Ответы на вопросы коллег: Приказ и распоряжение: Названия разные, а разницы практически никакой

Вопрос: В нашей организации хотят более четко разделить приказы и распоряжения.
При этом приказ трактуется как распорядительный документ, создаваемый в соответствии с законодательством РФ областью действия которого является или основная деятельность организации, или процессы, происходящие между его подразделениями. Распоряжение предполагается рассматривать как распорядительный документ, создаваемый в соответствии с внутренними нормативными документами и затрагивающий деятельность конкретного подразделения.

Приказам, как обычно, хотят установить срок хранения - «постоянно», а распоряжениям, в связи с тем, что планируется их подписывать электронной подписью - 5 лет. В Перечне мы не нашли 5-летнего срока хранения для распоряжений! Скажите, пожалуйста: какие термины по «Приказу» и «Распоряжению» могут нам подойти? И что делать со сроками хранения?

Мой ответ: Начну с классики – в документе «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33), сказано следующее:

2.1.4. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
…..
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Таким образом, подход нашего документоведения следующий:

• Приказы и распоряжения – подвиды распорядительных документов,


• Приказы выпускаются там, где нужен нормативный или ненормативный акт (т.е. требуется более официальное оформление), а распоряжения используются как вспомогательные инструменты деловой деятельности.

Вот более свежая цитата – и различие между приказами и распоряжениями в ней практически сведено на «нет»:

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

3.3.5.2. Приказ, распоряжение

Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение.

В действующем законодательстве сплошь и рядом приказы и распоряжения упоминаются на равных, как возможные подвиды распорядительных документов.

Я вижу следующие риски и недостатки продвигаемого у Вас подхода:

• Различия между приказами и распоряжениями – это всё Ваша внутренняя «кухня», которая представителей внешнего мира не интересует. В случае спора с внешней стороной или разбора внутреннего конфликта в суде приказы и распоряжения будут рассматриваться как равноценные сущности, и Вы не сможете, например, оправдать преждевременное уничтожение документов тем, что «это было распоряжение, но не приказ».


• Провести однозначно грань между приказами и распоряжениями Вы все равно не сможете. Соответственно, я бы не рекомендовала чрезмерно этим увлекаться, тем более, что в правовом смысле разницы между ними никакой. Есть лишь определенные традиции (скажем, выдачу пачки карандашей приказом редко кто оформляет; а кадровые решения обычно оформляются все-таки приказами, даже если речь идёт об отдельном подразделении).


• Вы писали: «Приказы, как обычно, предполагают хранить "постоянно", а распоряжения, в связи с тем, что планируется их подписывать электронной подписью - 5 лет.». Такой подход – заявление о желании платить штрафы, а то и путевка в тюрьму.


• Согласно законодательству, сроки хранения определяются содержанием документов, а не тем, как они названы (приказ, распоряжение), в какой форме (бумажной или электронной) изготовлены и каким видом подписи подписаны. Думаю, контролирующие органы при первой же возможности будут рады донести эту мысль до Вашего руководства в очень доступной финансовой форме. При очень нехороших раскладах может пойти речь о субсидиарной ответственности первых лиц.