Ответы на вопросы коллег: Официальные запросы органов государственной власти на предоставление информации и электронная почта

Хочу попробовать открыть на блоге еще одну «рубрику» и публиковать в ней ответы на вопросы, которые мне достаточно часто задают. Я поймала себя на мысли о том, что, возможно, эти ответы будут интересны не только тем, кто задал вопрос, но и другим коллегам. Само собой, вопросы и ответы будут переработаны так, чтобы убрать из них всю конфиденциальную информацию :)

Вопрос: Направляя в организации почтой России официальные запросы на предоставление информации, мы столкнулись с тем, что время, данное организации для подготовки ответа, уже заканчивается, а почта запрос ещё не доставила. В некоторых случая мы направляем копию запроса по факсу и ведём журнал факсограмм, но часто так делать неудобно - проще и быстрее отправить по электронной почте отсканированную копию подписанного нашим руководителем запроса. Считается ли это официальным уведомлением, и можно ли считать, что оно официально получено и с этого момента начинается отсчет периода времени, отведенного для предоставления данных (в одном из постановлений Правительства есть норма о том, что «организации предоставляют … данные не позднее одного месяца с момента получения организацией запроса»)? Как это правильно оформить?

Мой ответ: Согласно действующим на данный момент нормам законодательства (см. ниже), при проведении плановых и внеплановых проверок уведомление разрешается направлять «любым доступным способом». Таким образом, направлять по электронной почте уведомления не запрещено, и, например, суды к такому методу взаимодействия относятся спокойно, однако не всегда признают посланные по электронной почте уведомления надлежащими доказательствами.

Пример 1: Постановление Московского городского суда от 04.07.2013 N 4а-898/13

Суд признал виновным общество в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ за воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора) по проведению проверок.

Суд отклонил довод общества о том, что о проведении проверки оно не было уведомлено в установленный законом срок. Как установил суд, проверяющий орган уведомил общество о проведении проверки по электронной почте за три дня до ее начала, что соответствует положениям п. 16 ст. 10 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Также суд не принял довод общества о том, что электронное сообщение о дате и времени проведения внеплановой проверки поступило за рамками рабочего времени, когда в офисе отсутствовали сотрудники, и было получено обществом только в день проверки. Суд установил, что электронная переписка велась именно за три дня до проверки, в связи с чем нет оснований считать, что общество своевременно не было уведомлено о дате и времени проверки.

Пример 2: Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.08.2014 N Ф07-5887/2014 по делу № А56-55655/2013

При рассмотрении дела о признании незаконным предписания об устранении нарушений обязательных требований промышленной безопасности, суд признал, что общество не было надлежащим образом уведомлено о проведении внеплановой выездной проверки (копии распоряжений были направлены факсом в адрес филиала общества, а также по электронной почте). При этом суд отметил, что из представленных «распечаток не представляется возможным установить какие именно документы были направлены по электронной почте (скриншоты вложений в электронные письма, направленные по адресу info@reu-rf.ru , не представлены), не подтверждена принадлежность электронного адреса обществу, доказательства получения электронных писем (ответ о получении письма адресатом) также не представлены.

С 1 января 2017 года правила направления уведомлений изменятся. В законе уточнено, что направить уведомление можно по электронной почте юридического лица или индивидуального предпринимателя при соблюдении двух условий - электронный документ:

• Должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, и


• Должен быть направлен по адресу электронной почты юридического лица, индивидуального предпринимателя, если
  
  
  • Такой адрес содержится соответственно в Едином государственном реестре юридических лиц ЕГРЮЛ, Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей ЕГРИП, либо
  
  
  • Ранее был представлен юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля

Вот соответствующая цитата из законодательства:

Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля"

Статья 9. Организация и проведение плановой проверки

Норма, действующая до 31 декабря 2016 года

12. О проведении плановой проверки юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления копии распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом.

Норма, действующая с 1 января 2017 года

12. О проведении плановой проверки юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля не позднее чем за три рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и (или) посредством электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью и направленного по адресу электронной почты юридического лица, индивидуального предпринимателя, если такой адрес содержится соответственно в едином государственном реестре юридических лиц, едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей либо ранее был представлен юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля, или иным доступным способом.

Статья 10. Организация и проведение внеплановой проверки

Норма, действующая до 31 декабря 2016 года

16. О проведении внеплановой выездной проверки, за исключением внеплановой выездной проверки, основания проведения которой указаны в пункте 2 части 2 настоящей статьи, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Норма, действующая с 1 января 2017 года

16. О проведении внеплановой выездной проверки, за исключением внеплановой выездной проверки, основания проведения которой указаны в пункте 2 части 2 настоящей статьи, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом, в том числе посредством электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью и направленного по адресу электронной почты юридического лица, индивидуального предпринимателя, если такой адрес содержится соответственно в едином государственном реестре юридических лиц, едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей либо ранее был представлен юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в орган государственного контроля (надзора), орган муниципального контроля.

С моей точки зрения, при направлении уведомлений по электронной почте следует документально зафиксировать, на какой электронный адрес Вы имеете право направлять уведомления, для чего можно, например, запастись выписками из ЕГРЮЛ и ЕГРИП; либо сохранить полученный от подконтрольной организации документ, сообщающий адрес для электронной переписки; либо заключить соглашение об обмене информацией и т.д.

В законе не затронут ещё один важный момент: каким образом юридические лица и индивидуальные предприниматели смогут провести проверку электронной подписи должностного лица, подписавшего уведомление? Возможно, для подстраховки вместе с уведомлением будет иметь смысл направлять сертификат ключа проверки подписи и указывать, как и где можно осуществить проверку подписи. В противном случае «шустрые» организации могут попытаться использовать это как повод для оспаривания полученного уведомления на том основании, что они не могли убедиться в его юридической силе.