Почему Вам нужна программа управления важнейшими документами – и с чего начинать

Заметка Росса Непина (Ross Nepean) вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 20 февраля 2014 года.

Как и большинство других организаций, Ваша компания, вероятно, приложила значительные усилия для защиты и резервирования своих электронных документов. Но как обстоит дело с Вашими важнейшими бумажными документами? Будут ли критически-важные бумажные документы столь же хорошо защищены и доступны в случае катастроф?

Когда мы говорим о важнейших документах, мы имеем в виду те документы, которые абсолютно необходимы для безостановочного продолжения Вашей деловой деятельности, а также те, что играют ключевую роль в восстановлении деятельности организации после катастроф.

Мой комментарий: В международном стандарте ISO/IEC 27031:2011 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководство по готовности информационно-коммуникационных технологий к обеспечению непрерывности деловой деятельности» (Information technology - Security techniques - Guidelines for information and communication technology readiness for business continuity, https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:27031:ed-1:v1:en ) дано следующее определение:

«3.16 Важнейший документ (vital record) – электронный или бумажный документ, абсолютно необходимый для поддержания, продолжения или восстановления деятельности организации и для защиты прав организации, её сотрудников, клиентов и заинтересованных сторон.»

Данный стандарт адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО/МЭК 27031-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководство по готовности информационно-коммуникационных технологий к обеспечению непрерывности бизнеса» (см. http://meganorm.ru/Index/55/55334.htm ), но приведенный в нём перевод, к сожалению, оставляет желать лучшего.

Ещё одно определение предлагается в части 6 «доброго старого» австралийского стандарта AS 4390-1996 «Управление документами» (AS 4390.6-1996 Records management Part 6: Storage), на основе которого был создан самый авторитетный на данный момент международный стандарт по данному вопросу ISO 15489:

«6.1.2 Статус «важнейшего документа».  К важнейшим документам (vital records), относятся те документы, без которых организация не может функционировать. При выявлении важнейших документов следует обратить внимание на те документы, которые необходимы для:
(a) управления организацией во время чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия (см. Приложение B);
(b) восстановления деятельности организации после чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия; или
(c) подтверждения и защиты прав и интересов организации и её клиентов.»

В число важнейших документов могут входить контракты и другие правовые документы, необходимые для подтверждения прав собственности на активы, для получения платежей от клиентов и для защиты иных ключевых интересов Вашей организации.

К ним также относится контактная информация на случай чрезвычайных происшествий, компьютерные коды и инструкции по восстановлению нормальной работы в случае стихийного бедствия.

Почему необходима программа управления важнейшими документами

Если Вы еще всерьёз не думали о своих важнейших документах, то в этом Вы не одиноки. В регионах, расположенных вне зон повышенного риска таких катастроф, как торнадо и ураганы, существует естественная тенденция придавать мало значения программам управления важнейшими документами, поскольку угроза кажется весьма отдаленной.

Есть, однако, две причины для того, чтобы опасаться такой самоуспокоенности. Во-первых, катастрофам не нужно быть глобальными, чтобы повлечь за собой разрушительные последствия для деловой деятельности. Если Вы работаете в коллективно используемом офисном здании, то «катастрофой» могут обернуться такие заурядные события, как незакрытый этажом выше кран или прорыв трубы.

Вторая причина, по которой программа управления важнейшими документами так необходима - это потенциальная тяжесть последствий. По определению важнейшие документы являются ключевыми для функционирования Вашей организации. Неспособность обеспечить их надлежащую защиту сродни азартной игре, в которой ставкой является выживание Вашей компании. В условиях неблагоприятного делового климата даже небольшой период простоя способен серьезно повлиять на доходность организации.

С чего начинать

Первым шагом к тому, чтобы обеспечить уверенность в защищённости Ваших бумажных важнейших документов, является выявление такого рода документов. Для этого Вам следует тщательно проанализировать деятельность Вашей компании и посмотреть, какие документы могут потребоваться в случае катастроф, и утрата каких документов способна привести к остановке деловой деятельности.

Определив, какие документы относятся к числу важнейших, Вам необходимо посмотреть, какие из них требуют особого подхода в плане хранения и защиты. Не всем документам требуется одна и та же степень защиты в рамках программы управления важнейшими документами. Вы можете расставить приоритеты в зависимости от того, насколько сложно будет заменить соответствующие документы. Некоторые важнейшие документы могут быть всего лишь дубликатами документов, хранящихся в иных местах, например, в органе, ведущем земельный кадастр или у контролирующих органов. В таких случаях Вам, возможно, не потребуется прилагать чрезмерные усилия для защиты имеющихся у Вас копий.

При принятии решений о том, какие документы требуют максимальной, ключевым является сопоставление расходов на обеспечение безопасности и потенциального риска. Если массив важнейших документов Вашей организации относительно невелик, то Вы можете на всякий случай включить в него и некоторые документы, которые кажутся менее важными. С другой стороны, если Вам приходится иметь дело с большими объёмами важнейших документов, то, во избежание чрезмерных затрат, применять критерии отбора нужно будет более тщательно.

Внедряя программу управления важнейшими документами, важно помнить, что статус документа может со временем меняться. Нужно регулярно проводить анализ ранее признанных важнейшими документов, проверяя, можно ли их по-прежнему считать таковыми. В то же время нужно идентифицировать вновь создаваемые важнейшие документы и обеспечивать им соответствующие условия хранения. Другими словами, управление важнейшими документами - не разовое мероприятие, это должна быть живая, динамичная программа.

Заложив подобный фундамент, Вы теперь готовы перейти к выполнению основной части программы, которая включает в себя выбор места и способа хранения важнейших документов. В следующем посте мы рассмотрим этот этап более подробно, вместе с ролью резервных копий и услуг по физическому восстановлению бумажных документов.

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/paper_file_management/why-you-need-a-vital-records-program-and-how-to-get-started/