Нам всем говорили, что, когда мы говорим с людьми об управлении документами, нужно постараться ответить на вопрос «А какая мне от этого польза?» (What's In It For Me, сокращённо WIIFM).
Проблема с подходом WIIFM заключается в том, что во многих случаях его можно перефразировать следующим образом: «Мы создали эту огромную штуку, не спросив Вас, хотите ли Вы её или нуждаетесь ли Вы в ней, - вот и теперь мы собираемся притвориться, что мы это сделали исключительно ради Вас, чтобы попытаться заставить Вас использовать её».
Это довольно близко ко всему плохому опыту, накопленному сотрудниками привзаимодействиями с агентами по продажам, которые их не слушают, но продолжают твердить им «свой» WIIFM (какой у них отличный продукт) - потому что им также велели сосредоточиться на WIIFM – вне зависимости от того, насколько оторванными от реальности они в итоге выглядят.
Большим вопросом является следующий: понимаете ли Вы разницу между WIIFM-разговором (продажей своих продуктов и услуг) и чем-то таким, что действительно поможет людям?
Получить на него ответ обманчиво просто. Произнесите свою WIIFM-речь, а затем скажите: «Если это похоже на то, что Вам было бы интересно сделать, то, пожалуйста, позвоните мне по этому поводу» (или что-то в этом роде) – а затем уходите.
Если Ваша WIIFM-речь была убедительной и для кого-то решала его реальную проблему, то Вам позвонят. В противном случае звонков не будет. Это станет для Вас сигналом. Сигнал «нет звонков» говорит: «Нас не интересует то, что Вы предлагаете».
В таком случае есть две вещи, которые Вы можете сделать:
1. Изменить свои предложения,
2. Упорно ничего не менять, несмотря на свидетельства того, что организация не хочет предлагаемых Вами продуктов и услуг.
На мой взгляд, службы управления документами уже довольно давно обычно идут по второму пути; а организации говорят нам о том, что мы продолжаем навязывать безразличные им вещи, посредством выделения нам всё меньшего количества ресурсов и непрерывного снижения уровня соответствия [нашим – Н.Х.] требованиям к управлению документами.
Для меня, однако, проблема заключается не в самой дисциплине управления документами, а в том, на что деятельность по управлению документами нацелена в большинстве организаций.
Большинство организаций на самом деле не волнует соблюдение требований, установленных архивными регуляторами.
Важно понимать, что их также не волнует исполнение обязательных [в контексте государственного сектора Австралии – Н.Х.] стандартов - наши стандарты [т.е. стандарты по вопросам управления документами – Н.Х.] для них ничего не значат и часто представляют собой помеху для хорошей работы с документами.
Мой комментарий: У нас в стране ситуация похожая, ведь выпускаемые Росархивом и ВНИИДАД нормативно-методические документы всё чаще скорее мешают, чем помогают надлежащим образом управлять документами и информацией….
Хотя организации обычно не заботятся о соответствии установленным требованиям или стандартах, они в то же время не способны найти то, что им нужно, и информационная сторона их деловых процессов часто несколько беспорядочна.
О чём такая ситуация заставляет их думать? «Ах, если бы только в моей организации была группа специалистов, способная помочь с обеспечением возможности отыскивать нужные материалы и информационными процессами (иными словами, с управлением документами)…»
Это тот момент, когда Вам необходимо понять, что подход WIIFM относится к тому, как Вы решаете проблему, а также к тому, на решение какой проблемы Вы нацелитесь
Ранее я упомянул обязательные стандарты, потому что, если мы решаем, что можем работать с документами только в соответствующей эти стандартам системе, то тем самым мы возводим барьер, который может означать, что наша WIIFM-аргументация высказывается не таким образом, который был бы интересен людям.
Мы должны четко понимать, что результатом всего этого является не то, что сотрудники продолжают работать, не решив свою проблему. В результате они передают решение своих проблем документирования и управления документами кому-то другому – тому, кто помогает им решать эти проблемы, но называет эту работу как-то иначе, и делает это таким образом, который является для сотрудников приемлемым.
Ну а что происходит с управлением документами, когда основная работа с документами выполняется кем-то другим и называется как-то иначе?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-and-how-to-understand-if
Комментариев нет:
Отправить комментарий