Порядок постоянного хранения и использования учетно-технической документации

Распоряжением Комитета имущественных отношений Санкт-Петербурга от 16 ноября 2016 года №140-р утвержден «Порядок постоянного хранения и использования учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, предоставления копий учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в ней сведений, о взимании и возврате платы, о размерах платы за предоставление копий учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в ней сведений»

Для справки: Федеральный закон от 30.12.2015 № 452-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном кадастре недвижимости» и статью 76 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» в части совершенствования деятельности кадастровых инженеров» регламентировал вопросы хранения документов государственного земельного кадастра (ст.45).  В отдельную группу были выделен ряд документов, которые по состоянию на 1 января 2013 года хранилась в органах и организациях по государственному техническому учету и/или технической инвентаризации и стали собственностью субъекта РФ. Их хранение теперь относится к полномочиям соответствующего субъекта РФ (п.2.1). Новые положения вступили в силу с 30 декабря 2015 года.

Порядок распространяется на технические паспорта, оценочную и иную хранившуюся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому учету и(или) технической инвентаризации учетно-техническую документацию об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобного) (п.1).

Одновременно утверждены:

• Порядок предоставления копий документов (п.2);


• Порядок взимания и возврата платы за предоставление копий (п.3);


• Размеры платы за предоставление копий документов (п.4).

Учетно-техническая документация является государственной собственностью Санкт-Петербурга (п.1.3). Ее постоянное хранение осуществляется Санкт-Петербургским государственным унитарным предприятием «Городское управление инвентаризации и оценки недвижимости», заключившим с Комитетом имущественных отношений Санкт-Петербурга договор ее хранения, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (п.1.4).

В целях обеспечения постоянного хранения и использования учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений уполномоченная организация выполняет следующие функции (п.1.5):

• Обеспечивает сохранность документов;


• Осуществляет учет и использование документов.

Весьма интересен раздел 2 «Состав архива». Архив, по мнению разработчика нормативно-правового акта, состоит из следующих единиц хранения (п.2.1):

• Описи дел постоянного хранения;


• Книги учета;


• Схематические планы района, кварталов, микрорайонов;


• Статистические отчеты;


• Завершенные дела постоянного хранения;


• Инвентарные дела.

Мой комментарий: «Все смешалось в доме Облонских» … Разработчики НПА сами
 «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, не читали, и согласовать свой  текст с архивистами не удосужились. Описи дел – это документы учета и научно-справочный аппарат архива. :)

Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципа централизации, выраженного в применении единых правил учета (п.2.2).

Инвентарные дела вносятся в книги учета инвентарных дел, формируемых из учетных записей в алфавитном порядке названий улиц по порядку возрастания номеров домов на улице. Книга учета инвентарных дел содержит информацию об инвентарном номере дела, адресе объекта, количестве томов инвентарного дела (п.2.3).

Мой комментарий: Учет в архиве будет, видимо, вестись на бумажных носителях – т.е. вперёд в прошлое! Лично я бы не стала передавать функции хранения документов организации, которая не может обеспечить ведение электронного учета передаваемой ей на хранения документации.

Порядок хранения и использования учетно-технической документации, режим хранения документов архива, требования к помещениям архива определяются в соответствии с законодательством об архивном деле (п.3.1).

Постоянное хранение осуществляется в архивохранилище, недоступном для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации (п.3.2).

Учет и систематизация инвентарных дел заключаются в проверке соответствия присвоенных им инвентарных номеров в соответствующих книгах учета, с указанными номерами на обложках инвентарных дел и размещении их на соответствующем месте в архивохранилище (п.3.3).

В целях проверки наличия и состояния учетно-технической документации проводится инвентаризация архива (п.3.4). Она проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке (п.3.4.1).

В ходе проверки осуществляется:

• Установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;


• Выявление и устранение недостатков в учете документов;


• Выявление отсутствующих документов и организация их поиска;


• Выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Инвентаризация архива проводится не реже чем один раз в год (п.3.4.2).

Мой комментарий: Интересно, кто это придумал - ежегодно проводить сверку наличия дел? Это очень трудоемкая работа (если только не использовать современные технологии типа RFID-радиометок), и не думаю, что организация обладает соответствующим числом сотрудников.

По окончании проверки архива акт(ы) проверки включается в соответствующее дело и хранится в архиве (п.3.4.3).

Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их поиск (п.3.4.4). После рассмотрения результатов поиска лицом, ответственным за обеспечение сохранности, принимается решение о порядке и сроках восстановления утраченных документов (п.3.4.5).

Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение (п.3.6).

Мой комментарий: Даже при утрате значительного числа документов, всё, что грозит руководителю – это «страшный» штраф в 500 рублей.

Учетно-техническая документация используется при предоставлении их копий и содержащихся в ней сведений (п.4.1). Сведения, содержащиеся в ней, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральными законами (п.4.2).

Внесение изменений и дополнений в документы архива не допускается (п.4.3).

Мой комментарий: Меня впечатлил размер платы, установленный в данном документе (приложение 4): минимальная стоимость копии 1 листа документа в формате A4, например, Технического паспорта, обойдется в 442 рубля, а за ряд справку, содержащую сведения об инвентаризационной стоимости объекта, придется выложить 3449 рублей.

Возникает вопрос: почему установлены такие цены, и как это соотносится с требованием законодательства о доступе к государственной информации и «Правилами взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 24 октября 2011 г. №860, которым предусмотрено бесплатное предоставление копий документов до 20 страниц формата А4, или 10 страниц формата А3, или 5 страниц формата А2, или 1 страницу формата, превышающего формат А2.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=SPB&n=179727