США: «Национальный альянс попечения об электронных материалах» опубликовал отчет о преимуществах и рисках формата PDF/A-3

Данная статья электронного архивиста Библиотеки Конгресса США Батча Лазорчака (Butch Lazorchak) была опубликована на сайте Библиотеки 20 февраля 2014 года в блоге «Сигнал – Обеспечение сохранности электронных материалов» (The Signal - Digital Preservation).

Нашему сообществу специалистов, занимающихся курированием электронных материалов, повезло в том, что стоящие перед нами проблемы, как правило, не угрожают чьей-либо жизни. Тем не менее, когда мы начинаем о чём-то спорить, эмоциональная дискуссия и страстная защита своих позиций представителями всех сторон гарантированы.

Так случилось и с публикацией в октябре 2012 года спецификаций файлового формата PDF/A-3. Об этом мы сразу сообщили на нашем блоге, и тема тут же стала «горячей». На баррикады!

Семейство международных стандартов PDF/A специфицирует основанные на формате Portable Document Format (PDF) файловые форматы, включающие такой механизм представления электронных документов, который обеспечивает сохранение во времени их статического визуального представления независимо от инструментов и систем, используемых для создания, хранения и отображения файлов. «Статический визуальное представление» в конечном счёте означает, что файлы в формате, соответствующем спецификациям PDF/A, являются самодостаточными и не используют внешних ссылок или данные в ином, отличающемся от PDF формате.

Первая редакция спецификаций PDF/A ( PDF/A-1 ) была опубликована в сентябре 2005 года и с тех пор регулярно обновлялась. Версия спецификаций PDF/A-3 была воспринята сообществом с определённым беспокойством, поскольку она добавляет к своим предшественникам всего одну, но очень существенную функциональную возможность. Спецификация PDF/A-2 допускает вложение других файлов, при условии, что вложенные файлы соответствуют спецификациям PDF/A. Редакция PDF/A-3 разрешила вложение файлов любого формата.

Первичный документ, содержащийся в файле формата PDF/A-3, по-прежнему будет устойчив к рискам, связанным с сохранением в течение очень длительного времени. В то же время спецификации PDF/A-3 не требуют рассматривать вложенные файлы как архивный контент, создавая тем самым ряд возможных технических и политических проблем для учреждений, обеспечивающих длительную сохранность электронных материалов.

Рабочая группа по стандартам и практике (Standards and Practices Working Group) «Национального альянса попечения об электронных материалах» (National Digital Stewardship Alliance, NDSA), безусловно, видит эти проблемы, и она сочла, что сообществу будет полезен документ, в котором рассмотрены особенности формата PDF/A-3 и проанализировано его возможное влияние на практику работы архивных учреждений.

В результате 20 февраля 2014 года «Национальный альянс попечения об электронных материалах» опубликовал отчет объёмом 25  страниц «Преимущества и риски использования файлового формата PDF/A-3 архивными учреждениями» (The Benefits and Risks of the PDF/A-3 File Format for Archival Institutions, http://www.digitalpreservation.gov/ndsa/working_groups/documents/NDSA_PDF_A3_report_final022014.pdf  ).

В отчете дана взвешенная оценка затрат и преимуществ в случае широкомасштабного использования формата PDF/A-3, особенно если в архивные учреждения начнет поступать контент в этом формате. В документе содержится базовая информация о процессе разработки спецификаций, выделены конкретные ситуации, в которых возможно использование данного формата, и предложен ряд положений, которые архивные учреждения могли бы включить в свои политики.

Например, авторы отчета полагают, что допустимость наличия вложенных файлов в документах формата PDF/A для учреждений, занимающихся сохранением культурно-исторического наследия, будет опираться на очень детальные правила взаимодействия фондообразователей и архивных учреждений, устанавливающие допустимые форматы вложенных объектов, а также порядок действий, обеспечивающий полное понимание архивным учреждением взаимосвязи основного PDF-документа и вложенных файлов.

Кроме того, в отчёте отмечается, что сложность формата PDF и существенные различия между приложениями, используемыми для создания и отображения PDF-файлов, предполагают, что формат PDF/A-3 может быть применим в рамках контролируемых потоков рабочих процессов (workflow), однако может оказаться неподходящим в качестве универсального контейнерного формата.

Безусловно, введение столь спорной новой функциональной возможности в последнюю редакцию спецификаций семейства PDF/A должно подтолкнуть сообщество сохраняющих культурно-историческое наследие учреждений к тому, чтобы играть более стратегическую, более активную и заметную роль в процессе разработки стандартов, и, в частности, спецификаций PDF/A.

Данный отчет является самым новым в серии публикаций и мероприятий NDSA, способствующих пониманию ряда проблем, связанных с обеспечением сохранности электронных материалов и их курирования. Мы будем рады Вашим замечаниям по отчету о формате PDF/A-3, равно как и предложениям относительно вопросов, по которым NDSA может помочь сообществу специалистов, занимающихся курированием электронных материалов.

Батч Лазорчак (Butch Lazorchak)

Мой комментарий: Мне кажется, что у формата было бы куда меньше оппонентов, если бы его не стали искусственно записывать в число «архивных». Главная нацеленность формата ясна: нужен единый формат для хранения сообщений электронной почты, которые могут содержать самые разнообразные вложения. Действительно, такой формат очень нужен, что, наверное, подтвердит каждый, кто пытался каким-то образом сохранить свои почтовые «накопления» вне «родной» почтовой системы. Но при этом он не более «архивный», чем любой офисный формат или базовый формат PDF! :)

Источник: блог «Сигнал – Обеспечение сохранности электронных материалов» (The Signal - Digital Preservation) на сайте Библиотеки Конгресса США
http://blogs.loc.gov/digitalpreservation/2014/02/new-ndsa-report-the-benefits-and-risks-of-the-pdfa-3-file-format-for-archival-institutions/