Опубликован новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/708-2013-1.html )

Потери при работе над проектом

С моей точки зрения, стандарт проиграл от того, что на последнем этапе из него был исключен ряд терминов, о которых сейчас достаточно активно спорят, и которые было бы неплохо стандартизовать:

• оригинал документа,
• электронное сообщение,
• система управления документами,
• межведомственный электронный документооборот,
• система электронного документооборота; СЭД,
• архив электронных документов,
• электронный архив.

Да, сформулировать хорошие определения бывает трудно (особенно тем, кто пытается делать это келейно, в узком кругу «своих» людей) – но это не повод уклоняться от решения терминологических проблем, которые никуда не исчезнут.

Некоторые ключевые определения

1. «Архив» - В отраслевой литературе и в международной архивной терминологии данный термин используется как минимум в 3-х значениях - а) организация или структурное подразделение б) здание, и в) совокупность архивных документов (это не считая толкования, используемые ИТ-специалистами). Авторы стандарта, однако, пожелание расширить список возможных значений проигнорировали.

Для справки: В многоязычной терминологической базе данных Международного совета архивов в русском разделе для термина "архив" предлагается 5 определений (см. http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/2078 ).

2. «Документ» - Кто не идёт вперед, тот стремительно откатывается назад. Как можно упорно тащить бессодержательную традиционную формулировку «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»? Ведь давно уже существует качественное, используемое во всем мире определение стандарта ISO 15489-1:2001:

3.15 документы (records) - информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности.

(оно, к сожалению, кривовато переведено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, п. 3.3, где в него «добавили», ради согласованности с традиционной формулировкой, материальный носитель и идентифицируемость).

3. «Официальный документ» - Сколько я ни пыталась в течение последних лет привлечь внимание коллег к тому, что действующее законодательство трактует данный термин не так, как ВНИИДАД, - всё напрасно. Формулировка ВНИИДАД допускает создание официальных документов любыми организациями:

8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

В действующем законодательстве отражена трактовка, согласно которой официальными считаются только документы, созданные органами государственной власти:

Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "Об обязательном экземпляре документов", п.1 ст.5

официальные документы - документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;

Важно помнить, что Уголовный Кодекс содержит статьи, предусматривающие наказания за приобретение или сбыт официальных документов (ст.324), похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (ст.325), внесение в официальные документы заведомо ложных сведений (ст.292) и др., и, соответственно, определение данного понятия – дело ответственное.

4. «Электронный документ» - Возможно, многим данное в новом стандарте определение не понравится, но, на мой взгляд, это самый лучший вариант:

10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

Главная идея этого определения заключается в том, что электронный документ – это в первую очередь документ, а его «электронность» на самом деле вторична.

5. «Юридическая сила» и «юридическая значимость» - В стандарте, на мой взгляд, даны вполне приличные определения этих понятий, которые в последнее время вызывают повышенный интерес:

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия

Конечно, по сути предложенное определение «юридической значимости» говорит о том, что любой документ (в смысле ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) является юридически значимым, и, в общем, так оно и есть на самом деле! :)

6. «Аутентичность (электронного документа)» - здесь, к сожалению, вместо определения имеем набор слов, смысл которого тёмен (и ещё непонятно зачем данный термин сужен на электронные документы):

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

К тому же уже Остап Бендер знал, что гарантии даёт только страховой полис, да и то не всегда :)

Нормальное определение понятия «аутентичность» можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

7.2.2. Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

или, в более точном переводе с оригинального текста международного стандарта ISO 15489:2001:

7.2.2 Аутентичность

Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:
a) то, что он является именно тем, чем он претендует быть,
b) то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя, и
c) то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.

7. «Подлинный документ» - Определение здесь дано традиционное и вполне корректное. Авторы, однако, так и не рискнули ответить на заданный им в ходе обсуждения вопрос – являются ли понятия «подлинный» и «аутентичный» синонимами? И если нет, то в чём разница?

8. «Подлинник документа» - Сохранено ошибочное определение старого стандарта. Сколько ни объясняй некоторым коллегам, что определенные документы создаются в нескольких экземплярах, имеющих равную силу; а также что для побитно идентичных электронных документов крайне сложно установить (и, как правило, не нужно!), какой из них был создан первым, -  они все равно упорно талдычат про «Первый или единственный экземпляр документа» :(

9. «Копия документа». – Раньше копия документа признавалась документом (вообще говоря, отдельным):

ГОСТ Р 51141-98 29 Копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Для сравнения: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), п.4

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Теперь это «экземпляр документа» (что, по-моему, крайне спорно), зато убраны активно используемые в судебной практике слова о «всех внешних признаках» и об отсутствии (если нет заверения) юридической силы:

23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

10. «Заверенная копия документа» - Здесь изменилось одно слово, но последствия потенциально могут быть значительными. Если раньше заверение придавало копии юридическую силу, то теперь – лишь юридическую значимость (это менее сильное качество).

11. «Реквизит документа» - Реквизит (наконец-то!) перестал описываться как обязательный элемент оформления документа. Жаль, что он по-прежнему остался «элементом оформления», т.е. чисто бумажным термином. Жаль также, что авторы стандарта так ничего и не сказали о взаимосвязи понятий «метаданные» и «реквизиты», что особенно важно для электронных документов.

Критику можно было бы продолжать и продолжать. Думаю, приведенные примеры достаточно убедительно показывают, что качество стандарта все-таки оставляет желать лучшего даже в части самых важных понятий.

Пересмотр определений – что сделано и что не сделано

1. «Текстовой документ» - Определение не изменилось, а жаль. Все ли знают, что, согласно данному определению, к текстовым документам относятся аудиозаписи? Часто ли в современной жизни мы сталкиваемся с подобной трактовкой?

2. Определения ряда терминов были отредактированы с учетом изменения технологий и, в первую очередь, появления электронных документов и носителей информации. К их числу относятся:

• бланк документа
• графический документ
• кинодокумент
• официальное опубликование документа
• регистрационно-учетная форма
• фотодокумент

К сожалению, аналогичной переработке не подверглась достаточно большая группа терминов, определения которых, с моей точки зрения, уже устарели и не учитывают появление новых технологий:

• архивный каталог
• архивный указатель
• архивный шифр
• внутренняя опись
• дело
• лист-заверитель дела
• номенклатура дел
• оперативное хранение документов
• описание архивных документов
• опись дел, документов
• оформление документа
• печать
• подписание (документа)
• подпись
• регистрация документа
• реставрация архивного документа
• старение документа

3. Что есть «носитель»? Некоторые определения ("документирование", "средства документирования") заставляют вернуться к вопросу о том, что считается носителем информации. Я очень хотела бы узнать, рассматривают ли авторы стандарта носителем информационную систему или облако, и если нет, то как тогда быть с размещенными в таких системах электронными документами?

«Чудеса в решете»

Некоторые новые определения являются вполне достойными кандидатами в рубрику «нарочно не придумаешь. Так, в старом стандарте было такое определение:

ГОСТ Р 51141-98: 1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Наши теоретики сумели – спустя тридцать с лишним лет! – выявить принципиальное различие между «делопроизводством», «документационным обеспечением управления» и «управлением документами»:

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

По мне, так это типичная псевдонаука – бессмысленная игра в слова… Особенно радует слово «целенаправленно» в определении «документационного обеспечения управления» (а почему, интересно, его нет в двух других определениях? Наверное, в этом есть какой-то глубокий смысл! :) ).

При этом в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 есть куда более содержательная формулировка (п.3.19):

«Управление документами (records management): совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.»

Такая же беда случилась с определениями терминов «документ» и «документированная информация», которые раньше считались синонимами:

ГОСТ Р 51141-98 3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Теперь имеем два определения, одно из которых - традиционное, а второе представляет собой шараду:

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе

Если всё это воспринимать всерьёз, то документ, например, может в каких-то случаях не являться документированной информацией (да и вообще не очень ясно, что понимается под «структурированной информацией»)! На практике же от подобных лингвистических «упражнений» не будет ничего, кроме вреда.

Источник: сайт ФГУП «Стандартинформ»
http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=PRIKAZ&orderByDirection=A&lpage=87&MaterialID=262186