Опубликован новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», часть 1

Итак, с 1 марта 2014 года старый добрый терминологический ГОСТ Р 51141-98 перестал действовать, и его заменило новое детище ВНИИДАД – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», с которым нам, скорее всего, придётся прожить довольно долго.

Текст нового стандарта доступен по адресу http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=5&month=4&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178513 .
[Дополнение от 21.04.2014: Устаревшая гиперссылка заменена на новую]

Что в идеале хотелось бы получить в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности? Я бы выделила следующие моменты:

• Удаление устаревших и неиспользуемых терминов, в первую очередь, относящихся к забытым уже технологиям;


• Пополнение профессионального словаря терминами, отражающими новые виды деятельности, новые идеи, концепции и технологии;


• Пересмотр определений тех терминов, которые применимы к документам и информации вне зависимости от используемых технологий и вида носителя – в первую очередь с тем, чтобы убрать ориентацию этих определений на какие-то отдельные технологии.

Не стоит забывать и о том, что на фоне других стран российская отраслевая терминология выглядит, прямо скажем, убого – сравните 140 терминов в ГОСТ Р 51141-98 и более 2 тысяч терминов в глоссарии Общества американских архивистов.

Новый стандарт оставляет двоякое впечатление – видны робкие попытки движения вперед, но, - именно в силу их недостаточной энергичности, - документ в целом откатывается назад, не успевая за стремительными изменениями как в отрасли, так и в «большом» мире.

Итоги работы над новым стандартом чем-то напоминают мне сцену, которую я уже несколько раз наблюдала в реальной жизни: Женщина прожила долгую жизнь, стала бабушкой и прабабушкой, и за это время «обросла» множеством вещей, которые захламляют её квартиру. Какие-то из этих вещей ценные и нужные, какие-то – не очень, что-то дорого как память, а о некоторых даже сложно вспомнить, откуда они взялись и для чего когда-то использовались. К бабушке на выходные приезжает внук (сам уже не юноша) и уговаривает её избавиться хотя бы от части барахла. После долгих споров и уговоров на помойку отправляется разношёрстная коллекция предметов, котрой бы мог позавидовать местный краеведческий музей, но вот от предложения купить или принять в подарок современную технику бабушка отказывается наотрез. Соглашается лишь на новый телефонный аппарат с большими кнопками и громким звонком – и знать не хочет никаких смартфонов, планшетов и Интернетов…

Так и здесь. Авторы действительно почистили стандарт от ряда терминов, которые практически уже не используются ни в живом общении, ни в профессиональной литературе (при этом чисто по-нашему вместе с водой выплескивая иногда и «младенца»). А вот с пополнением словаря и с пересмотром морально устаревших определений получилось как-то не очень.

Чтобы не быть голословной, приведу некоторые факты и цифры. Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов. Первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174.

Что ушло

Из стандарта исчезло 39 терминов – большинство вполне заслуженно, но, думаю, исключение некоторых терминов вызовет у специалистов вопросы. Вот их список:

• архивная опись
• беловой документ
• ведомственное хранение архивных документов
• вид письменного документа
• видеограмма документа
• внешние признаки документа
• внутренний документ
• входящий документ; поступивший документ
• государственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
• государственное хранение архивных документов
• документ личного происхождения
• документ на машинном носителе
• доступ к архивным документам
• дублетный документ
• заголовок официального документа
• запретная дата документа
• зона унифицированной формы документа
• иконографический документ
• исходящий документ; отправляемый документ
• карточка (архивного) фонда
• машинописный документ
• межархивный справочник
• наименование документа
• негосударственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
• ограничительный срок секретного хранения архивных документов
• организационно-распорядительный документ
• организация работы с документами
• переменная часть реквизита документа
• постоянная часть реквизита документа
• правила документирования
• рукописный документ
• служебное поле унифицированной формы документа
• служебный документ
• срок исполнения документа
• унифицированная система документации; УСД
• формуляр-образец документа
• хранение архивных документов
• ценность архивного документа
• черновой документ

Что появилось нового

Всего появился 71 термин, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9 ранее отсутствовавших терминов:

• владелец архивных документов
• временное хранение документов
• государственный архив
• документ Архивного фонда Российской Федерации
• муниципальный архив
• особо ценный документ
• пользователь архивными документами
• уникальный документ
• упорядочение архивных документов

При этом уважение к закону проявлено избирательно – есть один термин из закона, который авторы не сочли нужным добавлять (хотя в первоначальном проекте он был), и такое решение вполне понятно – это «документы по личному составу», которые Росархив так мечтает поскорее уничтожить, наплевав на возможные последствия для будущих пенсионеров.

Нужно также отметить, что авторам, ни пользователям стандарта не позавидуешь в плане определений. Ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону) – примером служит определение «архивного документа». Мне кажется, что, во избежание проблем в случае судебных разбирательств, следовало бы обязательно приводить (при наличии, со ссылками) определения из законодательства – параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Каким бы плохими они ни были, суд будет описаться именно на определения, данные в законе – и их надо знать.

Стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Это следующие 8 терминов:

• аутентичность (электронного документа)
• достоверность (электронного документа)
• доступ к документу
• конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
• метаданные
• миграция (электронных документов)
• пригодность для использования (электронного документа)
• целостность (электронного документа)

Жаль, что авторы нового терминологического ГОСТа прочитали, но не поняли ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В первую очередь коллеги из ВНИИДАД игнорируют самую ценную особенность этого стандарта - то, что он технологически-нейтрален и в равной степени применим как к электронным, так и к традиционным документам. Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию есть у любых документов, а не только у электронных! Да и процессы конвертации и миграции вполне могут проходить с участием традиционных документов…

Ещё обиднее то, что из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 можно было взять ряд куда более современных и признанных международным сообществом определений ключевых терминов (таких, как «документ») – но, наверное, от данного коллектива этого трудно было ожидать.

Из прочих новых терминов где-то десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду; однако куда больше среди нововведений реликтов бумажного прошлого – иногда кажется, что авторы не понимают разницы между терминологическим стандартом и перечнем традиционных типовых реквизитов или же учетных форм. Вот их список:

• адресат
• альбом унифицированных форм документов
• архивный шифр
• вид документа
• видеодокумент
• включение документа в СЭД
• выписка из документа
• государственный регистрационный номер документа
• документальная выставка
• документопоток
• каталогизация архивных документов
• консервация архивного документа
• критерии экспертизы ценности документов
• лист согласования (визирования) документа
• лист-заверитель дела
• место составления (издания) документа
• научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
• обзор архивного фонда
• ограничение доступа к архивным документам
• оперативное хранение документов
• описание архивных документов
• описательная статья архивного справочника
• опись дел структурного подразделения
• опись дел, документов
• организация пользования архивными документами
• отметка о заверении копии
• отметка о наличии приложения
• отметка о поступлении документа
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело
• официальное опубликование документа
• первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
• печать
• плотность документопотока
• подписание (документа)
• пользование архивными документами
• предварительное рассмотрение документов
• признаки заведения дела
• регистрационно-учетная форма
• служба делопроизводства
• собственник архивных документов
• согласование документа; визирование
• средства документирования
• срок хранения документов
• топографический указатель
• уничтожение документов
• управление документами
• утверждение документа
• хранение документов
• электронная копия документа
• электронная подпись
• электронное дело
• электронный документ
• электронный документооборот
• юридическая значимость документа

Вывод отсюда следует достаточно печальный: если лишь треть новых терминов пришла из настоящего/будущего, и две трети – из прошлого, то стандарт буквально сделал «шаг вперед и два шага назад» :)

Размножение делением

В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи.

• Вместо статьи «1 делопроизводство; документационное обеспечение управления» появились статьи «1 делопроизводство» и «2 документационное обеспечение (управления), ДОУ»;


• Вместо статьи «3 документ; документированная информация» появились статьи «7 документ» и «11 документированная информация»

Самое неприятное заключается в том, что из-за того, что кто-то потешил своё научное «эго», у других людей могут возникнуть проблемы в ходе судебных споров, поскольку адвокаты и судьи начнут играть на этих различиях.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/708-2013-2.html )

Источник: сайт ФГУП «Стандартинформ»
http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=PRIKAZ&orderByDirection=A&lpage=87&MaterialID=262186