Практические стратегии организации гибридных архивов физических и электронных документов

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 3 марта 2025 года на сайте компании Lucidea.

Смешанные (гибридные) архивы, содержащие физические и электронные документы, создают уникальные проблемы при проведении архивного упорядочения. Такие коллекции требуют от архивистов разработки стратегий, учитывающих различающиеся потребности физических и электронных материалов, поддерживая при этом согласованность и доступность коллекции.

Внедрение стандартов метаданных и архивного описания

Применение согласованных друг с другом стандартов метаданных и архивного описания играет ключевую роль при управлении гибридными архивами. Метаданные предоставляют важнейшие сведения об архивных материалах, в том числе об их происхождении, содержании (контенте) и формат, - и помогают обеспечить описание и доступность физических и электронных документов.

Архивистам следует разработать стандартизированную схему метаданных, учитывающую потребности материалов различных типов в составе коллекции. Для физических документов могут быть предусмотрены детальные описания в научно-справочном аппарате, в то время как для электронных документов могут потребоваться метаданные, встроенные в файлы или связанные с цифровыми каталогами.

Используя единый подход к метаданным, архивисты могут улучшить возможности поиска по материалам, представленным в различных форматах; а также могут поддерживать согласованное, интегрированное представление коллекции. Такой подход не только помогает исследователям отыскивать отвечающие их потребностям материалы, но также поддерживает в длительной перспективе управление и усилия по обеспечению долговременной сохранности посредством предоставления всестороннего контекста для всех документов.

Используя передовую систему управления архивными коллекциями (archival collection management system), такую как ArchivEra, архивисты могут применять единые стандарты метаданных, улучшать возможности поиска и обеспечивать бесперебойный доступ к физическим и электронным фондам. Подобный единый подход повышает эффективность как исследований, так и усилий по обеспечению долговременной сохранности.

Структурирование гибридных архивов: Сравнение единообразных и специализированных подходов

Одной из первых проблем при упорядочении гибридных архивов является создание структуры, включающей как физические, так и электронные материалы. Архивисты должны решить, следует ли организовать коллекцию в соответствии с единой организационной схемой, которая применяется в отношении всех материалов, или же разработать отдельные схемы для физических и электронных документов.

Единая организационная структура обеспечивает согласованное представление всей коллекции в целом, облегчая исследователям навигацию по материалам. Однако её может быть сложно реализовать, особенно в том случае. когда у физических и электронных документов имеются различные потребности в упорядочении и мерах по обеспечению долговременной сохранности. Например, физические записи могут быть упорядочены в хронологическом порядке по папкам, в то время как для электронных документов более логичным может оказаться упорядочение по типу файла или по программному обеспечению.

Мой комментарий: Важное различие физических и электронных документов в том, что физический оригинал может лежать только в одном месте, поэтому схема такого «физического» упорядочения играет ключевую роль. В то же время при хранении электронных документов вполне возможно размещение одного документа или дела в разных рубриках структуры (как с использованием дублирования, так и без дублирования).

Один из подходов к созданию единой структуры - создание иерархической структуры, отражающей организацию коллекции в целом, допуская при этом использование иных схем на более низких уровнях. Например, на верхнем уровне коллекция может быть упорядочена по создателю или серии, при этом физические и электронные документы могут быть упорядочены по отдельности в рамках каждой серии в соответствии с её специфическими потребностями.

Создание перекрестных ссылок с помощью научно-справочного аппарата и цифровых инструментов

Ещё одной ключевой стратегией упорядочения гибридных документов является создание перекрестных ссылок между физическими и электронными материалами. Такой подход обеспечивает исследователям возможность легко находить взаимосвязанные материалы независимо от формата. Чтобы добиться этого, архивисты могут:

• Добавлять в научно-справочный аппарат описательные примечания / аннотации, устанавливающие связи между физическими и электронными документами,
  
  
• Встраивать гиперссылки в электронные каталоги, чтобы ссылаться на соответствующие физические материалы,
  
  
• Использовать архивное программное обеспечение для упрощения автоматизированных перекрестных ссылок между документами в различных форматах.

Предположим, например, что коллекция содержит физический дневник и его электронную расшифровку (транскрипцию). В этом случае научно-справочный аппарат (НСА) может содержать примечание, устанавливающее связь между этими двумя материалами, и информацию о доступе к цифровому файлу. Аналогичным образом, если коллекция содержит физическую фотографию и связанный с ней цифровой видеофайл, то НСА может включать примечание, сообщающее исследователям об обоих материалах.

Управление потребностями в обеспечении долговременной сохранности и доступности в гибридных архивах

Гибридные архивы также требуют от архивистов нахождения баланса между различающимися потребностями физических и электронных материалов в обеспечении сохранности и доступности. Физические документы могут требовать хранения в условиях контролируемого микроклимата для предотвращения их деградации, в то время как электронные документы могут требовать регулярного технического обслуживания для обеспечения их долговременной доступности.

Архивисты должны разработать стратегии обеспечения долговременной сохранности материалов обоих типов, обеспечивая при этом их доступность для исследователей. Многие учреждения используют оцифровку в качестве стратегии обеспечения долговременной сохранности, создавая цифровые суррогаты хрупких материалов и сохраняя при этом физические оригиналы. Кроме того, архивистам следует подумать о том, как обеспечить доступ к гибридным коллекциям, будь то посредством доступа на месте, онлайн-доступа или их комбинации.

Улучшение архивного упорядочения с помощью технологий

Упорядочение гибридных архивов требует от архивистов разработки стратегий, направленных на решение уникальных проблем совместного управления физическими и электронными документами. Формируя единую организационную структуру, создавая перекрестные ссылки между материалами и балансируя потребности в обеспечении долговременной сохранности и доступности, архивисты могут создавать структуры, которые будут облегчать проведение исследований и сохранение целостности коллекций.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/arranging-mixed-media-archives

Ответ на вопрос коллеги: Хранение бумажных документов с приложением на электронном носителе

Вопрос коллеги: Как на практике поступать с хранением документа, основная часть которого - бумажный документ, а приложение - на отдельном носителе (флешка)?

Ответ: Если, как это часто бывает, объём информации на флеш-накопителе большой, но не огромный, то я бы рекомендовала подумать о следующих действиях (с учётом того, что флеш-накопители не считаются устройствами, подходящими для длительного хранения):

• Содержимое флеш-накопителя скопировать в подходящую информационную систему (ею может быть как СЭД, так и деловая информационная система), а также на устройство хранения резервных копий (например, на съёмный жёсткий диск). Заверение с помощью усиленных электронных подписей и отметок времени, оформление традиционных актов приёма/передачи и/или вычисление и сохранение хеш-значений – по желанию.
  
  
• Туда же положить электронную копию (при необходимости – заверенную) бумажного документа, чтобы комплект информации был полным.
  
  
• Обеспечить создание надлежащего количества резервных копий всей информации, включая как минимум одну копию, хранящуюся удаленно от основного офиса.
  
  
• Бумажный документ следует разместить в системе хранения бумажных документов, отметив в учётных документах местоположение флеш-накопителя либо копий информации с него; а в СЭД положить электронную копию (при необходимости – заверенную) бумажного документа и указать в карточке местоположение флеш-накопителя либо копий информации с него.
  
  
• Если существует большая вероятность судебных споров или проверок, связанных с данной информацией, и оригинальный флеш-накопитель может оказаться нужен как доказательство того, какая именно информация поступила и от кого, то его может быть желательно упаковать и сохранить в нетронутом виде в подходящих условиях хранения (сухое холодное хранилище).

Кое-где существует практика хранения носителей вместе с бумажными документами. Если организация действует так осознанно, понимая риски, то данный подход тоже имеет право на существование.

Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56

5.5. … В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

6.5. … Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

Ответ на вопрос коллеги: Технология двух подлинников на разных носителях

Пост «Ответ на вопрос коллеги: Правомочность подписания законов субъекта РФ электронной подписью», выложенный у меня на блоге 7 сентября 2020 года, (см. https://rusrim.blogspot.com/2020/09/blog-post_88.html ) прокомментировали несколько коллег. Ответ на один из этих комментариев получился большим, поэтому я решила опубликовать его отдельным постом.

Вопрос: Если я правильно понял Вашу рекомендацию №2, Вы предлагаете подписывать электронный документ, а затем выводить его на печать в бумажном виде. Прошу уточнить, с применением какой техники и на каких основаниях бумажному экземпляру документа можно придать статус подлинника?

Такая практика реально существует, и многие организации её используют. Здесь важно чётко определить, чем, с точки зрения права, является бумажный документ – подлинником, повторным подлинником (дубликатом), копией или выпиской.

Моя позиция следующая: если электронный и бумажный документы

• имеют одно и то же содержание,
  
  
• не нарушают существующих законодательно-нормативных требований,
  
  
• подписаны одними и теми же лицами-авторами документа подлинными подписями, и
  
  
• созданы практически одновременно с точки зрения соответствующей деловой деятельности,

– то и тот, и другой являются оригиналами (подлинниками). Если же один из документов при прочих равных условиях создан существенно позднее (опять-таки, с учётом обстоятельств деловой деятельности – например, до его создания первоначально созданный экземпляр подлинника уже успел пойти в работу, был разослан внешним сторонам и т.п.) – это дубликат. В прочих случаях мы имеем дело с заверенными либо незаверенными копиями (если содержание полностью соответствует оригиналу) либо выписками.

В российском законодательстве есть примеры прямой регламентации такого рода действий:

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации

Статья 13. Обязательность судебных постановлений

1. Суды принимают судебные постановления в форме судебных приказов, решений суда, определений суда, постановлений президиума суда надзорной инстанции.
(в ред. Федерального закона от 28.07.2004 N 94-ФЗ)

Судебное постановление, за исключением постановления, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, может быть выполнено в форме электронного документа, который подписывается судьей усиленной квалифицированной электронной подписью. В случае, если постановление принято судом коллегиально, оно подписывается всеми судьями, рассматривавшими дело, усиленной квалифицированной электронной подписью.

При выполнении судебного постановления в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного судебного постановления на бумажном носителе.

Статья 197. Изложение решения суда

1. Решение суда излагается в письменной форме председательствующим или одним из судей.

Решение суда может быть выполнено в форме электронного документа. При выполнении решения в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного решения на бумажном носителе.

Статья 224. Порядок вынесения определений суда

4. Определение суда может быть выполнено в форме электронного документа. При выполнении определения в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр данного определения на бумажном носителе.

В 2017 году Пленум Верховного Суда разъяснил свою позицию по этому вопросу:

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57

Выполнение судебных актов в форме электронного документа

26. Судебные акты, в том числе заочное решение, особое мнение судьи, за исключением судебных актов, содержащих сведения, составляющие охраняемую законом тайну, а также иных судебных актов, указанных в части 2 статьи 474.1 УПК РФ, могут быть выполнены (изготовлены) в форме электронного документа, который подписывается судьей (судьями) усиленной квалифицированной электронной подписью (часть 1 статьи 13 ГПК РФ, часть 5 статьи 15 АПК РФ, часть 1.1 статьи 16 КАС РФ, часть 2 статьи 474.1 УПК РФ).

По просьбе (ходатайству) взыскателя при наличии технической возможности судебный приказ может быть выполнен и направлен судом общей юрисдикции в форме электронного документа, подписанного судьей усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (часть 1 статьи 130 ГПК РФ, часть 1 статьи 123.8 КАС РФ).

Если судебный акт выполняется в форме электронного документа, наряду с таким документом изготавливается экземпляр на бумажном носителе, подписанный собственноручно судьей (судьями) (часть 1 статьи 13 ГПК РФ, часть 5 статьи 15 АПК РФ, часть 1.1 статьи 16 КАС РФ, часть 2 статьи 474.1 УПК РФ, пункт 4 статьи 12 Федерального закона "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти").

Экземпляр судебного акта, выполненный в форме электронного документа, и экземпляр судебного акта, выполненный на бумажном носителе, имеют равную юридическую силу.

Экземпляр судебного акта на бумажном носителе приобщается к материалам судебного дела. Экземпляр судебного акта в форме электронного документа хранится в системе автоматизации судопроизводства.

В последнем примере суды создают два экземпляра подлинника – один электронный, другой бумажный. Можно устроить дебаты о том, как их называть, - но главное в том, что они имеют равную юридическую силу. И вообще, если мы можем создавать несколько экземпляров подлинника на бумажном носителе, то почему мы не можем создать их на разных носителях?

Представляется, что данная технология будет применяться в органах государственной власти до тех пор, поскольку пока мы работаем в условиях смешанного документооборота. В то же время предпринимаемые сейчас Правительством усилия могут привести к тому, что органы государственной власти массово перейдут исключительно на использование электронных документов, - причем не «бумагоподобных», о которых сейчас чаще всего идёт речь, а таких, как, например, базы данных, реестры и регистры, в которых будет создаваться, вноситься и использоваться юридически значимая информация.

Вопрос: Правильно ли я понимаю, что в данном случае следует использовать подход, аналогичный п.3.67 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива № 44: «После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом: экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату; копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.»

Примерная инструкция в принципе не допускает нескольких равноценных подлинников, поэтому она не может считаться подходящим примером для ситуации двух подлинников. Её рекомендация напоминает ситуацию, когда организация создает подлинник (он может быть электронным) на одном носителе, и копию – на другом, для решения другого круга задач.

Вопрос: Если так, то какие основания применять для госорганов и органов местного самоуправления, ведь в Правилах делопроизводства, утвержденных приказом Росархива №71 такого или аналогичного положения нет.

Правила делопроизводства, с моей точки зрения, не отражают практику работы с документами ни в одном из федеральных ведомств – и это проблема самих Правил и их разработчиков, а не федеральных ведомств. В Правилах ещё много чего не отражено, что необходимо в работе уже сейчас. Иными словами, это документ морально устарел. Ну а с точки зрения права, в случае конфликта Правила стоят ниже законов и ведомственных нормативных актов. Поэтому сегодня отсутствие какой-либо технологии в Правилах - не аргумент; аргументом может служить только прямой запрет законодательства! :)

Методы государственного управления в нашей стране стремительно меняются, а косметические изменения в Правила с трудом вносятся раз в пять лет, да еще с отставанием от реальной практики лет на пять-десять. Никто не собирается ждать, когда Росархив выйдет из летаргического сна, поэтому вопросы управления документами начинают регламентировать на ином, часто более высоком уровне – в федеральных законах, ведомственных нормативных актах, в административных регламентах и т.д..

Так, ЦИК России в августе 2020 года в «Инструкции по составлению, уточнению и использованию списков избирателей на дополнительных выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва по одномандатным избирательным округам» предусмотрела ведения списков избирателей в двух экземплярах:

Постановление ЦИК России от 07.08.2020 N 263/1940-7 «О внесении изменения в Инструкцию по составлению, уточнению и использованию списков избирателей на дополнительных выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва по одномандатным избирательным округам»

2.1.2. Список избирателей составляется в двух экземплярах.
Первый экземпляр списка избирателей изготавливается на бумажном носителе в машинописном виде.

Второй экземпляр списка избирателей изготавливается в машиночитаемом виде и хранится в территориальной комиссии, а часть списка, содержащая сведения об избирателях, представляемые командиром воинской части, - у соответствующего командира воинской части.

Кстати говоря, в осеннюю сессию 2020 года Государственная Дума должна принять целый массив изменений в законодательство, которые по целому ряду направлений предусмотрят переход на изначально электронные документы без какого-либо их дублирования на бумажных носителях.

Франция: Национальный орган по стандартизации AFNOR начал работу над новыми стандартами

24 сентября 2018 года на сайте французского национального органа по стандартизации AFNOR появилась информация о том, что технический комитет CN 171 «Вопросы архивации и управления жизненным циклом документа» (Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document) начинает работу над серией стандартов XP Z42-10x «Управление электронными документами – Требования к использованию видимой электронной печати для аутентификации, проверки и автоматического захвата передаваемых документом данных» (Archivage numérique - Spécifications relatives à la mise en œuvre du Cachet Electronique Visible (CEV) aux fins d'authentification, vérification et saisie automatique des données véhiculées par un document).

Речь идёт о стандартизации уже довольно широко используемой во Франции технологии на основе использования двумерного штрих-кода.

Поиск в интернете показал, что разработкой такого рода стандартов занимается Международная ассоциация по использованию видимых электронных печатей (Association Internationale de Gouvernance du Cachet Electronique Visible, AIGCEV, английское самоназвание Visible Digital Seal International Council, VDSIC, см. https://aigcev.org/ ). В работу, первоначально инициированную Министерством внутренних дел Франции и Национальным агентством по ценным бумагам (l’Agence Nationale des Titres Sécurisés, ANTS), со временем включились государственные органы (например, Министерство экономики и финансов) и отраслевые ассоциации, чья деятельность так или иначе связана с документами.

Открыты следующие проекты:

• XP Z42-101 «Управление электронными документами – Требования к использованию видимой электронной печати для аутентификации, проверки и автоматического захвата передаваемых документом данных. Часть 1: Общая структура» (Archivage numérique - Spécifications relatives à la mise en œuvre du Cachet Electronique Visible (CEV) aux fins d'authentification, vérification et saisie automatique des données véhiculées par un document  Partie 1 : Structure générale), см. https://norminfo.afnor.org/norme/xp-z42-101/archivage-numerique-specifications-relatives-a-la-mise-en-ouvre-du-cachet-electronique-visible-cev-aux-fins/127918


• XP Z42-102 «Управление электронными документами – Требования к использованию видимой электронной печати для аутентификации, проверки и автоматического захвата передаваемых документом данных. Часть 2: Типы документов и словарь данных в формате C40 с заголовком DC-C40» (Archivage électronique - Spécifications relatives à la mise en œuvre du Cachet Electronique Visible (CEV) aux fins d'authentification, vérification et saisie automatique des données véhiculées par un document. Partie 2 : Types de documents et dictionnaire de données au format C40 avec un en-tête DC-C40), см. https://norminfo.afnor.org/norme/xp-z42-102/archivage-electronique-specifications-relatives-a-la-mise-en-ouvre-du-cachet-electronique-visible-cev-aux-fins/127917


• XP Z42-103 «Управление электронными документами – Требования к использованию видимой электронной печати для аутентификации, проверки и автоматического захвата передаваемых документом данных. Часть 3: Вариант применения – документ, подтверждающий место жительства» (Archivage électronique - Spécifications relatives à la mise en œuvre du Cachet Electronique Visible (CEV) aux fins d'authentification, vérification et saisie automatique des données véhiculées par un document. Partie 3 : Cas d'usage du justificatif de domicile), см. https://norminfo.afnor.org/norme/xp-z42-103/specifications-relatives-a-la-mise-en-ouvre-du-cachet-electronique-visible-cev-aux-fins-dauthentification-verification-et/127916 , а также https://aigcev.org/wp-content/uploads/2018/05/Justificatif-de-domicile.docx


• XP Z42-104 «Управление электронными документами – Требования к использованию видимой электронной печати для аутентификации, проверки и автоматического захвата передаваемых документом данных. Часть 4: Проверка подписи в видимой электронной печати формата DC-C40» (Archivage électronique - Spécifications relatives à la mise en œuvre du Cachet Electronique Visible (CEV) aux fins d'authentification, vérification et saisie automatique des données véhiculées par un document. Partie 4 : Vérification de la signature d'un CEV au format DC-C40), см. https://norminfo.afnor.org/norme/xp-z42-104/specifications-relatives-a-la-mise-en-ouvre-du-cachet-electronique-visible-cev-aux-fins-dauthentification-verification-et/127919 

Мой комментарий: Это один из достаточно редких случаев стандартизации гибридных технологий, когда документ включает информацию как в аналоговом, так и в электронно-цифровом формате.

Источники: новостная рассылка AFNOR / сайт AIGCEV
https://aigcev.org/
https://aigcev.org/wp-content/uploads/2016/12/Pr%C3%A9sentation-AIGCEV.pdf

Будущее будет гибридным: Гибридный архивист

Заметка Стефани Тейлор (Stephanie Taylor – на фото) была опубликована 5 июля 2017 года на блоге CoSector Университета Лондона (University of London).

Прилагательное «гибридный» чаще всего используется для описания библиотечной или архивной коллекции, представляющей собой смесь электронного и аналогового контента. Первоначально «гибридная» стадия казалась переходным этапом, и предполагалось, что в один прекрасный день весь контент будет электронным. Недавно я выступала с докладом на конференции по электронной сохранности в сфере искусств, социальных и гуманитарных наук (Digital Preservation for the Arts, Social Sciences and Humanities, DPASSH, http://dpassh.org/ ), и там я высказала мысль о том, что гибридные коллекции стали стандартными, типовыми для повседневной деловой деятельности многих архивов.

По мере того, как электронный контент становится все более привычным и распространенным, становится также более ясно и то, что в будущем не весь контент будет создаваться в электронном виде, и что, по целому ряду причин, не все аналоговые материалы будут оцифрованы.

Гибридный архивист

В моём докладе объяснялась идея о том, что нам нужен «гибридный архивист» для курирования и управления гибридными коллекциями. Как и сами коллекции, гибридный архивист соединяет в себе традиционные и новые архивные навыки и знания. Моя собственная карьера была главным образом сфокусирована на работе с электронными материалами, сначала в библиотеках, а теперь в сфере электронной сохранности. В своей нынешней роли, я обучаю архивистов, библиотекарей, специалистов по управлению документами и представителей других профессий тому, как обеспечивать долговременную сохранность электронного контента. Как в учебной программе, так и в рамках нашей консультационной работы моя команда ставит своей целью не только обучить людей использованию новейших технологий и инструментов, но и научить их, как в дальнейшем продолжать своё обучение самостоятельно; а также подготовить их к поддержанию партнерских отношений с техническим персоналом. Мы хотим, чтобы они чувствовали себя комфортно и уверенно, имея дело с новыми технологиями.

Мое внимание ко всему новому одновременно позволило мне осознать ценность традиционных архивных знаний и навыков. Благодаря людям, с которыми мы работаем, я  вижу, что существующая солидная база архивной профессии является фантастической основой для дальнейшего развития и формирования расширенного набора знаний и навыков. Назову некоторые традиционные навыки, которые, с моей точки зрения. являются наиболее важными.

Отбор и экспертиза ценности

Люди, сталкиваясь с большими объёмами электронного контента, часто склонны впадать в одну из двух крайностей: либо они либо думают, что следует сохранять абсолютно всё, либо полагают, что нам вообще не следует прилагать какие-либо усилия для обеспечения долговременной сохранности, поскольку контент, если он электронный, каким-то волшебным образом сумеет сам о себе позаботится. Конечно, как то, так и другое неправильно. Нам нужно то, что было нужно всегда – навыки и знания архивиста, который может отобрать контент, провести экспертизу его ценности и принять обоснованные решения о том, что следует хранить в течение длительных сроков или постоянно.

Понимание долгосрочной перспективы

Осознание того, что подразумевает «долгосрочная перспектива», является ещё одной невероятно ценной часть знаний архивиста. Даже сегодня электронный контент часто рассматривается исключительно с точки зрения ИТ-специалистов. Технологии, как и те люди, которые создают и управляют ими «на передовой», имеют сравнительно короткие характерные времена жизненного цикла: два года могут показаться очень долгим временем; семь лет тому назад – это уже доисторическая эпоха. Однако в случаях, когда  создается ценный электронный контент, нам следует задуматься о его долговременной сохранности и доступности, как это понимает архивист - на протяжении десятилетий, столетий, даже тысячелетий. Проблема обеспечения долговременной сохранности электронных материалов пока далека от решения, но нам нужен архивный взгляд на долгосрочную перспективу, с тем, чтобы наметить цели и понять, к чему мы стремимся.

Электронные технологии – это всего лишь ещё один вид носителей информации

Архивисты коллективно, как представители профессии, существуют и работают в течение очень длительного периода времени, и им удалось справиться с переходом от глиняных табличек к пергаменту, а затем к бумаге, пройдя на этом пути и через множество иных видов носителей. Они изучили различные способы создания контента, различные использовавшиеся на практике носители, а также выяснили, как их сохранять в длительной перспективе. Поэтому, с точки зрения архивиста, электронные технологии – это всего лишь ещё один вид носителей информации, у которого есть свои уникальные особенности и проблемы, который требует использования новых инструментов и некоторых новых методов - но так уже бывало и раньше. Со временем, когда электронный контент и меры по обеспечению его долговременной сохранности станут более интегрированными в наш мир, электронная сохранность перестанет быть отдельно стоящим видом деятельности и превратится в ещё одно «ответвление» архивного опыта.

Обмен информацией, обучение и тренировка

Архивисты всегда работали в тесном контакте с людьми, которые используют их архивные коллекции. С появлением электронного контента действительно открываются захватывающие возможности для обмена информацией с более широкой аудиторией и открытия архивов разными способами и для разных целей. В то же время остаются востребованными базовые навыки распространения и предоставления доступа к архивным материалам, обучения людей использованию этого контента, и, свою очередь, учёбы у пользователей с целью повышения качества работы архивов и её нацеленности.

На недавнем мероприятии в Национальных Архивах Великобритании я подслушала, как  почтенная высокопоставленная представительница архивной профессии объясняла, какую она видела ценность в предоставлении ясной онлайн-информации и рекомендаций по вопросам доступа и использования коллекций. «Я бы не исходила из предположения, что пользователи лучше поймут все нюансы нашей электронной коллекции, чем если бы я просто бросила им средневековый свиток и ожидала, что они разберутся, что с ним делать, без каких-либо объяснений!», - заявила она. И я думаю, что она была права. Знание того, как применять некоторые технологии, не делает нас экспертами по всему на свете.

Я предвижу впереди как проблемы, так и множество восхитительного и воодушевляющего. Надеюсь, мы все сможем внести вклад в развитии навыков «гибридного архивиста», и признание ценности и значения традиционных архивных навыков и знаний в формировании этого нового профессионала - это очень важный первый шаг в будущее.

Стефани Тейлор (Stephanie Taylor)

Дополнительная информация: Слайды к докладу Стефании Тейлор «Будущее будет гибридным» на конференции DPASSH доступны по адресу https://www.slideshare.net/DanielBoonstra/the-future-is-hybrid-steph-taylor-dpaash-2017

Мой комментарий: С моей точки зрения, «гибридных архивистов» (как особой когорты, отличающейся от «просто» архивистов) всё-таки не будет, поскольку через два-три десятилетия хорошие навыки работы с электронными технологиями станут столь же обязательными для архивистов, как и для представителей любых других профессий.

Поскольку бумажных документов и унаследовано немало, и создается и передается на архивное хранение не меньше, а даже больше, чем раньше, то и в будущем архивисты будут уметь работать с «бумагой», - однако внутренний бумажный документооборот архивов, различные рукописные журналы учёта отомрут, и вспоминать о них будут, как о  кошмарном сне.

В общем, более правильно, как мне кажется, говорить о том, что пошёл процесс вымирания чисто бумажных архивистов и специалистов по управлению документами, которые, если где и уцелеют, то лишь в очень специфических нишах, таких, как архивы древних актов – и то лишь как отдельные уникальные носители древнего знания.

Хочу отдельно остановиться на вопросе о понимании длительной перспективы. На самом деле архивисты склонны в этом плане к самообольщению. За постоянными сроками хранения, однако, скрывается куда более суровая реальность: оценивая те технологии и методы, которые архивисты сегодня применяют (или не применяют) в отношении обычных офисных документов государственных органов (качество полочного оборудования, микроклимат, меры по предотвращению ветшания далеко не идеальной офисной бумаги, опадения краски и т.д.), равно как и изменение во времени критериев ценности (и, как следствие, регулярные «макулатурные кампании» - теперь уже в виде уничтожения оригиналов после оцифровки), основная их масса вряд ли перешагнет 300-летний рубеж. Тем временем в таких отраслях, как атомная, многим документам устанавливаются временные сроки хранения длительностью в тысячелетия, и принимаются весьма затратные меры для того, чтобы документы не только реально выдержали столь долгое хранение, но и могли быть поняты потомками. Так что в вопросе тоже есть место сотрудничеству представителей ряда специальностей.

Источник: блог CoSector
https://blog.cosector.com/the-future-is-hybrid-the-hybrid-archivist

США: Методика согласованного уничтожения электронных и физических документов стала предметом патентования

24 декабря 2015 года патентное ведомство США опубликовало заявку на получение патента 20150370820A1 (см. http://www.freepatentsonline.com/y2015/0370820.html ), поданную в июне 2014 года Джу Ли (Zhou, Li) и позднее поданную повторно как заявка 20150370846A (см. http://www.freepatentsonline.com/y2015/0370846.html ), на изобретение «Последовательность операций при уничтожении документов, обеспечивающая сохранение целостности данных в системе управления документами» (Deletion workflow that preserves data integrity of a records management system).

Как отмечается в аннотации, «Описывается последовательность выполнения операций при уничтожении документов, сохраняющая целостность данных. В электронной системе управления документами выделяется набор документов, подпадающих под действие политики, устанавливающей сроки хранения документов. Этот набор может включать электронные и физические документы. Система управления документами формирует отчет об отборе на уничтожение, в котором перечислены все документы и взаимосвязанная с ними информация. Отчету присваивается идентификатор. Далее система управления документами выполняет последовательность операций по удалению перечисленных в отчете документов. После удаления электронных документов, проводится уничтожение физических носителей, на которых хранятся уничтожаемые физические документы.»

Мой комментарий: Как я понимаю, в первую очередь речь идёт о согласованном уничтожении электронных образов бумажных документов в электронной системе и соответствующих бумажных подлинников в хранилищах бумажных документов. В целом заявка покрывает согласованное уничтожение электронных документов и взаимосвязанных с ними физических документов.

Автор изобретения заявляет права на метод управления последовательностью операций по уничтожению документов, в рамках которой выявляются и уничтожаются как электронные документы, так и физические носители информации. Метод включает:

• Отбор, с использованием компьютерных средств, подлежащих уничтожению документов в связи с истечением сроков, установленных политикой по срокам хранения. При этом как минимум один из электронных документов взаимосвязан с физическим объектом, охватываемым политикой по срокам хранения;


• Формирование отчета, включающего список отобранных на уничтожение документов. Отчет включает в себя такие сведения, как имя файла, его местоположение, описание выделенных документов, а также взаимосвязи электронных документов с физическими объектами.
  
  Отчету присваивается глобально-уникальный идентификационный номер. Каждый из отобранных электронных документов также имеет глобально-уникальный идентификатор;


• Инициирование последовательности действий по уничтожению перечисленных в отчете документов, для чего workflow-системе передается идентификатор сформированного отчета. Тем самым, по мнению автора, обходятся ограничения, имеющие место в системах, передающих ограниченный по длине список идентификаторов собственно уничтожаемых документов.
  
  В рамках выполняемых действий отчет со списком отобранных на уничтожение документов посылается эксперту. Эксперт дает разрешение на проведение уничтожения электронных документов из числа документов, отобранных на уничтожение; и выполняется уничтожение этих документов.
  
  Только после подтверждённого уничтожения электронных документов инициируется процесс уничтожения взаимосвязанных с ними физических объектов, в соответствии политикой по срокам хранения, на которую ссылаются электронные документы. Здесь автор делает упор на то, что его подход исключает ситуацию, когда в ходе судебного разбирательства «всплывает» электронный документ, ссылающийся на уже уничтоженные бумажные документы (честно говоря, не очень понятно, что в такой ситуации криминального, если соблюдены законодательно-нормативные и корпоративные требования к срокам хранения. Я бы считала более рискованным для организации неполное уничтожение из-за несогласованности действий «неудобных» для неё документов  – Н.Х.).

Мой комментарий: С одной стороны, радует, что и в нашей отрасли есть что патентовать. С другой стороны, описанная в заявке методика сильно напоминает очередное изобретение велосипеда – я уверена, что такой же или очень похожий подход годами используется многими организациями. Если же патент будет выдан, автор наверняка попробует подзаработать, требуя с организаций деньги за использование, в общем-то, и так общеизвестного ноу-хау.

Источник: сайт FreePatentsOnline.com
http://www.freepatentsonline.com/y2015/0370820.html
http://www.freepatentsonline.com/y2015/0370846.html

Стандартизация: Как испытывать «на прочность» гибридные документы с чипами

25 декабря 2015 года на сайте NORMACS начато публичное обсуждение проекта любопытного стандарта ГОСТ Р ИСО/МЭК 18745-1:201x «Информационные технологии. Методы испытаний машиносчитываемых паспортно-визовых документов и соответствующих устройств. Часть 1. Физические методы испытаний машиносчитываемых паспортов на долговечность» (см. http://www.normacs.info/projects/1833 ), который является идентичным переводом на русский язык международного стандарта ISO/IEC 18745-1:2014 “Information technology - Test methods for machine readable travel documents (MRTD) and associated devices - Part 1: Physical test methods for passport books (durability)” (см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=63256 и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:18745:-1:ed-1:v1:en ). Обсуждение на сайте продлится до 1 февраля 2016 года.

Документ подготовлен научно-исследовательским и испытательным центром биометрической техники Московского государственного технического университета имени Н. Э. Баумана (НИИЦ БТ МГТУ) на основе собственного аутентичного перевода на русский язык международного стандарта. Он внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 098 «Биометрия и биомониторинг».

Стандарт описывает методику испытаний и оценки опытных образцов машиночитаемых проездных документов, содержащих бесконтактные интегральные схемы. С моей точки зрения, он может быть полезен разработчикам и других видов гибридных документов, используемых как в государственном управлении, так и в деловой деятельности.

Стандарт описывает структурированный подход к оценке соответствующих качеств документов и устанавливает:

• воспроизводимые стресс-тесты для испытания документов на устойчивость к воздействию нагрузок или неблагоприятный условий окружающей среды;


• воспроизводимые методы оценки для количестввенного опрееделения характеристик документа;


• порядок проведения испытаний, который определяет последовательность выполнения стресс-тестов и использования методов оценки;


• планы испытаний.

Источник: сайт NORMACS
http://www.normacs.info/projects/1833

Великобритания: Национальные Архивы впервые приняли на хранение изначально-электронные документы

Заметка Марка Сея (Mark Say) была опубликована 24 июня 2015 года на сайте UKAuthority.com.

Управление по вопросам валлийского языка (Welsh Language Board) является лидеров в обеспечении сохранности электронных документов

В Национальные Архивы Великобритании поступила первая партия передаваемых на постоянное архивное хранение изначально-электронных документов – тех, что изначально были созданы в электронном формате - в рамках программы Национальных Архивов по созданию «места долговременного обитания» для электронных документов.

Национальные Архивы начали предоставлять доступ к документам Управления по вопросам валлийского языка, наряду с рядом документов из собственных фондов, через онлайн-каталог Discovery («Открытие»,  http://discovery.nationalarchives.gov.uk/ ).

Это первый этап программы, предусматривающей в следующем году передачу изначально-электронных документов ряда департаментов Уайтхолла (т.е. министерств и ведомств центрального правительства Великобритании – Н.Х.).

Представитель Национальных Архивов сообщил сайту UKAuthority, что до недавнего времени они не располагали технологией, позволяющей принять документы в свою систему таким образом, чтобы обеспечить их целостность и сделать их доступными для поиска и просмотра. Сейчас Архивы в состоянии это сделать, и приняли на хранение первую партию гибридных документов, включающих электронные и бумажные компоненты.

В качестве следующего шага, Национальные Архивы работают с рядом органов центрального правительства, выясняя, кто из них лучше всего готов к тому, чтобы начать передачу в следующем году передачу на архивное хранение изначально-электронных документов.

Обеспечение долговременной доступности

Национальные Архивы также изучают вопрос обеспечения долговременной доступности документов по мере того, как изменяется (и устаревает – Н.Х.) технология, с использованием которой они первоначально были созданы.

«В целях долговременной сохранности изначально-электронных документов мы используем подход, который называем «экономным» (parsimonious preservation), обеспечивая возможность работать с документами с использованием разрабатываемых технологий следующих поколений», - рассказал представитель Национальных Архивов. «Мы хотим, чтобы документы можно было без проблем просматривать через 10 лет, однако мы не можем пока планировать на период в 100 лет (?! – Н.Х.), поскольку не можем знать, какими тогда будут технологии».

«Чтобы обеспечить возможность по-прежнему использовать документы так же, как и сейчас, нам нужно понимать, на что будет способна технология в ближайшие 10 лет».

«Здесь уместно вспомнить тот факт, что мы иногда не в состоянии прочитать электронные письма, которые были отправлены шесть или семь лет назад, однако можем свободно читать переписку наших бабушек и дедушек 60-70 летней давности».

Также идёт постепенное снижение возраста передаваемых в архивы документов с 30 до 20 лет, хотя этот срок может быть меньше (должен быть, по мнению большинства специалистов! Мешает, однако, «экономность» выбранного Национальными Архивами подхода – Н.Х.) для изначально-электронных документов.

Онлайн-каталог Национальных Архивов «в настоящее время предоставляет доступ к более чем 32 миллионам документов. Ожидается, что в ближайшие годы большинство партий передаваемых на архивное хранение документов будут гибридными».

Основные проблемы

Как отметил исполнительный директор и Хранитель (Keeper) Национальных Архивов Джефф Джеймс (Jeff James), «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов и информации является одной из важнейших проблем международного масштаба. Электронные технологии меняют представления о том, что такое архив, и мы реагируем на эти изменения».

«Приём на хранение этих документов показывают, как мы ведем за собой архивную отрасль в деле решения проблемы сохранения электронной информации для будущих поколений. Мы обеспечиваем свою готовность к тому, чтобы защитить, сохранить и сделать доступными государственные документы нации для будущих поколений, независимо от их формата».

Марк Сей (Mark Say)

Мой комментарий: Автор заметки, похоже, не слишком хорошо знаком с темой обеспечения долговременной сохранности электронных документов, и вполне вероятно, что некоторые странные высказывания, приписываемые им представителям Национальных Архивов, на самом деле на его совести. Тем не менее, факт официального приема на хранение изначально-электронных и гибридных документов заслуживает внимания.

Источник: сайт UKAuthority.com
http://www.ukauthority.com/news/5460/national-archives-kicks-off-born-digital-transfer 

Рекомендации фирмы TAB по решению 5 основных проблем, связанных со смешанным (бумажным и электронным) документооборотом

Североамериканская компания TAB, достаточно известный поставщик решений для управления документами, на днях опубликовала на своём сайте небольшое руководство «Решение 5 основных проблем, связанных со смешанным (бумажным и электронным) документооборотом» (Solving the Top 5 Hybrid Records Challenges) объёмом 4 страницы, которое можно скачать, при условии сообщения своих персональных данных, здесь: http://www.tab.ca/resources/solving-the-top-5-hybrid-records-challenges/?tab_k=TAB-WebCAEn-WP_Top_5_Hybrid_Challenges-CPB-201503-

Теме смешанного (гибридного) документооборота уделяется, с моей точки зрения, незаслуженно мало внимания, поэтому я бы рекомендовала коллегам не проходить мимо этого документа (тем более. Что он совсем небольшой, и его вполне посильно прочитать).  Ниже приведена «выжимка» из руководства – перечень основных проблем и способов их решения.

Когда в одной и той же среде управления документами присутствует информация в как бумажном, так и в электронном виде, возникают новые для многих организаций проблемы в сфере управления документами.

Решение этих «новых» проблем часто является вопросом применения проверенного временем передового опыта ко всему массиву документов и информации, - и это хорошая новость для всех специалистов по управлению документами. Мы выделили 5 основных проблем  управления документами в смешанной (гибридной) среде, а также те подходы и решения, которые можно использовать для их преодоления.

Проблема 1: Выделение документов. Как определить, что является документами в условиях смешанной (гибридной) среды? Многие организации делают ошибку, используя в качестве критерия вид/формат документа, однако заявлять, что, например, «все наши бухгалтерские документы - бумажные, а все кадровые – электронные» - попросту неверно.

Решение: Избегайте  подхода «или-или».

Проблема 2: Управление жизненным циклом документов. У компаний есть тенденция управлять жизненным циклом документов путем создания множества систем и политик, основанных на виде/формате. Еще чаще в компаниях имеется установленная политика для документов только одного вида, и это обычно бумага.

Решение: Используйте единый глобальный подход к управлению документами.

Проблема 3: Выделение официального экземпляра документа. Следует ожидать, что в гибридном среде в каждый момент времени может циркулировать множество экземпляров и копий документа в различных форматах. Для большинства организаций такая ситуация действительно может осложнить ответ на «вечный» вопрос управления документами: что считать «официальным экземпляром документа»?

Решение: Разработайте и введите четко сформулированную политику

Проблема 4: Как справиться с растущими объёмами документов? Реалии гибридной среде заключаются в том, что объемы бумажных документов продолжают расти даже тогда, когда организации переходят на использование электронных документов.

Решение: Регулярно избавляйтесь от материалов, не являющихся документами

Проблема 5: Как вовлечь и заинтересовать пользователей? Бессмысленно разрабатывать системы и политики управления документами в условиях гибридной среды, если никто в организации их не придерживается. Проблема здесь в том, что у большинства пользователей сохраняется менталитет «или/или», выработанный после многих лет работы в чисто бумажной среде либо связанный с общей нехваткой знаний об управлении документами.

Решение: Образование и обучение.

Источник: сайт компании TAB
http://www.tab.ca/resources/solving-the-top-5-hybrid-records-challenges/?tab_k=TAB-WebCAEn-WP_Top_5_Hybrid_Challenges-CPB-201503- 

Конференция DLM-форума 2014 года в Лиссабоне: Междисциплинарный подход к управлению гибридными документами в федеральных органах исполнительной власти Бельгии

В ноябре 2014 года на конференции DLM-форума в Лиссабоне, Португалия, был представлен доклад на тему «Междисциплинарный подход к управлению гибридными документами в федеральных органах исполнительной власти Бельгии: Научно-исследовательский проект HECTOR» (Interdisciplinary Approach for Hybrid Records Management in Belgian Federal Administrations: The HECTOR Research Project) , подготовленный участниками проекта HECTOR (от Hybrid Electronic Curation, Transformation & Organization of Records – Гибридно-электронное управление, трансформация и организация документов) Сесиль де Тервань (Cécile de Terwangne, университет Намура, Бельгия – на фото слева), Себастьеном Сойе (Sébastien Soyez, Государственный архив Бельгии и университет Намура), Мари Демулен (Marie Demoulin, университет Монреаля, Канада - фото Мари Демулен и Себастьена Сойе см. здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/dlm-2014_12.html ) и Сетом ван Хуландом (Seth Van Hooland, Свободный университет Брюсселя, Бельгия - на фото справа).

Полный текст доклада выложен на сайте конференции (см. http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/04%20-%20DLM-Forum-Paper_05-HECTOR-FINAL.pdf ), а ниже приведен перевод его отдельных фрагментов.

Данная статья описывает контекст, цели и методологию научно-исследовательского проекта «Электронное курирование, преобразование и организация гибридных документов» (Hybrid Electronic Curation, Transformation and Organization of Records, HECTOR). Это междисциплинарный проект, затрагивающий вопросы права и информационных наук, основной целью которого является разработка модели трансформации, организации и курирования гибридных массивов документов (т.е. включающих бумажные, оцифрованные и изначально-электронные документы) в федеральных органах государственной власти Бельгии в интересах упрощения перехода к заслуживающему доверие, безопасному и эффективному электронному правительству.

Организациям всех типов в настоящее время приходится работать в условиях гибридной документной среды, в которой присутствуют бумажные, оцифрованные и изначально-электронные документы, причём последние часто по различным причинам распечатываются.

В большинстве исследований, проведенных в области управления документами, основное внимание уделялось либо бумажному офису, либо его электронному аналогу, и лишь в очень немногих работах изучались проблемы управления гибридными документами в эпоху перехода на электронные технологии. Даже в тех случаях, когда были приложены большие усилия в плане стандартизации, специалистам по управлению документами приходится иметь дело с рядом стандартов и сводов наилучшей практики, которые довольно трудно применить к «смеси» бумажных и электронных документов. Кроме того, с правовой точки зрения, первые введенные законодателями меры нормативно-правового регулирования призваны были заложить основу для применения электронных цифровых подписей и правового признания возможности использования электронных средств связи для целей деловой деятельности и государственного управления, - оставляя гибридные документы в «серой зоне», где их правовое значение и аутентичность остаются под вопросом.

Участники научно-исследовательского проекта HECTOR намерены предложить четкие рекомендации о том, как оптимизировать методы управления гибридными документами в органах федеральной администрации Бельгии посредством использования «сквозного» (transverse) системного подхода.

Проект HECTOR хочет продемонстрировать, как можно рационализировать создание и управление планами размещения (номенклатурами) дел и сроками хранения за счет использования принципов, связанных данных (linked data).

Традиционная модель интеллектуального (и, следовательно, выполняемого вручную) индексирования документов уже в течение ряда лет сталкивается с проблемами. Финансирующие и предоставляющие гранты структуры ожидают быстрых результатов и поощряют учреждения, занимающиеся сохранением культурно-исторического наследия, к тому, чтобы получить большую отдачу от уже имеющихся метаданных за счет связывания их с внешними источниками данных.

Принципы связанных данных имеют огромную потенциальную ценность для архивно-делопроизводческого сообщества. В проекте HECTOR сознательно уделяется повышенное внимание возможностям использования принципов связанных данных для того, чтобы более эффективно создавать функциональные тезаурусы, деловые классификационные схемы и планы размещения дел, управлять ими и предоставлять к ним доступ.  Слишком часто эти инструменты управляются и распространяются в таких форматах, как PDF, Word или Excel, что не позволяет управлять ими посредством автоматизированного процесса.

В рамках проекта HECTOR изучается возможность применения SKOS (Simple Knowledge Organization System – простой системы организации знаний) для повышения «машинной» интероперабельности деловых классификационных схем, используемых для целей управления документами. Такой подход не только позволит организовать более эффективный доступ государственных органов к классификационным схемам, которые ведутся централизованно уполномоченным органом власти (Государственными архивами Бельгии), но также послужит основой для автоматизированное извлечение и агрегации контента.

Исследовательская группа разработает две «сквозные» модели, одну для управления гибридными документами и другую для управления гибридными делами, которые могут быть в дальнейшем применены другими государственными органами и службами. В этих моделях, в частности, будет обращено внимание на следующее:

• Процессы оцифровки документов и дел, сохраняющие аутентичность документов (прослеживаемость и целостность) и обеспечивающие их эффективное использование (качество, доступность и использование контента);


• Политика проведения экспертизы ценности и определения судьбы оригиналов после их оцифровки (в том числе политика уничтожения), включая критерии, определяющие необходимость сохранения или уничтожения бумажных оригиналов и их электронных копий; установление соответствующих сроков хранения бумажных оригиналов и их электронных копий (это перечни, составляемые с учетом организационной, правовой, организационной и культурно-исторической ценности документов);


• Классификация и описание оцифрованных документов / дел (схемы метаданных и планы размещения (номенклатуры) дел), включая аспекты обеспечения их аутентичности, отслеживаемости, сохранности и доступности;


• Политика доступа к оцифрованной информации, стремящаяся сформировать сбалансированный подход к обеспечению открытости (доступ к государственной информации) и защиты неприкосновенности частной жизни / конфиденциальности;


• Политика совместного управления бумажными и электронными документами / делами (включая предположения о том, где такое совместное управление необходимо).

Сесиль де Тервань (Cécile de Terwangne), Себастьен Сойе (Sébastien Soyez), Мари Демулен (Marie Demoulin) и Сет ван Хуландом (Seth Van Hooland)

Источник: сайт конференции DLM-форума 2014 года в Лиссабоне
http://purl.pt/26107/1/DLM2014_PDF/04%20-%20DLM-Forum-Paper_05-HECTOR-FINAL.pdf 
http://purl.pt/26107/1/   

Как управлять бумажными и электронными документами в гибридной среде

Заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото) вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 7 февраля 2014 года. Это одна из редких публикаций о смешанном (бумажном и электронном) документообороте.

Из всех проблем, с которыми сталкиваются специалисты по управлению документами, вероятно, самой сложной является работа в гибридной документной среде (я бы сказала, в условиях смешанного документооборота – Н.Х.). Если проводить военную аналогию, то напоминает войну на два фронта. Все больше и больше документов создается в электронной форме, и в то же время объем бумажных документов также растет с каждым годом – и пока нет никаких признаков, которые свидетельствовали бы об изменении этой тенденции.

По мере того, как смешанный документооборот становится для нас реальностью, от специалистов по управлению документами всё настойчивее требуют найти единое «бесшовное» решение для управления документами обоих видов, - нередко не выделяя на это дополнительное финансирование.

Где же выход?

Если сама гибридная среда может быть относительно новой проблемой, то решение задачи управления гибридными документами совсем не ново. Секрет заключается в применении проверенной жизнью хорошей практики управления документами в условиях этой новой реальности.

Компания TAB недавно подготовила вебинар (см. http://www.youtube.com/watch?v=IOtB7xroPRs ), где выделила пять элементов хорошей практики, которые помогут вам управлять гибридной средой:

• Избегайте подхода «или-или» при идентификации дел. Документ, вне зависимости от его вида и формы, это в первую очередь документ (здесь цитируется классическая мантра англоговорящих коллег: a record is a record is a record – Н.Х.). В гибридном мире любое дело может существовать одновременно в бумажном и в электронном виде. Признание этой «многоформатной» реальности является ключевым первым шагом к правильному управлению гибридной средой.
  
  Мой комментарий: Коллеги из ВНИИДАД, в первую очередь разработчики различных правил и рекомендаций, – прислушайтесь к этому совету!


• Внедрите на практике универсальные меры и средства контроля и управления всем жизненным циклом документа вне зависимости от его вида. В их число входят классификационная схема, перечень документов с указанием сроков хранения, системы индексирования и централизованного хранения (как физических, так и электронных материалов). Универсальные инструменты помогут вам избежать ловушки, когда один подход используется для бумажных документов, а другой - для электронных.
  
  Мой комментарий: У нас эту ловушку усердно развивают совместными усилиями ведомства и законодатели, постоянно противопоставляя в законах и нормативных правовых актах документы в письменной форме электронным документам. Пожалуй, один только Гражданский Кодекс остается в этом смысле хорошим исключением.


• Определите, что является официальным документом. В гибридной среде в каждый момент времени может циркулировать множество экземпляров/копий документа в различной форме. В этой ситуации чрезвычайно важно, чтобы Ваша программа управления документами четко регламентировала, какой документ и в какой форме будет считаться официальным документом организации. Тем самым закладывается основа для своевременного применения указаний по срокам хранения и выполнения других действий по управлению документами.


• Избавляйтесь от материалов, не являющихся документами. Зная, что именно является официальным документом, гораздо легче сократить общие объемы документации. Рост объёмов контента является реальностью гибридной среды, поэтому необходимо регулярно принимать меры для избавления от «рабочих копий» и других ненужных материалов.


• Внимательно изучите возможные варианты конверсии. Во многих юрисдикциях законодательство допускает замену оригинальных бумажных документов их отсканированными электронными образами. Многие организации используют эту возможность для сокращения объемов бумаги посредством выполнения программ оцифровки документов. Законодательство в то же время устанавливает вполне конкретные критерии признания электронных образов официальными документами. Прежде, чем инициировать программу оцифровки, важно убедиться в том, что Вы имеете правильное представление о правовом статусе электронных образов документов.

Собираем всё воедино с помощью программного обеспечения для управления документами

Если перечисленные выше элементы хорошей практики являются фундаментом успешной программы управления гибридными документами, то цементом, связывающим все воедино, является программное обеспечение для управления документами. Оно дает возможность отслеживать и управлять документами обоих видов в рамках единого workflow-процесса. Однако не все программные продукты такого класса одинаковы по своим функциональным возможностям, поэтому важно убедиться, что выбираемое решение:

• Является нейтральным по отношению к виду носителей информации, позволяя Вам без каких-либо дополнительных усилий управлять гибридными документами;


• Позволяет связывать бумажные и электронные документы, обеспечивая тем самым по-настоящему гибридное управление;


• Поддерживает использование классификационных схем и указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении.

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/hybrid_records_management/how-to-manage-paper-and-electronic-records-in-the-hybrid-environment/

Семинары Федерального архива Германии: Смешанное или «чистое» делопроизводство? Современное управление документами и его потребности

14 ноября Федеральный архив Германии (Bundesarchiv) на своём сайте выложил извещение о том, что 26 ноября 2013 года в Берлине и 14 января 2014 года в Кобленце пройдут информационные семинары-форумы для сотрудников органов и учреждений федерального правительства, и предложил принять в них участие.

В извещении, в частности, говорится:

«Бумажные или электронные носители – какие из них сейчас преобладают в Вашей организации? Используете ли Вы исключительно один вид носителей?

Как организовать в федеральных ведомствах управление гибридными делами и документами? Как обеспечить, чтобы соответствующие электронные и бумажные компоненты гибридных дел воспринимались как единое целое? Какой имеется опыт работы в условиях, когда различные виды носителей сосуществуют? Эти вопросы мы хотим рассмотреть на основе практического опыта в двух различных ситуациях.

«Закон об электронном правительстве» (E-Government-Gesetz) обязывает все федеральные органы исполнительной власти не позднее 1 января 2020 года перейти на электронное управление своими документами, обеспечивали при этом соблюдение принципов хорошего делопроизводства. Это требование в равной степени относится к активным и пассивным массивам данных, если дела сформированы и начался отсчёт сроков хранения. С 2008 года Федеральный архив уже предлагает услуги по принятию на хранение в «исторический» электронный архив электронных дел, неструктурированных документов из файловых хранилищ, а также баз данных, и управлению ими. Мы с удовольствием проинформируем Вас  о текущем положении дел в Электронном архиве (Digitalen Archiv) Федерального архива, а также в Электронном промежуточном архиве (Digitalen Zwischenarchiv). У Вас будет возможность принять участие в обсуждении и задать собственные вопросы.»

На семинаре д-р Андреа Хёнгер (Andrea Hänger) сообщит о текущей ситуации в Электронном архиве. О практических примерах управления гибридными делами расскажут руководитель службы делопроизводства Министерства внутренних дел Рольф Боерс (Rolf Boers) и Кнуд Пиенинг (Knud Piening) из Министерства иностранных дел - первый из них поговорит о работе в условиях, когда приоритет отдается электронным делам, а второй – когда преобладают бумажные дела. Запланирован также отдельный доклад о федеральном Электронном промежуточном архиве.

Обращает на себя внимание интерес немецких специалистов к управлению гибридными делами. Этот вопрос пока что не так уж часто обсуждается специалистами.

Стоит также отметить, что информации как об Электронном архиве, так и особенно об Электронном промежуточном архиве Федерального архива Германии публикуется очень мало, и в этой связи представляет большой интерес запланированное на конференции ВНИИДАД 20 ноября 2013 года выступление руководителя проекта «Электронный промежуточный архив» Михаэля Ухарима (Michael Ucharim) «Концепция создания и развития электронного промежуточного архива в Германии» (см. http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=1785&Itemid=809  )

Источник: сайт Федерального архива Германии
http://www.bundesarchiv.de/fachinformationen/03660/index.html.de

Национальные Архивы США: Опубликован бюллетень по управлению гибридными делами

18 июля 2011 года на официальном сайте Национальных Архивов США был выложен текст окончательной редакции бюллетеня 2011-04 «Руководство по управлению гибридными делами» (Guidance on Managing Mixed-Media Files, - о проекте и публичном обсуждении этого документа см. http://rusrim.blogspot.com/2011/05/blog-post_28.html )

В предисловии к документу, адресованному руководителям федеральных ведомств, отмечается, что органам государственной власти часто приходится управлять делами, в состав которых входят документы, созданные или полученные на носителях различных видов. Данный бюллетень содержит рекомендации, касающиеся последствий для управления документами смешивания в одном деле документов на носителях информации различных типов. В нем также напоминается агентствам о требованиях по управлению жизненным циклом электронных документов, содержащихся в своде нормативных актов США (36 CFR 1236.20, http://www.archives.gov/about/regulations/part-1236.html#1236.20 ), и об аналогичных требованиях в отношении аудиовизуальных, картографических и взаимосвязанных с ними документов (36 CFR 1237, http://www.archives.gov/about/regulations/part-1237.html ). Бюллетень не предназначен для установления сроков хранения этих документов.

Бюллетени NARA содержат принципиальные рекомендации для федеральных органов власти, которые затем должны самостоятельно определить наиболее подходящие способы реализации полученных рекомендаций по управлению документами в своих деловых процессах, и определить конкретные меры, с помощью которых они будут выполнять свои обязанности, установленные Законом о федеральных документах (Federal Records Act).

В бюллетене описан опыт, имеющийся у ряда федеральных агентств по управлению гибридными делами; соответствующие риски; нормативные требования; возможные способы решения ряда проблем; дополнительные рекомендации в отношении документов постоянного срока хранения.

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-04.html

США: Национальные Архивы выложили для публичного обсуждения бюллетень по управлению гибридными делами

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh) в своем посте, опубликованном 19 мая 2011 года на блоге Национальных Архивов (NARA), сообщил, что архивная служба готовит бюллетень, посвященный вопросам управления делами, в состав которых входят документы на различных носителях (mixed-media files). Подобные бюллетени обычно используются для того, чтобы снабдить федеральные органы высокоуровневыми рекомендациями, а затем эти органы самостоятельно определяют наиболее подходящие способы реализации полученных рекомендаций в своей практической работе.

Данный проект бюллетеня содержит рекомендации федеральным органам относительно последствий в плане управления документами для дел, содержащих как бумажные документы, так и электронные документы на физических носителях. Бюллетень напомнит государственным органам о требованиях к управлению жизненным циклом бумажных и электронных документов и о необходимости поддержания целостности дел в том случае, когда в них входят документы на носителях нескольких видов. В документе будут также описаны риски, связанные с несохранением такой целостности.

Бюллетень был подготовлен при содействии экспертов NARA по данной тематике, а также на основании бесед, проведенных в отдельных государственных органах, имеющих опыт создания и управления подобными гибридными делами.

Обсуждение проекта бюллетеня продлится до 8 июня 2011 года. NARA планирует опубликовать окончательную редакцию документа в конце июня. Проект бюллетеня доступен  по адресу http://blogs.archives.gov/records-express/wp-content/uploads/2011/05/Mixed-Media-Files-Bulletin-Draft-for-Review.pdf

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
http://blogs.archives.gov/records-express/?p=1216