Замечательные документы: Черновики и рабочие материалы

Данная заметка Рауля Гонсалеса (Raul Gonzalez) была опубликована 6 марта 2025 года в серии постов «Замечательные документы» на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса»), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Следует иметь в виду, что для доступа к материалам на сайте TSLAC нужно использовать анонимайзер (VPN).

Вы когда-нибудь сохраняли черновики таких документов, как переписка, публикация или отчёт, использовавшиеся в процессе подготовки документа в его окончательной форме? Внезапно Вы обнаруживаете, что у Вас накопились устаревшие копии с редакционной правкой, которые были сохранены по ходу работы над финальной версией. Так что же происходит с этими «остаточными» копиями? Если посмотреть перечни видов документов с указанием сроков хранения и поискать упоминания «черновиков» или «рабочих материалов», то Вас может удивить тот факт, что, хотя черновики и рабочие материалы они служат схожим целям, у одних из них имеется определенный срок хранения, которой следует соблюдать.

Черновики (drafts)

Черновики несущественных документов хранить не нужно. Их можно, при желании, сохранять в качестве справочных материалов, однако именно окончательный, завершённый экземпляр данного документа должен сохраняться в течение установленных сроков хранения храниться в составе соответствующей серии документов. Иными словами, черновики являются информацией, имеющей преходящую ценность. Они могут быть временно полезны при формировании текущей серии документов, и хранятся до минования административной надобности (administratively valuable, AV).

На рис. Мерфи Купер (Мерф), один из ключевых персонажей в научно-фантастическом фильме 2014 года режиссёра Кристофера Нолана “Интерстеллар”, выбрасывает документы с балкона

В наши обязанности как аналитиков (речь идёт о специалистах TSLAC – Н.Х.) входит подготовка ответов на вопросы, связанные с управлением документами, которые поступают от различных муниципальных органов власти и от органов исполнительной власти штата Техас. Время от времени мы получаем вопрос из нескольких частей, включающий ряд подлежащих рассмотрению идей. В таких случаях мы готовим черновик ответа, чтобы убедиться, что все части вопроса рассмотрены. Мы можем попросить коллег внести свой вклад и доработать черновик. После того, как ответ создан и отправлен, черновик сохранять уже не нужно. Именно окончательный ответ становится документом.

Мой комментарий: На самом деле данная рекомендация не вполне точно соответствует хорошей американской практике. В ряде случаев черновики играют ключевую роль в обеспечении подотчётности, позволяя установить, кто и когда предложил определенные решения, дал рекомендации или же согласовал документ. Порой черновики являются автографами исторической или творческой личности, и/или раскрывают процесс работы над документом. Иными словами, как и для всех прочих документов, сроки хранения черновиков определяются их ценностью. Кроме того, уничтожение черновиков не допускается, если соответствующие документы имею отношение к идущему или ожидаемому судебному делу или расследованию.

Рабочие материалы (working files)

Некоторые серии документов (серии, используемые в американской традиции, во многом аналогичны делам, соответствующим одной статье в номенклатуре дел – Н.Х.)  включают в себя вспомогательную документацию («рабочие материалы»). Рабочие материалы похожи на черновики в том, что они помогают формировать конечный продукт, однако рабочие материалы имеют длящуюся административную ценность и в значительной степени документируют процесс планирования серии документов. По этой причине они включаются в «родительскую» серию документов и должны храниться в течение установленного срока хранения.

Персонаж Джозеф Купера из фильма «Интерстеллар», когда он говорит: «Этот небольшой маневр обойдется нам в 51 год».

Мы встречаем рабочие материалы в таких сериях документов, таких как «Документы аудита», «Отчёты» или «Политики и процедуры». Это связано с тем, что при подготовке окончательного документа используется заслуживающая внимания документация. Например, создание отчета по всей организации может потребовать привлечения к работе над ним высокопоставленных сотрудников или нескольких подразделений. Представленная всеми участниками документация и черновики отчета будут считаться рабочими материалами. Вспомогательная документация фиксирует важную информацию, такую как информация в внесённых с течением времени правках, сведения об утверждении и согласовании, а также принципиальные правки, ведущие к формированию окончательного документа.

Подводя итог, основное различие между черновиками и рабочими материалами заключается в том, насколько существенной является вспомогательная документация. Копии, созданные для подготовки корреспонденции, будут считаться черновиками, в то время как копии и вспомогательная документация для важных документов, таких как заключения об аудите или отчёты, будут считаться рабочими материалами. Рабочие материалы являются частью серии документов и должны храниться в течение соответствующего установленного срока хранения. Черновики же считаются информацией преходящей ценности и должны храниться только до тех пор, пока они сохраняют административную ценность.

Не уверены, какой именно черновик Вы держите в руках? Обратите внимание на раздел «Рабочими материалы/бумаги» в описании видов документов, чтобы проводить различие между ними отличия – или же обратитесь к своему аналитику за помощью.

Сталкиваетесь ли Вы с какими-либо иными документами, которые трудно отличить? Сообщите об этом своему аналитику, и рассказ о них может стать ещё одним постом в серии «Замечательные документы» ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/?s=remarkable+records )!

Рауль Гонсалес (Raul Gonzalez)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2025/03/remarkable-records-drafts-vs-working-files/

Классификация документов, созданных искусственным интеллектом

Данная заметка Кэтрин Хоффман (Katherine Hoffman, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/about/katherine-hoffman/ – на фото) была опубликована 10 июня 2024 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса»), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Следует иметь в виду, что для доступа к материалам на сайте TSLAC нужно использовать анонимайзер (VPN).

Нельзя отрицать, что сегодня искусственный интеллект (ИИ) у всех на слуху. Но задумывались ли Вы когда-нибудь о том, как классифицировать созданные ИИ документы в рамках Вашего перечня документов с указанием сроков хранения? Независимо от того, насколько активно ли Ваше государственное учреждение или орган использует ИИ, на этот вопрос следует обратить внимание.

Что такое ИИ и для чего моё государственное учреждение его использует?

По мнению Университета штата Иллинойс в Чикаго (University of Illinois Chicago, см. https://meng.uic.edu/news-stories/ai-artificial-intelligence-what-is-the-definition-of-ai-and-how-does-ai-work/ ), «Искусственный интеллект представляет собой направление информатики, целью которого является создание машин, способных выполнять задачи, обычно требующие человеческого интеллекта. Эти задачи включают в себя обучение на основе опыта (машинное обучение), понимание естественного языка, распознавание закономерностей, решение проблем и принятие решений». Итак, ИИ - это широкий термин, охватывающий множество типов компьютерных программ. Общим для этих программ является их способность принимать на входе данные и выдавать на выходе нечто полезное, такое, что обычно требует человеческого мышления. Такими выходными результатами могут быть отчёты, изображения, карты, тексты и многое другое.

ИИ можно использовать многими разными способами для улучшения оказания государственных услуг. Например, поскольку компьютеры могут быстро обрабатывать большие объемы данных, ИИ можно использовать для ускорения процессов и потоков рабочих процессов. ИИ также можно использовать для поиска закономерностей в данных, тем самым помогая государственным служащим принимать обоснованные решения.

Следует ли моему государственному учреждению использовать ИИ, и если да, то каким образом?

Джефф Голдблюм (Jeff Goldblum) в «Парке Юрского периода» говорит: «Ваши ученые были настолько озабочены тем, смогут ли они это сделать, что никогда не задумывались на тем, стоит ли им это делать».

Вопрос сопоставления всех затрат и преимуществ ИИ выходит за рамки настоящей статьи. Стоит, однако, отметить, что государственные учреждения должны подумать о том, как смягчить потенциальные риски, прежде чем использовать программу ИИ для ведения государственной деятельности. В число аспектов, на которые следует обратить внимание, входят потенциальная возможность алгоритмической предвзятости, отсутствие прозрачности, риски для защиты персональных данных и безопасности данных, а также избыточная уверенность в ИИ-инструментах и их результатах. Прежде чем внедрять ИИ-решение, следует подумать о том, есть ли у Вашего регионального или местного правительства соответствующий опыт мудрого использования такого инструмента.

Консультативный совет штата Техас по искусственному интеллекту (Texas AI Advisory Council, https://dir.texas.gov/news/artificial-intelligence-advisory-council-appointed-study-use-ai-state-government ) в настоящее время изучает использование искусственного интеллекта органами государственной и муниципальной власти штата. Совет проанализирует использование ИИ-систем каждым из органов исполнительной власти штата и представит законодательному органу отчет с рекомендациями в отношении соответствующей политики - так что следите за новостями, чтобы не пропустить эти интересные обновления!

Как классифицировать созданные ИИ документы в Вашем Перечне видов документов с указанием сроков хранения?

В общем случае, созданные ИИ документы следует классифицировать (т.е. определять их принадлежность к определённому виду документов и подбирать для них подходящую статью в существующих Перечнях – Н.Х.) точно так же, как документы, созданные человеком. Это утверждение может показаться провокационным и рассчитанным на привлечение внимания, однако подумайте: действительно ли составленный ИИ-системой документ так сильно отличается от того, который вы создали без помощи ИИ?

ИИ - это поддерживающая, вспомогательная технология; и сотрудники-люди в конечном итоге несут всю полноту ответственности за документы, создаваемые от имени государственного учреждения, в котором они работают. Конечный продукт в виде документа следует классифицировать на основе административной цели и той функции, которую документ выполняет для государственного учреждения. Таким образом, созданные с помощью ИИ документы должны классифицироваться так же, как и документы, созданные без помощи ИИ; и они должны храниться в течение того же срока.

Гипотетические примеры

Давайте рассмотрим несколько гипотетических примеров документов, которые могут быть созданы ИИ-инструментами, и на то, как они могут классифицироваться. Ссылки приводятся на Перечни местных органов власти (Local Government Retention Schedules, о них см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention ), а для органов исполнительной власти штата и государственных университетов – на Типовой перечень документов с указанием сроков хранения штата Техас (Texas State Records Retention Schedule, https://www.tsl.texas.gov/slrm/rrs ).

Чат-бот службы поддержки клиентов

Сценарий: Посещающие веб-сайт города граждане имеют возможность обмениваться мгновенными сообщениями с чат-ботом, использующим технологии искусственного интеллекта. Чат-бот отвечает на базовые вопросы и направляет пользователей на соответствующие ресурсы на сайте. Например, если человек спрашивает, как сообщить о нарушении городского законодательства, то чат-бот отправляет ему ссылку на страницу, посвящённую обеспечению соблюдения законодательства, и даёт краткое объяснение процесса отправки обращения или жалобы.

Классификация: Общая переписка (GR1000-26b, 1.1.008).

Проект пресс-релиза

Сценарий: Государственный служащий использует инструмент порождающего (генеративного) ИИ для подготовки пресс-релиза о предстоящем мероприятии. Сотрудник вводит в ИИ-инструмент запрос, указывающий основную информацию, которую он хочет включить в пресс релиз. ИИ-инструмент выдаёт проект пресс-релиза, который сотрудник редактирует перед публикацией.

Классификация: Документы по связям с общественностью (GR1000-33, 1.1.019).

Транскрипция выступлений и формирование протоколов на совещаниях персонала

Сценарий: Совещания сотрудников проводятся онлайн с помощью программного обеспечения для видеоконференций. Во время встреч используется ИИ-инструмент для протоколирования. По окончании встречи ИИ-инструмент выдает подробный протокол того, что обсуждалось на встрече. Соответствующий сотрудник просматривает и редактирует этот протокол.

Классификация: Протоколы совещаний персонала (GR1000-32, 1.1.063).

Отчет на основе анализа данных

Сценарий: Сотрудник государственного или муниципального органа использует ИИ-инструмент для поиска закономерностей в больших наборах данных. После анализа закономерностей, выявленных в данных, и сравнения их с другой соответствующей информацией, сотрудник составляет отчет о результатах.

Классификация: Отчеты и исследования, не имеющие отношения к налогообложению (GR1000-41, 1.1.067).

Дополнительная информация:

• Варианты использования ИИ органами федерального правительства США (U.S. Federal Government AI Use Cases): https://ai.gov/ai-use-cases/
  
  
• Реестр вариантов использования ИИ, поддерживаемый Национальными Архивами США (NARA): https://www.archives.gov/data/ai-inventory

Кэтрин Хоффман (Katherine Hoffman)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2024/06/classifying-ai-generated-records/

Проведение оценки риска

Данная заметка Энни Пулос (Anne Poulos, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/about/apoulos/  – на фото) была опубликована 11 сентября 2023 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Следует иметь в виду, что для доступа к материалам на сайте TSLAC нужно использовать анонимайзер (VPN), в ряде случаев – через сервер в США.

Оценка риска – это практика оценки характерных угроз и слабостей в управлении документами информации государственного органа или учреждения. Рекомендуемой практикой является проведение оценки защищённости документов Вашей организации с тем, чтобы минимизировать риски потенциального уничтожения, повреждения или утраты информации. Проведение оценки рисков с целью защиты Ваших документов может казаться обременительной трудоёмкой задачей, но давайте рассмотрим соображения, связанные с проведением такого анализа, а также те аспекты, на которые следует обратить внимание.

Что такое оценка риска?

По определению, оценка риска (также известная как анализ риска) - это «оценка вероятности утрат, ущерба или повреждений, и определение размера риска, приемлемого для данной ситуации или события» (глоссарий Общества американских архивистов, см. https://dictionary.archivists.org/entry/risk-assessment.html ). Учитывая такое определение, какими могут быть потенциальные риски? Ниже перечислен ряд потенциальных рисков для документов Вашей организации:

• Повреждение водой: Следствие ненастной погодой, протечек или разрыва труб;
  
  
• Пожар: Может возникнуть случайно из-за искры или же стать результатом поджога;
  
  
• Повреждение насекомыми: Это могут быть, например, питающиеся бумагой чешуйницы;
  
  
• Грызуны: Например, крысы или мыши, которые едят или рвут бумагу;
  
  
• Кража: Например, несанкционированный доступ вследствие того, что не были заперты двери и шкафы для документов;
  
  
• Компьютерные вирусы: Приводящие, например, к утечке данных или установке вредоносного программного обеспечения;
  
  
• Программы-вымогатели (ransomware): Тип вируса, который блокирует для Вас и Ваших сотрудников доступ к вашей сети до тех пор, пока Вы не заплатите выкуп за восстановление доступа.

Проведение оценки

Как определить приоритеты и оценить свои риски с целью их снизить? Вам нужно будет оценить свои сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Такой подход также известен как SWOT-анализ.

Мой комментарий: Согласно Википедии (см. http://ru.wikipedia.org/wiki/SWOT-анализ ), SWOT-анализ - метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы). Метод включает определение цели проекта и выявление внутренних и внешних факторов, способствующих её достижению или осложняющих его.

Форма, заполняемая в ходе оценки риска

• Во-первых, Вам необходимо будет выявить очевидные или потенциальные риски для Ваших документов и информации. Их источником может быть компьютерный вирус, ураган или нечасто проводимое обучение по вопросам управления документами.
  
  
• Во-вторых, решите, является ли риск угрозой или слабостью. Угроза - это негативный внешний фактор, который Вы практически не можете контролировать. А слабостью может быть внутренняя слабость.
  
  
• В-третьих, определите вероятность реализации риска по шкале от 1 до 10, где 1 означает «никогда», а 10 – «наверняка произойдет».
  
  
• В-четвертых, оцените предполагаемую серьёзность ущерба, который возможен в случае реализации риска. Также используйте десятибалльную шкалу, где 1 - очень низкий уровень ущерба, а 10 - катастрофический.
  
  
• И, наконец, рассчитаете фактор риска, умножив вероятность на серьезность ущерба, чтобы увидеть, насколько высоким является приоритет данного риска с точки зрения его устранения или смягчения.

После того, как Вы проведёте эти расчёты, Вы сможете расставить приоритеты для наиболее вероятных угроз и определить, какие методы и практики можно использовать для смягчения рисков и защиты документов и информации организаций. Ниже приведен пример того, как выполняется такой анализ:
 

Рекомендации по смягчению рисков

Потенциальный ущерб для Ваших документов может быть связан как со стихийными бедствиями, которые Вы не в силах контролировать, так и с преднамеренными действиями, которые Вы можете предотвратить. У каждой организации недостатки свои, и важно определить вероятные риски и их последствия. Какие же меры и стратегии можно использовать для смягчения последствий стихийных бедствий?

Сначала изучите, существуют ли какие-либо стандарты защиты и хранения, будь то требования законодательства или отраслевые стандарты. В Техасе имеются законы и правила хранения документов, зафиксированные в Административном кодексе Техаса (Texas Administrative Code, TAC, https://texreg.sos.state.tx.us/public/readtac$ext.ViewTAC ) в разделе 13 TAC 7 «Правила хранения документов для местных органов власти» (Local Records Storage Standards). В этих правилах установлены минимально необходимые условия хранения, такие как защита от воздействия окружающей среды, солнечных лучей и меры защиты хранилищ. Существуют также опциональные улучшенные практики хранения, включающие установку системы поддержания температуры и влажности, системы пожаротушения, а также установку металлических стеллажей вместо деревянных.

Выясните, какие типы стихийных бедствий характерны для местности, в которой располагается Ваше учреждение или орган власти и/или место хранения Ваших

Стандарты хранения в первую очередь применимы в местных органах власти, где они используются в качестве руководств, регламентирующих хранения бумажных документов и документов, имеющих постоянную или историческую ценность. Для органов исполнительной власти штата Техас не существует каких-либо обязательных стандартов хранения, подобных стандартам для местных органов власти, однако положения из раздела 13 TAC 7 Административного кодекса Техаса являются отличной отправной точкой.

Дополнительную информацию об обеспечении готовности на случай стихийных бедствий можно найти в следующих статьях нашего блога:

• «План реагирования на катастрофы в отношении информации» (Information Disaster Plan, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/09/information-disaster-plan/ )
  
  
• «Подготовка документов к сезону ураганов» (Hurricane Season Records Preparation, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2010/06/hurricane-season-records-preparation/ )
  
  
• «Настал сезон штормов… и прочих угроз для Ваших документов» (‘Tis the season for storms…and other hazards to your records, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2015/06/tis-the-season-for-storms-and-other-hazards-to-your-records/ )
  
  
• «Готовность местных органов власти к чрезвычайным ситуациям» (Emergency Preparedness for Local Governments, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/06/emergency-preparedness-for-local-governments/ )
  
  
• «Знай свою программу – SWOT-анализ» (Know Your Program – SWOT Analysis,  https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/05/know-your-program-swot-analysis/ )

Энни Пулос (Anne Poulos)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/09/risk-assessment/

Официальный экземпляр документа, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/09/1_01486500408.html )

Для некоторых документов, сохранение копий для удобства использования является идеальным решением

Для документов постоянного срока хранения, исторических документов, для важнейших документов (с точки зрения обеспечения непрерывности деловой деятельности и восстановления после катастроф – Н.Х.), а также для электронных документов, с которыми связан более высокий риск того, что не удастся обеспечить их целостность, аутентичность и пригодность к использованию на протяжении всего срока их хранения, - копии для удобства использования являются хорошим методом резервного копирования. TSLAC предлагает две рекомендуемые стратегии создания множества копий официального экземпляра документа в качестве альтернативы резервному копированию:

• Подход LOCKSS (от Lots of Copies Keep Stuff Safe - «Множество копий гарантирует сохранность»). Название данного подхода говорит само за себя, но мы рекомендуем определить, сколько копий официальной экземпляра документа должно быть создано, чтобы можно было обойтись без резервного копирования. В таком случае Ваше подразделение будет в курсе того, сколько существует копий для удобства пользования и где они хранятся.
  
  Мой комментарий: По поводу метода LOCKSS см. также подборку постов на моём блоге: https://rusrim.blogspot.com/search?q=LOCKSS
  
  
• Правило резервного копирования «3-2-1»: нужно создать 3 копии официального экземпляра документа в 2 различных форматах, сохранив 1 из них в удалённом хранилище. Дополнительные рекомендации Вы можете найти в нашей статье по данному вопросу ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/11/3-2-1-backup-rule/ ).

Чтобы проанализировать, в каких случаях идеально было бы создать копию для удобства использования для электронных документов, сохранность которых в течение всего срока их хранения не гарантируется, познакомьтесь с нашей статьей «Могу ли я уничтожить бумажный оригинал после сканирования?» (Can I destroy a paper original after scanning?  https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/09/faq-can-i-destroy-a-paper-original-after-scanning/ - Также могут представлять интерес переводы двух других постов TSLAC по данной тематике, см. https://rusrim.blogspot.com/2016/12/blog-post_26.html и https://rusrim.blogspot.com/2018/11/blog-post_8.html - Н.Х.).

Краткие советы и рекомендации по работе с официальными экземплярами документов:

1. Одной из наиболее важных и эффективных стратегий, которую орган государственной власти может использовать для уничтожения всех копий для удобства пользования до даты уничтожения официального экземпляра документа, является установление того, кто является официальным ответственным хранителем официального экземпляра документа. Зафиксируйте ответственных хранителей документов в политиках и процедурах Вашего структурного подразделения – это поможет хранителям осознать свои обязанности. В случае документов более длительного срока хранения или же в структурных подразделениях с высокой текучестью кадров идеальным решением будет назначение резервного хранителя и обеспечение того, чтобы политики предусматривали передачу документов резервному хранителю до ухода хранителя с работы. Идентификация хранителей может быть широкой (на уровне всей организации) или более конкретной (на уровне структурного подразделения или группы).

Мой комментарий: Мне трудно понять, каким образом назначение ответственного хранителя (само по себе дело хорошее) поможет уничтожать копии для удобства пользования. На деле чтобы такие копии уничтожить, их нужно для начала взять на контроль! Задача эта, мягко говоря, неблагодарная и нередко невыполнимая …       

• Например, «Помощник руководителя является ответственным хранителем и, следовательно, несёт ответственность за документы, хранящиеся в базе данных. Резервным хранителем документов является руководитель».
  
  
• Определение ответственного хранителя – один из самых проблемных аспектов в управлении документами, поэтому TSLAC даёт рекомендации в отношении того, как определить, кто является ответственным хранителем документа:
  
  
• Блок-схема ( https://tslac.box.com/s/z0f9lmesgd1eazlown4fi31qdqxe8lem ) с 3 вопросами (сравните с аналогичной блок-схемой для электронной почты, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/11/faq-redux-how-long-do-i-keep-email/ ).
  
  
• Статья TSLAC «Кто является ответственным хранителем этого документа?» (Who is the custodian of this record?  https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2019/07/faq-who-is-the-custodian-of-this-record/ ).
  
  
• За дополнительными рекомендациями обращайтесь к своему руководителю службы управления документами или в TSLAC ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/contact ) !

2. В Ваших политиках, процедурах и/или в Вашем внутреннем перечне для неконфиденциальных документов с минимальным риском хакерских атак укажите, где и в каком формате хранится официальный экземпляр документа. Как и в случае с идентификацией ответственного хранителя, этакое указание может быть общим или конкретным.

• Например, «Сотрудники будут удалять все вложения из электронных писем и сохранять их на общем диске. Вложения будут храниться в течение применимым к ним сроков хранения. Электронные письма будут включать только общую или административную корреспонденцию, и будут храниться как минимум в течение применимого срока хранения».

3. Продвигайте использование ссылок и ярлыков в программе управления электронными документами, чтобы побудить сотрудников сохранять официальный экземпляр документа в основном месте, а ссылки и ярлыки, ведущие к официальному экземпляру документа - в других папках. Это обеспечивает то, что официальный экземпляр документа является единственной его версией, и смягчает риск хранения сотрудниками копий для удобства пользования в различных папках.

Ребекка Ханна (Rebecca Hanna)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/07/official-record-copy/

Официальный экземпляр документа, часть 1

Данная заметка Ребекки Ханна (Rebecca Hanna – на фото) была опубликована 25 июля 2023 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Следует иметь в виду, что для доступа к материалам на сайте TSLAC нужно использовать анонимайзер (VPN).

Мой комментарий: Давным-давно (лет 20 тому назад) идентификация официального экземпляра документа была очень важным вопросом в американской практике управления документами. С тех пор многое поменялось, и данный вопрос в целом потерял свою актуальность – однако, в зависимости от специфических условий (например, в делопроизводстве органов власти отдельных штатов США), умение управлять официальными экземплярами документов остаётся востребованным. Думаю, данный вопрос по-прежнему актуален и для нашей страны.

Сколько экземпляров одного и того же государственным органам штата следует хранить в течение всего срока хранения? В соответствии с нормативно-правовыми актами по вопросам управления документами, один экземпляр документа должен храниться в течение всего срока хранения, и мы называем его «официальным экземпляром документа» (official record copy).

Все идентичные экземпляры и копии официального экземпляра документа считаются «копиями для удобства пользования», созданными для удобства работы и, в соответствии с правилами управления документами, могут быть в любое время уничтожены.

Мой комментарий: Это не совсем так. Во-первых, крайне важным словом является «идентичность». Любые сделанные в рамках деловых процессов резолюции, аннотации и т.д. тут же делают экземпляр/копию не идентичной, и она может приобрести самостоятельную ценность, иногда превышающую ценность первоначального документа. Кроме того, в зависимости от обстоятельств, большое значение может иметь факт отправки / получения / прочтения экземпляра документа адресатом, и в таких случаях бездумное уничтожение может привести к весьма печальным последствиям.

Легко и просто, не так ли? Однако данная заметка не была бы такой длинной, если бы не ряд оговорок, начиная со следующей: могут существовать другие законы, нормативные акты или внутренние стратегии, требующие сохранения дубликатов одного и того же документа. На самом деле TSLAC даже рекомендует сохранять дубликаты определённых документов, которые мы обсудим ниже, дав ссылки на соответствующие ресурсы, чтобы помочь Вашему органу власти решить, когда такая стратегия является наилучшей.

Что происходит, если Вы вносите изменения в официальный экземпляр документа?

Если в официальный экземпляр документа внесены какие-либо изменения (помимо создания его идентичной копии), то орган государственной власти, вполне возможно, тем самым создал новый государственный документ. Это весьма вероятно в том случае, если изменилось содержание документа, и это изменение не зафиксировано и/или не отражено в другом документе.

Сценарий: Группа TSLAC оказания помощи по вопросам управлении документами (Records Management Assistance team, RMA, см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/05/what-does-the-rma-team-do/ ) готовит обширный доклад общего характера по основам управления документами, предназначенный для государственных служащих местных органов власти ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/webinars/rmb-lg ) и органов исполнительной власти штата ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/classes/rmb-state ). Группа RMA актуализирует версии этих презентационных материалов с целью обеспечения их точности.

Примеры ситуаций, когда новый документ не возникнет:

• Иногда группа RMA обновляет приведенную в докладах контактную информацию персонала. Эту информацию можно найти во многих местах (в том числе на нашем веб-сайте и во внутренних телефонных справочниках), и такое изменение не является существенным обновлением концепции доклада. В связи с этим мы не считаем, что изменение привело к созданию нового документа. Скорее, мы рассматриваем это как свидетельство того, что документ остаётся активным (все еще используется, или на него ссылаются).
  
  Мой комментарий: Несложно, однако, придумать ситуации, в которых – с учётом практики правоприменения в США – аналогичная логика могла бы привести к проблемам. Возможность так поступать держится на том, что в конкретной ситуации (общение регулятора TSLAC с подконтрольными государственными органами) риски споров малы.
  
  
• Время от времени коллега по группе RMA может увидеть, что содержание доклада более не соответствует действительности или может быть представлено более эффективно. Коллега обновит презентацию и опишет сделанные изменения в журнале изменений доклада. Поскольку большая часть содержания документа не изменилась, и изменение задокументировано в журнале изменений, мы рассматриваем данную ситуацию так же, как и ситуацию с изменением контактной информации.
  
  Мой комментарий: В отличие от первой ситуации, в данном случае риски существенно выше – и лично я бы не рекомендовала так поступать. В наше время сохранять ряд версий электронных документов недорого и несложно, и нет смысла гнаться за копеечной экономией, рискуя гораздо более существенными неприятностями (например, в случае, если какой-либо подконтрольный орган причинит кому-либо ущерб или пострадает сам, положившись, например, на неактуальную версию доклада – а худшее, что может быть в случае подобного спора, это остаться без документов, подтверждающих свою позицию).

Пример ситуации, когда возникает новый документ:

• Временами коллега по группе RMA, которому поручено руководить проектом обучения, требует полной проверки и пересмотра материалов в связи с тем, что группа определила, что многие материалы уже неточны или могут быть представлены более эффективно. Во время такого масштабного пересмотра мы, как правило, регистрируем изменения в журнале изменений доклада (в качестве хорошей практики), но мы также заменяем старую версию документа на новую, поскольку в общее содержание были внесены серьёзные изменения. Хотя новая версия была создана на основе старой, новый доклад теперь является новым, отдельным документом.

Теперь подумайте о проведении аналогичного анализа в свете политик и процедур Вашего органа власти. Приведет ли к появлению нового документа незначительное обновление ссылок, исправление грамматических ошибок или изменение нескольких предложений в тексте политик и процедур, описывающем информацию, которую можно найти в другом документе? Нет, вряд ли, потому что такие обновления не влияют на общее содержание политик и процедур. Однако если политика или процедура полностью переработаны, это приводит к созданию нового документа, поскольку общее содержание изменилось, и старая политика и процедура теперь считаются заменёнными.

Мой комментарий: В условиях России такой подход особенно рискован, если речь идёт о документах, подписанных усиленными электронными подписями. Любое, даже самое незначительное изменение в теле документа приводит к тому, что усиленные электронные подписи проверяться уже не будут, и фактически возникнет неподписанный проект нового документа. Американцам в этом смысле проще, потому что они очень мало используют на практике усиленные электронные подписи.

Важность идентификации официального экземпляра документа

Очень серьёзная оговорка связана с управлением экземплярами и копиями, созданными для удобства использования. Если официальный экземпляр документа уничтожен, а копия для удобства использования продолжает существовать, то эта копия приобретёт статус «официального экземпляра документа» (такое возможно далеко не во всех случаях – Н.Х.). Это означает, что подобная копия должна быть предоставлена и не может быть уничтожена, если на неё распространяется запрет на уничтожение (связанный с текущим или ожидаемым судебным разбирательством, запросом на основании законодательства о свободе доступа к государственной информации, аудитом, претензией или переговорами, см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/04/texas-hold-em-a-review-of-destruction-holds/ ).  Это означает, что в идеале к моменту уничтожения официального экземпляра документа желательно уничтожить все копии, созданные для удобства использования.

Мой комментарий: Автор допускает здесь правовую неточность. Для того, чтобы подобную копию нельзя было уничтожать и обязательно было раскрывать в ходе судебных споров, расследований и т.п., совершенно не обязательно придавать ей статус «официального экземпляра». Более того, статус «официально экземпляра» может означать презумпцию подлинности, и организация может понести серьёзную ответственность, если выяснится, что документ был изменён (а бывает и такое, что по ходу судебного спора всплывает несколько копий с разным содержанием); поэтому опасно просто взять и объявить нечто «официальным экземпляром» только потому, что это единственная оставшаяся у организации копия…  

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/09/2.html )

Ребекка Ханна (Rebecca Hanna)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/07/official-record-copy/

Техас, придержи их! Обзор практики применения временных запретов на уничтожение документов (destruction holds)

Данная заметка Кэтрин Хоффман (Katherine Hoffman, https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/about/katherine-hoffman/ – на фото) была опубликована 28 апреля 2023 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса»), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Следует иметь в виду, что для доступа к материалам на сайте TSLAC нужно использовать анонимайзер (VPN).

Сотрудники архивно-библиотечной службе штата Техас (TSLAC) много времени уделяют обучению представителей органов государственной и муниципальной власти преимуществам своевременного уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение. Для этих органов не менее важно понимать, в каких случаях документы уничтожать не следует. Эти ситуации известны как «запреты на уничтожение» (destruction holds).

Обычно документы могут быть уничтожены после того, как истекли сроки их хранения, установленные в перечнях указаний по срокам хранения и действиям по их истечении для соответствующих государственных или муниципальных органов. TSLAC устанавливает минимальные сроки хранения для местных органов власти ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention ) и органов исполнительной власти штата ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/rrs ). Запреты на уничтожение – это сценарии, когда документы не должны уничтожаться до тех пор, пока не будет разрешена определённая ситуация (например, не закончится расследование или рассмотрение судебного дела – Н.Х.), даже срок хранения этих документов истёк.

Вопрос может показаться сложным, но не сдавайтесь! Как только Вы узнаете о типах запретов на уничтожение, с которыми может столкнуться Ваш орган или учреждение, у Вас будут все козыри на руках.

Примечание: TSLAC может предоставить общую информацию о запретах на уничтожение, но мы не в состоянии давать советы в конкретных ситуациях. Если Вы считаете, что Ваши документы могут подпадать под запрет на уничтожение, проконсультируйтесь с юристами Вашей организации.

Запросы на основании Закона штата о государственной информации

Тип запретов на уничтожение, по поводу которых мы получаем больше всего вопросов, - это запреты, связанные с запросами на основании Закона о свободе доступа к государственной информации (Public Information Act). Как отмечает Генеральная прокуратура, «государственный орган не вправе уничтожать документы даже в соответствии с авторизующими уничтожение законодательно-нормативными документами до тех, пока имеются неотработанные запросы, под которые эти документы подпадают» [1].

Для получения дополнительной информации о том, как запросы на основании Закона о государственной информации могут повлиять на управление Вашими документами, см. страницу открытых государственных ресурсов на сайте Генеральной прокуратуры ( https://www.texasattorneygeneral.gov/open-government/governmental-bodies ) и «горячую линию» прокуратуры по вопросам открытого правительства ( https://www.texasattorneygeneral.gov/contact-us ).

Судебные разбирательства

Государственные и муниципальные органы не должны уничтожать документы, связанные с судебными разбирательствами. Это справедливо как в отношении «активных» дел, так и в отношении «надвигающихся» (вероятных) дел, которые возникнут или могут с большой вероятностью возникнуть в будущем. Данное требование включено в нормы законодательства как для местных органов власти [2], так и для органов государственной власти штата [3]. Если судебный иск был подан или ожидается, что он будет подан, то во многих случаях Ваш орган или учреждение получит уведомление о судебном запрете на уничтожение от противной стороны. В более общем случае, у государственных и муниципальных органов может возникнуть «обязанность обеспечить сохранность» соответствующих документов (duty to preserve), «если имеются достаточные основания предполагать, что иск будет подан» [4].

Если Вы считаете, что Ваши документы могут стать предметом судебного разбирательства, или же если Вы получили уведомление о судебном запрете на уничтожение, проконсультируйтесь с юристами Вашей организации.

Аудиты

Все государственные учреждения подлежат аудиту в той или иной форме. Аудиты могут проводиться внутренними или внешними структурами. Они могут иметь широкий охват, но могут быть и сфокусированы на деятельности конкретного подразделения или на конкретной процедуре Вашего органа власти. Обязательно сохраняйте необходимые для аудита документы, пока аудит продолжается. Уничтожение необходимых для аудита может повлиять на целостность процесса аудита.

До и во время аудита, обсудите с аудиторами вопрос о том, какие документы Вам необходимо сохранять.

Претензии, переговоры, административные проверки и другие ситуации

Документы не должны уничтожаться, если существуют взаимосвязанные с ними претензии, переговоры, административные проверки или иные действия. Такие ситуации аналогичны судебным запретам на уничтожение, но обычно они связаны с внесудебным разрешением споров.

Примером административной проверки может служить расследование обвинений в дискриминации при приеме на работу, проводимое Техасской комиссией по трудовым ресурсам (Texas Workforce Commission, https://www.twc.texas.gov/jobseekers/how-submit-employment-discrimination-complaint ). Примерами переговоров, претензий и иных действий могут быть переговоры о заключении контракта между государственным органом и третьей стороной, или споры с покупателем в отношении выставленного счета.

Как и в случае с судебными запретами на уничтожение, лучше всего обсудить ситуацию с юристами Вашей организации, чтобы определить, какие из Ваших документов могут подпадать под такого рода запреты на уничтожение.

Советы по управлению запретами на уничтожение

Запреты на уничтожение достаточно распространены, поэтому важно внедрить процедуры, определяющие порядок действий в случае установление таких запретов.

• Обучение: Убедитесь, что Ваши сотрудники знают, что такое запреты на уничтожение и когда они могут устанавливаться. Каждый сотрудник должен отслеживать ситуациями, способные инициировать установление запрета на уничтожение.
  
  
• Обмен информацией: Поддерживайте открытыми каналы связи с персоналом юридической службы и с другими лицами, которые могут предупредить Вас о потенциальных запретах на уничтожение.
  
  
• Утверждение решений об уничтожении: Органы исполнительной власти штата обязаны документировать уничтожение, и местным органам власти также настоятельно рекомендуется это делать. Включение в состав процесса уничтожения этапов согласования решений юристами и утверждения их руководством может помочь Вам отследить подпадающие под запрет на уничтожение документы до того, как они будут непреднамеренно уничтожены.

Обращайтесь к нам!

Теперь, разобравшись с тем, что такое запреты на уничтожение, Вы знаете, как сохранить все документы честно и прозрачно, ничего не потеряв в суете. Ответственность ложится на Вас, но благодаря Вашим знаниям о запретах на уничтожение, Ваш орган или учреждение будет готов выложить все свои «карты» на стол.

Литература

[1] «Справочник по Закону о государственной информации» (Public Information Act Handbook) Генеральная прокуратура Техаса (Office of the Attorney General of Texas), Остин, 2022 г., https://www.texasattorneygeneral.gov/sites/default/files/files/divisions/open-government/publicinfo_hb.pdf

[2] Кодекс местного самоуправления штата ехас (Texas Local Government Code), §202.002

[3] Кодекс государственного управления штата Техас (Texas Government Code), §441.187

[4] Маргарет Кёзел (Margaret M. Koesel) и Трейси Тернбулл (Tracey L. Turnbull), «Умышленная порча доказательств: Санкции и компенсации за уничтожение доказательств в гражданском процессе» (Spoliation of evidence : sanctions and remedies for destruction of evidence in civil litigation), Американская ассоциация адвокатов (American Bar Association), Чикаго, 2013 г., https://www.americanbar.org/content/dam/aba-cms-dotorg/products/inv/book/214612/Chapter%201.pdf

Кэтрин Хоффман (Katherine Hoffman)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/04/texas-hold-em-a-review-of-destruction-holds/

Что означает термин «транзакция» в управлении документами

Данная заметка Ребекки Ханна (Rebecca Hanna – на фото) была опубликована 13 марта 2023 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Следует иметь в виду, что для доступа к материалам на сайте TSLAC нужно использовать анонимайзер (VPN).

Сотрудникам местных органов власти, и особенно руководителям служб управления документами (Records Management Officer), важно понимать, что подпадает под определение понятия «документ местного органа власти» (local government record).  Это связано с тем, что такого рода документы Вы обязаны хранить в течение определенного периода времени в соответствии с законами, а также правилами и стандартами, выпущенными Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – то есть нами! Если вы не знакомы с этими требованиями, мы рекомендуем посмотреть наш вебинар «Основы управления документами для местных органов власти» (Records Management Basics for Local Governments, https://www.tsl.texas.gov/slrm/webinars/rmb-lg ).

Конечно, могут существовать требования к контенту или к объектам, не охватываемым данным определением, но это не те законы, правила или стандарты, за консультирование по которые TSLAC несёт ответственность.

В ходе наших курсов обучения нам нравится разбирать определение понятия «документ местного органа власти», которое содержится в разделе 201.003(8) Кодекса местного самоуправления (Local Government Code), см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletind#Sec201_003 .

Мой комментарий: Ниже приведен полный перевод данного определения:

8. «Документ местного органа власти» означает любой документ, бумагу, письмо, книгу, карту, фотографию, звуковую или видеозапись, микроплёнку, магнитную ленту, электронный носитель или иной носитель для записи информации, вне зависимости от физической формы или характеристик, и вне зависимости от того, открыт или ограничен публичный доступ к нему в соответствии с законодательством штата, - созданные или полученные местным органом власти или любым из его должностных лиц или сотрудников в соответствии с законодательством, включая постановления (ordinance), или в рамках осуществления этим органом муниципальной деятельности (transaction of public business). Термин не охватывает:

• дополнительные идентичные экземпляры документов, созданные должностными лицами или сотрудниками органов местной власти исключительно для удобства пользования или изучения;
  
  
• заметки, журналы, дневники и подобные документы, созданные руководителями или сотрудниками органов местной власти в личных целях;
  
  
• незаполненные формы; запасы публикаций;
  
  
• библиотечные и музейные материалы, приобретённые исключительно в справочных целях и для демонстрации;
  
  
• предоставленные представителям общественности экземпляры документов на носителях любого вида, на получение которых они имеют право в соответствии с главой 552 Кодекса государственного управления (Government Code) или иным законом штата; а также любые документы, корреспонденция, заметки, меморандумы или материалы, помимо окончательного письменного соглашения, описанного в разделе 2009.054(c) Кодекса государственного управления, связанные с вопросом, разрешаемым в соответствии с альтернативной процедурой разрешения споров, в рамках которой персонал департамента или учреждения штата, местного органа власти, специального района или иной административно-территориальной единицы штата участвовал в качестве стороны, содействовал в роли беспристрастной третьей стороны или в качестве администратора системы разрешения споров или организации.

Документ местного органа власти, таким образом:

• Создан или получен органом местной власти,
  
  
• Документирует ведение муниципальной деятельности (transaction of public business),
  
  
• Вне зависимости от того, открыт или ограничен публичный доступ к нему,
  
  
• Может существовать на носителе любого вида.

Чтобы помочь лучше понять данный термин, я предпочитаю использовать первые два пункта приведенного выше перечисления в качестве шагов, позволяющих сузить рамка того, что заслуживает статуса «документ местного органа власти», а последние два пункта я использую в качестве напоминания о том, что всё, что подпадает под определение, действительно охватывается этим определением. Визуально это будет выглядеть так:

ШАГИ:

• Шаг 1: Был ли данный материал создан или получен органом местной власти?
  
  
• Если «нет», он не подпадает под определение «документа местного органа власти».
  
  
• Если «да», перейдите к шагу 2.
  
  
• Шаг 2: Документирует ли этот материал ведение муниципальной деятельности?|
  
  
• Если «нет», он не подпадает под определение «документа местного органа власти».
  
  
• Если «да», то это документ местного органа власти!

НАПОМИНАНИЕ:

• «Документ местного органа власти» может быть открытым/закрытым или конфиденциальным/неконфиденциальным.
  
  
• «Документ местного органа власти»» может существовать в любом формате (бумага, микроплёнка, электронный формат - социальные сети, текстовые сообщения, и т. д.).

Чтобы освоить шаг 1, мы рекомендуем познакомиться со следующими нашими статьями:

• Как долго мне хранить электронную почту? ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/11/faq-redux-how-long-do-i-keep-email/ ) – данная статья содержит блок-схему из трех шагов, которую можно применить к любому формату, и которая позволит Вам определить, является ли Ваше подразделение является ответственным хранителем документа местного органа власти.
  
  
• Кто именно является ответственным хранителем этого документа? ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2019/07/faq-who-is-the-custodian-of-this-record/ ) – статья рассказывает о том, что происходит в случае, если Вы определите, что несколько лиц или структурных подразделений являются ответственными хранителями документа местного органа власти.

Глядя на эти шаги, я обращаю особое внимание на втором шаге, поскольку возникает вопрос, что именно означает «документирование ведения муниципальной деятельности» (document the transaction of public business)? В частности, мне интересно, как термин transaction (как глагол, обычно переводится «ведение деятельности»; как существительное, это «транзакция» или «операция» – Н.Х.) используется в контексте управлении документами.

В управлении документами термин «ведение деятельности» (transaction) означает взаимодействие (interaction) или обмен информацией (exchange) в ходе муниципальной деятельности.

Говоря подробнее об этих, более знакомых терминах, отмечу: «взаимодействие» означает, что Вы взаимодействуете с кем-то, например, ведёте беседу, а «обмен» означает, что вы делитесь, предоставляете или получаете информацию о деятельности, функциях, обязанностях и т.д. местного органа власти.

Например, если бы TSLAC считался органом местной власти, то данный пост на блоге считался бы документом местного органа власти, поскольку мы делимся информацией, касающейся наших обязанностей, как государственного учреждения штата Техас, по консультированию местных органов власти и органов исполнительной власти штата. Если бы Вы прокомментировали этот пост, отметив, например, «TSLAC - замечательный, и я хочу запросить проведение курсов обучения», а мы ответили бы: «У нас есть курсы обучение, которые пройдут в следующие дни…» - то мы бы уже взаимодействовали с Вами по вопросам, связанным с выполнением наших обязанностей, как государственного учреждения штата Техас, по проведению обучения для местных органов власти и органов исполнительной власти штата Техас.

Чтобы помочь Вам ещё глубже разобраться с данным понятием, и чтобы как следствие Ваша организация хранила только те документы, за которые Вы несёте ответственность, познакомьтесь с нашим раздаточным материалом, включающие упражнения, объясняющие смысл понятия «transaction», см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/wp-content/uploads/2023/03/Transitory-Exercise.pdf

После того, как Вы разберётесь с тем, как термин «transaction» используется в контексте управлении документами, Вы сможете определить, требуется ли Вам хранить конкретный документ. На вопрос о том, в течение каких сроков следует хранить документы, Вам может ответить руководитель службы управления документами Вашей организации или ваш региональный аналитик в TSLAC!

Ребекка Ханна (Rebecca Hanna)

Мой комментарий: Пусть данный пост написан немножечко коряво, он мне доставил огромное удовольствие. Я дождалась! Наконец-то нашёлся специалист (и, что особенно здорово, носитель языка), который насчёт «транзакций» всё правильно объяснил – в отличие от многих зарубежных и отечественных коллег, интерпретирующих документы как информацию о деловых транзакциях (между двумя и более сторонами!).

Определение в стандарте ISO 15489-1:2016 (корректное)

3.14. Record(s) - information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business

Мой перевод:

3.14. Документы (records) - информация, созданная или полученная организацией или физическим лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и актива, - во исполнение правовых обязательств и/или в ходе ведения деловой деятельности.

Перевод согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (неточный перевод с английского)

3.14. Документы (records): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.

при этом понятие «транзакция» определено следующим образом:

3.18. Транзакция (transaction): Наименьшая единица (!) рабочего процесса обмена информацией и/или другими ресурсами между двумя или более (!) участниками или системами.

Иными словами, созданный в одностороннем порядке документ – вроде как и не документ вовсе…

Определение в стандарте ISO 30300:2020, который считается основным терминологическим стандартом ИСО в сфере управления документами (корректное):

3.2.10. Record - information created or received and maintained as evidence and as an asset by an organization, in pursuit of legal obligations or in the course of conducting business

Мой перевод:

3.2.10. Документ (record) – информация, созданная либо полученная, и впоследствии сохраняемая организацией в качестве доказательства и актива, - во исполнение правовых обязательств и/или в ходе ведения деловой деятельности.

Определение в стандарте ISO 30300:2011

3.1.7. Record(s) - information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business

Перевод согласно ГОСТ Р ИСО 30300-2015 / ISO 30300:2011 (неточный перевод с английского):

3.1.7. Документ(ы) (record(s)) - документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения (?!) правовых обязательств или определенной (?!) деятельности.

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2023/03/transaction-in-records-management/

Архивно-библиотечная служба штата Техас (США) продолжает серию вебинаров по вопросам управления документами в социальных сетях

Данная заметка Мишель Джонсон (Michelle Johnson - на фото) была опубликована 19 июля 2022 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата).

Мой комментарий: О запуске данной серии коротких видеосюжетов я уже рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2022/06/blog-post_113.html

Вы уже познакомились с нашей новой серией вебинаров об управлении документами в социальных сетях? Если нет, то сейчас самое время! Мы подготовили половину этой серии, и первые четыре части уже доступны на нашей странице веб-семинаров по адресу https://www.tsl.texas.gov/slrm/webinars/socialmedia (Для доступа к сайту TSLAC из России обычно приходится использовать анонимайзер, поэтому проще пользоваться приведенными ниже ссылками на сайт YouTube – Н.Х.).

Мы продолжим публиковать по новому видеосюжету каждую вторую среду, вплоть до 7 сентября 2022 года.

В этой серии мы попытаемся ответить на все Ваши типичные вопросы об управлении документами в социальных сетях с помощью видеороликов, посвященных таким темам, как выявление документов, стратегии захвата, разработка политики и др. Продолжительность видеосюжетов - от пяти до десяти минут каждый, что идеально с учётом плотного рабочего графика специалистов по управлению документами.

Смотрите первые четыре видеосюжета, используя следующие ссылки:

• Сюжет 1: «Являются ли посты в социальных сетях государственными документами?» (Are Social Media Posts Government Records?), продолжительность 6 мин. 24 сек., см. https://www.youtube.com/watch?v=s-Mt3gTz44I
  
  
• Сюжет 2: «Зачем захватывать документы в социальных сетях?» (Why Capture Social Media Records?), продолжительность 4 мин. 57 сек., см. https://www.youtube.com/watch?v=D3bYJVbKrnI
  
  
• Сюжет 3: «Являются ли комментарии в социальных сетях государственными документами?» (Are Social Media Comments Government Records?), продолжительность 7 мин. 42 сек., см. https://www.youtube.com/watch?v=1i6zo6XG3f0
  
  
• Сюжет 4: «В течение каких сроков следует хранить документы, захваченные в социальных сетях?» (How Long Do I Keep Social Media Records?), продолжительность 8 мин., см. https://www.youtube.com/watch?v=uRterB3cbJA

Видеосюжет «В течение каких сроков следует хранить документы, захваченные в социальных сетях?»

Не забывайте заходить на нашу страницу вебинаров каждые две недели, чтобы не пропустить новые видеосюжеты! Есть ли у Вас идеи в отношении других тем вебинаров? Дайте нам знать, оставив комментарии под данным постом.

Мишель Джонсон (Michelle Johnson)

Мой комментарий: На мой взгляд, данные коротенькие сюжеты на хорошем английском языке и сопровождающиеся понятными слайдами, являются идеальным пособием для тех, кто желает освоить англоязычную терминологию и понятийную базу управления документами. Они также будут интересны для отечественных специалистов, уже владеющих английским языком. При желании, в видеороликах можно включить автоматически сформированные субтитры.

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2022/07/reminder-new-webinar-series-social-media-records/

Архивно-библиотечная служба штата Техас (США) начала новую серию вебинаров по вопросам управления документами в социальных сетях

Данная заметка Мишель Джонсон (Michelle Johnson - на фото, о ней см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/about/michelle-johnson/ ) была опубликована 1 июня 2022 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата).

Сегодня мы рады объявить о запуске нашей первой серии мини-вебинаров, полностью посвящённой управлению документами в социальных сетях! Серия будет включать в себя восемь коротких инструктивных видеороликов. Видеоролики будет транслироваться в прямом эфире на нашей странице вебинаров ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/webinars/socialmedia ) каждую вторую среду, начиная с 1 июня 2022 года.

Сотни местных органов власти и органы исполнительной власти штата по всему Техасу используют повсеместную распространенность платформ социальных сетей для обеспечения быстрого и доступного информационного взаимодействия со своими гражданами. Но что это означает для управления документами? Каким образом органам государственной власти и муниципальным органам выполнять свои обязанности по защите государственной информации в случае использования этих инструментов, принадлежащих третьим сторонам?

В этой серии вебинаров мы постараемся ответить на эти и другие вопросы, охватив такие, например, темы, как выявление документов, стратегии захвата и разработка политик, а также многие другие. Продолжительность каждого видеоролика будет от пяти до десяти минут, что идеально подходит для сильно загруженных работой специалистов по управлению документами.

Посмотрите первый видеоролик под названием «Являются ли посты в социальных сетях государственными документами?» (Are Social Media Posts Government Records? – см. https://www.youtube.com/watch?v=s-Mt3gTz44I , длительностью 6 мин. 24 сек.) ниже или на нашей странице вебинаров, где Вы также можете найти ссылки на дополнительные материалы.

Обязательно посетите нашу страницу вебинаров спустя две недели, чтобы посмотреть следующий видеосюжет! А может быть, у Вас есть идеи относительно тем новых вебинаров? Дайте нам знать об этом, написав комментарий под эти постом.

Мишель Джонсон (Michelle Johnson)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2022/06/new-webinar-series-social-media-records/
https://www.tsl.texas.gov/slrm/webinars/socialmedia

Взаимосвязи между данными, информацией и документами

Данная заметка Эрики Райс (Erica Rice), аналитика государственной информации в отделе государственного и местного управления документами Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата) была опубликована 18 мая 2022 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия.

Данные, информация, документы. Эти термины всё время звучат в мире управления информацией, и они часто используются взаимозаменяемо, однако каждый из этих терминов имеет своё чёткое определение и предназначение в практике управления документами. Давайте посмотрим на соответствующие определения и на то, как взаимосвязаны эти понятия - чтобы убедиться, что, когда речь идёт о данных, информации и документах, то Вы, Ваши коллеги и курирующий Вас аналитик TSLAC трактуют эти понятия одинаково.

Данные

Международная ассоциация специалистов по управлению документами и информацией ARMA International определяет данные как «любые символы или знаки, которые используются для представления первичных фактов или цифр, и составляют основу информации» (ARMA TR 30-2017, https://www.arma.org/store/viewproduct.aspx?id=20218809 ). Иными словами, данные являются «строительными блоками» информации. Когда Вы упорядочиваете данные осмысленным образом и присваиваете им атрибуты, они становятся информацией, имеющей дополнительную ценность помимо необработанных данных.

Например, словосочетание «Джон Смит» - это фрагмент данных, который не имеет смысла вне контекста; это просто строка символов. Однако, если Вы поместите эти данные в контекст вместе с другими логическими элементами данных, они станут полезной информацией: «Имя этого человека - Джон Смит».

Информация

Отсюда мы приходим прямо к определению понятия «информация», данному ARMA International: это «данные, которым была придана ценность посредством анализа, интерпретации или компиляции в осмысленной форме» (ARMA TR 30-2017).

Данные являются строительными блоками информации - точно так же, как фрагменты информации являются строительными блоками документов.

Документы

Специалисты по управлению документами местных органов власти и органов власти штата знают, что государственные документы определяются как любая зафиксированная информация, созданная или полученная государственным органом в ходе ведения государственной деятельности. Другими словами, документы состоят из информации, и эта зафиксированная информация получает контекст вследствие того, что служит свидетельством / доказательством конкретной деловой транзакции.

Например, фраза «Этого человека зовут Джон Смит» является фрагментом информации, но не служит свидетельством какого-либо конкретного действия; соответственно, это не документ. Однако если Джон Смит должен был заполнить форму в офисе начальника канцелярии округа (county clerk), которая включала его персональные данные, а также документацию по его запросу, - тогда эта форма становится документом. Этот документ канцелярии округа служит свидетельством транзакции, совершённой в рамках государственной деятельности, и состоит из множества фрагментов информации.

Взаимосвязи

На рис. ниже показана визуальная интерпретация взаимосвязи между данными (Data), информацией (Information) и документами (Record):

Данные сами по себе не имеют какого-то осмысленного значения; это просто «плавающие в пустоте» несвязанные друг с другом первичные факты и цифры.

Данные обретают смысл, когда они логически организуются в информацию. На этом шаге мы видим, что данные были введены в базу данных и связаны, в виде различных атрибутов, с первичным ключом (первичный ключ - это поле, которое идентифицирует каждую уникальную запись в базе данных (например, личный номер сотрудника, номер позиции и т.д.). Каждая пронумерованная строка данных является информацией. 

Мы видим на рис. слева, что каждая запись в поле «звёздочка» имеет уникальное значение, в поле уголка - одно из двух возможных значений, а в поле сердечка – опять-таки уникальное значение. Это символическое представление, но можно представить, что первая строка базы данных сообщает нам, что Сотрудника № 001 зовут «Джон Смит», он работает в Северном кампусе и его номер телефона 512-555-5555. Все эти биты данных о сотрудниках сами по себе бессмысленны, но как только они вводятся в «правильное» место в этой структурированной базе данных, они предоставляют нам ценную информацию о каждом сотруднике.

Примечание: Специалисты в областях информационным технологиям (ИТ) и управления документами могут войти в конфликт из-за различного толкования ими термина «record» (может означать как «документ», так и «запись» - Н.Х.). В науке о базах данных ИТ-специалисты называют каждую строку информации в базе данных «записью». [4]. Термин «record» имеет иное значение («документ» - Н.Х.) в управлении документами, как обсуждалось выше. Помните об этом при обсуждении данных и информации с Вашей ИТ-службой, чтобы избежать недопонимания.

Наконец, мы видим, что данные и информация вводятся в документы, которые сохраняются в качестве свидетельств конкретных деловых транзакций. Можно себе представить, что на этой иллюстрации показаны документы, созданные при приёме на работу Сотрудника № 001.

В этой базе данных, данными можно дополнительно манипулировать и переупорядочивать их для получения новой информации. Например, мы можем сформировать отчёт по базе данных, в котором будет указано, сколько сотрудников работает в Северном кампусе (обозначен красным уголком) и в Южном кампусе (обозначен серым уголком). Этот отчет будет представлять собой документ, созданный на основе информации и данных из базы данных.

Подводя итог, можно сказать, что документы состоят из информации, а информация состоит из данных. И наоборот, данными можно манипулировать для создания значимой информации, которую затем можно использовать для создания документов.

Хранение документов в течение установленных сроков

Аналитиков часто спрашивают, сколь долго местные органы власти и органы исполнительной власти штата должны хранить базы данных. Как обсуждалось выше, данные могут использоваться для создания документов, но данные сами по себе не всегда служат для формирования документов. В итоге, ответ на вопрос о том, в течение какого периода времени следует хранить базы данных, будет такой:… - Это зависит от обстоятельств!

Данные, «живущие» в базах данных, бесполезны, если они не будут структурированы и представлены логичным и осмысленным образом посредством использования интерфейса базы данных или системы генерации отчётов. Данные становятся статической информацией, как только они используются для создания документа. Кроме того, первичные данные в базе данных могут быть использованы для создания множества документов; Вы можете извлечь данные из базы данных для создания тысяч уникальных отчетов, и эти отчеты будут документами, свидетельствующими о государственной деятельности. Вы можете думать об этих отчётах как о контейнерах информации или данных в определённый момент времени. Вам может потребоваться хранить первичные данные в базе данных до тех пор, пока это необходимо для обеспечения контекста или достоверности этих документов, но при этом первичные данные не всегда сами по себе являются документами.

Дальнейшее обсуждение того, как данные и информация используются вне рамок управления документами, можно найти в посте на блоге TSLAC о взаимосвязи между стратегическом управлением информацией и управлением документами, по адресу https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/06/information-governance-and-the-records-lifecycle/ .

Литература

1. ARMA International, Implementing the Generally Accepted Recordkeeping Principles: TR 30-2017 (Overland Park, KS: ARMA International, 2017), 2, https://www.arma.org/store/viewproduct.aspx?id=20218809

2. Ibid., 4.

3. Local Government Code §201.003 (8) https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletind#Sec201_003  & Government Code §441.180 (11) https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletin4#s441180 .

4. Ralph M. Stair and George W. Reynolds, Fundamentals of Information Systems, Eighth Edition (Boston: Cengage Learning, 2016), 131.

Эрика Райс (Erica Rice)

Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2022/05/the-relationships-between-data-information-and-records/