Организация работы с подписанными электронными подписями документами в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга

Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга утвержден постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 № 1102.

Документ предусматривает работу исполнительных органов государственной власти  (ИОГВ) в смешанном документообороте, т.е. возможно как поступление, так и отправление документов в организации и гражданам на бумажных носителях.

Документы, поступившие в органы власти на бумажном носителе и не имеющие электронного вида, должны сканироваться. Их электронные копии вместе с электронной карточкой документа помещаются в единую систему электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (ЕСЭДД). Последующая работа с ними производится в электронном виде (п. 2.1).

Для справки: Единая система электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (ЕСЭДД) - система электронного документооборота, созданная в соответствии с приказом губернатора Санкт-Петербурга от 24.03.1999 № 25-п в ИОГВ, учреждениях и реализующая единые требования к организации делопроизводства с использованием информационных технологий.

Электронные документы и электронные копии документов, адресованные участникам электронного документооборота (ЭДО), подписываются электронной подписью и направляются адресату в электронном виде. При передаче электронных документов вместе с ними передаются все регистрационные данные, зафиксированные в электронной карточке документа (п.2.2).

Электронные документы и электронные копии документов, адресованные другим юридическим лицам, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностных лиц, указанных в Реестре уполномоченных лиц ИОГВ и учреждений, использующих электронные подписи в ЭДО (п.2.3).

Электронные документы или электронные копии документов, адресованные должностным лицам внутри ИОГВ или учреждения, могут быть подписаны простой электронной подписью.

Электронные документы, адресованные в организации, не являющиеся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица и направляются адресату в установленном порядке. При этом в ЕСЭДД сохраняется электронная копия документа (п. 2.4).

В ЕСЭДД применяются следующие виды электронных подписей (п.2.9): простая и усиленная квалифицированная. Электронная подпись применяется к следующим документам (п.2.11):

• Электронные копии утвержденных и подписанных должностными лицами ИОГВ, учреждений документов;


• Электронные документы, разработанные должностными лицами ИОГВ, учреждений;


• Электронные проекты документов, разработанные в ЕСЭДД;


• Резолюции должностных лиц ИОГВ, учреждений в электронных карточках документов.

Электронные копии создаются путем сканирования утвержденных и подписанных должностными лицами ИОГВ, учреждений документов. PDF-файлы таких документов в необходимых случаях подписываются электронной подписью лица, уполномоченного заверять копии документов.

Электронные документы создаются должностными лицами в офисных прикладных программах, интегрированных с ЕСЭДД, сохраняются в базе данных, визируются и подписываются электронной подписью лиц, уполномоченных визировать и подписывать соответствующие документы, в порядке, определенном инструкциями по делопроизводству.

Электронные проекты документов создаются в офисных прикладных программах, интегрированных с ЕСЭДД, сохраняются в базе данных, согласовываются электронной подписью лиц, уполномоченных согласовывать соответствующие проекты документов.

Резолюции должностных лиц ИОГВ, учреждений вносятся в электронные карточки документов и подписываются электронной подписью лица, уполномоченного накладывать резолюцию (при рассмотрении документов в электронном виде), либо лица, уполномоченного вносить резолюцию в электронную карточку документа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись используется руководителями ИОГВ, учреждений, их заместителями, а также другими должностными лицами по решению руководителей в следующих случаях (п.2.12.):

• при подписании электронных документов, направляемых в иные ИОГВ, учреждения через систему обмена ЕСЭДД;


• при согласовании нормативных правовых актов в электронном виде.

Во всех остальных случаях может использоваться простая электронная подпись.

Мой комментарий: В этом документе мне понравилось понимание того, что усиленную квалифицированную подпись предлагается использовать не повсеместно, а только для исходящих документов. Порядок использования электронных подписей в конкретных органах государственной власти устанавливается в их инструкциях по делопроизводству.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=SPB;n=143424