Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Управление деловой информацией в социальных сетях, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/1.html . Отдельные повторы – как в оригинале)

Почему информацией в социальных сетях необходимо управлять

Существует множество различных приложений социальных сетей

Государственные органы штата Новый Южный Уэльс используют множество различных видов социальных сетей,  в том числе:

• Сайты микро-блоггинга  (такие как Twitter, Yammer);


• Сайты для социального и профессионального сетевого общения (такие, как Facebook, LinkedIn);


• Сайты обмена видео- и фотоматериалами (такие, как YouTube, Flikr, Pinterest);


• Блоги / онлайн-дневники для размещения фотографий и новостей (такие, как Instagram, Tumblr, Blogger, WordPress );


• Вики – библиотеки коллективно формируемых документов, которые могут редактировать группы людей (пример: Википедия);


• Форумы и дискуссионные группы (такие, как Google Groups, Ning, Whirlpool) .

Источник: Политика и руководство штата Новый Южный Уэльс в области социальных сетей (NSW Social Media Policy and Guideline), декабрь 2012 г., http://www.finance.nsw.gov.au/ict/sites/default/files/NSW%20Government%20Social%20Media%20Policy%20and%20Guidelines.pdf  .

Информацией в приложениях социальных сетей необходимо управлять

Информация о деятельности государственных органов во всё большей степени содержится в социальных сетях.

Если эта информация необходима Вашей организации для того, чтобы способствовать её функционированию, улучшать его или отчитываться о нём, то Вам нужны стратегии управления информацией, поддерживающие использование организацией социальных сетей.

Но управлять нужно лишь той информацией в социальных сетях, которая отвечает Вашим деловым потребностям

Вам не нужно сохранять всю информацию об использовании Вами  социальных сетей. Нет никаких общих правил, которые бы говорили, что «Вы обязаны создавать и сохранять информацию обо всех сообщениях в Твиттере и о каждом посте на Вашей «стене» в Фейсбуке».

Правила управления информацией действительно относятся к системам социальных сетей, но они применяются исходя из конкретных потребностей и рисков Вашей организации. Социальные сети являются, с точки зрения деловой деятельности, «каналом доставки», поэтому решения о сохранении информации основываются на деловых потребностях в ней, а не на том, что в качестве платформы для её доставки используются социальные сети.

В числе деловых потребностей могут быть следующие:

• Интеграция полученной через социальные сети информации с процессами нормальной деловой деятельности или со стратегией совершенствования деловой деятельности;


• Сохранение информации из социальных сетей, имеющей длительную деловую ценность;


• Обеспечение охвата социальных систем системой корпоративной подотчётности, применяемой в других областях деловой деятельности.

Основное интуитивное правило в отношении информации в социальных системах следующее: если она Вам нужна, управляйте ею; а если не нужна - не тратьте на неё время.

Стратегии управления информацией в социальных сетях должны быть продуманы на перспективу и предусматривать упреждающие меры

Стратегии управления информацией в социальных сетях должны предусматривать упреждающие действия, а не реагирование на уже случившиеся события (proactive not reactive), поскольку в общем случае для приложений социальных сетей характерно:

• Их владельцами являются третьи стороны;


• Они располагаются в облаке;


• Они подвержены регулярным изменениям, и


• На них нельзя полагаться в том, что касается сохранения ключевой деловой информации до тех пор, пока в ней есть потребность.

В опубликованных в США в декабре 2012 года рекомендациях Конференции Седона «Введение в социальные сети» (The Sedona Conference Primer on Social Media,  https://thesedonaconference.org/publication/Primer%20on%20Social%20Media ) сказано следующее: «Данные социальных сетей часто хранятся удаленно, по своей природе являются динамичными и коллективно используемыми. Они могут включать в себя данные нескольких типов, и для доступа к ним предполагается использование уникального интерфейса».

По этой причине Конференция Седона рекомендует заранее проводить экспорт и поддержание имеющей постоянную деловую ценность информации из социальных сетей, - в связи с тем, что обеспечение доступности ключевой информации в социальных системах является сложной задачей.

Также важно «действовать на опережение» при управлении информацией социальных сетей, потому что большинство социальных систем совершенно ясно дают понять, что управление Вашей деловой информацией - не их задача.

Пример: В разделе 4.1 «Доступность услуг» пользовательского соглашения сети LinkedIn Услуги доступность (редакция от 12 сентября 2013 года, http://www.linkedin.com/legal/user-agreement ) сказано:

«Мы можем изменить услуги или прекратить их оказание, и в этом случае мы не обещаем продолжить показ или хранение Ваших информации и материалов ... Во избежание недоразумений, LinkedIn заявляет, что не обязан хранить, поддерживать или предоставлять Вам копии какого бы то ни было контента, который Вы или иные Участники предоставили при использовании услуг.»

Таким образом, если Вашей организаций с большой вероятностью может потребоваться деловая информацию, которую Вы создаете посредством Ваших социальных систем, то Вам необходимо спланировать меры по обеспечению сохранности этой информации.

В следующем посте мы расскажем о стратегиях управления информацией в социальных сетях (см. http://futureproof.records.nsw.gov.au/?p=3658 – Н.Х.)

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/managing-social-media-business-information/