Отбор - незаменимый инструмент для оцифровки. Архивисты используют свои знания, формируя критерии отбора и сопоставляя при этом приоритеты своих организаций и учреждений со своими коллекциями, что в итоге приводит к отражению истории с использованием материалов, имеющих непреходящую ценность.
Понятие экспертизы ценности
В контексте архивной работы экспертиза ценности (appraisal) используется для выделения из числа предлагаемых архивному учреждению материалов тех, что имеют достаточную ценность для принятия их на архивное хранение, - в зависимости от их происхождения и содержания, аутентичности и надёжности, упорядоченности и полноты, состояния и внутренне присущей ценности (в последнем случае обычно речь идёт о ценности носителей информации, в отличие от ценности собственно информации – Н.Х.). В ходе экспертизы проводится оценка материалов, при этом их ценность и полезность сопоставляются с затратами на техническое обслуживание и управление. Отбор имеет ключевое значение, поскольку содержание коллекций обходится дорого, а связанные с цифровыми материалами расходы являются значительными.
Результаты экспертизы ценности зависят от таких факторов, как официальная миссия архивного учреждения, критерии приобретения материалов и стратегии комплектования. Как следствие, политики проведения экспертизы ценности должна быть достаточно гибкими с тем, чтобы приспосабливаться к меняющимся определениям «исторической ценности», поощрять согласованность и обеспечивать подотчётность.
Чтобы определить, соответствуют ли материалы критериям учреждения, архивисты задаются вопросами: «Зачем мне это сохранять?» и «Зачем мне это сохранять?». Если первый вопрос касается ценности материала в качестве свидетельства / доказательства, то второй связан с уместностью сохранения данного материала в конкретном архиве.
Коллекции должны сопровождаться основательной документацией, при этом должна быть известная цепочка ответственных хранителей материалов (chain of custody). Коллекции также должны отображать глубину соответствующей тематики, жанры и форматы, находиться в приемлемом состоянии и иметь разумные объёмы. Архивисты оценивают полезность материалов, не имеющих установленного происхождения или описания; определяют, какие материалы требуют значительных усилий по обеспечению сохранности, изучению или упорядочению; выделяют материалы, дублируемые в другом месте; те, у которых есть ограничения на доступ или использование; а также те, приобретение или управление которыми окажется слишком дорогостоящим. Результатом отбора является высококачественная, целостная коллекция, отвечающая потребностям учреждения.
Первичная и вторичная ценность
В рамках экспертизы ценности различают первичную и вторичную ценность. Первичная ценность – та, что непосредственно связана с первоначальными причинами создания документа в административных, юридических, финансовых и т.д. целях. После выполнения документами своего первоначального назначения они могут приобретать и вторичную ценность для исторических исследований - доказательную и информационную. Доказательная ценность отражают важность документов в качестве свидетельств / доказательств функций, политики и оперативной деятельности организации в интересах обеспечения подотчетности, а не для юридических целей. Информационная ценность связана с иными способами использования документов для документирования сведений об обществе или исторической информации, предоставляющими уникальную, имеющую непреходящую ценность информацию для научно-исследовательских целей.
Традиционно о ценности документов судят по их информационному содержанию (контенту). Доминирующее сейчас представление о том, что экспертизу ценности материалов следует проводить только исходя из их информационной ценности, возможно, возникло из-за того, что в ходе процессов приобретения и архивной обработки часто оказывалась в тени их доказательная ценность. И одна только информационная ценность остаётся неизменной, когда у документов нет известного происхождение (provenance) и не сохранён их первоначальный порядок.
На доказательную ценность влияют контекст (обстоятельства) создания документа, его первоначальное и последующее использование, история хранения и обеспечения сохранности, авторство, назначение, передаваемая информация и аудитория. Оцифровка может свести на нет доказательную ценность, поскольку для цифровых суррогатов есть риск её утраты из-за неясности контекста и обстоятельств создания и использования документов. Когда при работе с документами соблюдаются архивные принципы происхождения и первоначального порядка, то есть возможность определить их доказательную ценность.
Внутренне присущая ценность и ценность как артефакта
Архивисты также оценивают внутренне присущую ценность материалов и их ценность как артефактов. Внутренне присущую ценность создают физические качества документа и его взаимосвязи (на основе его отношения к отдельному лицу, семье, организации, месту или событию). Эта ценность документа присуща его первоначальной форме (т.е. оригиналу – Н.Х.) и не зависит от его информационной или доказательной ценности. Ценность как артефакта - это ценность объекта, связанная с его физическими характеристиками, а не с интеллектуальным содержанием. Например, материалы, включая фотографии, должны быть эстетически привлекательными для реализации своего научно-исследовательского потенциала и для возможности их использования в статьях, публикациях и на выставках.
Обладающие внутренне присущей ценностью документы имеют качества, делающими их оригинальную форму единственно приемлемой для постоянного архивного хранения (данное утверждение грубо неверное; правда же заключается в том, что подобные оригиналы имеют определённую дополнительную ценность, что нередко может сопровождаться пониженной ценностью другого рода; также эта дополнительная ценность может быть сравнительно небольшой в сопоставлении с иными видами ценности и в каких-то случаев не оправдывать повышенных затрат на приобретение и сохранение. Смешно и грустно слышать, как архивисты сплошь и рядом говорят о том. что приёму на архивное хранение подлежат одни лишь оригиналы – и это при том, что в реальных архивах дело обстоит совсем не так! – Н.Х.) . Эти характеристики могут включать эстетические качество, содержание (контент), использование, рыночную стоимость, уникальность, возраст и редкость. Внутренне присущая ценность и ценность как артефакта определяют, следует ли сохранять материалы в их исходном формате или же их можно преобразовать в копии в ином формате; а также необходимы ли меры безопасности или защиты от несанкционированного доступа.
Технологии как инструмент
Оцифровка обеспечивает более широкий доступ к коллекциям культурного наследия, который способствует выполнению множества функций, от образования до развлечения. Факты показывают, что целевая аудитория может воспользоваться возможностями онлайн-доступа и использовать коллекции по-новому. Кроме того, учитывая текущее положение дел с деградацией аналоговых носителей, создание суррогатных копий материалов из коллекций является куда лучшей альтернативой утрате документальных свидетельств.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/appraisal-for-digitization/
Комментариев нет:
Отправить комментарий