Вот кое-что, с чем я регулярно сталкиваюсь и что, по моему мнению, заслуживает определённого обдумывания.
В какой-то момент нам приходится признать, что мы не доверяем сотрудникам, занимающимся классификацией документов (т.е. их упорядочиванием и, прямо или косвенно, установлением им сроков хранения – Н.Х.).
В данный момент существует сильное движение, направленное на то, чтобы «сделать Microsoft 365 соответствующим законодательно-нормативным требованиям».
Витают (подразумеваемые) надежды на то, что если только мы (специалисты по управлению документами – Н.Х.) сможем обеспечить соответствие данного продукта установленным требованиям, то сможем поднять степень захвата (документов в документные системы – Н.Х.) до уровня, при котором сможем спокойно спать по ночам.
Есть, однако, одна проблема.
Я регулярно общаюсь с представителями государственных органов, и они сообщают, что степень захвата (capture rate) у них составляет 10–20% - цифра, которая становится типичной в ряде секторов (степень захвата показывает долю материалов, захватываемых в соответствующие законодательно-нормативным требованиям системы управления документами, способные управлять жизненным циклом документов).
Затем разговор переходит к вопросам уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение фактически захваченного контента. Так вот, эти органы уничтожение не проводят. Почему? Потому, что не верят в то, что их сотрудники правильно классифицировали свой контент.
Государственные органы слишком обеспокоены тем, что сотрудники могли неправильно классифицировали какие-то материалы или же могли свалить кучу контента в одно дело, которое легко найти - так что они не будут заниматься уничтожением.
Microsoft 365 не может решить проблему, связанную с тем, что мы не можем доверить сотрудникам выполнение классификации их документов.
Никакие «корзины» здесь не помогут (отсылка к методу укрупнённой классификации документов по срокам хранения, известному как метод «больших корзин» - Н.Х.).
Так почему же мы всё ещё применяем всё те же способы выполнения работы? Глупо продолжать делать одно и то же, и ожидать при этом каких-то иных результатов.
Неужели мы верим то, что одним прекрасным утром все вдруг проснутся - и начнут думать так же, как мы?
Что заставляет нас продолжать действовать подобным образом?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-fiction-of-people-classifying
Комментариев нет:
Отправить комментарий