США: Уничтожение бумажных документов после сканирования

Заметка Бонни Зубер (Bonnie Zuber – на фото) была опубликована 2 декабря 2016 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).

Для справки: Данная заметка – часть краткого обзора того, что происходило на конференции «Электронные документы» (e-Records Conference) 2016 года. Материалы докладов, сделанных на этой конференции, доступны на веб-сайте конференции по адресу https://www.tsl.texas.gov/slrm/training/conferences/erecords2016.html . Российские IP-адреса данным сайтом нередко блокируются, и в этом случае можно воспользоваться анонимайзером (например, http://cameleo.ru/ )

На организованной TSLAC конференции «Электронные документы – 2016» сертифицированные специалисты по управлению документами Боб Газ (Bob Guz) и Кэтрин Крэнфорд (Katherine Cranford) из администрации города Остин (Austin) выступили с докладом «Пример из практики: Уничтожение бумажных документов после сканирования» (Case Study: Disposing of Paper Records After Scanning).

Сейчас все хотят перейти на безбумажную (или, по крайней мере, малобумажную) работу, однако, когда дело доходит до реального уничтожения бумажных документов, мы все должны стремиться к тому, чтобы иметь практичные последовательные процессы, опирающиеся на основательные политики.

Выступают Боб Газ и Кэтрин Крэнфорд

Боб Газ и Кэтрин Крэнфорд из Остина в качестве примера из практики представили анализ структуры, политики и процессов своей организации, поддерживающих крепкую программу управления документами на протяжении всего их жизненного цикла. Своё выступление они начали с оговорки: самым важным является проработка политики и процессов, при этом не обязательно углубляться в мелкие детали, касающиеся того, как именно будут уничтожаться документы. Различные подразделения могут применять разные методы уничтожения, однако крайне важно, чтобы органы местной власти имели и реализовывали на практике юридически защитимый всеобъемлющий план, охватывающий все вопросы, связанные с окончательным решением судьбы документов.

Докладчики отметили некоторые распространенные характеристики и типы проектов  оцифровки, которые часто являются результатом чистки офисов или выполнения всё более популярных директив о переходе на безбумажный документооборот, исходящих от высшего руководства. С этими проектами связаны правовая ответственность и множество рисков, смягчить которые можно с помощью системы поддерживающих процедур. Реализуя такие стратегии, как установление общих рамок для уничтожения в нормативных документах городской администрации, требование подписания решений об уничтожении до приведения их в исполнение, а также наличие нескольких «слоев»  контроля качества оцифровки, организация может избежать возможной утраты информации в ходе добросовестных усилий по оцифровке.

Презентация к докладу доступна на сайте конференции по адресу  https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/conferences/erecords2016/Guz-Cranford-ERecords%202016%20Presentation%20Guz-Cranford%202016_10_06%20FINAL.pdf  .

Бонни Зубер (Bonnie Zuber)

Мой комментарий: Сами авторы в тезисах своего доклада отметили следующее:

По целому ряду причин многие организации преобразуют бумажные документы в электронный формат, однако для уничтожения исходных документов после сканирования требуется хорошо спланированной и юридически защитимый процесс преобразования. Для того, чтобы надлежащим образом решить вопросы, связанные с обеспечением целостности, защищённости, доступности, сохранения в течение установленных сроков и уничтожения документов, нужно разработать и проводить аудит законодательно-нормативной базы, политик, процедур, обучающей и иной документации.

Предлагаемый анализ практического опыта показывает, как город Остин разработал программу анализа, оценки и утверждения проектов преобразования бумажных документов, давая возможность департаментам городской администрации законно уничтожать их бумажные документы после сканирования. Тем слушателям, которые планируют собственные проекты конверсии документов в электронные форматы, будет полезно познакомиться с уроками, которые извлек город Остин из своего опыта.

На данной сессии слушатели узнают следующее:

• Факторы, которые организациям следует оценить при запуске проектов оцифровки;


• Как построить вопросники, помогающие разработать защитимые процедуры в рамках проекта оцифровки;


• Как оценить риски для систем, обеспечивающих управление электронными документами в длительной перспективе;


• Методы управления уничтожением исходных документов.

Источник: сайт Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2016/12/e-records-2016-conference-sessions-recap-case-study-disposing-of-paper-records-after-scanning-and-digital-workflow-optimization-and-automation/