Если Вы можете сами принять решение, то Вы его и принимаете. Если же Вы не этого можете, то Вам нужно «продать» его тому, кто может.
Это означает, что подавляющее большинство из нас [специалистов по управлению документами – Н.Х.] постоянно занимается «продажей» управления документами, потому что у нас самих нет полномочий принимать решения, касающиеся того, что должны делать сотрудники других подразделений; и даже когда мы это делаем, у нас нет полномочий для того, чтобы заставить сотрудников исполнять эти решения.
Поэтому мы должны «продавать» свою деятельность. На самом базовом уровне такая «продажа» означает просто обещания.
Вы обещаете, что если кто-то выделит Вам определённые ресурсы, то предлагаемое Вами решение принесет некую отдачу. Если это не совсем похоже на то, что Вы делаете, просто помните, что основной ресурс, который у всех нас есть, - это время; и то, что нам нужно для успешной работы службы управления документами, это, главным образом, время других сотрудников.
Ниже приведены два вопроса, ответы на которые помогут Вам понять, что Вы предлагаете своей организации, и что Ваша организация об этом думает:
- Какие обещания Вы даёте в отношении документов и управления ими?
- Насколько эти обещания ясны и недвусмысленны?
Ясность в этих двух вопросах поможет Вам привести в порядок собственные мысли, быть последовательным и уменьшить риск недопонимания. Одна из самых больших проблем при «продаже» связана с неоднозначностью сказанного, и у служб управления документами эта проблема тоже есть – потому, что если мы не сформулировали чётко свои обещания, то каждый будет додумывать их для себя.
Эти два вопроса были ориентированы «вовнутрь», и касались Вас и Ваших обещаний. Следующие два вопроса направлены на то, чтобы выяснить, что думают другие люди.
- Если спросить тех людей, которым адресованы Ваши обещания, о том, что же им пообещала служба управления документами – что они ответят?
- Считают ли люди, которым были адресованы Ваши обещания, что эти обещания были выполнены?
Понимание ответов на эти два вопроса поможет Вам понять, обещаете ли Вы нечто такое, что способны выполнить, и насколько эффективно служба управления документами действовала в прошлом.
Если на второй набор вопросов Вы получите ответы, которые Вам не понравятся, то тому могут быть только две возможные причины:
1. Вы дали обещание, которое не могли сдержать
2. Вы имеете дело с проблемами, пришедшими из прошлого.
В первом случае речь идёт о выполнении обещанного - и Вам нужно либо изменить свои обещания, либо изменить свою практику работы.
Во втором случае, это проблема долгосрочная, требующая времени и постоянного давления. Продолжайте продвигать одни и те же идеи их реализацию, и в конечном итоге Вы измените ситуацию.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/four-questions-about-the-promise
Комментариев нет:
Отправить комментарий