Как управлять бумажными и электронными документами в гибридной среде

Заметка Росса Непина (Ross Nepean - на фото) вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 7 февраля 2014 года. Это одна из редких публикаций о смешанном (бумажном и электронном) документообороте.

Из всех проблем, с которыми сталкиваются специалисты по управлению документами, вероятно, самой сложной является работа в гибридной документной среде (я бы сказала, в условиях смешанного документооборота – Н.Х.). Если проводить военную аналогию, то напоминает войну на два фронта. Все больше и больше документов создается в электронной форме, и в то же время объем бумажных документов также растет с каждым годом – и пока нет никаких признаков, которые свидетельствовали бы об изменении этой тенденции.

По мере того, как смешанный документооборот становится для нас реальностью, от специалистов по управлению документами всё настойчивее требуют найти единое «бесшовное» решение для управления документами обоих видов, - нередко не выделяя на это дополнительное финансирование.

Где же выход?

Если сама гибридная среда может быть относительно новой проблемой, то решение задачи управления гибридными документами совсем не ново. Секрет заключается в применении проверенной жизнью хорошей практики управления документами в условиях этой новой реальности.

Компания TAB недавно подготовила вебинар (см. http://www.youtube.com/watch?v=IOtB7xroPRs ), где выделила пять элементов хорошей практики, которые помогут вам управлять гибридной средой:

• Избегайте подхода «или-или» при идентификации дел. Документ, вне зависимости от его вида и формы, это в первую очередь документ (здесь цитируется классическая мантра англоговорящих коллег: a record is a record is a record – Н.Х.). В гибридном мире любое дело может существовать одновременно в бумажном и в электронном виде. Признание этой «многоформатной» реальности является ключевым первым шагом к правильному управлению гибридной средой.
  
  Мой комментарий: Коллеги из ВНИИДАД, в первую очередь разработчики различных правил и рекомендаций, – прислушайтесь к этому совету!


• Внедрите на практике универсальные меры и средства контроля и управления всем жизненным циклом документа вне зависимости от его вида. В их число входят классификационная схема, перечень документов с указанием сроков хранения, системы индексирования и централизованного хранения (как физических, так и электронных материалов). Универсальные инструменты помогут вам избежать ловушки, когда один подход используется для бумажных документов, а другой - для электронных.
  
  Мой комментарий: У нас эту ловушку усердно развивают совместными усилиями ведомства и законодатели, постоянно противопоставляя в законах и нормативных правовых актах документы в письменной форме электронным документам. Пожалуй, один только Гражданский Кодекс остается в этом смысле хорошим исключением.


• Определите, что является официальным документом. В гибридной среде в каждый момент времени может циркулировать множество экземпляров/копий документа в различной форме. В этой ситуации чрезвычайно важно, чтобы Ваша программа управления документами четко регламентировала, какой документ и в какой форме будет считаться официальным документом организации. Тем самым закладывается основа для своевременного применения указаний по срокам хранения и выполнения других действий по управлению документами.


• Избавляйтесь от материалов, не являющихся документами. Зная, что именно является официальным документом, гораздо легче сократить общие объемы документации. Рост объёмов контента является реальностью гибридной среды, поэтому необходимо регулярно принимать меры для избавления от «рабочих копий» и других ненужных материалов.


• Внимательно изучите возможные варианты конверсии. Во многих юрисдикциях законодательство допускает замену оригинальных бумажных документов их отсканированными электронными образами. Многие организации используют эту возможность для сокращения объемов бумаги посредством выполнения программ оцифровки документов. Законодательство в то же время устанавливает вполне конкретные критерии признания электронных образов официальными документами. Прежде, чем инициировать программу оцифровки, важно убедиться в том, что Вы имеете правильное представление о правовом статусе электронных образов документов.

Собираем всё воедино с помощью программного обеспечения для управления документами

Если перечисленные выше элементы хорошей практики являются фундаментом успешной программы управления гибридными документами, то цементом, связывающим все воедино, является программное обеспечение для управления документами. Оно дает возможность отслеживать и управлять документами обоих видов в рамках единого workflow-процесса. Однако не все программные продукты такого класса одинаковы по своим функциональным возможностям, поэтому важно убедиться, что выбираемое решение:

• Является нейтральным по отношению к виду носителей информации, позволяя Вам без каких-либо дополнительных усилий управлять гибридными документами;


• Позволяет связывать бумажные и электронные документы, обеспечивая тем самым по-настоящему гибридное управление;


• Поддерживает использование классификационных схем и указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении.

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/hybrid_records_management/how-to-manage-paper-and-electronic-records-in-the-hybrid-environment/