требований было отказано.

Позиция ООО «Огонек»

Общество обжаловало решение в апелляционном порядке. По мнению общества, судом первой инстанции необоснованно было не учтено, что истребованные у плательщика журналы кассира-операциониста не являются документами, необходимыми для исчисления и уплаты страховых взносов; их количество как пенсионным фондом, так и судом было определено произвольно. Приказ Минфина России от 29.07.1998 №34н и часть 4 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» позволяют определить только сам порядок и обязанность ведения журнала кассира-операциониста, и не позволяют сделать вывод об определении их количества, в случае, если они не ведутся организацией.

В подтверждение неправомерности привлечения к ответственности за непредставление трудового договора, общество указало, что по требованию Пенсионного фонда были представлены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера на лиц, которые являются работниками общества. Гражданка не является работником общества, в трудовых отношениях с ним не состоит, что также подтверждено ее показаниями при допросе в качестве свидетеля в суде, трудовой договор с ней не заключался. У Пенсионного фонда отсутствуют полномочия устанавливать наличие трудовых отношений и обязывать общество своим решением заключить трудовой договор, трудовые отношения между сторонами могут возникнуть на основании трудового договора и по решению суда о заключении такого договора.

Поскольку гражданка не является работником общества, у него отсутствует обязанность ведения индивидуальных карточек учета страховых взносов за 2012-2014 годы на данное лицо, такие документы у общества отсутствуют. Указание в решении пенсионного фонда о наличии у общества обязанности исчислить и уплатить страховые взносы за работника свидетельствует о неисполнении Пенсионным фондом, как контролирующим органом, обязанности по установлению в ходе проверки размера недоимки по страховым взносам.

Позиция Четвёртого арбитражного апелляционного суда

Четвертый арбитражный апелляционный суд в декабре 2015 года отметил, что Пенсионным фондом в ходе проверки были установлены признаки выплаты обществом «теневой» заработной платы. Так, согласно доверенностям, за 2012-2014 в организации гражданка числилась главным бухгалтером, которая лично по доверенности предоставляла отчетность в ПРФ по форме ОСВ-1 и сведения индивидуального (персонифицированного) учета ежеквартально на протяжении 2012-2014 годов, вносила в ОАО АКБ «РОСБАНК» наличными на счет предприятия торговую выручку. Об этом свидетельствуют доверенности, лицевой счет ООО «Огонек», мемориальный ордер за 2012 год.

Трудовой договор, индивидуальные карточки учета страховых взносов за 2012-2014 годы в отношении гражданки обществом в ходе проверки представлены не были. Согласно расчетным ведомостям за 2012-2014 годы начисление заработной платы в ее отношении не производилось, страховые взносы согласно сведениям индивидуального (персонифицированного) не исчислялись и не уплачивались. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан был оформить с ним трудовой договор в письменной форме, а также уплачивать страховые взносы с выплат и вознаграждений, начисляемых в пользу физического лица в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Плательщиком страховых взносов были нарушены права застрахованного лица.

По мнению суда апелляционной инстанции, из содержания требования о представлении документов, акта выездной проверки и оспариваемого решения следует, что Пенсионным фондом не отражены обстоятельства, обосновывающие необходимость представления журналов кассира-операциониста как документов, необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов.

Органом Пенсионного фонда не представлены доказательства наличия указанных документов у общества (ведения этих журналов), обязанности их представления в целях контроля за исчислением и уплатой страховых взносов. Кроме того, не обосновано и их количество, за непредставление которых общество было привлечено к ответственности; при этом наличие у него контрольно-кассовых машин не устанавливалось.

По мнению суда апелляционной инстанции, у Пенсионного фонда отсутствовали основания для привлечения общества за непредставление в установленный срок трудового договора и индивидуальных карточек учета страховых взносов на гражданку, поскольку отсутствуют доказательства наличия у него этих документов, также и как доказательства их составления. Доводы Пенсионного фонда о наличии трудовых отношений между обществом и гражданкой, вследствие чего у последнего возникает обязанность оформить трудовой договор, не подтверждены надлежащими доказательствами.

Из материалов дела не следует, что между обществом и гражданкой были согласованы трудовая функция, конкретный вид поручаемой работы, дата начала работы, место работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха. Не подтверждается какими-либо доказательствами и выплата обществом ей вознаграждения за труд. Из решения Пенсионного фонда также следует, что согласно расчетным ведомостям за 2012-2014 годы, начисление заработной платы в отношении гражданки не производилось.

Ссылки Пенсионного фонда в акте проверки на установленные в ходе выездной проверки обстоятельства, свидетельствующие о представлении гражданкой интересов общества по доверенностям при предоставлении отчетности в Пенсионный фонд и сведений индивидуального (персонифицированного) учета, а также при внесении денежных средств на расчетный счет общества (установлено из указания в мемориальном ордере) сами по себе, в отсутствие установленных фактов выполнения гражданкой трудовой функции в обществе и выплаты ей заработной платы в проверенные периоды 2012-2014 годов, достоверно не подтверждают наличие трудовых отношений, а также обязанности общества заключить трудовой договор и вести индивидуальные карточки учета страховых взносов на данное лицо.

В материалы дела не представлено документальное подтверждение фактов представления отчетности в Пенсионный фонд и сведений индивидуального (персонифицированного) учета общества от его имени гражданки. Ссылки фонда при рассмотрении дела в суде на справки подтверждения основного вида экономической деятельности, заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности, подписанные от имени общества также гражданкой, не являлись предметом оценки при проведении выездной проверки и основанием для принятия оспариваемого решения Пенсионного фонда, в связи с чем во внимание приняты быть не могут. Кроме того, по вышеприведенным основаниям ссылки на данные документы сами по себе не подтверждают факта наличия трудовых отношений между обществом и гражданкой.

Суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что Пенсионный фонд не доказал правомерности привлечения общества к ответственности, что является основанием для признания оспариваемого решения незаконным.

Суд также отметил, что является необоснованным предложение Пенсионного фонда о внесении исправлений в документы бухгалтерского учета, заключении трудового договора со гражданкой, об исчислении и уплате страховых взносов за нее.

Четвертый арбитражный апелляционный суд отменил решение Арбитражного суда Забайкальского края и принял по делу новый судебный акт. Заявленные ООО «Огонек» требования были удовлетворены.

Решение Управления Пенсионного фонда Российской Федерации (государственного учреждения) в г. Чите Забайкальского края (межрайонного) было признано недействительным.

Арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в марте 2016 года оставил без изменения постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу – без удовлетворения.

Источник: Официальный сайт Верховного Суда Российской Федерации Электронное правосудие по экономическим спорам
http://www.arbitr.ru/

Органы контроля и надзора будут не только карать за нарушения, но и проводить профилактику нарушений

Федеральный закон от 3 июля 2016 года № 277-ФЗ дополнил федеральный закон от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» двумя новыми статьями:

• Статья 8.2 Организация и проведение мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований;


• Статья 8.3 Организация и проведение мероприятий по контролю без взаимодействия с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Организация и проведение мероприятий, направленных на профилактику нарушений обязательных требований

Такие мероприятия будут проводиться органами контроля в соответствии с ежегодно утверждаемыми ими программами профилактики нарушений (п.1).

В целях профилактики нарушений обязательных требований органы контроля (п.2):

• Обеспечивают размещение на официальных сайтах перечней нормативных правовых актов или их отдельных частей, содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом контроля, а также текстов и соответствующих нормативных правовых актов;


• Осуществляют информирование, в том числе посредством разработки и опубликования руководств по их соблюдению обязательных требований, проведения семинаров и конференций, разъяснительной работы в средствах массовой информации и иными способами. В случае изменения требований органы контроля подготавливают и распространяют комментарии о содержании новых нормативных правовых актов, внесенных изменениях в действующие акты, сроках и порядке вступления их в действие, а также рекомендации о проведении необходимых организационных, технических мероприятий, направленных на внедрение и обеспечение соблюдения обязательных требований;


• Обеспечивают регулярное (не реже одного раза в год) обобщение практики осуществления в соответствующей сфере деятельности государственного и муниципального контроля и их размещение на официальных сайтах, в том числе с указанием наиболее часто встречающихся случаев нарушений с рекомендациями в отношении мер, которые должны приниматься юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в целях их недопущения;


• Выдают предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований.

Федеральным законом, положением о виде федерального государственного контроля (надзора), порядком организации и осуществления отдельных видов государственного контроля (надзора), муниципального контроля может быть предусмотрено осуществление специальных профилактических мероприятий, направленных на предупреждение причинения вреда, возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера (п.3).

Правительство РФ вправе определить общие требования к организации и осуществлению мероприятий по профилактике нарушений (п.4).

Орган контроля может объявить предупреждение при наличии у него сведений о готовящихся нарушениях или о признаках нарушений обязательных требований (п.5):

• Полученных в ходе реализации мероприятий по контролю, осуществляемых без взаимодействия с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями;


• Содержащихся в поступивших обращениях и заявлениях (за исключением обращений и заявлений, авторство которых не подтверждено), информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации в случаях.

Предупреждение может быть объявлено если:

• Отсутствуют подтвержденные данные о том, что нарушение причинило вред жизни, здоровью граждан, вред животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов РФ, безопасности государства, а также привело к возникновению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера либо создало непосредственную угрозу указанных последствий;


• Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ранее не привлекались к ответственности за нарушение соответствующих требований.

Органы контроля объявляют предостережение о недопустимости нарушения требований; предлагают принять меры по обеспечению их соблюдения; и предлагают уведомить об этом в установленный в предостережении срок.

Предостережения должны содержать указания на соответствующие обязательные требования, требования, установленные муниципальными правовыми актами, нормативный правовой акт, их предусматривающий, а также информацию о том, какие конкретно действия (бездействие) могут привести или приводят к их нарушению (п.6).

Порядок составления и направления предостережений, подачи возражений на них и их рассмотрения, порядок уведомления об исполнении предостережения определяются Правительством РФ (п.7).

22 июля 2016 года на совещании Президента РФ с членами Правительства, посвящённом вопросам совершенствования контрольно-надзорной деятельности, Министр экономического развития Алексей Улюкаев  отметил, что «закон сейчас предполагает профилактику нарушений – не только действия, когда нарушение выявлено, но работу с бизнесом, разъяснение ему требований контролёра, разъяснение ему возможностей устранения этого, указания на факт непреднамеренных ошибок, непреднамеренных нарушений нормативных требований. То есть фактически речь идёт о том, что контроль становится не карающим, а сервисным. Он обслуживает бизнес, помогая ему избежать нарушений, помогая ему избежать соответствующих наказаний».

Мой комментарий: В органах контроля появляется новый дополнительный участок работы, который потребует достаточно много усилий. Контролирующим органам придется усилить методологическую и аналитическую работу по своим направлениям. Отмечу, что при этом потребуется проводить серьезный анализ правоприменительной практики и на ее основании разрабатывать рекомендации. Учитывая, что никто не планирует увеличивать численность служащих в государственных и муниципальных органах, эта дополнительная работа, будет взвалена на уже и так загруженных людей. 

В статье 8.3 «Организация и проведение мероприятий по контролю без взаимодействия с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями» определен перечень таких мероприятий (п.1). Всего их названо семь, но при этом отмечено, что другие виды и формы мероприятий по контролю могут быть установлены федеральными законами.

Мероприятия проводятся на основании заданий на их проведение, утверждаемых руководителем или заместителем руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля (п.2).

В случае выявления при их проведении нарушений, принимаются меры по их пресечению, а также направляется в письменной форме руководителю органа контроля мотивированное представление с информацией для принятия при необходимости решения о назначении внеплановой проверки (п.5).

В случае получения в ходе проведения мероприятий сведений о готовящихся нарушениях или признаках нарушения обязательных требований направляется предостережение о их недопустимости (п.6).

Мой комментарий: Сама идея сделать из органов контроля методологические и консультационные центры для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и, таким образом, предотвратить нарушение законодательных и иных требований, протеста не вызывает. Однако, как показывает практика, если закон нарушать выгодно, многие всё равно будут это делать. Для органов контроля всех уровней все эти новшества потребуют определенной перестройки работы, налаживания процедур ее документирования и создания новых видов документов. Насколько это реально, и какую даст отдачу, покажет только практика.

Источник: Консультант Плюс / Официальный сайт Президента РФ
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=200571
http://kremlin.ru/events/president/news/52566

Создается единый реестр проверок

Федеральный закон от 31 декабря 2014 года № 511-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»» дополнил основные принципы защиты прав юридических лиц, индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля (пункт 3 статьи 3). Теперь для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей должна раскрываться информация «об организации и о проведении проверок, о результатах проведения проверок и о принятых мерах по пресечению и (или) устранению последствий выявленных нарушений».

Продолжена «традиция» создания единых государственных реестров. Закон дополнен статьёй 13-3 «Единый реестр проверок», согласно которой, в целях обеспечения учета проверок, проводимых при осуществлении государственного/муниципального контроля, а также их результатов, создается единый реестр проверок, которой является федеральной государственной информационной системой. Оператором единого реестра проверок будет Генеральная прокуратура РФ.

Правительством РФ утверждаются правила формирования и ведения единого реестра проверок, определяющие (п.2):

• Требования к порядку создания и ввода в эксплуатацию единого реестра проверок;


• Порядок присвоения в автоматическом режиме учетного номера проверки;


• Состав включаемой в единый реестр информации о проверке, ее результатах и принятых мерах по пресечению и/или устранению последствий выявленных нарушений, а также сроки и порядок включения данной информации в реестр;


• Состав включаемой в единый реестр проверок информации, которая подлежит предоставлению государственным органам и органам местного самоуправления, а также порядок её предоставления;


• Состав иной информации об осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля, которая должна включаться в единый реестр проверок.

Оператор единого реестра проверок обеспечивает размещение на специализированном сайте следующей общедоступной информации из данного реестра (п.3):

• Учетный номер проверки;


• Информация, указываемая в распоряжении или приказе руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), муниципального контроля;


• Информация, указываемая в акте проверки;


• Результаты проверки (были ли выявлены в ходе проверки нарушения обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами);


• Принятые меры в отношении нарушений, выявленных при проведении проверки, включая выдачу предписаний об их устранении и/или о проведении мероприятий по предотвращению причинения вреда; сведения о применении мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении, о привлечении к административной ответственности виновных лиц, о приостановление или аннулировании ранее выданных разрешений, лицензий, аттестатов аккредитации и иных документов, имеющих разрешительный характер, об отзыве продукции, о направлении материалов о выявленных нарушениях в государственные органы и органы местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, об обжаловании соответствующих решений и действий (бездействия) органа государственного/муниципального контроля, их должностных лиц и о результатах такого обжалования.

Ведение единого реестра проверок, внесение в него соответствующей информации и ее раскрытие осуществляются с учетом требований законодательства РФ о государственной и иной охраняемой законом тайне (п.4).

Законом предусматривается поэтапное введение положений закона в части присвоения учетного номера проверкам и включения в единый реестр проверок информации о проверках:

• с 1 июля 2015 года - в отношении проверок, проводимых при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;


• с 1 июля 2016 года - в отношении проверок, проводимых при осуществлении регионального государственного контроля (надзора);


• с 1 января 2017 года - в отношении проверок, проводимых при осуществлении муниципального контроля, с 1 января 2017 года.

Источник: Консультант Плюс / сайт Государственной Думы
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=173196
http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&CE97F0AE2C90309243257D7F003D502B 

Должностных лиц государственных и муниципальных учреждений, осуществляющих контрольные функции, будут привлекать к административной ответственности

Федеральный закон от 22 декабря 2014 года № 434-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс РФ об административных правонарушениях» распространил на должностных лиц государственных и муниципальных учреждений, осуществляющих контрольные функции, действие статьи 19.6.1 КоАП РФ, устанавливающей административную ответственность за несоблюдение должностными лицами органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля требований законодательства о государственном контроле (надзоре), муниципальном контроле.

Срок давности привлечения к административной ответственности за совершение данных правонарушений увеличен с 3 месяцев до 1 года (ч.1 ст.4.5 «Давность привлечения к административной ответственности»).

Одновременно усилена административная ответственность должностных лиц за умышленное невыполнение требований прокурора, вытекающих из его полномочий, установленных федеральным законом, а равно законных требований следователя, дознавателя или должностного лица, осуществляющего производство по делу об административном правонарушении. В статье 17.7 «Невыполнение законных требований прокурора, следователя, дознавателя или должностного лица, осуществляющего производство по делу об административном правонарушении» для должностных лиц в качестве альтернативного вида административного наказания теперь предусмотрена дисквалификация на срок от шести месяцев до одного года.

В пояснительной записке к проекту федерального закона отмечалось, что «анализ практики прокурорского надзора в сфере осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля свидетельствует о существенном нарушении прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Допускается несоблюдение требований законодательства, выразившееся в проведении проверок при отсутствии оснований для этого, нарушении сроков проведения проверки, отсутствии согласования внеплановой выездной проверки с органами прокуратуры.

В 2012 году органами прокуратуры пресечено свыше 183 тыс. нарушений законодательства в сфере защиты прав хозяйствующих субъектов, привлечено к административной и дисциплинарной ответственности более 29 тыс. должностных лиц. При этом значительное количество нарушений при осуществлении контрольных полномочий допускается должностными лицами органов муниципального контроля».

Для справки: Статья 19.6.1 «Несоблюдение должностными лицами органов государственного контроля (надзора), органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, осуществляющих контрольные функции, требований законодательства о государственном контроле (надзоре), муниципальном контроле» предусматривает наказание должностных лиц или вынесением предупреждения, или наложением административного штрафа на должностных лиц в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей за следующие нарушения:

• Проведении проверки при отсутствии оснований для ее проведения,


• Нарушение сроков проведения проверки,


• Отсутствии согласования внеплановой выездной проверки с органами прокуратуры,


• Непредставление акта о проведенной проверке,


• Привлечение к проведению мероприятий по контролю не аккредитованных в установленном порядке юридических лиц, индивидуальных предпринимателей или не аттестованных в установленном порядке граждан либо


• Проведение плановой проверки, не включенной в ежегодный план проведения плановых проверок.

При повторном совершении административного правонарушения, либо в случае грубого нарушения требований законодательства о государственном контроле (надзоре), муниципальном контроле, выразившегося в проведении проверки без распоряжения (приказа) руководителя либо заместителя руководителя или непредставлении акта о проведенной проверке, предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей либо дисквалификация на срок от шести месяцев до одного года.

Источник: Консультант Плюс / Сайт Государственной Думы

http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=172502
http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/(ViewDoc)?OpenAgent&work/dz.nsf/ByID&3C95901EEDE69E6743257D4100367D46