ИСО: Продолжается работа над новой редакцией стандарта ISO 15489-1, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/iso-15489-1-1.html )

Раздел «Документы, метаданные документов и документные системы». По данным разделам основными были следующие вопросы:

• Изменение стиля текста на декларативный, избегая выражений типа может/обязан/должен,


• Убрать введение в этом разделе, поскольку это спорный по содержанию текст, содержащий повторы и не соответствующий правилам ИСО подготовки проектов международных стандартов,


• Подумать о перемещении характеристик документов в раздел «Общие положения»,


• Использовать термин «экспертиза ценности документов» (records appraisal) вместо просто «экспертизы ценности» (appraisal),


• Большую часть раздела 4.3 «документные системы» переместить в руководство по внедрению,


• Вообще разобраться с вопросом о системах/документных системах/программном обеспечении.

Докладывавшая по этому разделу Барбара Рид (Barbara Reed, Австралия) согласилась с предложенными сокращениями, сказав, что в следующей версии данный раздел будет включать подразделы «Основные положения» (включая характеристики документов), а также подразделы о характеристиках авторитетных документов и о характеристиках документных систем.

Состоялась оживленная дискуссия о том, что трудно чётко провести различие между программным обеспечением для управления документами, иным программным обеспечением, системами для управления документами и т.д.

Раздел «Анализ делового контекста и требований к документам». Здесь поднимались следующие основные вопросы:

• Две части – одна высокоуровневая и одна в составе разъясняющего руководства – могли бы «закрыть» многие замечания,


• Нужно разобраться с использованием глаголов should (следовало бы, желательно) и shall (должен, обязан),


• Дать ссылки на другие международные стандарты и технические отчеты прямо в тексте, а не только в нормативных ссылках и/или библиографии,


• Представления коллег о том, что такое «экспертиза ценности», «документы» и «архивные документы» различаются. Нужно ясно сказать, зачем данный термин используется, определить и объяснить его.

Представитель редакционной группы Элизабет Клетт (Elisabeth Klett, Швеция) пояснила, что большинство замечаний устраняются благодаря разделению стандарта на части. Прошла дискуссия по поводу толкований термина «экспертиза ценности» (appraisal) в различных странах и трудностей перевода, которая закончилась принятием следующей резолюции:

Резолюция 3-WG13: Рабочая группа WG13 решает сохранить толкование термина «экспертиза ценности», используемое в текущей версии проекта, но при этом включить в документ следующий текст, чтобы помочь аудитории в странах, где термин понимается иначе:

«Экспертиза ценности (Appraisal) - это анализ делового контекста и требований к документам. При традиционном использования этого термина предполагается, что итоги такого анализа ограничиваются принятием решений относительно сроков хранения и действий по их истечении (таких, как передача, продажа, уничтожение и т.д. – Н.Х.). Расширенное толкование этого термина в данном стандарте, помимо этого, предусматривает также принятие решений относительно того, какие документы должны захватываться, как документировать деловую деятельность и обеспечить управление документами в соответствии с уровнями риска и деловым контекстом (условиями ведения деловой деятельности – Н.Х.).»

Рабочая группа также отметила, что возможно дальнейшее уточнение этого текста, и что он может быть помещён в сноске, в примечании или в основном тексте стандарта.

Раздел «Меры контроля и управления документами». По этому разделу поднимались следующие вопросы:

• Изменить название раздела, выбрав один из вариантов:
  
  
  • Изменить в названии «меры контроля и управления» (controls) на «инструменты» (instruments), тем самым согласовав его с аналогичными названиями в других стандартах ИСО,
  
  
  • Заменить на «Инструменты уровня организации» (Organisation Level Tools):


• Ряд подразделов слишком затянуты и требуют редактирования,


• Разобраться с использованием глаголов must и shall.

Участники обсудили использование в заголовке термина controls (меры и средства контроля и управления), который в ряде стран создаст трудности для перевода. Было, однако, отмечено, что данный термин применяется в том же смысле, как и в других странах. Был обсужден ряд альтернатив (Records Governance Rules, Control Instruments, Records Control Tools). Вопрос решён не был, и к нему предполагается вернуться позже.

Раздел «Процессы создания документов и управления ими». Здесь предлагалось:

• Разделить раздел на две части, одну посвящённую документам и вторую – документным системам,


• Сказать об использовании открытых стандартов,


• Добавить пункт «законодательно-нормативные требования».

На разделение раздела участники не согласились. Решено подробнее сказать о повторном использовании документов и о создании условий, облегчающих повторное использование, поместив этот материал в подразделе «Удобство использования» (Useability). Предложение упомянуть законодательно-нормативные требования также не прошло.

Раздел «Создание инфраструктуры в организации». В замечаниях были поставлены следующие вопросы:

• Переместить в начало раздела подраздел «Политика и ответственность» (подчеркнув важность этого вопроса – Н.Х.)


• Часть материала п.8.2 «Проектирование и внедрение документных систем» была бы более уместна в части 2 по внедрению положений,


• Убрать повторы,


• Проверить на согласованность со стандартами ISO 30300 и ISO 30301,


• Сказать о роли органов управления архивным делом,


• Единообразно использовать термин «документная система» (records system).

Редакционная группа предложила упомянуть органы управления архивным делом. Были высказаны определенные возражения, связанные с тем, что стандарт используется и негосударственными организациями, и в результате дискуссии было решено в данном разделе эти органы не упоминать, но отметить их роль в разделе, посвященном анализу условий, в которых действует организация.

Был спор о положении подраздела «Политика и ответственность». Франция настаивала на перемещении его ближе к началу стандарта. В конечно итоге было решено оставить всё как есть, с учётом понимания того, что место подраздела в документе не определяет его важность, и включения в стандарт соответствующей формулировки по этому поводу (взятой из ISO 27000).

Было отмечено, что данный раздел существенно пересекается с ISO 30301, и что неплохо было бы согласовать терминологию и содержание. Данное замечание частично может быть устранено за счет отделения принципов от указаний по их реализации; однако в любом случае важно обеспечить согласованность ISO 15489 и ISO 30301. Этого можно, например, добиться, если ISO 15489 будет говорить об инфраструктуре организации в более общем плане, а более детальные указания заинтересованные в сертификации по ISO 30301 организации найдут в этом стандарте.

Было также решено, что Редакционная группа подготовит новую версию проекта с учетом принятых решений (эта версия была распространена среди членов технического подкомитета TC46/SC11 в конце февраля 2014 года – Н.Х.).

Источник: сайт ИСО