Барбара Рид о пересмотре стандарта ISO 15489

Барбара Рид (Barbara Reed – на фото), директор австралийской компании «Recordkeeping Innovation» (Инновации в делопроизводстве, http://www.records.com.au/), возглавляет австралийскую группу в подкомитете  TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации (ИСО) и является заместителем председателя этого комитета. 24 марта 2014 года Барбара выложила на форуме профессионалов по управлению документами и информацией стран Австралазии (RIM Professionals Australasia listserv) большой материал о текущей работе над национальными и международными стандартами, относящимися к управлению документами, фрагмент из которого приведён ниже.

Пересмотр стандартов серии ISO 15489

Многие уже знают, что наш основополагающий стандарт - международный стандарт по управлению документами ISO 15489-1 сейчас пересматривается. Возглавляет проект координатор Ханс Хофман (Hans Hofman, Голландия), а его сильным лидером является Касси Финдлей (Cassie Findlay, Австралия). Процесс пересмотра координирует небольшая по численности редакционная группа, включающая представителей Канады, Франции, Швеции, Эстонии, США и Австралии. В целом же в состав работающей над проектом рабочей группы входят представители почти всех стран, участвующих в деятельности профильного технического подкомитета Международной организации по стандартизации (ИСО) TC46/SC11.

Процесс разработки и обсуждения / пересмотра международных стандартов очень жёстко регламентирован через чётко описанные процессы и предельные сроки.

Вслед за проведенной в январе в Гааге встречей участников рабочей группы WG13 «Пересмотр стандарта ISO 15489-1 и технического отчета ISO/TR 15489-2’» технического подкомитета TC46/SC11, эта рабочая группа подготовила «проект комитета» (Committee Draft) новой редакции стандарта - ISO/CD 15489-1. Этот документ распространён среди представителей национальных органов по стандартизации, и сейчас проводится голосование по нему и сбор предложений и замечаний, которые будут рассмотрены на очередной встрече членов рабочей группы в мае 2014 года в Вашингтоне. К сожалению, это закрытый процесс, доступ к соответствующей информации предоставляется только членам технического комитета, так что я не могу выложить копии документов (и мне уже было сделано замечание за то, что я слишком рано предложила сообществу специалистов высказывать свои замечания и предложения!). Но будьте уверены, что мы при первой возможности выложим текст проекта для его обсуждения более широким сообществом специалистов по управлению документами – вероятно, после мая 2014 года!

Тем не менее, я могу рассказать о состоянии проекта в общих чертах. Общий объём замечаний, полученных на предыдущий проект новой редакции стандарта от представителей различных стран, составил более 120 страниц текста (а ведь некоторые всерьёз утверждают, что никого не интересуют вопросы управления документами!). В целом полученные комментарии охватывают следующие вопросы:

• Какого рода стандартом должен быть этот документ? Должен ли он отражать текущую практику, которая в значительной степени связана с управлением бумажными или гибридными документами, - или же отражать передовые идеи. ведя нас в электронное будущее? Мнения сообщества здесь явно разделились. Тем не менее, профильный технический комитет выбрал направление, и рабочая группа официально поддержала подход, ориентированный на будущее (к сожалению, не без ущерба для самого важного качества действующего стандарта – его технологической нейтральности и единого подхода к управлению документами различных видов – Н.Х.).


• Рабочая группа признала, что к документу предъявляются разнородные требования, и предложила разделить его на части. В части 1, которая будет обсуждаться в мае 2014 года, основное внимание будет уделено принципам - что такое документ, что такое документные системы, каковы ключевые процессы и элементы контроля и управления. После могут быть разработаны другие части стандарта, которые будут содержать рекомендации по внедрению в конкретных условиях – в условиях бумажной, гибридной, электронной среды и т.д. Хотя определенная работа над этими частями может начаться на встрече в Вашингтоне, основной упор в проекте сейчас делается на первую часть документа.


• Структура стандарта: всегда сложно сформировать структуру, которая удовлетворила бы всех, но рабочая группа приложили значительные усилия для того, чтобы отработать замечания по структуре. Разделение документа на несколько частей позволяет снять ряд вопросов и избежать повторений.


• Экспертиза ценности (Appraisal): с момента публикации первоначальной серии австралийских национальных стандартов AS 4390 (на их основе впоследствии и был создан международный стандарт ISO 15489 – Н.Х.) в Австралии шли дискуссии по поводу расширения толкования понятия «экспертизы ценности» с тем, чтобы охватить вопрос о том, какие документы должны быть созданы/захвачены. На международном уровне данный вопрос остается спорным. После продолжительного обсуждения полученных замечаний рабочая группа одобрила формулировку, которая одновременно признает традиционные трактовки данного понятия и подталкивает в сторону более широкой его интерпретации.


• Должен ли стандарт быть обязательным? Этот вопрос обсуждается уже давно – должен ли данный стандарт быть обязательным, требующим соответствия, или нет. Мнения международного сообщества по этому поводу разделились, и каждая из сторон твёрдо отстаивала свою позицию. Рабочая группа решила, что обязательного соответствия требуют стандарты уровня системы менеджмента (имеются в виду стандарты системы менеджмента документов серии ISO 30300 – Н.Х.), в то время, как обновленный стандарт ISO 15489 выполняет роль базового профессионального стандарта. Рабочая группа рекомендовала по-прежнему рассматривать ISO 15489 как добровольный стандарт, отражающий наилучшую практику, а не как обязательный.

Очевидно, что в международном сообществе существует много различных мнений. Переработанный проект комитет распространяется для обсуждения представителями национальных органов по стандартизации вместе с рядом дополнительных материалов:

• Пояснительная записка, помогающая представителям различных стран понять решения, отраженные в новой версии проекта,


• Перекрестные ссылки на действующий стандарт ISO 15489,


• Документ, показывающий, какие решения были приняты по каждому из полученных на первоначальный проект замечаний.

Барбара Рид (Barbara Reed)

Источник: форум профессионалов по управлению документами и информацией стран Австралазии

Дополнительный материал: Близкая по содержанию информация содержится в выложенной 12 марта 2014 года на сайте Ассоциации специалистов Великобритании и Ирландии в области управления документами и архивного дела (Archives and Records Association, ARA) статье Рода Стоуна (Rod Stone) «Идёт пересмотр стандарта ISO 15489 – Новости» (ISO 15489 is being revised – an update), см. http://www.archives.org.uk/images/documents/ISO15489-Article2014-Amended3.doc