Штат Виктория, Австралия: Итоги опроса по поводу спецификаций и стандартов управления документами

Данная заметка была опубликована 2 декабря 2016 года на сайте Управления государственных документов (PROV) австралийского штата Виктория

Спасибо всем, кто откликнулся на недавний опрос  ( http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/what-do-you-think-of-our-standards-and-specifications-for-government ), направленный на сбор отзывов и мнений о качестве и удобстве использования выпущенных Управлением государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) стандартов, спецификаций и руководств, о том, как их можно было бы улучшить и повысить уровень соответствия им.

Результаты опроса показывают, что, по мнению респондентов, в целом эти документы являются всесторонними, высококачественными и активно используются в государственных органах и учреждениях штата. При этом была высказана определенная озабоченность в отношении их актуальности, неохваченных вопросов и удобства использования.

Основными проблемы, выявленные в плане удобства использования, связаны с объемом требований, форматом документов, отсутствием базы данных со средствами поиска, трудностями поиска и взаимоувязывания требований, содержащихся в нескольких документах, и отсутствие «путей входа» и «ключевых этапов» (stepping stones).

Предложения по улучшению качества, удобства использования и повышению степени  соответствия в государственных органах и учреждениях, направлены на облегчение поиска, связывания документов и их понимания – это помогло бы государственным органам постоянно повышать степень соответствия путем

• разработки поэтапного подхода, основанного на различных сценариях, с учетом различных обстоятельств;


• разработки большего числа инструментов, шаблонов и описаний практического опыта;


• требования о проведении ежегодных аттестаций; и


• сосредоточения усилий на оказание влияния на руководство.

У Управления уже есть действующая программа мероприятий по совершенствованию на 2016-2017 годы для решения некоторых из этих проблем. Эта программа включает в себя:

• Разработку нового сайта PROV, включающего:
  
  
  • Библиотеку документов для упрощения доступа к различным документам;
  
  
  • Алфавитный указатель тем по управлению документами, объединяющий требования, процессы и рекомендации по конкретным темам и для конкретных секторов;
  
  
  • Пошаговые руководства по общераспространенным процессам;
  
  
  • Переработанные и дополненные ответы на часто задаваемые вопросы;
  
  
  • Новые примеры из практики.


• Разработку новых руководств, в том числе:
  
  
  • По передаче на хранение баз данных;
  
  
  • По выбору подходящих инструментов, устанавливающих сроки хранения и действия по их истечении;
  
  
  • По разработке указаний по срокам хранения и действиям по их истечении;  а также
  
  
  • Шаблонов / контрольных листов для проектов по оцифровке.


• Планирование последовательной разработки и публикации путей освоения и использования стандартов и спецификаций для различных ситуаций и сценариев;


• Планирование разработки инструмента для оценки состояния управления документами, предназначенного для использования государственными органами.

Управление намеревается регулярно повторять данный опрос, с тем, чтобы контролировать наличие прогресса в этой области, а также реагирование на озабоченность и удовлетворение потребностей государственных органов. Получаемая от государственных органов обратная связь будет иметь ключевое значение для обеспечения своевременности и актуальности разрабатываемых стандартов и руководств.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/recordkeeping-standards-specifications-survey-results