Использование электронной почты в деятельности арбитражных судов

Тенденция к расширению масштабов использования электронной почты в деловой деятельности не обходит стороной и органы государственной власти. В утверждённой Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 декабря 2013 г. № 100 «Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)» описан порядок работы сотрудников судов с электронной почтой. В нем можно выделить несколько важных положений:

• Инструкцией регламентирован порядок использования электронной почты для ведения как внешней, так и внутриведомственной электронной переписки;


• Поскольку, согласно законодательству, подать электронные документы в арбитражный суд можно лишь через систему «Мой арбитр», по электронной почте ведется только вспомогательная переписка с участниками судебного процесса;


• Порядок хранения электронной переписки не регламентирован, но переписка по судебным делам будет распечатываться и храниться в судебных делах.

Ведение внешней переписки

Исходящая из суда почтовая корреспонденция по каналам электронной почты отправляется исключительно (п.2.13.):

• Через экспедицию арбитражного суда;


• Сотрудниками, уполномоченными на ведение переписки с третьими лицами от имени арбитражного суда;


• С использованием официального адреса в Единой системе электронной почты арбитражных судов Российской Федерации (ЕСЭП или ведомственная электронная почта).

Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в группе регистрации подразделения делопроизводства (п. 3.1.1.). Корреспонденция принимается экспедицией по каналам электронной связи, в том числе с сайта арбитражного суда в течение всего рабочего дня.

Электронная почта может использоваться для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов судами (п.3.2.1.).

Сообщения, поступившие в арбитражный суд по электронной почте, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях, и передаются адресатам после регистрации.
Полученные электронные сообщения подлежат учету и регистрации по месту их приема в системах автоматизации судопроизводства (САС)  или автоматизации делопроизводства (САД) аналогично документам на бумажных носителях.

По электронной почте арбитражным судом могут быть приняты (п.3.2.2.):

• Документы информационного характера, относящиеся к судебным делам, например, запросы о движении дел;


• Жалобы на действия судей;


• Запросы о предоставлении информации в порядке, установленном Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».

Электронные сообщения, поступившие по электронной почте суда, в том числе и по «Системе электронной подачи жалоб на действия судей и сотрудников аппарата арбитражных судов, в связи с находящимися на рассмотрении в судебных составах судебными делами и жалобами, а также материалами, рассматриваемыми в подразделениях» (СПЖ), после регистрации передаются подразделением делопроизводства по реестру судьям, в производстве которых находятся дела и жалобы; или руководителям соответствующих подразделений (за исключением жалоб на действия судей и работников аппарата суда, которые передаются в секретариат председателя суда). После получения сообщения, поданного по СПЖ, работник отдела регистрации распечатывает его и регистрирует в САД. Результат рассмотрения поступившей жалобы размещается в СПЖ (п.3.2.3.).

Электронные сообщения, поступившие в суд на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

Тексты поступивших в судебные составы и подразделения электронных сообщений регистрируются в САС или САД (в зависимости от характера обращения), а в случае отсутствия технической возможности такой регистрации – записываются получателем в журналах учета принятых электронных сообщений и оперативно передаются лицу, которому адресовано сообщение. Тексты электронных сообщений по судебным делам подшиваются в материалы судебного дела.

Получение и отправку документов по электронной почте осуществляют специалисты секретариатов (приемных) руководства арбитражного суда, подразделения делопроизводства, судебных составов и подразделений (п.3.2.4.).

Получение, отправку, учет электронных сообщений осуществляют работники арбитражного суда, ответственные за работу с электронными почтовыми ящиками ведомственной электронной почты (п.3.2.5.).

Заявки на передачу служебной информации по электронной почте с использованием официального ящика ведомственной электронной почты суда подписываются судьями или руководителями судебных составов и подразделений. На подлиннике материала специалист, отправляющий его, указывает порядковый номер, дату и время направления информации, после чего материал возвращается исполнителю. Заявки остаются в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения и хранятся в течение одного года (п.3.2.8.).

Мой комментарий: Т.е. заявка на отправку электронного сообщения оформляется на бумажном носителе.

По электронной почте арбитражный суд может направить информацию, имеющую процессуальное значение, например, суд вправе в силу части 1 статьи 122 АПК РФ известить лиц, участвующих в деле, о последующих судебных заседаниях и отдельных процессуальных действиях по делу путем направления телефонограммы, телеграммы, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи с учетом требований, изложенных в пункте 5.9 Инструкции (п. 3.2.9.).

Кроме того, в случаях, не терпящих отлагательства (часть 3 статьи 121 АПК РФ), а также если такое уведомление согласовано со стороной по делу, арбитражный суд может известить или вызвать лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса телефонограммой, телеграммой, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи.

При этом на копии переданного текста, остающейся в арбитражном суде, указываются фамилия лица, передавшего текст, дата и время передачи, а также фамилия лица, его принявшего.

Передавать документы и материалы с пометкой «Секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати» по электронной почте запрещается (п.3.2.11.).

Ответственность за содержание информации, передаваемой по электронной почте, возлагается на судью, председателя судебного состава, руководителя структурного подразделения и/или исполнителя, подготовившего материал к передаче.

Инструкция пока что не предусматривает подписание электронной переписки усиленными электронными подписями и организацию хранения электронной переписки, но предполагается, что в дальнейшем для этого может использоваться система электронного документооборота:

Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (утв. Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 декабря 2013 г. № 100)

3.2.12. С принятием ВАС РФ локального акта о порядке использования электронной подписи в арбитражных судах, для целей приема, передачи и хранения документированной информации официального характера может быть использована система электронного документооборота.

Внутриведомственная электронная переписка между арбитражными судами

В рабочем порядке для обмена электронными документами между арбитражными судами и между подразделениями в суде используется Единая система электронной почты (ЕСЭП) (п. 3.2.13.). Исключительно по каналам ЕСЭП осуществляется внутриведомственная электронная переписка между арбитражными судами.

Единая система электронной почты предназначена для передачи и приема сообщений электронной почты (электронных сообщений), в том числе с вложением документов, между арбитражными судами, между пользователями в арбитражном суде, а также с внешними пользователями. Использование иных почтовых систем, в том числе и ранее применявшихся в арбитражных судах, не допускается.

Доступ к ЕСЭП пользователей арбитражных судов обеспечивается с использованием программного обеспечения MS Outlook через сеть Интернет либо с мобильных устройств при их наличии у пользователей (п.3.2.14.).

Адреса электронной почты пользователей генерируются автоматически на основании приказа соответствующего арбитражного суда о назначении на должность судьи или гражданского служащего и ввода этой информации в систему единого штатного расписания арбитражных судов Российской Федерации (СЕШР). Размер почтового ящика каждого пользователя составляет не менее 1024 Мб.

Обязательными реквизитами электронных сообщений являются:

• Адрес электронной почты отправителя – формируется автоматически при создании письма в ЕСЭП;


• Адрес электронной почты получателя – пользователя в арбитражном суде либо внешнего пользователя;


• Тема – краткое содержание сообщения;


• Содержание электронного сообщения – необходимое для передачи текстовое сообщение, направляемое получателю;


• Подпись отправителя – информация о судье или гражданском служащем арбитражного суда, отправившем сообщение, включая его фамилию, имя, отчество, должность, а также почтовый адрес и адрес официального сайта арбитражного суда.

Электронное сообщение может содержать вложение – файл любого формата, направляемый получателю.

Порядок отправки и приема подписанных документов (электронных образов документов) определяется Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (п.3.2.16.). Отправка и прием таких документов между арбитражными судами осуществляется по официальным адресам.

Обмен электронными сообщениями по ЕСЭП ведется:

• Между арбитражными судами, между пользователями в арбитражном суде - в целях передачи распорядительной, справочной и другой информации, содержащейся в электронном сообщении и необходимой для обеспечения повседневной деятельности, обмена информационными документами в произвольном формате и проектами документов в текстовых форматах (п. 3.2.17.).


• С внешними пользователями - в рамках служебной деятельности судей и гражданских служащих арбитражных судов (п.3.2.18.).

Электронные сообщения, поступающие по ЕСЭП, в том числе с вложенными файлами, относятся к информации служебного пользования. Судьи и гражданские служащие арбитражных судов обязаны регулярно в течение рабочего времени знакомиться с поступившими электронными сообщениями и при необходимости направлять ответные сообщения адресатам (п.3.2.19.).

Передаче с использованием ЕСЭП не подлежат (п.3.2.20.):

• Судебные документы по делам, находящимся в производстве, за исключением случаев, предусмотренных законом, настоящей Инструкцией и иными правовыми актами. Надлежаще поданными в электронном виде считаются только процессуальные документы, направленные в арбитражные суды через онлайн-сервис подачи документов «Мой Арбитр». Документы, полученные с использованием ЕСЭП, носят информационный характер и не должны рассматриваться в качестве процессуальных документов.


• Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и иные документы, носящие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные судей и гражданских служащих арбитражных судов.

По каналам ЕСЭП направляются электронные образы документов подписанные:

• Председателем ВАС РФ, его заместителями, руководителем аппарата – администратором ВАС РФ - федеральным арбитражным судам округов, арбитражным апелляционным судам, арбитражным судам субъектов РФ в соответствии с перечнем адресов, указанных в настоящей Инструкции (п.3.2.21.).


• Руководителями структурных подразделений ВАС РФ - федеральным арбитражным судам округов, арбитражным апелляционным судам, арбитражным судам субъектов РФ, Суду по интеллектуальным правам) с почтового адреса структурного подразделения в соответствии с перечнем адресов ЕСЭП (п.3.2.22.).


• Руководителями арбитражных судов РФ- в ВАС РФ в соответствии с перечнем адресов ЕСЭП (п.3.2.23).


• Руководителями арбитражных судов РФ, направляются в арбитражные суды в тот же день после их регистрации в суде, в соответствии с перечнем адресов внутриведомственной электронной почты (п.3.2.24.).

Обязательной передаче по ЕСЭП в адрес арбитражных судов РФ подлежат электронные образы документов Высшего Арбитражного Суда РФ в части, касающейся деятельности арбитражных судов (п. 3.2.26.):

• Приказы и распоряжения ВАС РФ


• Письма по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;


• Иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по указанию руководства ВАС РФ).

Обязательной передаче по ЕСЭП в адрес ВАС РФ подлежат электронные образы следующих документов (п. 3.2.27.):

• Письма руководству ВАС РФ и руководителям структурных подразделений ВАС РФ, подписанные руководителями арбитражных судов РФ, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;


• Иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по усмотрению руководителей арбитражных судов РФ).

Обязательной передаче по ЕСЭП между арбитражными судами РФ подлежат электронные образы документов (п.3.2.28.):

• Письма, адресованные в арбитражные суды РФ, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;


• Иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по усмотрению руководителей арбитражных судов РФ).

Мой комментарий: Отмечу, что я впервые встречаю в нормативном акте российского государственного органа такую подробную и продуманную регламентацию порядка работы с электронной почты.

В то же время вопрос организации хранения переписки в электронном виде никак не регламентирован, а вся связанная с судебным делопроизводством переписка подлежит распечатыванию и хранению в судебных делах.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=159645