Франция: Подготовлен новый стандарт услуг по надёжной оцифровке бумажных документов NF Z 42-026

Технический комитет CN 171 «Вопросы архивации и управления жизненным циклом документа» (Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document) французского национального органа по стандартизации AFNOR (от Association Française de Normalisation – Французская ассоциация по стандартизации) подготовил новый стандарт, который может сыграть важную роль в сокращении объёмов бумажных документов.

Стандарт NF Z42-026 «Определение и спецификации услуг по надёжной оцифровке документов на бумажном носителе и контроль над оказанием этих услуг» (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations, см. http://norminfo.afnor.org/norme/pr-nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-et-controle-de-ces-prestations/116714 ) объёмом 27 страниц в настоящее время проходит публичное обсуждение, которое завершится 13 января 2017 года. Официальная публикация стандарта ожидается в конце апреля 2017 года.

Текст проекта стандарта доступен на сайте AFNOR (при условии регистрации) по адресу: http://norminfo.afnor.org/consultation/30731

Как отмечается во введении, настоящий документ устанавливает требования, позволяющие создавать надёжные верные копии документов в бумажной форме путем их оцифровки. Кроме того, выполнение требований и рекомендаций этого стандарта может являться предварительным условием получения возможности уничтожить бумажные оригиналы оцифрованных документов, с условием, что обеспечивается долговечность верных электронных копий.

Цели стандарта следующие:

• Определение основных вариантов использования оцифровки;


• Установление требований к процессам и процедурам, применимых в этих вариантах использования оцифровки;


• Определение сведений, которые должны отслеживаться в хронологическом порядке, в особенности касающихся контрольных операций в процессе оцифровки, с тем, чтобы иметь возможность доказать, что электронная копия была создана при соблюдении условий, необходимых для обеспечения её надёжности;


• Перечисление свидетельств/доказательств, передаваемых в систему, где будут храниться электронные копии, для двух моделей оцифровки (имеется в виду варианты создания верных копий и верных заверенных копий - copie fidèle attestée – Н.Х.);


• Спецификация операций качественного и количественного контроля, которые должны применяться до, во время и после оцифровки;


• Обоснование возможности уничтожения бумажных оригиналов, при условии, что верные копии также долговечны (то есть сохраняются с использованием систем хранения, обеспечивающих их долговечность)

Кроме того, данный стандарт может послужить основой для разработки задания на проведения аудита соответствия решений для оцифровки, независимо целевой системы, в которую передаются на хранение электронные копии.

Данный стандарт предназначен для обработки деловых документов (documents d’activité -  т.е., согласно стандарту ISO 30300:2011, информации, созданной или полученной юридическим или физическим лицом, и сохраняемой в дальнейшем в качестве доказательства или актива во исполнение требований законодательства или же в интересах деловой деятельности), таких, как офисные документы на бумажном носителе:

• Финансовые документы и документы бухгалтерского учета;


• Административно-хозяйственные документы;


• Научно-технические документы;


• Юридические документы;


• Чеки (chèques payables - соответствующие формату, установленному стандартом NF K 11-111:1998);


• Планы и карты ;


• Бумажные фотографии (независимо от из происхождения);


• Любые непосредственно читаемые документы на физических носителях (без использования устройств для увеличения и протягивания) .

Содержание стандарта следующее:

Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Классификация услуг по оцифровке
4.1. Варианты использования
4.2. Классификация и варианты процессов оцифровки
4.3. Соглашение о проведении оцифровки
4.4. Уровень оказания услуги
5. Оценка качества поставщика услуг оцифровки (оператора)
5.1. Системы менеджмента качества и безопасности
5.2. Описание системы оцифровки
5.3. Характеристики системы оцифровки
6. Оценка качества и параметры поточной оцифровки (chaîne de numérisation)
7. Процесс оцифровки
7.1. Передача документов на оцифровку
7.2. Контроль при получении
7.3. Подготовительные операции
7.4. Оцифровка
7.5. Обработка после оцифровки
7.6. Операции по созданию метаданных
7.7. Формирование готовых электронных продуктов
7.8. Финальный контроль
7.9. Передача оператором готовых материалов заказчику
7.10. Проверка полученных материалов заказчиком
7.11. Действия с оригиналами после оцифровки
7.12. Удаление электронных файлов
8. Целостность, отслеживаемость и перемещаемость свидетельств/доказательств
8.1. Целостность электронных документов
8.2. Отслеживаемость операций оцифровки
8.3. Создание и передача свидетельств/доказательств в целевую систему
Приложение A (информационное)
A.1 Физиологические особенности человеческого глаза
A.2 Определение понятия надёжности электронной копии
A.3 Настройка сканеров (профили оцифровки)

Источник: сайт AFNOR
http://norminfo.afnor.org/norme/pr-nf-z42-026/definition-et-specifications-des-prestations-de-numerisation-fidele-de-documents-et-controle-de-ces-prestations/116714
http://norminfo.afnor.org/consultation/30731