Национальные Архивы США: Отчёт и план по автоматизированному управлению электронными документами

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 10 марта 2014 года на блоге Национальных Архивов (NARA).

Благодаря значительной помощи со стороны Рабочей группы по автоматизации управления электронными документами (Electronic Records Management Automation Working Group), мы завершили работу над проектом отчёта и плана выполнения пункта A3.1 Директивы по управлению государственными документами (о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.).

Для справки: В разделе A3.1 части II Директивы (см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/blog-post_4815.html , http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/ii.html  и http://rusrim.blogspot.ru/2012/09/blog-post_25.html ) говорится о необходимости стимулировать прикладные исследования в области автоматизированных технологий с целью уменьшения бремени, связанного с выполнением сотрудниками их обязанностей по управлению документами.

С этой целью до 31 декабря 2013 Национальные архивы совместно с другими заинтересованными сторонами должны были разработать полномасштабный план, описывающий подходящие методы автоматизированного управления электронной почтой, документами в социальных сетях и другими видами электронной документированной информации, в т.ч. передовые технологии поиска. В плане должно быть сказано об ожидаемых результатах и взаимосвязанных потенциальных рисках.

Данный 20-страничный проект выложен для публичного обсуждения по адресу: http://blogs.archives.gov/records-express/files/2014/03/Automated-Electronic-Records-Management-Report-and-Plan_3.6.14_finaldraft.pdf

Мы пришли к выводу, что для достижения поставленной задачи лучше всего подготовить два отдельных документа - отчет и план.

В отчете рассматриваются возможные подходы к автоматизации управления электронными документами и обсуждается получаемая от них отдача, преимущества и риски. Наша цель – закончить работу над отчетом в мае 2014 года, учтя те замечания и предложения, которые Вы пришлёте сейчас.

В отчёте описываются цели автоматизации управления электронными документами, достигнутые на данный момент результаты, позиция Национальных Архивов в отношении стандарта DOD 5015.2 (авторитетный и широко применяемый государственными органами стандарт требований к закупаемым системам управления электронными документами – Н.Х.) и концептуальные рамки, объединяющие 5 приемлемых подходов к автоматизации, которые могут быть использованы федеральными органами исполнительной власти.

План, с другой стороны, будет живым документом. Он будет пересматриваться по крайней мере один раз в год по мере выполнения первоначальных задач и проведения оценки целесообразности четырех крупных инициатив, которые мы начнем прорабатывать в течение первого года.

План пока что он представляет собой схематический набросок – чтобы его детализировать, нам нужно узнать мнение заинтересованных сторон. Мы надеемся, что Вы, - как сотрудники федеральных органов исполнительной власти, так и эксперты по управлению информацией из негосударственного сектора, - будете совместно с нами работать над его совершенствованием. Вы можете помочь, оставив сейчас свои комментарии здесь на блоге и продолжая в дальнейшем высказывать свои замечаний и предложения.

В числе вопросов, о которых Вам стоит подумать при чтении данного проекта, следующие:

• Как в долгосрочной перспективе должно выглядеть будущее, с тем, чтобы кардинально улучшить доступ к государственной информации?


• Какие шаги следует сделать, чтобы попасть в это будущее?


• Есть ли (в отчете или в плане) положения, требующие разъяснений?


• Правильные ли цели поставлены?


• Правильные ли инициативы заложены в план?


• Правильные ли определены задачи? Не пропущено ли что-либо? Кто мог бы выполнить эти задачи?


• С какими заинтересованными сторонами следует провести консультации? С кем из уже работающих в этих областях заинтересованных сторон нам нужно координировать свои действия?


• Способны ли Вы помочь с решением каких-либо из этих задач?

Замечания и предложения следует подавать до 25 апреля 2014 года.

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: В отчете рассматривается пять подходов к автоматизации управления электронными документами:

• Отсутствие автоматизации – ручное управление электронными документами,


• Автоматизация на основе правил (Rule-Based Automation),


• Автоматизация бизнес-процессов и workflow-процессов,


• Модульные повторно используемые инструменты для управления документами,


• Автоматическая классификация документов (Autocategorization).

Также предложено несколько вариантов приобретения экономически оправданных решений, обеспечивающих автоматизацию управления электронными документами.

Документ написан простым ясным языком, без каких-либо претензий на наукообразие.

Источник: блог Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/records-express/2014/03/10/comment-and-discuss-the-automated-electronic-records-management-report-and-plan/