Электронная архивация во Франции: Наконец-то установлены условия признания надёжности электронных копий

Заметка редактора журнала Archimag Клеманс Жост (Clémence Jost – на фото) была опубликована на сайте издания 12 декабря 2016 года.

Хотя содержащуюся в новом декрете фразу «пока не будет доказано обратное» в дальнейшем нужно будет разъяснить, требования, наконец, сформулированы.

Мой комментарий: Речь в заметке идёт о декрете №2016-1673 от 5 декабря 2016 года «О надёжности копий и применении статьи 1379 Гражданского кодекса» (Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil), см. https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033538124&fastPos=13&fastReqId=1375915558&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte

Эту заметку следует воспринимать с учетом нового стандарта NF Z 42-026, который устанавливает для поставщиков услуг оцифровки условия проведения поточной оцифровки материалов. Фото: Marxchivist via VisualHunt.com / CC BY

Мой комментарий: В подписи к фотографии речь идёт о стандарте NF Z42-026 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations, см. http://norminfo.afnor.org/norme/pr-nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-et-controle-de-ces-prestations/116714 ). Публичное обсуждение окончательного проекта этого документа завершится 13 января 2017 года, а в конце апреля 2017 года ожидается его официальная публикация. Скачать текст проекта стандарта можно на сайте французского органа по стандартизации (при условии регистрации) здесь: http://norminfo.afnor.org/consultation/30731

Это революция в мире архивов, оцифровки и права! Столь ожидавшийся профессионалами декрет, устанавливающий требования, которые необходимо выполнить для того, чтобы электронные копии предполагались надёжными, позволяя, таким образом, по возможности уничтожать бумажные оригиналы, был опубликован 5 декабря 2016 года. Второй параграф статьи 1379 Гражданского кодекса (Code civil) фактически определяет условия верности копии оригиналу и целостности и аутентичности (l'incorruptabilité) копии, «до тех пор, пока не будет доказано обратное.»

Условия признания надёжности копий

В соответствии с этим декретом, копия предполагается надёжной (fiable), если она является результатом процесса воспроизведения, приводящего к необратимому изменению носителя информации, на котором копия зафиксирована или, если воспроизведение осуществляется в электронном виде, - результатом процесса, удовлетворяющего ряду перечисленных в декрете условий:

• Документирование контекста оцифровки: Процесс воспроизведения в электронном виде должен создать информацию, связанную с копией и предназначенную для её идентификации; эта информация описывает контекст оцифровки и, в частности, содержит дату создания копии.


• Хеш + штамп времени + электронная печать / электронная подпись: Целостность копии, полученной в результате процесса воспроизведения в электронном виде, должна обеспечиваться с помощью «электронного отпечатка» (хеша), гарантирующего обнаружение любых последующих изменений соответствующей копии. Это условие считается выполненным при использовании квалифицированного штампа времени, квалифицированной электронной печати или квалифицированной электронной подписи.


• Хранение в условиях, обеспечиваемых [сертифицированной] системой электронной архивации (SAE, système d'archivage électronique) или «электронным сейфом»: Электронная копия хранится в надлежащих условиях, позволяющих избежать любых изменений её формы или содержания.


• Документирование выполненных конверсий/миграций (в случае изменения формата, создается новый хеш): В тексте декрета сказано о том, что операции, необходимые для обеспечения читаемости электронной копии во времени, не рассматриваются как изменение её формы или содержания, если они отслеживаются в журналах аудита, и в конечном итоге вычисляется новое значение хеша для копии.

Внимание!

Всю эту документацию (в т.ч. сформированные хеши и журналы аудита) следует хранить в течение того же периода времени, что и саму электронную копию, в условиях, исключающих их модификацию.

Клеманс Жост (Clémence Jost)

Источник: сайт журнала «Archimag»
http://www.archimag.com/demat-cloud/2016/12/12/archivage-electronique-conditions-copie-numerique-fiable