На встрече координатор рабочей группы – представитель Голландии Ханс Хофман (Hans Hofman) сообщил о проделанной работе, остановившись на основаниях для пересмотра документов, направлениях работы по пересмотру и принципах, которым следует Редакционная группа.
Был поднят вопрос о том, одобряла ли когда-либо рабочая группа WG13 эти принципы. Когда выяснилось, что такого одобрения не было, было предложено одобрить принципы на данной встрече.
Ханс Хофман проанализировал замечания и предложения, полученные по первым двум вариантам проекта стандарта, выделив следующие основные проблемы:
- Характер стандарта – проактивный или реактивный,
- Баланс между принципами/концепциями и вопросами их внедрения,
- Охват всех сред (электронная, бумажная, гибридная),
- «Самодостаточность» документа – что это означает в плане ссылок, определений и взаимосвязей с другими стандартами?
- Структура и логика проекта,
- Прочие вопросы аудитория, терминология, понятие экспертизы ценности, анализ рисков.
По ходу обсуждения этих вопросов рабочая группа приняла ряд резолюций:
- Резолюция 2-WG13: Принимая во внимание быстрые изменения технологической среды, рабочая группа 13 решает, что пересмотренный стандарт ISO 15489 должен быть по своей природе упреждающим, открывая тем самым ряд возможностей для управления документами в электронной среде.
- Резолюция 3-WG13: Рабочая группа 13 приняла решение о том, что стандарт должен быть разделен на две или более частей - на часть, содержащую высокоуровневые «принципы и понятия», и одну или несколько частей, содержащих руководства по реализации принципов в различных средах (бумажной, гибридной, электронной).
- Резолюция 4-WG13: Принято решение об одобрении рабочей группой следующих основных принципов формирования пересмотренного стандарта:
- Электронная среда и её влияние на документ как на статический объект;
- Понятие документной системы (records system) и потребность в мерах контроля и управления документами, которые бы не зависели от наличия специализированного программного обеспечения для управления документами;
- Отношение к документам как к деловому активу, связанному деловыми процессами;
- Важность экспертизы ценности и анализа документа в контексте его создания и использования;
- Важность управления рисками при разработке стратегий управления документами, и
- Потребность в документных системах и правилах для документов, выходящих за рамки традиционных границ организаций, в соответствии с изменениями моделей ведения деловой деятельности.
- Резолюция 5-WG13: Рабочая группа решила сохранить текущую структуру проекта (версия 4), согласованную на встрече в Париже (данная структура радикально отличается от структуры действующего стандарта, причём, по мнению ряда специалистов, не в лучшую сторону – Н.Х.). Вследствие разделения принципов и рекомендаций по их реализации могут потребоваться некоторые небольшие изменения в заголовках разделов.
По ходу обсуждения вопросов, поднятых в рамках обсуждения последней редакции проекта, рабочая группа приняла следующие решения:
- Стандарт должен быть самодостаточным документом, включающим, там и в той степени, в какой это уместно, ряд понятий и рекомендаций, уже имеющихся в других стандартах (таких, как стандарт метаданных и технический отчет по анализу рабочих процессов);
- Порядок разделов в стандарте не должен рассматриваться как отражающий их важность (какие бы заявления такого рода ни делались, однако первые по порядку разделы всегда рассматривались и будут рассматриваться как более значимые – Н.Х.)
- Желательно, чтобы структура разделов по реализации принципов соответствовала структуре первой части, описывающей высокоуровневые принципы и понятия.
Далее Редакционная группа прошла по тексту проекта и рассказала о поступивших замечаниях и принятых по ним решениях.
Разделы «Введение» и «Область применения». Здесь основными были следующие вопросы:
Разделы «Введение» и «Область применения». Здесь основными были следующие вопросы:
- Во Ведении нужно подробнее сказать о том, какую отдачу можно получить при следовании стандарту,
- Текст слишком длинный, его нужно сделать более информационно плотным и нацеленным,
- Нужно сказать о целевой аудитории.
По итогам обсуждения члены рабочей группы пришли к согласию о том, что стандарт должен содержать ключевые профессиональные знания для профессионалов в области управления документами. В этом плане он может представлять интерес и для специалистов других профессий (юристов, ИТ) – но не хотелось бы как-то ограничивать его потенциальную аудиторию. Было отмечено, что в некоторых стандартах не оговаривается их аудитория. Участники встречи согласились, что в данном случае состав аудитории будет самоочевиден, и что можно избежать потенциальных ограничений на аудиторию, если этот вопрос не поднимать. В итоге об аудитории стандарта в разделе «Область применения» решено не говорить.
Мой комментарий: С моей точки зрения, это более чем странная позиция. Читать стандарты может кто угодно, а указание на аудиторию иногда позволяет понять, что и кому авторы хотели сказать. Например, стандарты системы менеджмента документов серии ISO 30300 в первую очередь адресованы высшему руководству организаций, а также лицам, отвечающим за внедрение этой системы менеджмента из числа специалистов в области управления рисками, аудита, управления документами, ИТ и информационной безопасности (они перечислены именно в таком порядке).
Разделы «Нормативные ссылки» и «термины и определения». В замечаниях поднимались следующие основные вопросы:
Связанные с метаданными вопросы должны – как было решено ранее – рассматриваться по ходу документа. Ссылка на ISO 23081 будет включена в Библиографию.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/iso-15489-1-2.html )
Источник: сайт ИСО
Мой комментарий: С моей точки зрения, это более чем странная позиция. Читать стандарты может кто угодно, а указание на аудиторию иногда позволяет понять, что и кому авторы хотели сказать. Например, стандарты системы менеджмента документов серии ISO 30300 в первую очередь адресованы высшему руководству организаций, а также лицам, отвечающим за внедрение этой системы менеджмента из числа специалистов в области управления рисками, аудита, управления документами, ИТ и информационной безопасности (они перечислены именно в таком порядке).
Разделы «Нормативные ссылки» и «термины и определения». В замечаниях поднимались следующие основные вопросы:
- Добавление ссылок на стандарты ISO 16175 (требования к электронным системам управления документами), ISO 27001 (система менеджмента информационной безопасности);
- Дублирование терминов и определений из терминологического стандарта системы менеджмента документов ISO 30300;
- Более четкое определение деловой прикладной программной системы (business application software system),
- Метаданные – дать ссылку на стандарта ISO 23081 либо сохранить в стандарте раздел о метаданных.
Связанные с метаданными вопросы должны – как было решено ранее – рассматриваться по ходу документа. Ссылка на ISO 23081 будет включена в Библиографию.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/iso-15489-1-2.html )
Источник: сайт ИСО
Комментариев нет:
Отправить комментарий