Обсуждение концепции архивного хранения электронных документов на заседании рабочей группы при Минкомсвязи

24 марта в Минкомсвязи состоялось заседание рабочей группы технических экспертов при Экспертном совете по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, на котором прошло первое обсуждение проекта Концепции хранения электронных документов, которая была разработана совместными усилиями Минкомсвязи  и ВНИИ «Восход».

[Поправка от 26.03.2014. Я считала, опираясь на полученную от коллег информацию, что в работе над Концепцией принимал участие ВНИИДАД, и в первоначальном варианте поста упомянула институт в числе её разработчиков. Однако директор ВНИИДАД д.и.н. М.В.Ларин меня поправил, и я свою ошибку исправила. Приношу институту свои извинения. - Н.Х.]

Во встрече участвовало около дюжины специалистов, среди которых, однако, не было представителей Росархива (что не осталось незамеченным). ВНИИДАД представляла заместитель директора института В.Ф.Янковая.

Эксперты задали представителям Минкомсвязи много вопросов. Было отмечено, что в проекте концепции не нашёл своего отражения ряд важных тем, таких, как оценка современного состояния законодательно-нормативной базы архивной отрасли, выявление проблем, которые нужно будет решить при организации государственного электронного архива и т.д.

Эксперты были достаточно единодушны в том, что, помимо решения технических и технологических задач, необходимо поставить правовые и организационные задачи. Ряд серьёзных препятствий, мешающих созданию эффективного государственного электронного архива (это, например, вопрос о том, как обеспечить долговременную сохранность документов, подписанных усиленными электронными подписями), можно устранить только посредством внесений изменений в законы и нормативно-правовые акты.

На данном этапе рано «спускаться» на уровень технических требований и форматов. Для начала следует сформулировать в Концепции те задачи, которые на правовом, организационном, технологическом и техническом уровне нужно решить при создании государственного электронного архива.

Хорошо бы также определиться с тем, о хранении каких документов идёт речь. Концепция предусматривает создание центра хранения, в который федеральные ведомства будут передавать свои электронные документы, которым установлены сроки хранения свыше 10 лет. Предполагается, что в дальнейшем этот центр организует передачу в «полноценный» государственный электронный архив документов постоянного срока хранения. В связи с этим поступило предложение уточнить название концепции, чтобы оно более точно отражало ее содержание.

Очень активно обсуждался вопрос об использовании электронных подписей и о тех проблемах, которые они создают для обеспечения долговременной сохранности юридически значимых электронных документов. Участники встречи сошлись во мнении о том, что данный вопрос требует серьезной проработки, и, какой бы вариант его решения ни будет выбран, его следует закрепить на уровне законодательства.

По общему мнению, для максимально безболезненной передачи документов на архивное хранение из информационных систем органов государственной власти необходимо, чтобы эти системы могли взаимодействовать с архивными информационными системами. Для этого потребуется разработать специфические функциональные требования к информационным системам государственных органов, и, в идеале, организовать доработку существующих систем с целью соответствия этим требованиям. Это непростая задача, достаточно вспомнить печальную судьбу разработанных Минкомсвязи требований к СЭД федеральных органов исполнительной власти.

К сожалению, при разработке концепции – можно сказать, традиционно - не был использован богатый зарубежный опыт. Если, например, практически все государственные электронные архивы мира созданы на основе положений международного стандарта ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве. Открытая архивная информационная система. Эталонная модель» (Space data and information transfer systems - Open archival information system - Reference model (OAIS)), то у нас об этом стандарте мало кто слышал :( 

Подводя итоги, я бы отметила конструктивную атмосферу встречи и то, что коллеги из Минкомсвязи прислушиваются к советам и критическим замечаниям. Именно поэтому я довольна встречей и считаю её полезной. Понятно, что мы находимся в самом начале длинного пути, однако первые шаги вперед сделаны – сегодня это самое главное. Специалисты Минкомсвязи, отвечающие за разработку Концепции, планируют её доработать.  После этого будет организована более детальная работа над её текстом.