Почему службы управления документами оказываются в роли каната, который перетягивают являющими для них регулятором архивные службы и обслуживаемые ими коммерческие организации?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 19 марта 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Службы управления организаций застряли в интересном месте.

С одной стороны, организации обязаны делать нечто такое, что, возможно, потребует дополнительных затрат и чего они делать не хотят – а именно, соответствовать требованиям стандарта [в контексте Австралии – обязательного для государственных и муниципальных органов – Н.Х.], который не имеет никакого отношения к их способности эффективно удовлетворять потребности своих клиентов и обслуживаемых сообществ.

Это означает, что они не знают, как им финансировать службы управления документами, и смотрят на это примерно так же, как на финансирование бетонных стелек для своих кроссовок - то есть они будут делать это только в том случае, если их заставят.

С другой стороны, органы управления архивным делом написали нормативные документы, под которые подпадает каждый бит информации, созданной государственным служащим - хотя на самом деле их интересует лишь очень небольшая её часть, подлежащая постоянному хранению.

Итак, у Вас имеется организация, которая не хочет заниматься обеспечением соответствия стандарту, но вынуждена финансировать направленную на соблюдение стандарта деятельность.

Одновременно имеется регулятор, который с проверкой не придёт и не принудит к исполнению, потому что ему глубоко наплевать на 99,9% того, что он регулирует.

И в каком же положении в результате оказываются службы управления документами? Им приходится выдерживать давление с двух сторон.

• С одной стороны, они пытаются заставить свои организации исполнять нормативные требования – но в этом случае нет экономического обоснования, которое бы показывало, что соблюдение стандарта улучшает деятельность организации;
  
  
• С другой стороны, они пытаются заставить орган управления архивным делом показаться и приложить усилия по принуждению к исполнению требований – однако эти органы ежедневно демонстрируют, что на самом деле их волнует не соблюдение требований, а лишь судьба контента постоянного срока хранения, который однажды попадёт в архивы.

Каково решение в такой ситуации? Просто хорошо делать работу по управлению документами.

Что это означает? Выполняйте проекты, в рамках которых основные знания и навыки по управлению документами применяются для совершенствования деловой деятельности организации. Игнорируйте обязательные стандарты - всё, что те сумели добиться, так это помешать нам охватить своей деятельностью деловые системы.

Каким-то образом главным в управлении документами стало исполнение законодательно-нормативных требований. Но это направление деятельности играет заметную роль лишь на протяжении последних 50 лет. В течение же тысячелетий люди и организации занимались управлением документами потому, что их жизни и их организации без документов стали неуправляемыми.

Сегодня, как никогда ранее, является важным постоянное совершенствование посредством фокусирования внимания на документах и документированной информации. Каждая организация знает, как финансировать эти усилия - и если небольшая часть этого финансирования в конечном итоге приведёт к исполнению законодательно-нормативных требований, никто, вероятно, не обратит на это внимание - потому что деловую отдачу легко увидеть, и деловая деятельность становится лучше.

Альтернатива здесь - продолжить выполнять роли каната в «перетягивании каната», наблюдая за тем, как деятельность по управлению документами постепенно разрывается на части и заменяются чем-то другим – тем, что понимает, что не получающая финансирования часть организации просто не существует.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-records-rope-in-the-tug-of-war